تشهد الاستثمارات في أنظمة إدارة المستندات المستندة إلى السحابة بين الشركات نموا متزايدا، وذلك بدافع الحاجة إلى زيادة الكفاءة، حيث تدرك المؤسسات كيف تمهد مهام سير عمل المستندات المؤتمتة والرقمية الطريق لتحسين النتيجة النهائية لأعمالها، ولا يؤدي إنشاء المستندات الديناميكي الذي يسهل التحرير والتعاون في الوقت الفعلي إلى زيادة الإنتاجية فحسب، بل يعزز تجربة الموظف بشكل أفضل، بل وتمت مميزات أخرى لإدارة المستندات وخصوصا المستندة إلى السحابة، نتعرف عليها في مقالنا لليوم، تابع القراءة.
نظام إدارة المستندات السحابية
نظام إدارة المستندات هو برنامج يستخدم لتخزين المستندات ومشاركتها داخل الشركة، مما يخلق سهولة الوصول للعمليات، وتوفر عملية الأعمال هذه موقعًا مركزيًا لتخزين المستندات غير الورقية والملفات وروابط الويب والتقارير، وأنواع أخرى من الوسائط الغنية.
أهمية إدارة المستندات المستندة إلى السحابة
تعد إدارة المستندات المستندة إلى السحابة مفهومًا جذابًا لبعض قطاعات الصناعة، خاصة للشركات التي تبحث في قضايا مثل:
- تكاليف البنية التحتية
- رأس المال
- حماية
- التخزين المركزي والإدارة
- وصول المستخدم بما في ذلك الموظفين عن بعد
ومع ذلك، نظرًا لأنه لا يحتفظ كل برنامج شائع بوظائف سطح المكتب الكاملة في السحابة، فمن الجدير أيضًا التساؤل عن كيفية عمل فريقك في السحابة يوميًا، بالإضافة إلى ذلك، فإن حلول إدارة المستندات القائمة على فرضية ليست دائمًا ما تحتاجه كل شركة، كما يعد إدارة المستندات وتخزينها واسترجاعها وفهرستها وتوزيعها وتأمينها أمرًا معقدًا وقد يكلف المال، وقد لا تتمكن الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم من تحمل مثل هذه النفقات الكبيرة.
لحسن الحظ، يتفوق العديد من خيارات إدارة المستندات السحابية الصلبة على النهج القائم على فرضية من نواح كثيرة، لذلك، بغض النظر عن نظام إدارة المستندات المستندة إلى السحابة الذي تختاره، فإن الحل المستضاف على السحابة له مزايا كبيرة لعملك ومؤسستك.
أبرز مزايا إدارة المستندات المستندة إلى السحابة
باستخدام نظام إدارة المستندات المستند إلى السحابة، يمكن لفريقك الوصول إلى المستندات على الفور، من أي مكان ومن أي جهاز، ليس هذا فحسب بل تمت مزايا أخرى مهمة لإدارة المستندات المستندة إلى السحابة، نذكر منها:
1. زيادة التوفير في التكاليف
تعتبر الخوادم وأجهزة الكمبيوتر الجديدة ومساحة القرص مكلفة لأصحابها، في المقابل يستخدم نظام إدارة المستندات المستندة إلى السحابة، المعدات الحالية للمؤسسة مما يلغي الحاجة إلى خوادم عالية الطاقة أو بنى معقدة في الموقع، بالإضافة إلى ذلك، عادةً ما تكون الرسوم الشهرية لإدارة المستندات السحابية أقل بكثير من التكاليف المرتبطة بالحلول التقليدية القائمة على الفرضية، مثل ترقيات الخادم وترقيات نظام التشغيل وصيانة الخادم، والبنية التحتية للأمان وإمدادات الطاقة غير المنقطعة.
2. تمكين الانتشار السريع
تمنح إدارة المستندات المستندة إلى السحابة المؤسسات المرونة في التخصيص و / أو الترقية حسب الحاجة، على سبيل المثال ستتمكّن شركات السياحة دائمًا من الوصول إلى أحدث إصدار من نظام إدارة الوجهات السياحية نظرًا لإتاحة الترقيات والتحديثات تلقائيًا من نظام إدارةالمستندات السحابية.
3. تحسين إمكانية الوصول
البرمجيات السحابية متاحة في أي وقت وفي أي مكان، كل ما يحتاجه العميل هو جهاز يمكن الوصول إليه عبر الإنترنت لإدارة المستندات في كل مكان تقريبًا، تعد مشاركة المستندات والتعاون أسهل بكثير وأكثر دقة مع إدارة المستندات المستندة إلى السحابة.
أيضًا تسمح الحلول الأكثر تقدمًا بوضع علامات على البيانات الوصفية للمساعدة في تنظيم المستندات واستردادها بشكل أسرع، كما تمنع إجراءات تسجيل الوصول التحرير المتزامن مع السماح بوصول المجموعة إلى مستندات فردية، أيضًا، يمكن مشاركة إصدارات متعددة من المستندات وتاريخها والوصول إليها بسهولة عبر إدارة المستندات المستندة إلى السحابة.
