خطوات إدارة العمليات التجارية

إدارة العمليات التجارية (BPM) هي نهج منظم لتحسين العمليات التي تستخدمها المؤسسات لإنجاز العمل وخدمة عملائها وتوليد قيمة تجارية. عملية الأعمال هي نشاط أو مجموعة من الأنشطة التي تساعد في تحقيق أهداف المنظمة، مثل زيادة الأرباح أو تعزيز تنوع القوى العامل

المدونة / البرامج المحاسبية والإدارية

خطوات إدارة العمليات التجارية

إدارة العمليات التجارية (BPM) هي نهج منظم لتحسين العمليات التي تستخدمها المؤسسات لإنجاز العمل وخدمة عملائها وتوليد قيمة تجارية. عملية الأعمال هي نشاط أو مجموعة من الأنشطة التي تساعد في تحقيق أهداف المنظمة، مثل زيادة الأرباح أو تعزيز تنوع القوى العاملة. تستخدم BPM طرقًا مختلفة لتحسين عملية الأعمال من خلال تحليلها، ونمذجة كيفية عملها في سيناريوهات مختلفة، وتنفيذ التغييرات، ومراقبة العملية الجديدة، وتحسين قدرتها باستمرار على دفع نتائج الأعمال والنتائج المرجوة.

نظرًا لأن العمليات التجارية في بعض الشركات أصبحت كبيرة جدًا ومعقدة بحيث لا يمكن إدارتها بدون مساعدة الأدوات الآلية، تم تطوير منتجات برامج BPM لدعم تغيير الأعمال على نطاق واسع. وقد تطورت تقنيات BPM التمكينية هذه بدورها، مدفوعة بالتطورات في الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي وغير ذلك من التقنيات الذكية المزعومة التي توفر طرقًا جديدة لاكتشاف، وتصميم، وقياس، وتحسين، وأتمتة سير العمل. مع صعود الأعمال الرقمية، تحول تركيز BPM التقليدي على العمليات الخلفية ليشمل الآن تحسين أنظمة العملاء والموظفين للمشاركة.

لماذا تعتبر إدارة العمليات التجارية مهمة؟

تعد إدارة العمليات التجارية مهمة لأن العمليات التجارية الفعالة ضرورية لنجاح المؤسسة. تتضمن الأمثلة الشائعة للعمليات التي تساعد الشركات على تحقيق أهداف العمل ما يلي:

  • تطوير وصنع منتج جديد
  • تلبية طلب المنتج
  • إدارة خدمة العملاء
  • استيعاب موظف جديد

يمكن أن تستلزم هذه العمليات التجارية المئات أو حتى الآلاف من المهام والموافقات المطلوبة لإكمالها. وعادة ما تشمل الأشخاص وأنظمة تكنولوجيا المعلومات والآلات الأخرى داخل الأعمال ويمكن أن تشمل أيضًا موفري تعهيد العمليات التجارية. تقسم عملية الأعمال المصممة جيدًا هذه المهام إلى خطوات منظمة وقابلة للتكرار يمكن للعمال اتباعها لتحقيق نتائج متسقة. تساعد الخطوات القابلة للتكرار المؤسسات على التنبؤ بالموارد التي تحتاجها، مما يقلل من مخاطر تخصيص الموارد بشكل أقل أو مفرط. يكشف قياس الخطوات عن الروابط الضعيفة والاختناقات، مما يشير إلى الطريق إلى تحسينات محتملة في إجراءات العمل.

شبّه مايكل روزمان، الخبير في BPM، أستاذ أنظمة الابتكار في جامعة كوينزلاند للتكنولوجيا ومدير مركز الجامعة للمؤسسات المستقبلية، العمليات التجارية بشريان الحياة للمؤسسة.

كتب Rosemann في مقدمة التغيير الجديد في عملية الأعمال: دليل إدارة عمليات الأعمال لـ المدراء والمتخصصون في العمليات من قبل بول هارمون. "وبالتالي، لا تعكس العمليات الإنتاجية والفعالية والكفاءة التنظيمية فحسب، بل تعكس أيضًا موثوقيتها وتعقيدها وثقافتها في النهاية."

وبالتالي، يمكن أن تؤدي عملية تجارية سيئة التصميم أو سيئة الإدارة إلى إتلاف الشركة وإعاقة الإنتاجية والكفاءة. وإذا تمت أتمتة العملية غير الفعالة كما هي ، فيمكنها في الواقع تضخيم الأداء الضعيف ، وتقويض أهداف العمل.

