هل تفكر في طريقة تطوير إدارة المبيعات لدى مؤسستك بعيدًا عن الطرق التقليدية والقديمة؟ هل ترغب في تطوير أداء موظفي المبيعات، واستغلال قدراتهم البيعية، وتقليل الوقت المستهلك في تنفيذ الأعمال المتعلقة بالمستندات؟ أنت تحتاج إلى برنامج مبيعات احترافي يضم مجموعة من الأنظمة والأدوات التي تساعدك على  تحقيق كل ذلك بسرعة وأمان.

في هذا المقال، سوف نتعرف على ما هو برنامج المبيعات، وماهي المزايا التي يمكن أن يقدمها للأنشطة التجارية لتعزيز الأرباح وإدارة العملاء بكفاءة، وكيف سيؤثر ذلك على الأداء الوظيفي والإداري لقسم المبيعات بشكل خاص وللشركة بشكل عام.

ما هو برنامج المبيعات؟

من خلال الاعتماد على برنامج مبيعات ستتمكن من التعرف على مجموعة من الأدوات التي تساعد في تنظيم عمل فريق المبيعات وتسجيل بيانات العملاء والاحتفاظ بها بسجل قاعدة البيانات للرجوع إليها واستخدامها بأي وقت ومراجعتها.

هذا بالإضافة لتنظيم مهام سير العمل لموظفي قسم المبيعات وتتبع ما يقومون به من معاملات مختلفة وتتبع عمليات البيع ومعرفة النتائج الخاصة بكل عملية وإضافة نسبة المبيعات الخاصة بكل موظف على كل عملية بيع يقوم بها. هذا إلى جانب إمكانية تعيين العروض الخاصة والخصومات وتطبيقها إلكترونيًا على العملاء والربط مع نظام الفاتورة الإلكترونية بالإدارة المالية لمؤسستك.

مزايا استخدام برنامج مبيعات

تُقدم برامج المبيعات الرقمية مجموعة كبيرة من المزايا والمميزات للأنشطة التجارية والشركات. وفيما يلي أبرز هذه المزايا:

1. إنشاء قاعدة بيانات

من خلال استخدام برنامج مبيعات داخل شركتك ستتمكن من تسجيل كافة بيانات عملائك بقاعدة بيانات البرنامج بسهولة وحفظها بأمان، وذلك من خلال إنشاء ملف لكل عميل يحتوي على بيانات التواصل الخاصة به، وتاريخ بدء العمل مع الشركة، وتاريخ كل المعاملات البيعية التي تم تنفيذها، والمعاملات المؤجلة أو التي قيد التنفيذ؛ لسهولة الرجوع إليها بأي وقت.

هذا بالإَافة لإمكانية إضافة أي مستندات أخرى متعلقة بالعميل كالفواتير وطرق الدفع المُتبعة وإنشاء أي ملاحظات متعلقة بالعمل وإنشاء التنبيهات المختلفة لإرسال إشعارات بها.

2. التكامل والربط مع إدارة المخازن

لسهولة استيراد المنتجات أثناء إتمام العمليات البيعية، ستتمكن من خلال برنامج مبيعات احترافي من الربط مع نظام إدارة المخزون لديك لاستيراد المنتجات بسهولة من خلال الأكواد الخاصة بكل منتج، مما يسهل الإجراءات التي يتم تنفيذها وتتم بوقت أسرع من قبل لتوفير تجربة بيع سهلة للعميل.

3. إدارة الأقساط

يتم التعامل مع كل عميل في عملية السداد حسب الطريقة المُتفق عليها، ومن ضمن هذه الطرق الدفع بالأقساط الشهرية. ولسهولة تحديد تلك الطريقة والتعامل بها يوفر برنامج مبيعات الشركات نظام لتحديد نظام القسط الخاص بكل عميل والمبلغ المتفق على سداده شهريًا، ويقوم البرنامج بإرسال إشعارات عند اقتراب موعد كل سداد يتم إرساله للعميل عن طريق الرسائل النصية القصيرة أو عن طريق رسائل البريد الإلكتروني، مع الربط مع نظام الإدارة المالية المنوط به استلام تلك المبالغ وتسجيلها وإرسال الإيصالات الخاصة بالعميل عند السداد.

4. تحديث الأسعار تلقائيًا

مع تغيُر سوق العمل وارتفاع الأسعار تقوم بعض الشركات بتغيير أسعارها حسب السوق وحسب تغيير الأسعار من الموردين، وحتى لاتضطر للوقوع في خطأ التحديث اليدوي الذي قد يضر بعمليات البيع وقد لا يتم إشعار كافة موظفي المبيعات بتلك التغييرات ولا يتم تطبيقها بنفس الوقت، ولكن من خلال استخدام برنامج مبيعات لن تكون مضطرًا للقيام بكل تلك الخطوات، فبمجرد تحديث سعر المنتجات على الملف الرئيسي لها يتم تحديثها عل كل البرامج الأخرى المرتبطة ببعضها وإرسال إشعارات إلكترونية للموظفين لمعرفة تلك التحديثات وتطبيقها بسهولة.

