يتجه أصحاب المكاتب القانونية وإدارات الشئون القانونية في الوقت الحالي لتطبيق التحول الرقمي في إدارة مكاتبهم وإدارة القضايا الخاصة بهم، وهذا من خلال الاعتماد على برامج إدارة القضايا الرقمية المتكاملة.
وهذا بسبب ما توفره هذه البرامج من مزايا كثيرة تساهم في تحسين المهام الإدارية المختلفة، ورفع كفائتها، وإدارة القضايا بشكل أكثر احترافية، وتحسين الخدمات المقدمة للموكلين.
ويعتمد اختيار برنامج إدارة القضايا على عدد من العوامل التي يجب أخذها بعين الاعتبار ودراستها والتخطيط لها بشكل جيد من أجل الوصول لبرنامج يلبي كل الاحتياجات باحترافية.
وفي هذا المقال الجديد على مدونتنا، سوف نشرح لك ما هو برنامج إدارة مكاتب المحاماة وإدارة القضايا، وما أهمية استخدام برامج المحاماة في إدارة المكاتب وإدارة الشؤون القانوينة في الشركات، وكيف تختار البرنامج المناسب لعملك والذي يلبي احتياجاتك.
ما هو برنامج إدارة القضايا الرقمي؟
برنامج إدارة القضايا هو برنامج يدعم التحول الرقمي في إدارة مكاتب المحاماة، تم برمجته للعمل على تنظيم كافة الإجراءات المختلفة داخل مكتبك القانوني، وذلك من خلال عدد من الأدوات التي تدعم الأتمتة الإلكترونية والتي تعمل على تنفيذ المهام بوقت وجهد أقل من ذي قبل.
يساعد برنامج إدارة القضايا على إدارة الوثائق والمستندات، وتتبع المواعيد، وتنظيم الملفات، وإدارة الاتصال مع العملاء، بالإضافة لتحليل كافة البيانات الخاصة بالعمل للحصول على رؤى دقيقة تساهم في حل القضايا المختلفة وغيرها من البيانات المختلفة التي يمكن الاستفادة من تحليلها بدقة.
أهمية برامج المحاماة وإدارة القضايا
كما أشرنا من قبل إلى أن برنامج إدارة القضايا يعمل من خلال الأتمتة الإلكترونية لمهام سير العمل المختلفة، وهو ما يساعد على تدفق المعلومات بسهولة بين مختلف الأقسام.
وتكمن أهمية برامج إدارة القضايا ومكاتب المحاماة فيما توفره من مزايا من خلال الأدوات التي يمكن استخدامها لتحسين كفاءة العمل، وذلك من خلال التالي:
- الحد من الأخطاء البشرية والتي تحدث نتيجة اتباع الطرق التقليدية في تنفيذ المهام المختلفة وتسجيل البيانات، وهو ما يؤدي لكثير من المشاكل والسلبيات في سير العمل.
- أتمتة المهام الروتينية وهو ما يساعد في تقليل الوقت والجهد المبذول في تلك المهام، ومنح التركيز على تنفيذ المهام الأكثر تعقيدًا.
- تحليل البيانات سواء كانت تلك البيانات خاصة بإدارة القضايا، أو بيانات خاصة بالعمل بشكل عام، أو بيانات مالية وما إلى ذلك، ويساهم التحليل الدقيق لتلك البيانات على اتخاذ القرارات بشكل صحيح.
- إمكانية الوصول لقاعدة البيانات المُنشأة من خلال البرنامج بسهولة ويسر دون إضاعة الوقت في البحث عن أي معلومات.
- أتمتة مهام سير العمل، وهو ما يمنحك القدرة على توزيع المهام بين كافة العاملين بشكل أكثر تنظيمًا وإنتاجية مع إمكانية تتبع المهام بشكل لحظي ومن أي مكان.
- تعزيز التواصل مع العملاء.
- تحسين التعاون بين فريق العمل، من خلال التواصل عن بعد ومعرفة أي تحديثات خاصة بالعمل بوقت حدوثها.
هذا بالإضافة لعدد من المزايا الأخرى التي تعزز من كفاءة الخدمات القانونية باختلاف أنواعها وتعزيز كفاءة المهام الإدارية.
كيفية اختيار برنامج المحاماة وإدارة القضايا المناسب لمكتبك القانوني؟
هناك مجموعة من المعايير والخطوات التي يجب اتباعها عند البحث عن برنامج محاماة احترافي للوصول إلى أفضل برنامج إدارة مكاتب المحاماة والقضايا يلبي احتياجات عملك المختلفة. وفيما يلي عدد من أهم هذه المعايير:
-
حدد احتياجاتك بدقة
اختيار برنامج لإدارة القضايا يعتمد في الخطوة الأولى على تحديد احتياجات مكتبك القانوني، وقد تختلف تلك الاحتياجات من مكتب لآخر. ولكن هناك بعض الاحتياجات الرئيسية التي يجب الاعتماد عليها عند عملية الاختيار، وتتمثل تلك الاحتياجات في الآتي:
- حجم العمل داخل المكتب من حيث عدد القضايا وتصنيفاتها.
- عدد الموظفين بالمكتب ونوعية المهام المتعلقة بالعمل.
- تحديد المهام المتعلقة بإدارة القضايا لأتمتتها كإدارة الوثائق والمستندات، وتنظيم مواعيد العملاء ومواعيد جلسات القضايا، وإدارة الفواتير، هذا بالإضافة لأي إجراءات أخرى متبعة في العمل.
