مبادئ الأرشفة الإلكترونية في العمل الإداري- فكرة للبرمجيات

تعد الأرشفة الإلكترونية أحد الحلول المبتكرة التي تسهم في تحسين كفاءة العمل الإداري، وهي عبارة عن عملية تحويل الوثائق والبيانات الورقية إلى صيغة رقمية، مما يسهل تخزينها واسترجاعها، وتتميز هذه العملية بقدرتها على تقليل الفاقد من المعلومات وتحسين كفاءة العمل الإداري من خلال تسريع الوصول إلى البيانات، وفي مقالنا التالي سنتعرف على أبرز مبادئ الأرشفة الإلكترونية في العمل الإداري ومدى أهميتها، تابع القراءة.

الأرشفة الالكترونية

مفهوم الأرشفة الإلكترونية

الأرشفة الإلكترونية هي عملية رقمية مهمة، حيث تعد جانبًا أساسيًا من العمل الإداري في العصر الرقمي، فهي تتضمن التخزين والتنظيم والحفظ المنهجي للوثائق والسجلات الرقمية لضمان إمكانية الوصول إليها وسلامتها على المدى الطويل، وتُعد هذه العملية أساسية للحفاظ على كفاءة عمليات المؤسسة وامتثالها للأنظمة واللوائح، بالإضافة إلى السجل التاريخي لها.

أهمية الأرشفة الإلكترونية

خلال بيئة العمل الحديثة، يتم تنفيذ جزء كبير من المهام الإدارية والوثائق إلكترونيًا، ويشمل ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، رسائل البريد الإلكتروني والتقارير والعقود والفواتير ومختلف الملفات الرقمية الأخرى، تضمن الأرشفة الإلكترونية الفعالة من خلال برنامج للأرشفة، تضمن تخزين هذه السجلات المهمة بشكل آمن، وسهولة استرجاعها، وحمايتها من الضياع أو الوصول غير المصرح به.

المبادئ الرئيسية للأرشفة الإلكترونية

تُعدّ الأرشفة الإلكترونية الفعّالة ركنًا أساسيًا من أركان العمل الإداري الحديث، وإليكم أبرز مبادئها:

التقاط الوثائق ورقمنتها:

تتمثل الخطوة الأولى في الأرشفة الإلكترونية في تحويل الوثائق المادية إلى صيغ رقمية باعتماد نظام الأرشفة الإلكترونية، مثل ملفات PDF أو TIFF، من خلال المسح الضوئي أو غيره من طرق الرقمنة، تضمن هذه العملية حفظ السجلات الورقية في شكل رقمي قابل للبحث والوصول إليه بسهولة.

إدارة البيانات الوصفية:

تلعب البيانات الوصفية، وهي معلومات حول الملفات الرقمية، دورًا محوريًا في الأرشفة الإلكترونية، يمكن أن تشمل البيانات الوصفية اسم الملف، وتاريخ إنشائه، ومؤلفه، والكلمات المفتاحية، وغيرها من التفاصيل ذات الصلة، تُمكّن الإدارة السليمة للبيانات الوصفية من البحث والاسترجاع والتنظيم الفعال للمستندات المؤرشفة.

تسمية الملفات وهيكل المجلدات:

يُعدّ إنشاء تسمية متسقة ومنطقية للملفات وهيكل مجلدات أمرًا أساسيًا لضمان إمكانية الوصول إلى المستندات المؤرشفة وتنظيمها على المدى الطويل، يمكن أن يشمل ذلك استخدام أسماء ملفات وصفية، وهياكل مجلدات قائمة على التاريخ أو المشروع، وبروتوكولات إصدار.

التخزين والنسخ الاحتياطي:

يجب تخزين المستندات المؤرشفة في نظام تخزين آمن ومتكرر وموثوق، مثل برنامج أرشفة الملفات المخصص أو حلول تخزين سحابية، تُعد النسخ الاحتياطية المنتظمة وخطط التعافي من الكوارث أمرًا بالغ الأهمية في الأرشفة الإلكترونية للحماية من فقدان البيانات أو أعطال النظام.

التحكم في الوصول والأمان:

ينبغي أن تتضمن أنظمة الأرشفة الإلكترونية آليات تحكم قوية في الوصول لمنع الوصول غير المصرح به أو تعديل أو حذف المستندات المؤرشفة، ويشمل ذلك مصادقة المستخدم، ومنح الأذونات بناءً على الأدوار، ومسارات التدقيق لمراقبة أنشطة المستخدم.

الاحتفاظ والتخلص:

يجب على المؤسسات وضع سياسات للاحتفاظ بالمستندات تحدد المدة المناسبة للاحتفاظ بأنواع السجلات المختلفة، يضمن ذلك الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية، مع توفير إطار عمل للتخلص الآمن من المستندات عند انتهاء فترة الاحتفاظ بها.

