تشير أتمتة المهام الإدارية إلى أتمتة المهام الروتينية باستخدام تكنولوجيا المعلومات، ففي السنوات الأخيرة، أتاحت التطورات في التكنولوجيا الرقمية تفويض المهام البسيطة التي كان يقوم بها البشر سابقًا إلى الأجهزة والروبوتات.
ولأسباب واضحة تتعلق بالحاجة إلى الإنتاجية وخفض التكاليف، أصبحت الأتمتة المهام الإدارية مكونًا رئيسيًا في إدارة الأعمال، حيث يمنح التحول الرقمي الذي أحدثته الإنترنت وشبكات الكمبيوتر والأشياء المتصلة والتقنيات الرقمية الأخرى نطاقاً أوسع لهذه الأتمتة.
ما هي الأتمتة؟
من الناحية الفنية، الأتمتة هي عملية أداء المهام بواسطة أجهزة الكمبيوتر وليس بواسطة شخص، ببساطة ، الأتمتة هي عندما تقوم ببرمجة جهاز كمبيوتر باستخدام أدوات التشغيل الآلي للقيام تلقائيًا بمهمة يقوم بها الإنسان عادةً، قد يشمل ذلك المهام المتكررة، مثل إدخال البيانات في قاعدة بيانات، والمهام التي تتطلب عمليات حسابية معقدة، وما إلى ذلك.
أهمية أتمتة المهام الإدارية
تعتبر مزايا أتمتة المهام الإدارية عديدة ومهمة، فبالإضافة إلى تقليل الأخطاء البشرية وتوفير الوقت وزيادة الإنتاجية وتحسين ظروف عمل المشغلين، فإن هذه الظاهرة تؤدي إلى إطفاء الاستثمارات وزيادة في أداء الشركة، أيضا تعد أتمتة المهام الإدارية بتخطيط أفضل، حيث يمكن للمدير أن يستخرج بسرعة تقارير مالية مفصلة وواضحة لمساعدة المديرين على إيجاد حلول مستنيرة لتحسين الإنتاج، وهذا يسهل أيضًا اتخاذ القرار بشأن الاستثمارات التي سيتم إجراؤها في المستقبل مع السماح للهيكل بالتنافس، من خلال أتمتة المهام الإدارية.
في أي الحالات يمكننا أتمتة المهام الإدارية؟
يمكن استخدام الأتمتة في جميع أنواع الأعمال لأداء مهام متكررة ومملة، مثل إدخال البيانات أو تجميع التقارير أو تتبع المخزون، كما يمكن استخدام أتمتة المهام الإدارية أيضًا في عمليات أكثر تعقيدًا، مثل تخطيط الموارد أو إدارة حملات التسويق.
ما هي فوائد أتمتة المهام الإدارية؟
توفر أتمتة المهام الإدارية العديد من المزايا للشركة، من حيث توفير الوقت وتحسين الاستجابة وتحسين الجودة وتوفير المال، وبالإضافة الى ذلك تتيح أتمتة المهام الإدارية ما يلي:
تبسيط العمل
لم يعد الموظفون مضطرين لإدارة المهام الإدارية بأنفسهم، والتي قد تكون في بعض الأحيان معقدة وتستغرق وقتًا طويلاً.
زيادة الإنتاجية
أتمتة المهام الإدارية هي أداة قوية يمكن أن تساعد الشركات على تحسين إنتاجيتها بشكل كبير، من خلال أتمتة مهام معينة، يمكن للشركات التركيز على المهام الأكثر أهمية التي تتطلب اهتمامًا خاصًا، بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تساعد الأتمتة الشركات في تقليل التأخير، مما يساعد على زيادة الإنتاجية.
