تحتاج المؤسسات اليوم على إثر ما تشهده من تحول رقمي متسارع سواء المؤسسات الحكومية أو الخاصة، تحتاج إلى أداة مركزية لإدارة تدفق المعاملات الرسمية داخل المؤسسات، ونخص بالذكر في هذا الصدد برنامج الصادر والوارد، على أن يكون مدعومًا ومتكاملًا مع برنامج الأرشفة الإلكترونية الذي يؤمّن حفظ الوثائق واسترجاعها بفعالية عالية، فما علاقة برنامج الصادر والوارد ببرنامج الأرشفة الإلكترونية؟، تابع القراءة لمعرفة المزيد.
برنامج الصادر والوارد
برنامج الصادر والوارد هو نظام إلكتروني مخصص لإدارة حركة المراسلات الرسمية داخل المؤسسة وخارجها، يُعنى هذا البرنامج بتسجيل كل الوثائق والمعاملات التي ترد إلى المؤسسة (الوارد)، وكذلك تلك التي تصدر منها إلى جهات خارجية (الصادر)، يتم من خلاله تتبع هذه الوثائق، تنظيمها، وتوجيهها إلى الإدارات المعنية.
يهدف برنامج الصادر والوارد إلى تقليل الاعتماد على الورق، تسريع الإجراءات الإدارية، وتحقيق أعلى مستويات الدقة في توثيق المراسلات الرسمية.
برنامج الأرشفة الإلكترونية
برنامج الأرشفة الإلكترونية هو نظام يتيح تخزين كافة الوثائق الإدارية والمراسلات والمعاملات بصيغ رقمية في قاعدة بيانات مؤمنة، يسمح أفضل برنامج للارشفة بأرشفة الملفات تلقائيًا أو يدويًا مع إمكانية تصنيفها، وضع علامات تعريفية لها، واسترجاعها بسهولة عند الحاجة.
يتم استخدام تقنيات متعددة مثل المسح الضوئي (الـ Scanner)، التشفير، والتخزين السحابي لتوفير بيئة أرشفة آمنة وفعالة.
التكامل بين برنامج الصادر والوارد وبرنامج الأرشفة الإلكترونية
يشكل التكامل بين هذين البرنامجين نقلة نوعية في العمل الإداري، إذ إن كل معاملة يتم إنشاؤها أو استلامها في برنامج الصادر والوارد تُحفظ تلقائيًا في برنامج الأرشفة الإلكترونية، مما يعني:
- عدم الحاجة إلى حفظ نسخة ورقية.
- توثيق كامل للمراسلات من لحظة دخولها وحتى خروجها.
- إمكانية استرجاع المراسلات والوثائق المرتبطة بها في أي وقت، وفي ثوانٍ معدودة.
كما يتيح التكامل بين برنامج الصادر والوارد وبرنامج الأرشفة الإلكترونية، تتبع تاريخ كل وثيقة: من استلامها، تحويلها بين الإدارات، وصولًا إلى الردود الصادرة بشأنها، مع أرشفة كل مرحلة من مراحل الإجراء.
كيف يتم التكامل بينهما؟
بشكل عام يتم التكامل بين برنامج الصادر والوارد وبرنامج الأرشفة الإلكترونية، من خلال:
1. تبادل البيانات
برنامج الصادر والوارد يقوم بتسجيل المراسلات الصادرة والواردة، مع بيانات مثل: رقم الوثيقة، التاريخ، الجهة المرسلة أو المستقبلة، الموضوع، والمرفقات.
برنامج الأرشفة يستورد هذه البيانات تلقائيًا أو من خلال واجهة برمجة التطبيقات (API) ليتولى حفظ هذه الوثائق رقمياً، مع تنظيمها بشكل يسهل البحث والاسترجاع.
2. التصنيف والترتيب
عند تسجيل وثيقة في برنامج الصادر والوارد، يتم تصنيفها وفق نظام معين (حسب النوع، الجهة، الموضوع)، وهذه التصنيفات تنتقل مباشرة إلى برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق، ليتم حفظ الوثيقة في التصنيف الصحيح داخل الأرشيف الإلكتروني.
3. التوقيع الإلكتروني والمصادقة
في بعض الأنظمة، يتم توقيع الوثائق إلكترونيًا في برنامج الصادر والوارد، ثم تُرسل النسخ الموقعة إلى برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية، ليتم الاحتفاظ بالنسخة المعتمدة.
4. الربط بين السجلات
يُمكن من خلال التكامل الوصول مباشرة من برنامج الصادر والوارد إلى الوثيقة المؤرشفة في الأرشيف الإلكتروني، مما يسهل مراجعة الوثائق الأصلية والمرفقات.
5. التقارير والمتابعة
تجمع الأنظمة البيانات من كلا البرنامجين لإصدار تقارير متابعة حول حالة المراسلات، سرعة الرد، وأرشفة المستندات.