4. إدارة الوثائق الرقمية
لقد ولت الأيام التي تحتاج فيها شركتك إلى تخزين جميع مستنداتها في خزائن الملفات، حيث سمحت الرقمنة البسيطة للوثائق القانونية للشركات بتقليل تكاليف التخزين، ولكن الآن مع نضوج التقنيات السحابية مثل Dropbox و Box.com، يمكن لبرامج إدارة الممارسات القانونية التي تتكامل مع هذه التقنيات أن تقلل من نفقات شركتك المرتبطة بالبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات .
5. استرجاع المستندات القانونية المبسطة
سيعمل نظام إدارة المستندات القانونية الفعال على تنظيم سجلاتك الرقمية حسب الأمور القانونية، يتيح ذلك الوصول الفوري إلى المستندات، مما يقلل الوقت والمال الذي يتم إنفاقه على استرداد المستندات القانونية، مع نظام إدارة المستندات القانونية القائمة على السحابة.
6. تأمين المستندات القانونية
أدت رقمنة المستندات القانونية إلى زيادة قدرة مكاتب المحاماة على تأمين مستنداتها القانونية، تسمح أنظمة إدارة المستندات القانونية في السحابة بتعيين أذونات محددة على المستندات، مع زيادة سهولة مشاركة المستندات بين المحامين، ومن خلال تمرير المستندات القانونية في السحابة، ستعمل شركتك أيضًا على تقليل فقد المستندات.
7. إدارة الوثائق القانونية كجزء من نظام إدارة الممارسة
لزيادة الفعالية والفوائد المرتبطة بنظام إدارة المستندات القانونية في السحابة، يصبح نظام إدارة المستندات القانونية كجزء من حل برنامج إدارة الممارسات القانونية الأكبر، ومن خلال دمج إدارة المستندات القانونية مع بقية نظام إدارة الممارسات القانونية، يمكنك إدارة جميع مستنداتك مباشرةً من لوحة المعلومات مع حفظ جميع المستندات بتنسيق يتوافق مع الفواتير والتقويم والمهام وسير العمل.
8. أمان عالي المستوى
قد يكون من الصعب على شركة صغيرة توفير نفس المستوى من حماية المستندات الذي يمكن أن يوفره نظام إدارة المستندات المستند إلى السحابة، حيث تستخدم أنظمة إدارة المستندات، على سبيل المثال، كلمات المرور وأذونات المجموعة للتحكم في الوصول إلى المستندات أثناء تدقيق جميع الأنشطة أيضًا.
9. أتمتة سير العمل
تم تصميم أنظمة إدارة المستندات المستندة للسحابة خصيصًا لتوجيه المستندات عبر المراحل المختلفة للمشروع أو المهمة بسلاسة، بمجرد تحديد سير العمل القابل للتكرار، يحدث تمرير الملفات بين الإدارات والموظفين تلقائيًا.
10. تحسين التعافي من الكوارث
يمكن للأنظمة التقليدية أن تجعل التعافي من الكوارث أكثر صعوبة، لا سيما للعمليات الكبيرة متعددة الأصول ومتعددة المواقع، و من ناحية أخرى، تتطلب الأنظمة الموجودة في أماكن العمل نسخًا احتياطيًا يدويًا وفترات زمنية منتظمة، بل ما هو أكثر من ذلك، يكاد يكون من المستحيل الوصول إلى هذه المعلومات في موقف مغلق أو بعيد تمامًا، وفي المقابل يمكن لنظام إدارة المستندات المستند الى السحابة أن يساعد المؤسسات في الوصول إلى معلوماتها من أي مكان وفي أي وقت - وبالتالي زيادة المرونة في مواجهة الأزمات.
استنتاج:
الجدير بالذكر أيضًا يسمح نظام إدارة المستندات للشركة بإنشاء طريقة تخزين وفهرسة محددة مسبقًا، بحيث لا تتضايق منها عند العمل على مستند، وبالتالي، فإن جميع الملفات التي تم إنشاؤها وتخزينها على النظام تستجيب لسلسلة كاملة من الوظائف مثل التصفية والفرز، بالإضافة إلى وظائف البحث البسيطة، وبهذا يمكن لنظام إدارة المستندات السحابية باعتباره نظام لتخزين البيانات وإدارة المعلومات على شبكة الإنترنت، يمكن أن يكون تطبيقًا يغير قواعد اللعبة للعديد من الشركات اليوم.
لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
التعليقات
12 Aug 2023 02:38 AM
كريم
شكرا على المعلومات
12 Aug 2023 02:40 AM
Sim
فعلا ميزات مهمة
إضافة تعليق جديد