سير العمل والتعاون:

يمكن دمج الأرشفة الإلكترونية مع مختلف عمليات سير العمل، مثل مراجعة المستندات والموافقة عليها والتعاون فيما بينها، لتبسيط المهام الإدارية وتعزيز الإنتاجية، ويشمل ذلك ميزات مثل التحكم في الإصدارات، وتعيين المهام، والتحديثات الفورية.

فوائد الأرشفة الإلكترونية الفعّالة

يُقدّم تطبيق نظام الأرشفة الإلكترونية الفعّال العديد من الفوائد للمؤسسات:

تحسين الكفاءة:

تُقلّل الأرشفة الإلكترونية الوقت والجهد اللازمين لتحديد موقع المستندات واسترجاعها وإدارتها، حيث تقدم أفضل برامج الأرشفة الالكترونية أدوات بحث متقدمة والتي تتيح الوصول السريع والدقيق إلى الوثائق والملفات المطلوبة من أي مكان، كما يمكن استرجاع الملفات الإلكترونية بسرعة كبيرة باستخدام الكلمات المفتاحية أو معايير البحث المناسبة، وهذا يؤدي إلى توفير الوقت والجهد المبذول في العمليات الإدارية، وبالتالي زيادة الإنتاجية وتحسين عملية اتخاذ القرارات.

تحسين الامتثال:

تُساعد الأرشفة الإلكترونية السليمة المؤسسات على تلبية المتطلبات القانونية والتنظيمية والمتطلبات الخاصة بالقطاع لحفظ السجلات وإدارة البيانات، حيث يتيح أفضل برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق قواعد وإجراءات تلقائية تسمح للمؤسسة بالالتزام بالتشريعات واللوائح المتعلقة بحفظ الوثائق والسجلات، كما يمكن للمشرفين تعيين قواعد محددة للحفاظ على المعايير المطلوبة والمطابقة للقوانين النافذة، مما يضمن الامتثال التام.

خفض تكاليف التخزين:

إن الاحتفاظ بالملفات والمستندات الورقية يتطلب مساحات تخزين كبيرة في المكاتب والمستودعات، مما يترتب عليه تكاليف إيجار المساحات وتجهيزها وصيانتها، في المقابل، توفر أفضل برامج الأرشفة الإلكترونية حلولاً رقمية للتخزين، حيث يتم الاحتفاظ بالوثائق في صيغ إلكترونية على أجهزة التخزين الداخلية أو السحابية، وهذا يعني الاستغناء عن المساحات المادية للتخزين والتقليل بشكل كبير من التكاليف المرتبطة بها، وبهذا تُلغي الأرشيفات الرقمية الحاجة إلى مساحة تخزين فعلية، مما يُخفّض التكاليف المرتبطة بتخزين المستندات واسترجاعها وإدارتها.

تحسين التعافي من الكوارث:

الأرشفة الإلكترونية تلعب دورًا محوريًا في تحسين التعافي من الكوارث للمؤسسات والشركات، فبرامج الأرشفة الإلكترونية (نموذج: برنامج فكرة للأرشفة الإلكترونية) توفر العديد من الميزات التي تساعد على ضمان استمرارية العمل وسرعة الاستعادة في حال وقوع أي كارثة، بدءا من توفير تخزين آمن ومحمي للوثائق والملفات الرقمية، بدلاً من الاعتماد على التخزين الورقي الذي معرض للتلف والضياع، حيث يتم تخزين الوثائق الرقمية في بيئة آمنة مع نسخ احتياطية متعددة، وهذا يضمن سلامة البيانات وإمكانية استرجاعها في حال حدوث أي كارثة طبيعية أو فشل تقني.

زيادة التعاون وتبادل المعرفة:

تُسهّل الأرشفة الإلكترونية التعاون وتبادل المعرفة بسلاسة بين أعضاء الفريق، فبفضل نظام الأرشفة الإلكترونية، يمكن لجميع الموظفين المخول لهم الوصول إلى الملفات والوثائق المؤرشفة من أي مكان وفي أي وقت، دون الحاجة إلى البحث اليدوي بين الأرفف أو الملفات الورقية، وهذا يسهل تبادل المعلومات والتعاون بين الأقسام المختلفة بالمؤسسة، حيث يتمكن الموظفون من الوصول إلى الوثائق التي يحتاجونها بسرعة وبأقل جهد.

استنتاج:

تُعدّ الأرشفة الإلكترونية الفعّالة كما ذكرنا ركنًا أساسيًا من أركان العمل الإداري الحديث، ومن خلال الالتزام بأفضل الممارسات في جمع الوثائق، وإدارة البيانات الوصفية، والتخزين، والأمن، والاحتفاظ بها، يُمكن للمؤسسات تعزيز كفاءتها، وامتثالها، وإنتاجيتها الإجمالية، ومع استمرار نمو حجم السجلات الرقمية، تُصبح استراتيجية الأرشفة الإلكترونية الفعّالة أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على سلامة أصول المعلومات القيّمة للمؤسسة وإمكانية الوصول إليها.