يسعى كل صاحب عمل إلى التميز في ما يقدمه لعملائه من خدمات بداية من توفير وسائل تواصل ذات كفاءة عالية وخدمات تضمن الثقة والمصداقية. وفي مجال إدارة الفنادق والشقق المفروشة ما يميز منشأة عن أخرى هو القدرة على كسب رضا العملاء ولائهم وثقتهم من خلال تقديم خدمة مميزة لهم على مدار الساعة. ومن هنا كانت الحاجة إلى برنامج للفنادق والشقق المفروشة لتوفير إدارة سلسة للعملاء من أول الحجز وإنهاء كافة المعاملات المتعلقة بذلك وحتى المغادرة وعمل الصيانات اللازمة.

لذا إذا كانت صاحب منشأة فندقية أو تمتلك مجموعة من الشقق المفروشة التي تعمل على تأجيرها وترغب في التميز وسط العديد من المنافسين وزيادة أرباحك وكسب ثقة وولاء العملاء، تابع معنا هذا المقال لتتعرف على أهمية استخدام برنامج للفنادق والشقق المفروشة وما هي مميزاته وكيفية استخدامه لتوفير إدارة ناجحة لمنشأتك ولتتمكن من زيادة أرباحك.

تعريف برنامج للفنادق والشقق المفروشة

يعد استخدام برنامج للفنادق والشقق المفروشة هو واحد من أهم الأدوات الاستثمارية التي يجب أن يلجأ اليها كل صاحب منشأة فندقية. فمن خلال البرنامج ستتمكن من توفير تجربة أداء سلسة وناجحة لعملائك بداية من البحث عن التفاصيل المتعلقة بالغرف الفندقية أو الشقق وما تحتويه من مزايا، وإمكانية الحجز بسهولة، وتوفير أكثر من طريقة دفع لتناسب كافة العملاء. 

هذا إلى جانب إمكانية تتبع كافة المعاملات التي تتم مع كل عميل، وإنشاء قاعدة بيانات للعملاء، والحصول على التقارير المختلفة للوقوف على الأوضاع المالية والإدارية المتعلقة بالعمل وتتبع مهام سير العمل الخاصة بالموظفين.

ما هي مزايا ومميزات برنامج إدارة الفنادق والشقق المفروشة؟

ما يميز أي برنامج للفنادق والشقق المفروشة هو الأدوات والتطبيقات المختلفة التي يضمها ويوفرها  البرنامج، والتي توفر إدارة سلسة وتسهل طرق التعامل مع العملاء. ومن أهم تلك المزايا مايلي:

1.  إدارة الحجوزات

من خلال استخدامك لنظام إدارة الحجوزات الخاص بأي برنامج للفنادق والشقق المفروشة ستتمكن من تسجيل كافة بيانات الغرف الفندقية الشاغرة والشقق المفروشة المتاحة للتأجير، وتعيين كل التفاصيل المتاحة للغرف والشقق من حيث المزايا الخاصة بكل منهم والمساحة والعديد من التفاصيل الأخرى؛ كي يتمكن العملاء من معرفة كافة التفاصيل ورؤية الصور المتعلقة بهم قبل الحجز.

هذا بالإضافة لإمكانية ربط إدارة الحجز بموقعك الإلكتروني أو بمواقع الحجز الإلكترونية المختلفة والمتعاقد معها والتي تعمل على تدفق تلك الحجوزات إلكترونيًا إلى البرنامج الخاص بك لاستكمال باقي المعاملات المتعلقة بالحجز والتواصل مع العملاء بسهولة ودون تضييع الكثير من الوقت والجهد المبذول في الطرق التقليدية.

إلى جانب التحديث الفوري للغرف المتاحة أو التي تم انتهاء حجزها لعرضها مباشرة وتوفيرها للحجز مرة أخرى.

2. سهولة تسجيل عمليات التسجيل والمغادرة

يساعد البرنامج على تسهيل مهام سير العمل للموظفين عند تسجيل وصول العملاء، فبضغطة زر واحدة سيتمكنوا من استدعاء الحجز الإلكتروني الذي قام به العميل مسبقًا قبل الوصول للتأكد من تفاصيل عملية الحجز وإنهاء الإجراءات المتعلقة بالدفع وتسليم الغرف أو الشقة المطلوبة في وقت قصير.

هذا بالإضافة لتسهيل معاملات المغادرة واستخراج الفواتير الإلكترونية المتوافقة مع القوانين الضريبية وتسليمها للعميل أو إرسالها بالبريد الإلكتروني حسب رغبة العميل.

3. إدارة الغرف والشقق المفروشة

كي تضمن ثقة العميل وولائه والحفاظ عليه كعميل دائم، يجب أن توفر له ليس فقط سهولة في الحجز والدفع، ولكن أيضًا ضمان أن يحصل على خدمة ممتازة من حيث كون الغرف أو الشقق المفروشة متكاملة من حيث ما تحتويه من أدوات وأثاث على مستوى عالي من النظافة والجودة.

وكي تتمكن من متابعة نظام جودة الغرف وإدارتها بكل كفاءة، لابد من الاعتماد على برنامج للفنادق والشقق المفروشة احترافي يساعدك في تسجيل بيانات كل الغرف والشقق التي تملكها وتسجيل ما تحتويه من أدوات وأثاث وأي مستلزمات أخرى متوفرة، وحالة كل تلك المحتويات، ومتى يجب إجراء الصيانات المفترضة، وإنشاء التنبيهات الخاصة بها، وإنشاء التنبيهات المتعلقة بمواعيد متابعة حالة الغرف؛ للوقوف على حالتها بشكل مستمر وتزويدها باللازم.

