كيفية عمل برنامج محاسبي متكامل

أصبحت الحاجة إلى عمل برنامج محاسبي متكامل واضحة بشكل خاص مع نمو حجم المؤسسات والشركات، وفيما قد تتمكن الشركات الصغيرة من تتبع نفقاتها في جدول بيانات، ستحتاج المؤسسة الأكبر حجمًا إلى برنامج يمكنه تجميع المعلومات حول الشؤون المالية والأصول الخاصة بالعديد من الفروع، وفي هذا الصدد، يحل برنامج المحاسبة المصمم جيدًا العديد من التحديات التنظيمية، فكيف يمكن تطوير وعمل برنامج محاسبي فعال وناجح؟ هذا ما سنتعرف على جوابه في باقي المقال.

مفهوم برنامج محاسبي

برنامج المحاسبة هو أداة من ضمن الحلول المحاسبية الحديثة، والتي تسمح لك بفهم تدفق الأموال في عملك وتحليل وضعه المالي، كما يمكنك استخدام برنامج محاسبي من ضمن برامج محاسبة فعالة ومتكاملة لتطوير البرمجيات المالية لإدارة المعاملات المالية الخاص بشركتك، وتطوير التقارير، ورعاية العملاء وتأمين جهات اتصال البائعين، وتتبع أوامر الشراء، ومستويات المخزون من خلال برنامج حسابات ومخازن، وفواتير العملاء، والحسابات المدارة الأخرى.

يعد برنامج حسابات شامل أمرًا ضروريًا لرواد الأعمال الذين يرغبون في توجيه أعمالهم نحو النجاح، ولا ينبغي أن يكون قادرًا فقط على تقديم ملخص سريع أو عرض تفصيلي للأرباح والخسائر، إلى جانب معاملاتك المالية الأخرى؛ وينبغي أيضًا أن يبقيك مستوفيًا للمتطلبات القانونية للمنطقة أو البلد المحدد الذي تعمل فيه أعمالك.

مزايا إنشاء برنامج محاسبي متكامل

تفوق مزايا برنامج محاسبي قوي بكثير الصعوبات التي تواجه إنشاءها في البدء، حيث تجد أن برامج محاسبية قادرة على تسجيل وتصنيف المعاملات المالية، كما يمكن أن تساعدك في دفع الفواتير وإرسال فواتير العملاء، وإدارة كشوف المرتبات وتشغيل التقارير القياسية مباشرة في النظام الأساسي، بالإضافة إلى الفوائد التالية

1. عملية استرجاع معلومات أسهل

بما أن مصدر جميع المعلومات المالية هو جزء من المحاسبة الشاملة، فمن خلال استخدام برنامج محاسبي، يمكن للمرء بسهولة ربط أي بيانات قادمة، لذا، فإن تطوير برامج المحاسبة عبر الإنترنت، مثل برنامج محاسبة مقاولات سيساعد في منع المواقف التي لا تتمكن فيها الشركة من العثور على المعلومات الضرورية، وعلاوة على ذلك، يمكن بسهولة التخلص من الحاجة إلى الأساليب الورقية التقليدية.

2. سهولة إنشاء التقارير المالية

يحتوي أي برنامج محاسبي فعال على تقارير مدمجة يتم تحديثها تلقائيًا، وبنقرة زر واحدة، يمكنك من خلال برنامج محاسبة للمحلات تنزيل بيان الربح والخسارة (أو بيان الدخل)، والميزانية العمومية، وبيان التدفق النقدي، مع عرض الرؤى الرئيسية مثل الدخل والنفقات للشهر أو ربع السنة أو السنة، وإذا كانت لديك احتياجات أكثر تحديدًا لإعداد التقارير، فيمكنك عادةً تخصيص التقارير عن طريق تصفية البيانات أو إضافة تفاصيل إضافية وحفظ هذه التقارير لتشغيلها مرة أخرى في المستقبل.

3. يقلل من أخطاء المخزون

يمكن أن يتضمن برنامج محاسبي أيضا أدوات أساسية لإدارة المخزون يتم تحديثها تلقائيًا لإظهار رقم كل منتج لديك، وما تم بيعه، ومتى تحتاج إلى إعادة التخزين، يعد أفضل برنامج محاسبي طريقة سهلة للحصول على معلومات دقيقة وفي الوقت الفعلي عن مستويات مخزونك بدلاً من الاعتماد على إدخال البيانات يدويًا المعرض للأخطاء.

4. الشفافية المالية الكاملة

يعتبر أهم ما يميز برنامج محاسبي جيد هو أنه يمنع الأخطاء البشرية المكلفة والمتكررة، لأن حساب مبالغ غير دقيقة أو الفشل في الإبلاغ عن البيانات في الوقت المناسب يمكن أن يؤدي بسهولة إلى أزمة عمل، وهنا تكون الحسابات الآلية مفيدة للغاية.

5. تحسين العلاقات مع العملاء

تعمل معظم أنظمة المحاسبة في الوقت الحاضر (بغض النظر عن وظائفها الرئيسية) حول إعداد الفواتير والفواتير الفعالة، وتمنع جميع أنواع التأخير وسوء الفهم، كما أن أفضل برامج محاسبية للشركات سهلة التخصيص نيابة عن الشركة، وبالتالي تجعل أداء الشركة يبدو أكثر احترافية ومصداقية، مما يضمن علاقة جيدة وصادقة مع العملاء.

