يعتبر أفضل برنامج محاسبة بمثابة شريك تجاري رقمي لشركتك الصغيرة، حيث يساعدك على إدارة أعمالك بكفاءة أكبر، فهو يغنيك عن مشقة العمليات اليدوية، ويجعل عملياتك الإدارية والمالية أكثر كفاءة ويساعدك على إنشاء التقارير، حتى تتمكن من إجراء تقييمات أعمال أكثر دقة، دعونا نلقي نظرة على آلية اختيار أفضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة في مقالنا لليوم، تابع القراءة.
مفهوم برنامج محاسبة ووظيفته
أفضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة هو على العموم حل برمجي ومنصة رقمية مصمم خصيصًا لمساعدة المحاسبين ومحاسبي الحسابات وأصحاب الأعمال في جهودهم لتسجيل المعاملات المالية والإبلاغ عنها عبر برنامج محاسبة خاص.
تختلف وظائف أهم برامج محاسبة بشكل كبير اعتمادًا على العلامة التجارية وحالة الاستخدام والنوع، وستعمل المؤسسات ذات الاحتياجات المحاسبية الأكثر تعقيدًا في بعض الأحيان بشكل مباشر مع منشئي هذا أفضل برنامج محاسبة لإنتاج حل مخصص يناسب احتياجاتهم المحددة.
تُستخدم أقوى برامج محاسبة للشركات عمومًا لجعل المحاسبة أكثر تنظيمًا وسهولة وكفاءة، بينما تتعامل تلقائيًا مع المهام التي قد تكون مرهقة أو صعبة أو تستغرق وقتًا طويلاً إذا تم إكمالها يدويًا، كما تم تصميم أفضل برنامج محاسبة أيضًا لجعل تنظيم المستندات المحاسبية والمالية أسهل وأكثر قابلية للبحث، مما يضمن إمكانية العثور على المستندات المخزنة بسهولة.
أنواع البرامج المحاسبة
يتم تصنيف أفضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة بناءً على أنواع العمليات التي تتعامل معها هذه الشركات، وبالتالي يتم تصنيفها ضمن الفئات المختلفة التالية:
برامج محاسبة للفواتير
يهتم أهم برنامج محاسبة في المجال التشغيلي للفواتير/الفوترة بأنشطة الفوترة الأساسية للشركات سواء الكبيرة منها أو المتوسطة إلى الشركات الصغيرة، كما أن أفضل برنامج محاسبي يخدم المهام اليومية التي تتبناها الشركة بما في ذلك كتابة الشيكات وإبلاغ العملاء بمدفوعاتهم المستحقة وما إلى ذلك.
حسابات القبض والحسابات الدائنة
تقوم الشركات الصغيرة من خلال برنامج محاسبة بإدخال الأموال المستلمة، كما تقوم الشركة مم خلال أفضل برامج محاسبية للشركات بإدخال فواتيرها ودفع الأموال المستحقة عليها.
برامج إدارة الرواتب
يدير أفضل برنامج محاسبة سجلات رواتب الشركات الصغيرة، وتنفذ مجموعة من المهام المختلفة، بما في ذلك حساب رواتب الموظفين، وخفض الاستقطاعات، وإيداع الراتب مباشرة في الحسابات المصرفية للموظفين، وإنتاج نماذج الضرائب وكشوف المرتبات والمزيد.
أمر الشراء والمبيعات
تقوم الشركات الصغيرة من خلال أفضل برنامج محاسبة بطلب المخزون فيما يخص أمر الشراء، فيما تقوم بتسجيل طلبات العملاء لتوريد المخزون فيما يخص أمر المبيعات.
أنظمة تخطيط موارد المؤسسات
يتعامل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة مع المحفظة التشغيلية التي تجمع بين جميع الأنظمة المستخدمة لتخطيط المنتجات وشراء المواد، وإدارة المخزون ومراقبته والتوزيع والمحاسبة والتسويق والتمويل والموارد البشرية، لاسيما عندما يتعلق الأمر بأفضل برنامج حسابات ومخازن.
آلية اختيار أفضل برنامج محاسبة
يمكن أن يكون اختيار أفضل برنامج محاسبة عالي الجودة ضروري لعمليات التدقيق الداخلية والخارجية، مما يضمن توفر البيانات والتقارير الضرورية وسهولة الوصول إليها، ولكن كيف يمكن للشركات الصغيرة اختيار أفضل برنامج محاسبة فعال وناجح؟، فقط ننصح باتباع الإرشادات التالية:
1. موافق لميزانيتك
قبل اختيار أفضل برنامج محاسبة لشركتك الصغيرة، يجب أن تعرف أولا أن تكلفة برامج المحاسبة تختلف، غالبًا ما يزيد المبلغ مع عدد الميزات التي يوفرها برنامج محاسبي مميز، وعند مراجعة الأسعار انظر إلى جميع التكاليف، وليس فقط رسوم الاشتراك الشهرية أو السنوية، واطرح الأسئلة التالية: هل هناك رسم الإعداد؟ هل يجب عليك الدفع لتنزيل البرنامج؟ ما الذي ستدفعه لتمكين الوظائف الإضافية وعمليات التكامل؟.