5. إنشاء وتخصيص العروض والخصومات المختلفة

أحد أهم عوامل جذب العملاء وزيادة المبيعات والأرباح هي إنشاء العروض المختلفة التي تجذب العملاء، ومن خلال أدوات برنامج مبيعات احترافي ستتمكن من تخصيص العروض المختلفة وتحديد المنتجات التي ترغب بإنشاء العروض عليها، كما يمكنك تحديد إرسال تلك الخصومات لكافة العملاء أو لعملاء محددة، مع تطبيقها إلكترونيًا أثناء عملية الشراء والدفع وتسجيلها بالفواتير الإلكترونية بسهولة ودقة.

كيف تستفيد الشركات من استخدام برنامج مبيعات لتعزيز أرباحها؟

تحقق الشركات والأنشطة التجارية بمختلف أحجامها ومجال تخصصها العديد من الفوائد من استخدام والاعتماد على برنامج مبيعات يختص بإدارة علاقات العملاء. ومن أهم هذه الفوائد ما يلي:

1. إدارة فريق العمل

يساعد برنامج مبيعات الشركات في تحديد مواعيد عمل فريق العمل وتتبعها، وتعيين مهام سير العمل لكل موظف بفريق المبيعات وتحديثها عند الحاجة، وإنشاء التنبيهات وإرسالها إلكترونيًا للموظف لمعرفة التحديثات المطلوبة منه، بالإضافة لإمكانية تتبع المهام وما تم بها للتأكد من تنفيذها.

2. تحديد المشاكل وتحليلها

من خلال تتبع الإجراءات والمهام المتعلقة بكل عميل يمكنك تحديد المشاكل التي قد تطرأ على العمليات البيعية، سواء كانت مشكلات تتعلق بالأسعار أو بطريقة التفاوض أو مشكلة تتعلق بالمنتجات. كما أن البرنامج يقدم لك التقارير التحليلية لتلك المشاكل مما يساهم في الوصول للحلول الصحيحة لمعالجة تلك المشاكل وحلها بسرعة وسهولة بما يتناسب مع إرضاء العملاء وتحقيق الأهداف الخاصة بالعمل.

3. تقارير المبيعات

تعتمد إدارة فريق المبيعات على العديد من العوامل، كمعرفة المنتجات الأكثر مبيعًا والمنتجات الراكدة وتتبع المرتجعات ومعرفة الأسباب التي تؤدي لارتجاعها ومعرفة الأوقات التي يزيد فيها البيع كمواسم الأعياد على سبيل المثال. كل تلك العوامل كي يتم الوقوف على أسبابها واتخاذ القرارات المناسبة لها وتصحيحها تحتاج لتقارير ذات دقة عالية في البيانات والنتائج، وهو مايوفره برنامج مبيعات للشركات المختلفة، فبإمكانك الحصول على تلك التقارير بأي وقت وبسهولة.

هذا بالإضافة لتقارير موظفي المبيعات لمعرفة الأداء الخاص بكل موظف لتقييم الأداء الشهري والسنوي والعمل على تطوير القدرات البيعية لكل منهم.

4. قارئ باركود

من خلال استخدام برنامج مبيعات بمحلات التجزئة والمحلات التجارية مختلفة المجالات ستتمكن من تفعيل جهاز قارئ الباركود وربطه مع الأكواد الخاصة بمنتجاتك، مما يسهل تسجيل العمليات البيعية وإصدار الفواتير بوقت قصير مما يقدم بالمقابل تجربة تسوق سهلة للعملاء.

5. إدارة عمولات فريق المبيعات

من خلال أداة إدارة العمولات ببرنامج مبيعات الشركات ومحلات التجزئة والمحال التجارية يمكنك تعيين العمولة الخاصة بكل موظف بفريق المبيعات لديك وربطها إلكترونيًا بحساباتهم لإضافتها بشكل تلقائي بأخر كل شهر عند إصدار الرواتب الخاصة بهم.

6. تحديد الأهداف وتتبعها

تعتمد الإدارة الناجحة لأي فريق مبيعات على وضع أهداف واضحة لكل فترة زمنية وتتبعها لقياسها ومعرفة هل تم تحقيقها أم لا وهل هناك أي معوقات تحول دون تحقيقها، كل هذا يمكن تعيينه بسهولة من خلال واجهة استخدام برنامج مبيعات احترافي، حيث يمكنك تحديد الأهداف الخاصة بإدارة المبيعات وتتبعها ومراجعتها لحظيًا لتحديد حالتها وما إذا كانت تحتاج إلى تعديل أو تطوير للعمل على تحقيقها بكفاءة ونجاح.

في النهاية، يمكننا القول أن امتلاك أي مؤسسة أو شركة لبرنامج مبيعات هو أمر بالغ الأهمية؛ لما يمتلكه من مزايا كثيرة تساعد في تنظيم العمل وتقليل الوقت والجهد والتكلفة عن اللجوء للطرق التقليدية. هذا بالإضافة لتأثيره على التواصل مع العملاء وإدارة الإجراءات المتعلقة بهم بسهولة ودقة وكفاءة مما يعمل على تعزيز الأرباح.

كما أن اعتمادك على اختيار برنامج مبيعات يجب أن يستند على احتياجات عملك والتأكد من كون البرنامج يدعم التحديثات التي تطرأ باستمرار وتواجد خدمة ما بعد البيع والدعم الفني لحل أي مشاكل قد تطرأ على البرنامج أثناء الاستخدام وتوفير ميزة تدريب الموظفين على استخدام البرنامج.