المفاتيح الأربعة لتأمين الأرشفة الرقمية

تهدف الأرشفة الرقمية إلى ضمان الوصول الدائم للمستندات والوثائق من خلال مجموعة من العمليات الرقمية، وللقيام بذلك، من الضروري أن يتم فهم الأشياء الرقمية وإدارة الملفات الرقمية بشكل آمن، حيث يوفر الملف الرقمي للوثائق مزايا ملحوظة مقارنة بالملف الفعلي على الورق، ولتأمين الأرشفة الرقمية تمت مجموعة مفاتيح تضمن سلامة هذه الأرشفة، فما هي هذه المفاتيح؟، لمعرفة الجواب تابع القراءة.

ما هي الأرشفة الرقمية؟

تشير الأرشفة الرقمية الى عملية حفظ بيانات أو معلومات وتخزينها على بعض الوسائط في شكل رقمي مثل المستندات ومقاطع الفيديو والصور وما إلى ذلك، وتبدأ الأرشفة الرقمية بمجرد إنشاء المستند، حيث تجمع الإجراءات والأدوات والوسائل المنفذة لجمع المحتوى الرقمي وتحديده وفرزه وتصنيفه والحفاظ عليه على المدى المتوسط والطويل على وسيط مناسب وآمن، ويمكن أن يكون الأرشيف الرقمي عبارة عن مجموعة معقدة مع نظام تخزين متدرج أو موجود على محرك أقراص ثابت.

أهمية الأرشفة الرقمية

تتيح الأرشفة الرقمية الوفاء بالالتزامات القانونية لحفظ وثائق إدارة، وتقديم مستندات إلكترونية مقبولة قانونًا من أجل حماية حقوقها والدفاع عنها في حالة التقاضي الإداري أو القانوني، ليس هذا فحسب، بل تعتبر الأرشفة الرقمية مهمة للشركات لأنها تسمح بتخزين وتنظيم المستندات والبيانات المهمة، يمكن أن يشمل ذلك السجلات المالية ومعلومات الموظفين وبيانات العملاء، وعندنا يتم الاحتفاظ بكل هذه المعلومات بتنسيق رقمي، يسهل على الشركات الوصول إليها واستخدامها حسب الحاجة.

أيضًا يمكن أن توفر الأرشفة الرقمية إمكانية الوصول إلى المستندات في أي وقت ومن أي مكان، وهذه ميزة مهمة للمؤسسات التي تحتاج إلى مشاركة السجلات مع الموظفين أو العملاء الموجودين في مناطق جغرافية مختلفة.

4 مفاتيح لتأمين الأرشفة الرقمية

عند أرشفة المستندات ورسائل البريد الإلكتروني بشكل آمن في السحابة، هناك معايير أمان محددة يجب الانتباه إليها، فيما يلي أربع أفضل الممارسات للأرشفة الرقمية.

1. تشفير الوثيقة وحقوق الوصول

يتضمن المفتاح الأول للأرشفة الرقمية المصادقة وحركة البيانات والتحكم في الوصول وتشفير المستندات.

المصادقة:

يجب السماح للمديرين والمديرين التنفيذيين رفيعي المستوى فقط بالوصول إلى مستندات معينة من خلال توفير اسم مستخدم أو كلمة مرور فريدة، تمنح هذه المصادقة المستخدمين حقوقًا محددة أثناء توفير مسار تدقيق لمن قاموا بالوصول إلى مستند، ووقت وصولهم إليه، والإجراء الذي قاموا به.

حركة البيانات:

يجب أن يقوم بروتوكول HTTPS بتشفير تدفق المعلومات بين مكونات الويب، يوفر هذا البروتوكول طبقة أمان إضافية (TLS / SSL) عبر بروتوكول HTTP.

كما أنه يمنع المتسللين من اعتراض معلومات الشركة الحساسة والمستندات مثل كلمات المرور ومعلومات المستخدم والبيانات المالية.

صلاحية التحكم صلاحية الدخول:

يتطلب الوصول إلى المستند في الأرشفة الرقمية مستويات متعددة من التحكم لحماية المعلومات، يجب أن يكون الوصول ممكنًا للأدوار الوظيفية، ومجموعات كاملة، وكذلك للأفراد، كما يجب أيضًا تعيين القواعد الذكية للتحكم (تقييد) هذا الوصول وما يمكن للموظفين فعله بهذه المستندات.

على سبيل المثال، قد يكون مدير الموارد البشرية قادرًا على الوصول إلى جميع مستندات الموظف مثل السير الذاتية وتقييمات الأداء بينما يكون قادرًا على مشاركة هذه المستندات فقط مع الأشخاص الذين يمكنهم الوصول إليها، على سبيل المثال، مدير التقارير. يمكن للموظفين، بدورهم، الوصول فقط إلى مراجعات أدائهم والمعلومات المالية والتأمينية الأخرى على المستوى الفردي.