- تحديد الميزانية المتاحة لشراء البرنامج.
-
البحث والدراسة
بعد تحديد عوامل اختيار برنامج إدارة القضايا يمكنك البدء بالبحث عن البرامج المتاحة بالسوق وتصنيفها من حيث الاحتياجات الخاصة بك، ومن ثم البدء بدراسة الاختيارات المحددة لاختيار الأفضل من بينها.
-
توفر المزايا الرئيسية
بالطبع هناك الكثير من أنواع برامج إدارة القضايا ويختلف كل منها من حيث المزايا المتوفرة بكل برنامج وأوجه الاستفادة التي يمكن الحصول عليها من استخدامه، ولكن تتفق العديد من البرامج في عدد من المزايا الرئيسية التي يجب التأكد من توافرها بالبرنامج المُختار والتأكد من مدى ملائمتها لاحتياجاتك المعدة مسبقًا، ومن تلك المزايا الرئيسية ما يلي:
- إنشاء قاعدة بيانات خاصة بكافة القضايا التي يتم إدارتها بمكتبك القانوني، قاعدة البيانات تسمح بتنظيم المعلومات بداخلها من خلال إنشاء ملف خاص بكل قضية وربطه بالعميل الخاص به وإرفاق أي مستندات تتعلق بكل قضية بالملف الخاص بها، وهو ما يوفر سهولة في الوصول للمعلومات المطلوبة.
- تنظيم المواعيد المختلفة سواء تلك المتعلقة بمقابلات العملاء أو مواعيد الجلسات، مع إمكانية إنشاء تنبيهات بتلك المواعيد للتذكير بها من خلال الإشعارات المرسلة.
- سهولة التواصل مع العملاء من خلال الرسائل النصية القصيرة أو رسائل البريد الإلكتروني لتسهيل مشاركة المستندات معهم وذلك من أجل بقائهم على معرفة بأي تحديثات متعلقة بالقضايا الخاصة بهم.
- مشاركة المستندات مع فريق العمل بسهولة وسرعة لتسهيل إدارة القضايا ومناقشة التحديثات بوقتها دون أي تأخير أو انتظار.
- أتمتة مهام سير العمل لتقليل الوقت والجهد المبذول سابقًا والحد من الأخطاء البشرية المؤثرة على سير العمل.
- أتمتة الفواتير الإلكترونية وإمكانية تتبع المدفوعات وكافة البيانات المالية بسهولة ويسر.
- التكامل مع الأنظمة الأخرى المستخدمة في المكتب من أجل تسهيل عملية تدفق المستندات وتنفيذ المهام والإجراءات بشكل أسرع من السابق.
-
تحليل البيانات
كما أشرنا من قبل بأن احتواء تلك البرامج المختصة بإدارة القضايا على أدوات لتحليل كافة البيانات المدخلة إليها سواء كانت بيانات متعلقة بالقضايا المسؤول عنها المكتب أو بيانات مالية أو أي بيانات أخرى متعلقة بالعمل، يساهم بشكل كبير وفعال في الحصول على تقارير ذات رؤى تساهم في اتخاذ القرارات الصحيحة سواء كانت قرارات متعلقة بسير القضايا أو أي قرارات أخرى متعلقة بالعمل داخل المكتب.
-
حماية وأمان البيانات
بيانات العمل هي رأس مال الشركات، وكذلك الحال في مكاتب المحاماة والمكاتب القانونية، فبيانات القضايا والموكلين والبيانات المختلفة المتعلقة بالعمل ذات أهمية قصوى ويجب الاحتفاظ بها بشكل أكثر أمان، لذا تأكد عند اختيار برنامج إدارة القضايا من توفير أقصى عوامل الحماية والأمان لبياناتك وذلك لضمان عدم تعرضها للسرقة أو التلف أو الفقد مع تعيين صلاحية الوصول لتلك البيانات.
-
الدعم الفني
قد تواجه بعد اختيار برنامج إدارة القضايا والبدء في استخدامه بعض المشاكل التقنية أو أي مشكلة أخرى قد تعيق تنفيذ المهام المختلفة، لذا تأكد من توافر خدمة ما بعد البيع والدعم الفني للعمل على حل أي مشاكل قد تواجهك بشكل سريع.
-
التحديث التلقائي
ككل البرامج المعتمدة على التكنولوجيا الحديثة القابلة للتحديث بشكل دوري لملائمة التطورات، هناك بعض برامج إدارة القضايا والتي تدعم هذا النوع من التحديث، لذا تأكد من اختيار برنامج يحتوي على تلك الميزة للحصول على أفضل تجربة استخدام تساهم في تعزيز كفاءة العمل بمكتبك القانوني.
ختامًا:
عملية اختيار برنامج إدارة مكاتب المحاماة والقضايا لا تعد عملية صعبة إذا تم التخطيط لها بشكل مُنظم، بالإضافة لدراسة كافة العوامل المعتمدة على عملية الاختيار.
لذا اتبع الخطوات التي قمنا بشرحها في هذا المقال للتأكد من الوصول إلى الاختيار الصحيح والمتوافق مع احتياجاتك. ولا تنسى بأن تلك البرمجيات أصبحت من أدوات الاستثمار في الوقت الحالي لما يمكن تحقيقه من نجاح على المدى الطويل من خلال الاعتماد عليها في الاستخدام بشكل كامل.
ابدأ من الآن بتقييم احتياجاتك لاختيار برنامج يساعدك في تحقيق النمو والنجاح لعملك بشكل أكثر كفاءة وفاعلية.
إضافة تعليق جديد