هذا يضمن لك كسب ولاء وثقة العملاء، وكذلك تخفيض تكاليف التشغيل وتوفير الوقت والمجهود للتركيز على أمور أخرى مثل التركيز على الجهود التسويقية للبيزنس الخاص بك وغيرها من المهام..

4. الفوترة الإلكترونية

من خلال البرنامج ستتمكن من إصدار الفواتير المؤتمتة إلكترونيًًا بما يتوافق مع هيئة الضريبة والزكاة والمشتملة على كافة التفاصيل المتعلقة بحجز العميل للغرف الفندقية أو أي من الشقق المفروشة من خلال الربط مع الإدارة المالية وتسليمها للعملاء بسهولة أو إرسالها إليهم عن طريق البريد الإلكتروني.

5. تتبع الإشغالات

يعتبر تتبع مقياس التشغيل للغرف الفندقية والشقق المفروشة عامل هام لأصحاب تلك المنشأت لمعرفة أوقات الذروة والأوقات التي ينشط فيها الحجوزات، وتتبع مدى رضا العملاء عن مستوى الأداء سواء الخاص بالحجوزات أو حالة الغرف والشقق. ومن خلال الاعتماد على برنامج للفنادق والشقق المفروشة سيساعدك في الحسابات المتعلقة بالأرباح من حيث معرفة متوسط السعر اليومي للحجز، والوقوف على الإيرادات، واتخاذ القرارات الهامة المتعلقة بتلك الأمور لتحسين الخدمات المقدمة وتطويرها.

6. إصدار التقارير

نظرًا لأهمية التقارير وما توفره من بيانات دقيقة تساهم في اتخاذ القرارات المتعلقة بإدارة الفنادق والشقق المفروشة، فإن استخدامك برنامج للفنادق والشقق المفروشة سيساعدك في الحصول على التقارير المختلفة بضغطة زر واحد’ وبأي وقت.

هذا بدوره يمنحك قدرة فائقة على معرفة الأوضاع المختلفة داخل المنشأة، كتقارير الإشغالات والحجوزات والخدمات الأخرى المقدمة، بالإضافة للتقارير المالية المتعلقة بالإيرادات والمصروفات المتعلقة بالصيانة والمشتريات والرواتب وغيرها من البيانات المختلفة.

وإلى جانب تلك المزايا المتعلقة بتقديم أفضل خدمة للعملاء، هناك مزايا أخرى تعود على منشأتك من استخدام برنامج للفنادق والشقق المفروشة احترافي، والتي تؤثر بشكل إيجابي على الإدارة الداخلية بين مختلف الأقسام والعاملين بكل قسم، ومن تلك المزايا مايلي:

1. تعيين مهام سير العمل

يساهم البرنامج في تعيين مهام سير العمل لمختلف العاملين بمنشأتك الفندقية وتحديد الجدول المتعلق بالمهام، كتعيين مهام للأقسام المسؤولة عن الحفاظ على نظافة الغرف الفندقية والشقق المفروشة، وتعيين المهام للدوريات المتعلقة بالصيانة.

كما يمكنك تتبع الأداء الوظيفي لكل عامل ومراجعتها بسهولة من خلال البرنامج لمعرفة ما تم من إجراءات وتعيين الملاحظات المطلوبة وماإلى ذلك.

2. تعزيز الكفاءة والإنتاجية

يساعد الاعتماد على برنامج للفنادق والشقق المفروشة في تعزيز كفاءة وإنتاجية العمل بشكل عام، فمن خلال البرنامج سيتمكن جميع الموظفين لديك من توفير الوقت المبذول سابقًا في مهام سير العمل لديهم، سواء كان ذلك على مستوى إدارة الحجوزات أو إدارة الغرف أو الإدارة المالية وإدارة الموارد البشرية. فالبرنامج يحتوى على العديد من الأدوات التي تجعل كل موظف يقوم بتسجيل مهامه الوظيفية وإنهائها في وقت قليل وبسهولة، مما يؤثر على زيادة الإنتاجية وتطوير المهام بين الأقسام وبعضها البعض.

3. زيادة كفاءة إدارة المبيعات والتسويق

من خلال استخدام موظفي قسم المبيعات والتسويق لقاعدة بيانات العملاء المتواجدة ببرنامجك للفنادق والشقق المفروشة سيتمكنوا من معرفة تاريخ كل عميل والحجوزات الخاصة به وإنشاء العروض والخصومات، كإضافة خدمات خاصة عند حجز عدد معين من الأيام، وتسجيل تلك العروض وربطها مع الإدارة المالية وإدارة الحجوزات لتسهيل تسجيلها بالفواتير عند تسجيل العملاء وإرسالها للعملاء عن طريق الرسائل النصية أو رسائل البريد الإلكتروني.

في النهاية، توفر برامج إدارة الفنادق والشقق المفروشة مجموعة من الأدوات والأنظمة التي تُسهل إدارة العقار بشكل عام وتعود على مالكي الفنادق والمنشآت العقارية بالعديد من الفوائد والمزايا التي تساعد في تسريع الوصول إلى أهداف العمل في النهاية.

ومن خلال استخدام برنامج للفنادق والشقق المفروشة احترافي سوف تتوفر تجربة سلسة لمهام سير العمل لكافة الموظفين وتمنح أصحاب المنشآت الفندقية سهولة في تتبع تلك المهام والمعاملات المختلفة وإصدار التقارير التي تساهم في اتخاذ القرارات التي تساعد على تطوير الأداء بكفاءة وتحقيق الأرباح والحفاظ على المنافسة.