فوائد الدمج بين برنامج الصادر والوارد وبرنامج الأرشفة الإلكترونية
يلعب الدمج بين برنامج الصادر والوارد وبرنامج الأرشفة الإلكترونية، دورًا كبيرًا في تحسين الأداء الإداري وضمان تنظيم المعلومات وحفظها بشكل آمن وفعّال، وتفصيلا هذه أبرز فوائد الدمج بين النظامين:
.
1. تحسين الكفاءة التشغيلية
عند دمج برنامج الصادر والوارد مع برنامج الأرشفة الإلكترونية، تتحقق زيادة كبيرة في كفاءة العمل، فالموظفون لم يعودوا بحاجة إلى البحث اليدوي عن الوثائق أو متابعة المراسلات ورقيًا، بل يمكنهم الوصول إلى كافة الملفات والمعلومات ذات الصلة بنقرة واحدة، وهذا يوفر الوقت والجهد ويقلل من الأخطاء الناتجة عن التعامل الورقي.
2. تسهيل عمليات التتبع والمراقبة
يُسهل الدمج بين برنامج الصادر والوارد وبرنامج الأرشفة الإلكترونية عمليات تتبع المستندات سواء كانت واردة أو صادرة، حيث يتم تسجيل كل المعاملات وتوثيقها آليًا في نظام الأرشفة الالكترونية، وهذا يمنح المدراء والمسؤولين قدرة أفضل على مراقبة سير العمل واتخاذ القرارات المستندة إلى بيانات دقيقة.
3. ضمان سلامة وحفظ المستندات
الوثائق الورقية معرضة دائمًا لخطر الفقدان أو التلف أو السرقة، ولكن عند استخدام برنامج ارشفة الملفات
مدمج مع برنامج الصادر والوارد، يتم حفظ المستندات بصورة رقمية مؤمنة ضد هذه المخاطر، كما تتيح أنظمة النسخ الاحتياطي المتقدمة استعادة المعلومات بسهولة في حال حدوث أي خلل.
4. تحسين مستوى الأمان والسرية
يتيح الدمج بين برنامج الصادر والوارد وبرنامج الأرشفة الإلكترونية بين النظامين تطبيق ضوابط صارمة على الوصول إلى الملفات والمستندات، حيث يمكن تحديد صلاحيات المستخدمين ومن يمكنه مشاهدة أو تعديل أو حذف أي مستند، وهذا يحسن من مستوى الأمان ويضمن سرية المعلومات الحساسة داخل المؤسسة.
5. دعم اتخاذ القرارات وتحليل البيانات
تحتوي أنظمة الأرشفة الإلكترونية وبرامج الصادر والوارد على إمكانيات متقدمة لتوليد تقارير شاملة عن حركة المستندات وعدد المعاملات اليومية، مما يوفر بيانات دقيقة لإدارة المؤسسة، هذه المعلومات تساعد في تحليل الأداء واكتشاف نقاط الضعف لتحسينها في المستقبل.
6. تقليل التكاليف التشغيلية
الاعتماد على الأنظمة الإلكترونية بدلاً من الورقيات التقليدية يقلل بشكل كبير من التكاليف المتعلقة بالطباعة، التخزين، والصيانة، كما يقلل من الحاجة إلى مساحات كبيرة لحفظ الملفات الورقية، مما يوفر ميزانيات يمكن إعادة توجيهها لمشاريع أخرى.
7. تعزيز الاستدامة البيئية
من خلال تقليل الاعتماد على الورق، يساهم الدمج بين برنامج الصادر والوارد والأرشفة الإلكترونية (على سبيل المثال: برنامج فكرة للارشفة الالكترونية)، يساهم في تقليل استهلاك الموارد الطبيعية وخفض الانبعاثات الناتجة عن تصنيع الورق والنقل، مما يعزز من دور المؤسسات في الحفاظ على البيئة.
استنتاج:
إن الجمع بين برنامج الصادر والوارد وبرنامج الأرشفة الإلكترونية ليس مجرد تطوير تقني، بل هو تحول جذري في كيفية إدارة المعرفة والمعلومات داخل المؤسسات، وهذا التكامل يوفر الوقت والجهد، يرفع من كفاءة العمل الإداري، ويعزز أمن المعلومات وسرعة اتخاذ القرار.
مواضيع أخرى قد تهمك:
مراجع:
1.<<نظام إدارة المستندات والسجلات الإلكترونية لإدارة السجلات>>، openaccessgovernment
2 .<<أهمية تخزين المستندات في العصر الرقمي اليوم>>، citizen
3 . <<ماهو الفرق بين الارشيف الرقمي و الارشيف الالكتروني >>، منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات
4 . <<الارشفة الرقمية، تنظيم ملفاتك الرقمية الشخصية وأرشفتها>>، فهرس نت
لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
برنامج فكرة للارشفة الالكترونية
برنامج ادارة العقارات
برنامج ادارة الصالات الرياضية
إضافة تعليق جديد