تتعرض الشركات التي لا تراقب عقودها بنظام مركزي يحمي عقودها لمخاطر غير ضرورية، وتكاليف متزايدة، ولمنع هذه التكاليف المتكبدة بالإضافة إلى التكاليف المرتبطة بعدم الامتثال، يجب على الشركات تقييم استخدام نظام إدارة العقود الآلي لمساعدتها على إدارة العقود ووثائق العقد عبر المؤسسة، وذلك باستخدام نظام إدارة المستندات، كيف ذلك؟ تابع المقال.
تعريف إدارة العقود
إدارة العقود هي عملية تفاوض على العقود وصياغتها وتنفيذها وإدارتها، ويشمل ذلك إنشاء سجلات دقيقة لجميع الاتصالات والمراسلات مع الأطراف المتعاقدة والاحتفاظ بها، كما تتضمن إدارة العقود أيضًا مراقبة الامتثال لشروط العقد وتتبع أي تغييرات أو تعديلات يلزم إجراؤها، وتساعد منصة إدارة العقود الشركات على وجه التحديد على إدارة عملياتها بكفاءة وفعالية.
الفرق بين إدارة العقود وإدارة المستندات
تمت العديد من أوجه التشابه بين أنظمة إدارة العقود وأنظمة إدارة المستندات، ومع ذلك، هناك اختلافات جوهرية بين الاثنين، مما يعني أنها ليست حلول برمجية قابلة للتبديل، فكل نظام قائم بذاته ولاغنى عليه، وتتمثل هذه الاختلافات فيما يلي:
إدارة العقود هي عملية التفاوض وصياغة وتنفيذ وإدارة العقود، ويشمل ذلك إنشاء والاحتفاظ بسجلات دقيقة لجميع الاتصالات والمراسلات مع الأطراف المتعاقدة، ويتضمن أيضًا مراقبة الامتثال لشروط العقد وتتبع أي تغييرات أو تعديلات يجب إجراؤها، أما من ناحية أخرى.
أما إدارة المستندات فهي ببساطة عملية تنظيم وتخزين المستندات، حيث يمكن أن يشمل ذلك المستندات الممسوحة ضوئيًا أو الملفات الإلكترونية أو حتى الأوراق المادية.
وبالرغم من الاخنلاف في وظيفة كل من إدارة العقود وإدارة المستندات، إلا أنه يمكن لأنظمة إدارة العقود وإدارة المستندات العمل معًا لتحسين الكفاءة العامة للأعمال، على سبيل المثال يمكن أن يساعد نظام إدارة المحتوى (CMS) في أتمتة عملية إنشاء العقد، في حين يمكن لنظام إدارة الوجهات (DMS) المساعدة في تخزين المستندات وتتبعها، وهذا سيسمح للشركات بالعثور على المعلومات بسرعة وسهولة، كما سيساعد أيضًا في تحسين وضع الامتثال.
أهمية إدارة العقود باستخدام إدارة المستندات
تعد إدارة العقود من خلال الاعتماد على الورق أو البريد الإلكتروني أو الحل الرقمي الجزئي مضيعة للوقت ومرهقة، فالعقود مهمة للغاية بحيث لا يمكن تخزينها على ورق قد يضيع أو يخطئ، وبالإضافة إلى ذلك، يؤدي إرسالها ذهابًا وإيابًا للمراجعة والتوقيع بالبريد العادي إلى إبطاء العملية وإدخال احتمال حدوث خطأ بشري.
يوفر تنفيذ إدارة المستندات حلاً شاملاً يعمل على أتمتة سير عمل العقد، بحيث يمكن لأصحاب المصلحة رؤية التقدم المحرز في العقد من المراجعة الأولى إلى الاكتمال، ويزيل خطوات العملية غير الضرورية لتوفير الوقت والجهد.
كيفية التحكم في إدارة العقود باستخدام إدارة المستندات
باستخدام حل إدارة المستندات في إدارة العقود الخاصة بعملك، ستتمكن من التحكم في مجموعة من العمليات الخاصة والتي لابد منها في سير عمل إدارة العقود، ومنها:
- سيتم تخزين جميع العقود في نظام مركزي واحد.
- يمكنك الوصول بسهولة إلى جميع العقود ومسوداتها وإدارتها،
- تسمح مكتبة القوالب بإعداد العقود بسهولة.
- لديك ضمان بأن الأجزاء النهائية من العقد لن تتغير في مرحلة لاحقة.
- عملية الاتفاق على العقود أسرع بكثير بفضل المهام المعينة إلكترونيًا.
- يمكن تعديل عملية الاتفاق على العقود وفقًا لإجراءات الشركة الداخلية.