التشفير:

يجب تشفير جميع المستندات خلال الأرشفة الرقمية باستخدام تشفير (AES) 256 بت SSL، هذا التشفير هو أحد أكثر المعايير أمانًا والحالية المستخدمة من قبل حكومة الولايات المتحدة للوثائق السرية.

2. تخزين البيانات

يعني تخزين البيانات في الأرشفة الرقمية بشكل أساسي أن الملفات والوثائق يتم تسجيلها رقميًا، وحفظها في نظام تخزين لاستخدامها في المستقبل، قد تعتمد أنظمة التخزين على الوسائط الكهرومغناطيسية أو الضوئية أو غيرها من الوسائط للحفاظ على البيانات واستعادتها إذا لزم الأمر، أيضًا يجعل تخزين البيانات من السهل نسخ الملفات احتياطيًا لحفظها، واستعادتها بسرعة في حالة حدوث تعطل غير متوقع للحوسبة أو هجوم إلكتروني.

يمكن أن يحدث تخزين البيانات على محركات الأقراص الصلبة الفعلية أو محركات الأقراص أو محركات أقراص USB أو فعليًا في السحابة، والشيء المهم هو أن ملفاتك يتم نسخها احتياطيًا وإتاحتها بسهولة في حالة تعطل أنظمتك بشكل غير قابل للإصلاح.

أيضًا خلال الأرشفة الرقمية من أهم العوامل التي يجب مراعاتها فيما يتعلق بتخزين البيانات هي الموثوقية ومدى قوة ميزات الأمان وتكلفة تنفيذ البنية التحتية وصيانتها، يمكن أن يساعدك التصفح من خلال حلول وتطبيقات تخزين البيانات المختلفة في الوصول إلى الخيار الأنسب لاحتياجات عملك.

يحتاج أي برنامج آمن في الأرشفة الرقمية لأرشفة المستندات، أو إدارة المستندات إلى آليات مدمجة لحماية بيئة المستخدم المحلي والبرامج.

3. سيادة البيانات وفصلها

تتطلب الأرشفة الرقمية الآمنة للمستندات أن تظل البيانات داخل الحدود، حيث تكون معلومات العميل محمية قانونًا وتكون منفصلة عن ملفات نظام موفر السحابة.

فيما يتعلق بسيادة البيانات تفضل العديد من الشركات الاحتفاظ بالبيانات داخل حدودها السيادية، ما لم تكن تقوم بأعمال تجارية في تلك البلدان الأخرى، على سبيل المثال، لا تريد الشركات في الاتحاد الأوروبي عادةً الحصول على بياناتها في أمريكا الجنوبية، وبالمثل، تفضل العديد من الشركات الأمريكية الاحتفاظ ببياناتها في الولايات المتحدة.

وبهذا تحتاج أنظمة أرشفة المستندات إلى الاحتفاظ بالبيانات والنسخ الاحتياطية داخل تلك الحدود حيث تكون معلومات العميل محمية قانونًا.

أما فيما يتعلق بفصل البيانات يعني أن بيانات العميل يتم الاحتفاظ بها منفصلة عن ملفات النظام الخاصة بموفر السحابة الذي يوفر حل الأرشفة الرقمية للمستندات، فلا يمكن ل رؤية بيانات العميل على الإطلاق، مما يضمن بقاء جميع معلومات العميل خاصة.

4. سلامة الوثيقة والتدقيق

سلامة المعلومات هي قضية حاسمة في إدارة الوثائق والأرشفة الرقمية لها، حيث يجب على المؤسسات التأكد من أن مستنداتها أو معلوماتها أو بياناتها:

دقيقة وخالية من الخطأ أو العيب
متوافقة مع معيار أو قاعدة أو سياسة
غير معدلة ولم تتغير أبدًا في الشكل أو المعنى أو الشخصية
متسقة وموحدة طوال دورة حياتها
تستخدم فقط من قبل الأشخاص المصرح لهم باستخدام العمليات المصرح بها

هذا مهم بشكل خاص لرسائل البريد الإلكتروني، نظرًا لأن رسائل البريد الإلكتروني هي وسيلة غير آمنة بطبيعتها، فإن توفير الأرشفة الرقمية الآمنة لرسائل البريد الإلكتروني يمنعها من العبث والتعديل والضياع، كما يعد الاحتفاظ باتصالات البريد الإلكتروني عنصرًا مهمًا لفهم الاتصال وسياق بعض العمليات التجارية.

استنتاج:

الأرشفة الرقمية لها أهمية خاصة لشركات الأرشيف الكبيرة التي تحتوي على عدد كبير من الوثائق التي تمر بين الإدارات المختلفة، حيث لا يؤدي هذا إلى تبسيط العمل فحسب، بل يوفر أيضًا وقت الموظفين، الأرشفة الرقمية للمستندات جزء لا يتجزأ من البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات لشركة حديثة.