تحسين الاتصال
تعد أتمتة المهام الإدارية طريقة رائعة لتحسين التواصل في الشركات، يمكن أن تساعد أدوات الأتمتة الشركات في إدارة رسائل البريد الإلكتروني والمواعيد والمكالمات الهاتفية، يمكنهم أيضًا مساعدة الشركات في تنظيم معلوماتهم وتخزينها مركزيًا، من خلال أتمتة عمليات الاتصال، يمكن للشركات ضمان تحديث المعلومات دائمًا واستخدام قنوات الاتصال بكفاءة، أخيرًا، يمكن لأدوات أتمتة المهام الادارية أيضًا مساعدة الشركات في إرسال رسائل بريد إلكتروني للمتابعة، وتشغيل حملات تسويقية، والتعامل مع الشكاوى.
خفض التكلفة
تعمل أتمتة المهام الإدارية على تقليل التكاليف الإدارية وتسمح بتطور الوظائف من حيث المهارات والمؤهلات. ولذلك فهي تتيح للشركة ربحية أفضل
تنفيذ أسرع
يمكن إنجاز المهام الإدارية بشكل أسرع باستخدام أتمتة المهام الإدارية، لتجنب التأخيرات التي يمكن أن تكون في في غير مصلحة الشركة.
تحسين تتبع البيانات
تعد أتمتة تتبع البيانات مفتاحًا لتحسين دقة البيانات وإنتاجية الفريق، من خلال أتمتة تتبع البيانات، يمكنك التأكد من أن البيانات يتم جمعها بشكل متسق وأن الفرق لديها أحدث البيانات في الوقت الفعلي، بالإضافة إلى ذلك، تعمل أتمتة تتبع البيانات على تحرير الفرق للتركيز على المهام الهامة الأخرى، مثل تحليل البيانات واتخاذ القرار.
استهلاك أقل للطاقة
يتيح تحسين الوقت وتبسيط الأدوات الإدارية، من خلال أتمتة المهام الإدارية، تقليل استهلاك الطاقة المتكبدة للمهام الإدارية.
شفافية محسنة للعملية وأمان محسن
بالنسبة للعديد من المستخدمين ، تلعب شفافية العملية المتزايدة الناتجة عن أتمتة المهام دورًا حاسمًا، تسمح العمليات الرقمية المؤتمتة بتوثيق كل خطوة من البداية إلى النهاية، بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استشارة ودراسة حالة كل مستند في أي وقت، يساهم الوصول المستند إلى الأدوار والتاريخ الكامل لكل معاملة في الشفافية والأمن.
ما هي المهام الإدارية التي يمكن أتمتتها؟
إذا كنت ترغب في تنمية عملك إلى أقصى إمكاناته وأتمتة مهامك الإدارية، فلا يمكنك الاستمرار في قضاء معظم وقتك في القيام بمهام إدارية بأساليب تقليدية، فأنت بحاجة إلى نظام موثوق به يدعم مهامك الأكثر تكرارًا واستهلاكًا للوقت، يجب ألا يكون سير العمل الإداري الخاص بك جزءًا من قائمة المراجعة الخاصة بك، بل يجب أن يكون آليًا.
فيما يلي قائمة بالمهام اليومية التي يجب تشغيلها تلقائيًا، من خلال أتمتة المهام الإدارية:
1. إدارة قاعدة بيانات العملاء
قد يكون من الصعب مواكبة إعداد العملاء وإدارة قواعد بيانات العملاء في الأعمال التجارية المتنامية. تعيين موظفين إضافيين هو حل غير فعال لهذه المشكلة، في الواقع، يؤدي ذلك فقط إلى زيادة النفقات غير المرغوب فيها ولا يمنع الأخطاء المطبعية التي يمكن أن تضر بعملك.
الحل الذي نفذته العديد من الشركات بالفعل هو حل معالجة المستندات الذكية (IDP) الذي يمنحها ميزة تنافسية، يمكن أن يوفر لك حل IDP عملية تسجيل رقمية للعملاء مؤتمتة بالكامل.
يتم استخدتم تقنية OCR و AI لاستخراج المعلومات تلقائيًا من وثائق الهوية، يمكن تحميل المعلومات المستخرجة على الفور إلى قاعدة بيانات العملاء الخاصة بك، بالإضافة إلى ذلك، يمكن للبرنامج اكتشاف محاولات الاحتيال عن طريق الإحالة المرجعية للبيانات مع القوائم السوداء أو قوائم الحسابات الاحتيالية.
