يواجه الكثير من أصحاب الشركات تحديات كثيرة في إدارة الأعطال المتعلقة بالأصول، ومنها على سبيل المثال فوضى البلاغات، تراكم الأعطال، وإهمال مواعيد الصيانة الدورية. وهو ما يؤثر سلباً على الإنتاجية، وزيادة التكاليف، ويقلل من العمر الإفتراضي للأصول.
ولكن تخيل إذا كنت تستطيع الاعتماد على نظام متكامل يعمل بسلاسة، حيث يتم الإبلاغ عن الأعطال فوراً، وتُجدول الصيانة بفعالية، وتُحل المشاكل بكفاءة. كافة تلك المهام وغيرها الكثير أصبح من السهل تحقيقه، وذلك من خلال الاعتماد على أنظمة إدارة الأعطال والصيانة المتكامل CMMS.
وفي هذا المقال، سنتعرف خطوة بخطوة على كيفية بناء نظاماً متكاملاً لإدارة البلاغات والأعطال والصيانة، بالإضافة إلى تحليل البيانات التي تساهم في اتخاذ القرارات الدقيقة بكفاءة وفعالية، وذلك من خلال نظام DocSuite Maintenance.
لماذا تحتاج الشركات إلى نظام متكامل لإدارة الأعطال والصيانة CMMS؟
قبل التعرف على خطوات بناء نظام خاص بـ إدارة الأعطال، يجب أولاً التعرف على أهمية تطبيق مثل تلك الأنظمة. وتتمثل تلك الأهمية في التالي:
- خفض التكاليف التشغيلية: عدم الاهتمام بمواعيد الصيانة الدورية للأصول وتتبعها، يؤدي إلى حدوث الأعطال المفاجئة مما يكلف الشركات الكثير من الأموال. ولكن من خلال الاعتماد على نظام مثل DocSuite Maintenance ستتمكن من تحديد المشاكل مبكراً، وتجنب الأعطال الكبرى. نتيجة القيام بأعمال الصيانة الوقائية، وهو ما يساهم في خفض التكاليف التشغيلية المتعلقة بأعمال الصيانة.
- تحسين الإنتاجية: إدارة بلاغات الأعطال من خلال نظام CMMS، يساهم في الحد من الأعطال المفاجئة، وتعزيز عمليات الصيانة الدورية. وهو ما يساهم في تحسين كفاءة العمليات التشغيلية والإنتاجية بشكل أكثر فعالية.
- تعزيز رضا العملاء: في عدد من الصناعات، تؤثر الأعطال بشكل مباشر على جودة الخدمات المقدمة للعملاء. ولكن من خلال نظام إدارة الأعطال المتكامل، ستضمن استمرارية العمليات التشغيلية وتقديم نفس الجودة لضمان رضا العملاء.
- زيادة العمر الافتراضي للأصول: الصيانة الوقائية والدورية تضمن عمل المعدات بكفاءة، وتساهم في تحسين إدارة دورة حياة الأصول. مما يؤخر الحاجة إلى استبدالها ويحمي استثماراتك.
- قرارات أكثر كفاءة: أنظمة إدارة الأعطال CMMS مثل نظام DocSuite Maintenance، تحتوي على أدوات تعمل على جمع وتحليل كافة البيانات المتعلقة بإدارة الأصول. وهو ما يوفر رؤى قيمة حول أداء الأصول وتكاليف الصيانة، ويساعد في اتخاذ القرارات الاستراتيجية الهامة.
كيف تبني نظاماً متكاملاً لإدارة البلاغات والأعطال والصيانة؟
-
تقييم الوضع الحالي وتحديد الأهداف
أول خطوة في بناء نظام خاص بـ إدارة الأعطال والصيانة، هي تقييم الوضع الحالي للأصول وما الهدف المراد تحقيقه من نظام CMMS.
- جرد الأصول: ابدأ بحصر الأصول سوءا كانت معدات، آلات، مباني، أجهزة إلكترونية، وغيرها. قُم بتسجيل المعلومات الأساسية لكل منهم (النوع، الموديل، الرقم التسلسلي، الموقع، تاريخ الشراء).
- تحليل العمليات الحالية: حدد كيف تُدار عمليات الصيانة في الوقت الحالي؟ ما هي التحديات؟ ما هي نقاط الضعف؟ المستندات المتعلقة بإدارة الأعطال، وإدارة بلاغات الأعطال والصيانة.
- تحديد الأهداف: ما هو الهدف من استخدام النظام؟ على سبيل المثال، هل هو تقليل وقت التوقف عن العمل أثناء الأعطال والصيانة؟ خفض تكاليف الصيانة؟ تعزيز إدارة دورة حياة الأصول؟ أم تحسين وقت الاستجابة لبلاغات الأعطال؟. ولا تنسى أن تكون أهدافك قابلة للقياس للتأكد من فعالية النظام المستخدم.
-
اختيار النظام المناسب
- تحديد الميزانية: أنظمة CMMS لإدارة الأعطال تختلف أسعارها باختلاف ما تحتويه من مزايا، لذا تأكد أولاً من تحديد الميزانية المتاحة.
- حدد احتياجاتك: بناءً على خطوة تقييم الأصول، ابدأ بوضع المزايا الأساسية التي ترغب في استخدامها. على سبيل المثال، هل ترغب في تكامل النظام مع الأنظمة الأخرى؟.