كيف يعمل برنامج المحاسبة؟

يتم تصميم برنامج محاسبي عادة لتوفير وسيلة للأفراد والمؤسسات لتتبع المعلومات ذات الصلة، وغالبا ما يتضمن تداول الأموال والممتلكات والأسهم والبيانات المالية ذات الصلة أيضًا، كما يقوم برنامج المحاسبة مثل برنامج نقاط البيع على بإدارة وتسجيل المعاملات المالية اليومية للمؤسسة، بما في ذلك إدارة الأصول الثابتة، وإدارة النفقات، وإدارة الإيرادات، والحسابات المدينة، والحسابات الدائنة، ومحاسبة دفتر الأستاذ الفرعي، وإعداد التقارير والتحليلات.

يعمل برنامج محاسبي شامل على دمج البيانات المالية في نظام واحد ويمكّن فريق الشؤون المالية من أتمتة وإكمال العمليات الموجهة نحو التمويل بشكل أسرع وأكثر دقة، وتتم جميع العمليات التي تستغرق وقتًا طويلاً، مثل عرض أسعار لأمر الشراء وتسوية الفاتورة إلى الدفع، من خلال برنامج مبيعات فعال بدلاً من سلسلة من المهام اليدوية الفردية - مرة أخرى تتم بشكل أسرع وأكثر دقة.

خطوات عمل برنامج محاسبي

يستغرق إنشاء برنامج محاسبي يعمل بشكل جيد للعميل وقتًا طويلاً، حيث تحدد احتياجات العميل والميزات المطلوبة مدة أي عملية تطوير برمجية، وعادةً ما يحدد المطورون المراحل التالية عند تطوير افضل برنامج محاسبة:

1. البحث وتحديد التكلفة

يجب أن تقوم بداية بتحديد التكلفة العامة لتطوير برنامج محاسبي قبل التعاقد مع فريق التطوير، حيث يمكنك الاتصال بشركة تطوير (على سبيل مثال: مؤسسة فكرة للبرمجيات) تتمتع بالخبرة ذات الصلة للحصول على ميزانية تقديرية لتطوير برامج المحاسبة المخصصة لديك.

تحتاج أيضا لتطوير برنامج محاسبي خاص بك إلى عمل دراسة شاملة لمعالجة المشكلات والصعوبات التي تواجهها شركتك، وفي هذه المرحلة، تحتاج إلى تزويد شركة تطوير برامج المحاسبة بشرح مفصل لأهدافك وأولوياتك.

2. البرنامج المناسب

يجب أن تعرف كيفية اختيار برنامج محاسبي مناسب لشركتك، حيث أن هناك الكثير من الخيارات للنظر فيها، علما أنه تمت نوعان من برامج محاسبة للشركات للاختيار من بينها: المحاسبة السحابية وبرامج سطح المكتب، حيث يتيح لك أفضل برنامج محاسبة سحابية العمل من أي مكان كنت فيه، بينما تبقيك برامج سطح المكتب بشكل عام مرتبطًا بالكمبيوتر أو الجهاز الوحيد الذي قمت بتنزيل البرنامج عليه.

3. دقة في التصميم والاختبار

بعد عملية البحث واختيار برنامج محاسبي مناسب سيقوم فريق التطوير بإنشاء إطار عمل يتضمن الوظائف الأساسية لعمل برنامج محاسبي، والتأكد من أن جميع الأجزاء تعمل مع بعضها البعض، ومن هناك، سيضيفون ميزات إضافية ويحسنون واجهة المستخدم، وطوال عملية التطوير، يقوم المطورون باختبار كل ميزة للتأكد من أنها تعمل بشكل صحيح، وفي المرحلة النهائية، سيقومون بتشغيل سيناريوهات تختبر قدرة البرنامج في ظل ظروف واقعية.

4. التنفيذ والدعم

عندما يحين وقت تسليم برنامجي محاسبي بعد تصميمه واختباره إلى العميل، سيقوم فريق التطوير بتثبيته على شبكة العميل، ليتولى المطور بعد ذلك دورًا داعمًا، حيث يتعامل مع أي مشكلات غير متوقعة أو يضيف ميزات حسب احتياجات تغيير الأعمال.

استنتاج:

يعد برنامج المحاسبة الجيد أمرًا ضروريًا لرواد الأعمال الذين يرغبون في توجيه أعمالهم نحو النجاح، ولا ينبغي أن يكون قادرًا فقط على تقديم ملخص سريع أو عرض تفصيلي للأرباح والخسائر، إلى جانب معاملاتك المالية الأخرى؛ وبصرف النظر عن معالجة الجوانب القانونية المتطورة، يجب أن يتيح لك اختيارك لأفضل برنامج محاسبة أتمتة المهام المحاسبية كثيفة العمالة، وتسريع إعداد الضرائب، وتقليل مخاطر الأخطاء البشرية في مكان العمل.