يعتمد نجاح المطاعم بشكل عام على مجموعة أساسية من العوامل، أهمها الإدارة الناجحة المستندة إلى البيانات والتقارير، وهذا ما يحققه لك استخدام برنامج مطاعم احترافي.

برنامج مطاعم متكامل يضم إدارة المبيعات، وإدارة التسويق للمطعم، وما يقدمه من طعام وخدمات للعملاء، وإنشاء العروض لجذب المزيد من العملاء، وإنشاء قنوات اتصال لكسب ثقتهم وولائهم. هذا بالإضافة إلى إدارة المخزون الخاص بكافة أصناف المطعم وتتبعها والتأكد من تاريخ الصلاحية لكل صنف، ومراجعة حالة دخول الأصناف وخروجها، وغيرها الكثير والكثير من الأنظمة والمهام التي يمكنك إدارتها بنجاح وكفاءة من خلال استخدام برامج المطاعم الرقمية الاحترافية.

في هذا المقال، سوف نشرح نظامي إدارة المخزون وإدارة المبيعات من خلال برنامج المطاعم.

إدارة المخزون من خلال برنامج مطاعم

تعتبر إدارة المخزون واحدة من الإدارات الهامة والتي تضم الكثير من المهام والمعالجات لتنفيذها وتتبعها من أجل الحفاظ على حالة المنتجات بطريقة سليمة. ومن خلال استخدام أدوات برنامج مطاعم احترافي لإدارة مطعمك بكفاءة ستتمكن من الحصول على العديد من المزايا لنمو أعمالك، ومن أهم تلك المزايا مايلي:

1. إنشاء قاعدة بيانات

يحتوي المطعم على الكثير من المنتجات المختلفة، لذا من المهم تسجيلها بشكل منظم لسهولة استدعائها لتسليمها للمطاعم أو لإجراء عمليات الجرد والمراجعة، ومن خلال برنامج مطاعم متكامل ستتمكن من تصنيف كل منتجاتك بملف لكل منتج يحتوي على اسم المنتج وتاريخ الصلاحية للمنتجات الخاصة بالأطعمة والعدد وأي بيانات أخرى متعلقة بكل منتج.

2. إنشاء باركود

يمكنك إنشاء باركود لكل صنف لسهولة استدعائه بالبرنامج لمراجعته أو لتسجيل عمليات التسليم والتسلم ما بين المخزن والمطعم وإنشاء إيصالات المخزن الإلكترونية بسهولة وإرفاقها مع عمليات التسليم.

3. الربط بين المخازن 

بعض المطاعم قد يكون لها أكثر من فرع وبالتالي قد تمتلك أكثر من مخزن، ولتسهيل عملية التتبع والمراجعة يمكنك من خلال برنامج مطاعم احترافي الربط بين المخزن الرئيسي والمخازن الفرعية وربط كافة المعاملات ببعضها البعض من خلال الأتمتة الإلكترونية التي تساعد على تدفق العمل بسهولة وسرعة.

4. إنشاء التنبيهات

إمكانية تعيين إشعارات تنبيهية عند اقتراب انتهاء مخزون أي من الأصناف المتواجدة بالمخزن للبدء في طلبها من الموردين حتى لا تتوقف حركة العمل بالمطعم.

5. الربط مع المبيعات

من خلال برنامج المطاعم المتكامل ستتمكن من الربط بسهولة مع إدارة المبيعات، وذلك حتى تتمكن من مقارنة بين العدد الفعلي للمخزون مع العدد الذي تم تسليمه للمطاعم ومقارنته بالعمليات البيعية لطلباتك المختلفة ستتمكن من تحديد هوامش الربح والهدر لديك وتحديد الكميات التي تحتاجها من كل صنف لتحسين إدارة مخزنك.

6. الجرد المستمر للمخزون

من خلال برنامج مطاعم ستتمكن من مراجعة المخزون لديك وإجراء عمليات الجرد المختلفة سواء كان جرد عام عن كافة الأصناف بنهاية كل شهر، أو جرد عن فترة زمنية محددة، كما يمكنك تطبيق تلك العملية بكافة المخازن لديك في حالة وجود أكثر من مخزن بسهولة ومن خلال البرنامج للحصول على بيانات أكثر دقة وفاعلية.

7. إصدار التقارير

تعتبر التقارير هي الأداة الرئيسية التي يعتمد عليها أصحاب المطاعم لمعرفة كافة أوضاع العمل، ومن خلال أدارة إصدار التقارير ببرنامج مطاعم ستتمكن من الحصول على كافة تقارير المخزون بسهولة كتقارير الجرد مختلفة المدة وتقارير حركة الأصناف لتحديد الأًناف الأكثر استهلاكا ومبيعا وتقارير تقييم الأداء للعاملين بالمخزن وأي تقارير أخرى مختصة بإدارة العمل لدى المخزن.

نظام إدارة المبيعات في برنامج المطاعم

تحكم في إدارة مبيعات مطعمك وكافة العمليات التي تتم لتتمكن من تطوير خدماتك المختلفة لتحقيق الأرباح من خلال استخدام نظام إدارة المبيعات الخاص ببرنامج المطاعم الذي تستخدمه. إذ يضم أي برنامج مطاعم احترافي على عدد من الأدوات التي تساعد في تطوير العمل وتحسين مبيعاتك، ومن تلك المزايا ما يلي:

1. إدارة الموظفين

تكمن الإدارة الناجحة للمبيعات في البدء في تنظيم عمل الموظفين، وهو ما يوفره لك برنامج مطاعم احترافي متكامل، فمن خلاله ستتمكن من تعيين حساب لكل موظف وتحديد مهام سير العمل الخاصة به وتتبعها بأي وقت ومراجعتها لتتمكن من تقييم أداء كل موظف، مع مراقبة مواعيد العمل المحددة لهم.

