يعرف برنامج ECM رسميًا باسم برنامج إدارة محتوى الشركات، وهو نظام إدارة مستندات يوفر لك القدرة على التحكم في معلومات مؤسستك وتدفق تلك المعلومات، ويعد برنامج ( ECM) مهما لأنه يوفر لك قدرًا كبيرًا من الفوائد، سنتعرف عليها في مقالنا اليوم، لكن بداية دعونا نفهم بشكل مفصل ماذا يعني برنامج إدارة محتوى الشركات ECM، وما مدى أهيمته للأعمال ؟.
ما هو برنامج إدارة محتوى الشركات ECM ؟
برنامج إدارة محتوى المؤسسة (ECM)، هو عبارة عن نهج عالمي لإدارة معلومات الشركة؟ والذي يجعل من الممكن أن تأخذ في الاعتبار كل المحتوى، منظم أم لا، مهما كان مصدره، ولا سيما في سياق متعدد القنوات، وهدفه هو دمج جميع المستندات وجميع البيانات في مستودع مشترك، وتنظيمها بذكاء وفقًا لاستخداماتها ودورة حياتها، لتسهيل استخدامها من قبل الفرق، ولذلك، فبرنامج إدارة محتوى الشركات ECM يعنى بشكل خاص بتحسين العمليات التجارية وتوفير الأدوات التعاونية ذات الصلة.
أهمية برنامج إدارة محتوى الشركات ECM للأعمال
تعاني الشركات من زيادة المعلومات المتعلقة بإدارة الفواتير والعقود والمستندات، ورسائل البريد الإلكتروني والفواتير وغيرها من المعلومات الأساسية، كما تميل المشكلات المتعلقة بتدفق البيانات إلى التسبب في مشاكل تتعلق بالكفاءة والإنتاجية، مما يؤثر سلبًا على صافي أرباح العمل، لذا تحتاج الشركات إلى وجود برنامج إدارة محتوى الشركات ECM جيد التنظيم في مكانه، تمامًا مثل برنامج "فكرة" لإدارة محتوى الشركات من مؤسسة فكرة للبرمجيات.
ستكتسب شركتك من خلال برنامج إدارة محتوى الشركات ECM من مؤسسة فكرة للبرمجيات، القدرة ليس فقط على تبسيط العمليات، ولكن أيضًا القدرة على توفير الموارد المهمة التي ستساعد فعليًا في تحقيق أرباحك النهائية، حيث يتعقب برنامج إدارة محتوى الشركات ECM جميع معلومات مؤسستك رقميًا، بعيدا عن تقديم المستندات الورقية بشكل غير صحيح أو غير مكتمل أو حتى نسخ مكررة.
يتيح أيضًا برنامج إدارة محتوى الشركات ECM، جعل جميع مستنداتك مركزية والبحث فيها بسهولة، ومن حيث الجوهر، يرتبط كل مستند ميكانيكيًا بالحساب المناسب، فيما المنظمة هي مفتاح الإنتاجية؛ يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل لا يصدق في جميع مجالات عملك، كما يقلل برنامج إدارة محتوى الشركات ECM بشكل كبير من تكاليف التشغيل.
فوائد برنامج إدارة محتوى الشركات ECM
زيادة على ماذكرناه أعلاه من أهمية برنامج إدارة محتوى الشركات ECM لعملك، خاصة عند اعتمادك لبرنامج "فكرة" لإدارة محتوى الشركات من مؤسسة فكرة للبرمجيات، إليك فوائد أخرى عامة ستزيد من اهتمامك بالبرنامج:
1- زيادة الإنتاجية
يقضي المحترفون 50٪ من وقتهم في البحث عن المعلومات ويستغرقون في المتوسط 18 دقيقة لتحديد موقع كل مستند، تعد إدارة المستندات أحد أهم مزايا إدارة المحتوى في المؤسسة، ويجب أن تكون بسيطة للغاية، يجب أن يستغرق تحديد موقع المستندات بضع ثوانٍ فقط، مما يسمح للعاملين في مجال المعلومات بالتركيز على واجبات إنتاجية أخرى.
2- تقليل المخاطر
هذه واحدة من أهم مزايا برنامج إدارة محتوى الشركات ECM، فمن خلال تقييد الوصول إلى المستندات والترخيص، يمكن برنامج إدارة محتوى الشركات ECM المؤسسات من منع انتهاكات البيانات وتقليل خطر وقوع المعلومات في الأيدي الخطأ، حيث يمكن أن يساعد التنفيذ السليم مؤسستك في تقليل مخاطر عدم الامتثال للمعايير التنظيمية المختلفة.
3- تقليل تكاليف التخزين والتشغيل
إن الحصول على مكتب خالٍ من الأوراق أمر بالغ الصعوبة، إن لم يكن مستحيلاً؛ ومع ذلك، فإن الانتقال من المستندات الورقية إلى المستندات الرقمية يوفر جوًا خفيفًا من الورق، وهنا تتمثل إحدى أهم مزايا برنامج إدارة محتوى الشركات ECM، وذلك في أنه يسمح للمؤسسات بتقليل كمية الورق ومساحة التخزين المادية اللازمة، مما يؤدي إلى انخفاض كبير في وقت الإيداع والنفقات المرتبطة به (الشحن والتخزين وما إلى ذلك).