2. برنامج سهل الاستخدام
ابحث عن برنامج محاسبة يحتوي على ميزات يسهل على كل فرد في فريقك استخدامها، واختر البرامج ذات واجهة المستخدم البسيطة وغير المثقلة بالميزات غير الضرورية، إن العمل باستخدام واجهة سهلة يجعل من السهل التركيز على المهام المهمة ويمكن أن يقلل من منحنى التعلم.
3. ميزات إضافية
عند تقييم برنامج محاسبة للشركات الصغيرة، ضع في اعتبارك الميزات الأخرى التي يوفرها النظام بما يتجاوز القدرات المحاسبية الأساسية، مثل تقديم الحل المساعدة في إدارة المخزون، وتوفير أدوات ذكاء الأعمال أو إدارة طلبات الشراء، كما تتيح الميزات المضافة في أفضل برنامج مبيعات على سبيل المثال، تتيح لفريقك العثور على طرق جديدة لتنظيم العمليات وتحسين الكفاءة دون إضافة المزيد من أنظمة البرامج.
4. تقارير قوية
تتطلب محاسبة الشركات الصغيرة الوصول السريع والسهل إلى البيانات الصحيحة، هذا هو المفتاح لرؤية التدفق النقدي، يمكن أن توفر لك التقارير الدقيقة ذات التفاصيل الدقيقة من خلال أفضل برنامج محاسبة البيانات اللازمة لزيادة الإنفاق واتخاذ القرارات التشغيلية، حتى إذا كنت تريد إبقاء الأمور بسيطة، فيجب أن تكون قادرًا على الوصول إلى بيانات مالية دقيقة وحديثة في الوقت الفعلي.
5. خصائص البرامج
ابحث عن برنامج محاسبة خاص بالشركات الصغيرة الذي يلبي احتياجاتك عندما يتعلق الأمر بالميزات التي تحتاجها داخل البرنامج نفسه، سواء كنت بحاجة إلى مساعدة في إعداد الميزانية أو تقدير الضرائب أو التعامل مع كشوف المرتبات، ونظرا لأن جميع برامج المحاسبة تختلف فيما تقدمه من ميزات، فإن معرفة الميزات الضرورية ستساعدك على التخلص من برامج المحاسبة التجارية الإضافية التي لا تلبي احتياجاتك.
6. الأمان
يجب أن يقدم أفضل برنامج محاسبة تختاره خدمة الأمان السحابي، لأن السحابة هي إحدى أكثر الطرق أمانًا لتخزين البيانات، وحمايتها من السرقة وتجنب فقدانها، لاسيما أن فقدان البيانات عبر برامج المحاسبة التقليدية قد يؤدي إلى الإضرار بعملك، وبالمثل، في حالة وقوع كارثة طبيعية، لن يكون هناك أي فقدان إذا كانت بياناتك موجودة في السحابة.
7. التقييمات والشهادات
اقرأ دائمًا المراجعات والشهادات الحقيقية لأفضل برنامج محاسبة متاح للشركات الصغيرة قبل اتخاذ القرار، حيث تعد قراءة المراجعات الحقيقية من العملاء طريقة لتحديد البرنامج الذي يقدم أكبر عدد من الميزات بأفضل الأسعار.
8. قابلية التوسع
يجب أن توفر أفضل برامج محاسبة للشركات الصغيرة، وعلى عكس برامج المحاسبة التقليدية وصولاً متعدد المستخدمين مما يجعل التعاون سلسًا قدر الإمكان، علاوة على ذلك، يمكن لمنصة المحاسبة الخاصة بك أن تنمو جنبًا إلى جنب مع عملك بأقل جهد.
9. وصول المستخدم
وأخيرا لا تنسى تحديد عدد المستخدمين الذين سيحتاجون إلى الوصول إلى برنامج المحاسبة الخاص بك، يمكن أن يؤثر هذا على اختيارك، حيث أن بعض البرامج المحاسبية تحد من عدد المستخدمين دون رسوم إضافية.
استنتاج:
يعمل أفضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة عمومًا على أتمتة معظم الحسابات المالية الأساسية والإجراءات الإدارية، وبالتالي يتحكم أيضًا في إطار الإيرادات بحيث لا يُطلب من الشركات الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة الشؤون المالية لخبير خارجي.
مواضيع قد تهمك :
مراجع
1. <<لماذا تحتاج الشركات إلى برامج محاسبة ؟>>، ITWeb
2. << المحاسبة الإدارية >>، businessnewsdaily
لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
إضافة تعليق جديد