2. إدارة نقاط البيع

من خلال استخدام نظام نقاط البيع ستتمكن من التحكم في كافة المدفوعات المتعلقة بالعملاء، سواء كانت كاش أو مدفوعات بالبطاقات البنكية، بالإضافة لطابعة إيصالات بما تم دفعه لتسليمها للعملاء ويتم الربط بين تلك العمليات والإدارة المالية لتسجيل كافة العمليات بنفس اللحظة ليكتمل أداء العمليات المختلفة لديك دون الحاجة لتضييع الكثير من الوقت.

3. تخصيص العروض البيعية

ستتمكن من خلال برنامج مطاعم تتبع طلبات عملائك والتعرف على الوجبات المفضلة لديهم من خلال التسجيل المتعلق ببيانات العملاء. كما يساعدك ذلك في تخصيص العروض التسويقية بناءً على ما يفضله عملائك، وإرسال تلك العروض لهم عن طريق الرسائل النصية القصيرة SMS، مما يساهم في زيادة مبيعاتك وزيادة الأرباح بالمقابل وزيادة رضا العملاء.

4. خفض التكاليف

أتمتة المهام ببرنامج المطاعم والتي تؤدي لتسهيل تلقى طلبات العملاء سواء من خلال التطبيق الهاتفي أو موقع البريد الإلكتروني الخاص بمطعمك وربطه بالبرنامج والتسجيل التلقائي لتلك الطلبات وتوجيهها للمطابخ للبدء في تجهيزها يساعد في تقليل العمالة التي تقوم بتلقي الطلبات وتلافي الأخطاء التي تحدث في بعض الأحيان نتيجة التسجيل اليدوي.

كما أن الأتمتة التلقائية لكافة المعاملات التي تتم من خلال البرنامج تساهم في تقليل استخدام المستندات الورقية مما يؤدي بالطبع لتقليل تكاليف شراء تلك المستندات.

5. دقة الفواتير

تقدم الفوترة الإلكترونية بيانات دقيقة وصحيحة للعملاء تساعد في تلافي أي أخطاء تحدث نتيجة التسجيل اليدوي والذي كان يؤدي في بعض الأحيان لتسجيل طلبات خاطئة بفواتير العملاء مما كان يؤدي لانزعاجهم، ولكن من خلال الفواتير الإلكترونية يقوم البرنامج بتسجيل الفواتير إلكترونيًا بناءً على طلبات العملاء التي تم تلقيها مسبقًا سواء من داخل المطعم أو من خلال الطرق الأخرى مما يساهم في استخراج فواتير صحيحة خالية من الأخطاء وتساهم في زيادة رضا العملاء واكتساب ثقتهم نتيجة تقليل الأخطاء.

6. إصدار تقارير المبيعات

اطلع على كافة تقاريرك البيعية بسهولة وبأي وقت مع ضمان الحصول على تقارير ذات بيانات دقيقة وخالية من الأخطاء، فالبرنامج يقدم لك التقارير المتعلقة بكل جوانب إدارة المبيعات لديك كتقارير البيع الشهري أو الإسبوعي حسب الحاجة وتقارير المنتجات الأكثر طلبًا من العملاء وتقارير الأرباح وغيرها من التقارير الأخرى التي تساهم في المساعدة على تطوير جوانب عملك خاصة تلك المتعلقة بالمبيعات لزيادة الأرباح.

كيفية اختيار برنامج مطاعم يناسب احتياجات مطعمك؟

عند البدء في البحث عن البرنامج المناسب لإدارة مبيعات ومخازن مطعمك يجب أن تستند إلى عدد من المعايير التي يجب أن تتأكد من تواجدها ومدى توافقها مع احتياجاتك داخل إدارة المطعم للحصول على أفضل نتيجة، ومن تلك المعايير مايلي:

• قابلية أي برنامج مطاعم يقع اختيارك عليه للتوافق والتكامل مع أنظمة العمل الأخرى الموجودة لديك بالفعل.
• هل يحتوي على كافة الأدوات الهامة التي تساعد على تحقيق التطور الإداري الذي ترغب في تحقيقه؟
• قابلية البرنامج للتحديث التلقائي الذي يطرأ كل فترة لتقديم أفضل تجربة استخدام.
• توافر خدمة ما بعد البيع وخدمة الدعم الفني.
• توافق تكلفة البرنامج مع الميزانية المخصصة لشرائه.

ختامًا، يجب على كل صاحب مطعم أولًا تحديد احتياجاته التي يرغب في استخدام البرنامج من أجلها للقيام بالاختيار المناسب ودراسة المزايا المتاحة به جيدًا للتأكد من قابليتها لتحقيق أهدافك المختلفة المتعلقة بالعمل، فتلك البرمجيات تعتبر أداة استثمار لنجاح عملك فيجب التأني في الاختيار ليكون قرار الاختيار قرار صحيح وناجح.