- البحث والتدقيق: ابحث عن أنظمة CMMS المتاحة، وقُم بمراجعة ما تقدمه من مزايا وقُم بمقارنتها. ومراجعة أراء المستخدمين للنظام. كما يمكنك طلب عروض توضيحية والنسخ تجريبية قبل عملية الشراء الفعلي. كما هو الحال مع نظام DocSuite Maintenance.
-
إنشاء قاعدة بيانات الأصول
بعد اختيار نظام إدارة الأعطال، ابدأ بإنشاء قاعدة بيانات الأصول لديك.
- إدخال البيانات: قُم بإدخال بيانات الأصول التي تم جمعها في الخطوة الأولى. وتعيين ملف خاص بكل أصل يحتوي على كافة المعلومات المتاحة عنه.
- تحديد قطع الغيار والمخزون: أدخل تفاصيل المخزون المتاحة لديك من قطع الغيار المستخدمة لمل أصل، وعدد الأصول المستخدمة والغير مستخدمة.
- إنشاء التنبيهات: نظام مثل DocSuite Maintenance، يتيح لك إنشاء تنبيهات عند قرب نفاذ أي من مخزون قطع الغيار المتاحة. وهو ما يضمن توافر المخزون بشكل دائم، وضمان عدم توقف العمل.
-
تصميم عمليات إدارة البلاغات والأعطال
- قنوات اتصال متعددة: توفير منصة ذات قنوات اتصال متعددة، تسهم في تسجيل بيانات الأعطال فور حدوثها وإنشاء تنبيهات به.
- تصنيف الاعطال: من خلال DocSuite Maintenance يمكن تصنيف الأعطال من حيث كونها (عالية، متوسطة، منخفضة) وذلك بناءً على تأثيرها على العمليات المختلفة.
- تحديد المسؤوليات: تعيين مهام كل من المسؤول عن تلقي البلاغات، والمسؤول عن إرسال فريق الصيانة، والمسؤول عن مراقبة ما تم من صيانات.
- أوقات الاستجابة: تحديد أقصى وقت للاستجابة وإصلاح الأعطال، لتفادي أي تأخير من شأنه التأثير على العمليات الإنتاجية.
- نظام التتبع: من خلال واجهة النظام، يمكن بسهولة تتبع حالة الأعطال من وقت الإبلاغ وحتى إصلاحه بالكامل. وهو ما يعزز الشفافية ويساهم في تحليل المخاطر المستقبلية.
-
جدولة الصيانة
- الصيانة الوقائية: وذلك من خلال تحديد جدول زمني لأعمال الصيانة الدورية، يشمل فحص المعدات من حيث قطع الغيار المستخدمة، ضرورة استبدال الأجهزة المستهلكة، وغيرها من مهام الصيانة الدورية.
- الصيانة التنبؤية: تعتمد الصيانة التنبؤية في إدارة الأصول والتي من المتوقع حدوثها، وذلك بناءًا على البيانات الحية من المستشعرات وأجهزة المراقبة. والتي تعمل على تدفق البيانات وتحليلها، ومن ثم توفر رؤى واضحة عن أي أعطال وشيكة الحدوث. وهو ما يساهم في تنفيذ عمليات الصيانة التنبؤية قبل حدوث الخطر، وتفادي توقف العمل.
-
تدريب الموظفين
يجب تدريب كافة المستخدمين من (فنيين، المديرين، مقدمي البلاغات) على كيفية استخدام نظام إدارة الأعطال CMMS. كي يتمكنوا من التالي:
- إنشاء بلاغات الأعطال.
- إدارة أوامر العمل.
- تسجيل تفاصيل الصيانة وتتبعها.
- الوصول إلى التقارير المختلفة.
كما يمكنك إنشاء أدلة إرشادية، تستخدم كمرجع للموظفين أثناء استخدام النظام.
-
المراقبة والتحليل
- مراقبة الأداء: راقب مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، للتأكد من تحقيق الأهداف المحددة.
- تحليل البيانات: نظام مثل DocSuite Maintenance، يحتوى على أدوات تحليلية دقيقة. تساهم في توفير رؤى شاملة عن مصادر الأعطال المتكررة، أنماط الأعطال، فرص التحسين.
- مراجعة خطط الصيانة الوقائية: بناءً على ما يوفره نظام إدارة الأعطال CMMS من بيانات، ستتمكن من التحكم في جداول الصيانة الوقائية ومهامها لتكون أكثر كفاءة وفعالية.
- إصدار التقارير: توفر أنظمة CMMS تقارير عن حالة كافة الأصول، وهو ما يساهم في اتخاذ القرارات المتعلقة بمراجعة الأداء، واكتشاف التحديات، وتحديد الخطوات التالية.
ختاماً:
بناء نظام متكامل للتحكم في إدارة بلاغات الأعطال والصيانة، يُعد من أهم الاستثمارات التي لا غنى عنها لأي شركة. وذلك لضمان كفاءة واستمرارية الأصول، والانتقال من النظام التقليدي الورقي إلى نظام ذكي مثل CMMS والذي يمنحك رؤية أوضح وتحكم أكبر في الأصول، وتحسين عمليات الصيانة، والعمل على تقليل الأعطال بشكل كبير، وخفض التكاليف، وتحسين جودة الخدمات والعمليات التشغيلية.
لذا إذا كنت تبحث عن نظام يساهم في تحقيق كل تلك المزايا، يمكنك الاعتماد على DocSuite Maintenance والبدء في إدارة الأعطال بذكاء وفعالية أكبر.
برنامج حسابات ومخازن
برنامج erp
أفضل نظام ERP
برنامج مطاعم
برنامج عقارات
إضافة تعليق جديد