4- سرعة الوصول إلى المعلومة
يساعدك برنامج إدارة محتوى الشركات ECM على الحصول على البيانات والتقارير في الوقت الفعلي حسب الطلب، مما يتيح لك تبسيط عمليات الإغلاق في نهاية الشهر وخدمات الدفع وعملية تدقيق الاستيراد التي تتطلب توثيقًا كثيفًا.
برنامج إدارة محتوى الشركات ECM لا تحتاج معه أنت وموظفوك إلى متخصص لاستخراج البيانات وتشغيل التقارير المخصصة، مما يعني أن المعلومات متاحة لكل من يحتاج إليها، عندما يحتاج إليها، من أي مكان، فالقدرة على العثور بسرعة وبدقة على جميع المعلومات التي تحتاجها بنقرة واحدة فقط، تعد فائدة كبيرة لجميع مجالات عملك، وخاصة لقسم الشؤون المالية، وهذا ما ستجده أيضًا في برنامج "فكرة" لإدارة محتوى الشركات من مؤسسة فكرة للبرمجيات.
مكونات برنامج إدارة محتوى الشركات ECM
يمكن تقسيم إدارة محتوى المؤسسة إلى هذه المكونات رئيسية:
1- الالتقاط
يتضمن هذا المكون إدخال البيانات، وإنشاء البيانات عن طريق تحويل المستندات الورقية إلى تنسيق إلكتروني، وتنظيم المعلومات.
2- الإدارة
توفر الإدارة إمكانية الاستعانة بوسائل مثل إدارة المستندات والبرامج التعاونية وإدارة محتوى الويب وإدارة السجلات، وذلك للتوفيق بين المعلومات وتعديلها واستغلالها.
3- التخزين
يعمل التخزين على الحفظ المؤقت للمعلومات، ويتيح للمستخدمين استشارة هذه المعلومات وتعديلها.
4- الاحتفاظ والتسليم
يوفر الاحتفاظ حماية للمعلومات التي تتغير بشكل غير متكرر، وذلك بالاعتماد على وظائف إدارة السجلات، فيما يعمل التسليم على نشر المعلومات المطلوبة للعملاء والمستخدمين.
كيف أبدأ العمل مع برنامج إدارة محتوى الشركات ECM ؟
يجب أن تبدأ المنظمات الجادة في التحول الرقمي بالأساسيات، وذلك باعتماد النقاط التالية:
1. حدد الدور الذي يلعبه المحتوى في عملك
يبدأ الاعتماد الناجح لبرنامج إدارة محتوى الشركات ECM بتقييم المؤسسة، من خلال الإجابة عن هذه الاسئلة
- أين المستندات الورقية التي تبطئ النتائج؟
- أين يقع محتوى الأعمال في المؤسسة؟ هل هو في مشاركات الملفات أم المستودعات السحابية أم نظام ECM؟
- ما هي استراتيجيتك للحوكمة والامتثال والاحتفاظ بالوثائق؟
2. حدد مشروعًا مبدئيًا
حلول برنامج إدارة محتوى الشركات ECM قابلة للتطوير وغالبًا ما تبدأ بتطبيق قسم أو خط أعمال، فبمجرد مشاركة جميع أصحاب المصلحة وتقديم المدخلات، قم بتطوير رؤية وأهداف قابلة للقياس لحل الإدارة، ثم، بعد ذلك قم بإجراء اختبار شامل وتدريب المستخدم، وانشر الحل، واعلم أنه في كثير من الأحيان، ينتشر نجاح الحل إلى الأقسام الأخرى، والتي تبدأ في الضغط لتكون المشروع التالي.
3. توسيع ECM عبر المؤسسة
من الأفضل نشر برنامج إدارة محتوى الشركات ECM كحل للمؤسسات، بمجرد اكتمال المشروع الأول، يمكن إعادة استخدام العديد من العناصر والإجراءات، مما يجعل المشاريع اللاحقة أقل تكلفة وأسرع في النشر، كما تقوم العديد من الشركات بتطوير إستراتيجية الخدمات المشتركة لتعظيم استثماراتها في الأفراد والمحتوى والتكنولوجيا.
استنتاج:
أخيرًا وليس آخرًا، نذكر أنه عندما تعتمد برنامج إدارة محتوى الشركات ECM في عملك، فسيتم تبسيط جميع الإجراءات المتعلقة بشركتك تمامًا، سيؤدي ذلك إلى تحقيق وفورات عبر مؤسستك بأكملها، وكمكافأة إضافية، سيؤدي ذلك إلى القضاء على استهلاك شركتك للورق كما أشرنا، والذي يميل إلى الزيادة، كما يوفر برنامج إدارة محتوى الشركات ECM الوقت، فإذا كانت بياناتك غير منظمة، فلن يصبح من الصعب تحليلها فحسب، بل يستغرق أيضًا وقتًا أطول لتحليلها.
مواضيع قد تهمك :
مراجع
1. <<ما هو ملف ECM ؟>>، lifewire.
2. <<كيفية إدارة البيانات غير المنظمة باستخدام نظام إدارة المحتوى في المؤسسة>>، techtarget.
التعليقات
14 Aug 2023 02:01 AM
محمد
ممتاز
14 Aug 2023 02:03 AM
نادر
موفقين
14 Aug 2023 02:04 AM
Naser
شكرا للافادة
إضافة تعليق جديد