 منهجية إدارة العمليات التجارية

تحليل: كخطوة أولى لتحسين العملية، ستحتاج إلى تحليل العملية كما هي موجودة حاليًا. ضع في اعتبارك ما يصلح أو أين توجد مشكلة أو عدم كفاءة، بالإضافة إلى كيفية ارتباطها بالمهام أو العمليات الأخرى.

النموذج: ابحث عن طرق لتحسين العملية وتصميم التنفيذ المثالي لها. استخدم نموذج العملية هذا لاستكشاف كيفية عمل نهجك الجديد مع مجموعة متنوعة من السيناريوهات والمتغيرات المحتملة.

التنفيذ:  بمجرد تصميم العملية، يمكنك تنفيذ التغييرات. تأكد من توثيق ما تغير ولماذا.

مراقب:  بعد تنفيذ عمليتك الجديدة، ستحتاج إلى مراقبتها لمعرفة ما إذا كان هناك تحسن. جمع البيانات لقياس التقدم مقابل استراتيجية العمل. هل ترى زيادة في الكفاءة؟ هل انخفضت التكاليف؟ هل يتم تسليم المنتجات بشكل أسرع؟

التحسين والأتمتة: بمجرد تطبيق منهجية BPM على عملية ما، ستحتاج إلى مراقبتها وتحسينها باستمرار. قد يستغرق تحسين العمليات وقتًا ويمكن أن تتغير مقاييس النجاح، لذلك يجب أن تكون عملية إدارة العمليات الحسابية مستمرة. ابحث بانتظام عن طرق جديدة للتحسين. إذا كانت العملية الجديدة تعمل بشكل جيد، ففكر في إمكانية أتمتة أي مهام.  

الخطوات الخمس في إدارة العمليات التجارية

الخطوة 1: التصميم

يقوم محللو الأعمال بمراجعة قواعد العمل الحالية، وإجراء مقابلات مع مختلف أصحاب المصلحة، ومناقشة النتائج المرجوة مع الإدارة. الهدف من مرحلة تصميم العملية هو اكتساب فهم لقواعد العمل والتأكد من أن النتائج تتماشى مع الأهداف التنظيمية.

الخطوة 2: النموذج

تشير النمذجة إلى تحديد وتعريف وتمثيل العمليات الجديدة لدعم قواعد العمل الحالية لمختلف أصحاب المصلحة.

الخطوة 3: التنفيذ

نفّذ العملية التجارية عن طريق اختبارها مباشرة مع مجموعة صغيرة من المستخدمين أولاً ثم فتحها لجميع المستخدمين. في حالة سير العمل الآلي، قم بخنق العملية بشكل مصطنع لتقليل الأخطاء.

الخطوة 4: المراقبة

قم بإنشاء مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) وتتبع المقاييس مقابلها باستخدام التقارير أو لوحات المعلومات. من الضروري التركيز على المؤشرات الكلية أو الجزئية - عملية كاملة مقابل شرائح العملية.

الخطوة 5: التحسين

مع وجود نظام فعال لإعداد التقارير، يمكن للمؤسسة توجيه العمليات بشكل فعال نحو التحسين أو تحسين العملية. تحسين عمليات الأعمال (BPO) هو إعادة تصميم عمليات الأعمال لتبسيط وتحسين كفاءة العملية وتعزيز مواءمة العمليات التجارية الفردية مع استراتيجية شاملة.

متى يجب على المؤسسات تنفيذ إدارة العمليات التجاربة؟

فيما يلي بعض الأمثلة على العمليات التجارية حيث سيؤدي تنفيذ BPM إلى عائد مرتفع على الاستثمار:

1. العمليات الديناميكية التي تتطلب تغييرات في الامتثال التنظيمي، مثل التغيير في إدارة معلومات العملاء بعد التغييرات في قوانين التمويل أو الخصوصية.

2. العمليات التجارية المعقدة التي تتطلب التنسيق والتنسيق عبر وحدات عمل متعددة أو أقسام أو أقسام وظيفية أو مجموعات عمل.

3. العمليات ذات المهام الحرجة القابلة للقياس والتي تعمل بشكل مباشر على تحسين مقياس الأداء الحاسم.

4. العمليات التجارية التي تتطلب تطبيقًا قديمًا واحدًا أو أكثر لإكمالها.

5. عمليات الأعمال مع الاستثناءات التي يتم التعامل معها يدويًا و / أو تتطلب تحولات سريعة.



نشر :

إضافة تعليق جديد

 تم إضافة التعليق بنجاح
خطأ: برجاء إعادة المحاولة