سيكون لديك أيضًا سيطرة كاملة على:
- التعرف على الوضع الحالي للعقد (الإعداد والتداول والتوقيع والإرسال والتوقيع من قبل جميع الأطراف وغير صالح، وما إلى ذلك) بالإضافة إلى الأطراف المسؤولة المعنية
- تلقي رسائل حول الإجراءات التي تم تنفيذها مع المستندات الخاصة بك؛ والحصول على تذكيرات حول الإجراءات التي يجب اتخاذها (تمديد العقد ، وما إلى ذلك).
- العثور على العقد المطلوب أو أي معلومات ذات صلة على الفور.
- الحماية من الحذف أو فقدان العقود.
- مراجعة العقود والموافقة عليها مباشرة من تطبيق الهاتف المحمول.
- التخلص من الأعمال ذات القيمة المضافة المنخفضة، حيث يقوم نظام الذكي بالعديد من المهام تلقائيًا مثل ملء بطاقة المستند أو نقل مستند أو إرسال تذكيرات.
- ضمان إدارة العقود وفقًا لإجراءات الشركة الداخلية والمتطلبات القانونية الوطنية.
أهمية إدارة العقود المركزية
لن يؤدي حل إدارة المستندات والعقد المركزي إلى توفير النفقات غير الضرورية فحسب في إدارة العقود؛ بل هناك العديد من الفوائد الأخرى بما في ذلك سجل التدقيق، والمستودع المركزي، والتنبيه الآلي، وأتمتة سير العمل، وسجل الإصدار، والتحم في الأمان، وقابلية توسيع العملية.
تعتبر هذه المركزية ضرورية بشكل خاص لإدارة عقود البائعين الخارجيين والتي يمكن أن توجد عبر مؤسسة في مجموعة متنوعة من الأقسام، كما أن وجود صورة واحدة وواضحة لدورة حياة العقد الكاملة سيوفر للمؤسسة صداعًا لا يصدق (وربما مكلفًا!).
مزايا حل إدارة العقود المركزية باستخدام إدارة المستندات
يقدم حل استخدام إدارة المستندات في إدارة العقود، فوائد واضحة وعائد استثمار قريب جدًا، إضافة إلى المزايا التالية:
سجل المراجعة:
تتيح إدارة العقود باستخدام إدارة المستندات، التخلص من الجهد المستحيل لتحديد من قام بإجراء تغييرات على اتفاقية، وذلك من خلال تتبع دورة حياة العقد بالكامل داخل نظام مركزي.
المستودع المركزي:
يمكنك تجاوز سجل التدقيق لتزويد الموظفين بموقع بسيط ومركزي لإدارة العقود، قابل للبحث لجميع اتفاقيات الموردين والمستندات الداعمة.
التنبيه الآلي:
يمكنك استخدام ميزة التنبيه الآلي في إدارة العقود للإخطار بشأن معلومات شروط العقد.
أتمتة سير العمل:
قد يكون لبعض العقود سير عمل محدد وعملية موافقة تتضمن عدة أقسام، حيث يتم من خلالها تتبع نظام إدارة العقود مع أتمتة سير العمل الموافقة من مختلف الإدارات.
محفوظات الإصدارات:
يتيح سير عمل آلي في إدارة العقود إظهار محفوظات الإصدارت الجديدة وتتبعها.
التحكم في الأمان:
لا يمكن التحكم في العقود والمستندات الحساسة إذا تم توجيهها عبر البريد الإلكتروني، وبالتالي يمكّنك امتلاك كل شيء في حل مركزي في إدارة العقود، يتيح لك تحديد من يمكنه عرض العقود والمستندات المحددة.
قابلية توسيع العملية:
يؤدي تغيير عملية غير مؤتمتة إلى ظهور مجموعة فريدة من تحديات الأعمال الخاصة بعملك، وبالتالي سيمكنك الحل المركزي في إدارة العقود من تحسين عمليتك بمرور الوقت، مع قابلية توسيعها بسهولة.
استنتاج:
يشكل كل من إدارة العقود وإدارة المستندات، ثنائي آلي مهم جدا في تطوير الأعمال، حيث يسمح لك كلا النظامين بالوصول إلى البيانات وتخزينها بطرق مختلفة، فنظام إدارة المستندات يقوم بتخزين البيانات في مجلدات ومجلدات فرعية، مما يسهل العثور على ما تبحث عنه، فيما يقوم نظام إدارة العقود بتخزين البيانات في قاعدة بيانات إلكترونية، يمكن البحث فيها عن طريق الكلمات الرئيسية أو العبارات.
إضافة تعليق جديد