2. إدارة مصروفات الشركة
من الأهمية بمكان أن يكون لدى أي منظمة نظرة عامة واضحة على نفقاتها. ومع ذلك، فإن القليل منهم يستمتع بعملية التدقيق والتحقق من الكثير من الأرقام على أساس يومي، ناهيك عن تأثير الخطأ البشري على عملك.
هناك حلول يمكن أن تقضي على هذه الأخطاء من خلال أتمتة مهام شركتك المالية، مما يوفر لك الوقت والمال، أهم خصائص هذه العمليات أنها يجب أن تكون آمنة ودقيقة وسريعة.
3. تصنيف وتسمية وفرز الوثائق
في أي عمل تجاري، من المحتمل أن تكون مستندات حفظ الملفات وفرزها وتصنيفها هي أكثر المهام شاقة وتكرارًا التي يتم إجراؤها يدويًا. يكره الموظفون قضاء ساعات لا حصر لها في المهام التي هم مؤهلون لها أكثر من اللازم، مما يخلق موظفين غير راضين ويمنع موظفيك من قضاء وقتهم في المهام الأساسية التي تحافظ على استمرار عملك.
لحسن الحظ، لم يعد من الضروري لعملك مواصلة هذه العملية يدويًا، بفضل تقنية التعرف الضوئي على الحروف والتعلم الآلي، يمكن الآن أتمتة هذه المهمة.
باستخدام أتمتة سير العمل ، يمكن لشركتك:
- زيادة الإنتاجية بشكل كبير
- تجنب فقدان المستندات بسبب خطأ بشري
- تقليل النفقات الإضافية التي كانت مطلوبة حتى الآن للتحكم في عملية سير العمل.
4. التحقق من صحة المستندات
قد يكون من الصعب معرفة ما إذا كان المستند أصليًا أم شرعيًا، لا يكلفك التحقق من كل مستند الوقت فحسب، بل هناك أيضًا خطر حدوث خطأ، والذي قد يؤدي في النهاية إلى الإضرار بعملك بشكل كبير.
تم تطوير برنامج لمساعدتك على أتمتة مهام التحقق من المستندات. بصرف النظر عن حقيقة أنه يوفر على عملك الكثير من الوقت والتكلفة التشغيلية، فإنه يضمن لك أيضًا أن تكون جميع المستندات أصلية وأصلية.
5. تحقق من هوية عملائك
إن الترحيب بالعملاء والمستهلكين ليس مهمة فحسب، بل عملية حساسة أيضًا، كما تعلمون بالفعل، يجب أن يتم التحقق من هوية عملائك لأسباب تتعلق بالخصوصية والأمان.
من خلال برنامج أتمتة المهام الإدارية، يمكنك تبسيط عملية إعداد العملاء باستخدام حل للتحقق من الهوية، سيحدد البرنامج المناسب تلقائيًا محاولات الاحتيال وإساءة الاستخدام ويسهل عملية التحقق من هويتك بالكامل.
استنتاج
كما رأينا، تساعد أتمتة المهام الإدارية على ضمان جودة دائمة لأعمال الشركات، كما تعمل الاتمتة على تعزيز الإنتاجية والموثوقية والتوافر والأداء، يمكنها أيضًا تقليل تكاليف التشغيل، مما يوفر عائدًا جيدًا على الاستثمار.
مواضيع قد تهمك :
مراجع
1. <<أهم واجبات ومهام الإداري في أي مؤسسة>>، آفاق علمية وتربوية
2. <<ما هي الاعمال الإدارية>>، المرسال.
لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
التعليقات
08 Jun 2023 03:34 AM
NAJI
يعطيكم العافيه
08 Jun 2023 03:35 AM
Abasher
مشكورين وبالتوفيق
08 Jun 2023 03:37 AM
Hussien
معلومات قيمة
إضافة تعليق جديد