إدارة مستندات التسويق والمبيعات وحلول سير العمل

يعد التسويق مثله مثل المبيعات مجالًا آخر من مجالات الأعمال يركز على جلب عملاء جدد، والاحتفاظ بالعملاء الحاليين، وبيع المزيد من المنتجات والخدمات لزيادة الإيرادات، حيث يتضمن التسويق مجموعة أوسع من الأنشطة من المبيعات ويتضمن المزيد من المستندات التي يلزم إنشاؤها وتحريرها ومراجعتها ومشاركتها وتأمينها، وبالتالي فإن التعامل مع التسويق والمبيعات باستخدام المستندات الورقية أو غيرها من الطرق غير المتخصصة لإدارة المستندات، يمكن أن يستغرق جزءًا كبيرًا من الوقت في ساعات العمل للشركات، مما يؤدي إلى تسرب مالي غير ضروري.

فما مفهوم إدارة مستندات التسويق والمبيعات ودورها كحل من حلول سير العمل؟، لمعرفة الجواب تابع معنا القراءة.

مفهوم إدارة مستندات التسويق والمبيعات

تعني إدارة مستندات التسويق والمبيعات ببساطة جميع المستندات التي تمتلكها الشركة لتسويق منتجاتها أو خدماتها للعملاء المحتملين، تسهل إدارة مستندات التسويق والمبيعات إدارة أعمالك، حيث أن وجود المستندات التسويقية - المخزنة بشكل مثالي في مكان واحد يسهل الوصول إليها.

أهمية إدارة مستندات التسويق والمبيعات

تنظم إدارة مستندات التسويق الملفات ووثائق العمل بطريقة يمكن تتبعها في أي وقت وفي أي مكان، ومن قبل أي عضو في فريق المبيعات أو التسويق، حيث يعتمد محترفوا المبيعات والتسويق على مستندات مثل المقترحات والضمانات لتوليد العملاء المحتملين وإغلاق الأعمال، ومن الضروري أن تتم مراجعة هذه المستندات بشكل مناسب من قبل أعضاء الفريق المناسبين.

ويعتبر مراجعة هذه المستندات والوصول إليها مهمة صعبة، لاسيما مع وجود الآلاف من بيانات العمل والاقتراحات والقطع الجانبية وأوراق عائد الاستثمار والمزيد تحت تصرفهم، وبالتالي قد لا يتمكن أعضاء الفريق من التدقيق في المحتوى للعثور على المستندات المهمة، وفي المقابل يمكن لفرق المبيعات والتسويق استعادة السيطرة من خلال تنفيذ استراتيجية إدارة مستندات التسويق، حيث تسمح أدوات إدارة المستندات - في السحابة العامة أو الخاصة - للفرق بالوصول إلى المستندات وتخزينها.

أهداف برامج إدارة مستندات التسويق والمبيعات

تهدف برامج إدارة مستندات التسويق والمبيعات الى تسريع العديد من العمليات التقليدية التي كان من الممكن إجراؤها يدويًا، وتشمل بعض الأمثلة:

ادخال بيانات
تتبع البريد الإلكتروني
إدارة خطوط الأنابيب
الاتصالات بين الإدارات
إدارة السجلات
تصوير المستندات
تخزين المعلومات المتعلقة بالعميل

يمكن لمتخصصي المبيعات من خلال إزالة هذه المهام والمهام المشابهة من المعادلة، إعادة تركيزهم إلى الاهتمامات الأساسية الأخرى مثل مشاركة العملاء وتوليد العملاء المحتملين ومتابعة أي استفسارات تم إجراؤها.

ويعد توفير حلول فعالة لإدارة مستندات التسويق والمبيعات لمحترفي المبيعات الذين يعملون خارج بيئة المكتب التقليدية، أمر ضروري ومنطقي، حيث يمكن من الوصول إلى حزم برامج إدارة المستندات على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع من قبل أولئك الذين يعملون على بعد أميال من مكاتبهم، كما أن هذا مفيد أيضًا لأن المبيعات عن بعد هي طرق ممتازة لإقامة علاقة قوية مع العملاء المحتملين.

مهام إدارة مستندات التسويق والمبيعات

يمكنك استخدام نظام إدارة مستندات التسويق والمبيعات لعدة مهام، نذكر منها:

إرفاق المستندات بالعملاء المحتملين وأشخاص الاتصال وعروض أسعار المبيعات
إرفاق ملاحظات داخلية بالأنشطة والمهام
إنشاء قالب عرض أسعار قياسي و استخدامه عند إصدار عروض الأسعار ودمج المعلومات داخل عرض الأسعار.
التقاط العملاء المحتملين باستخدام نماذج الويب التي يمكن بعد ذلك توجيهها إلى فريق المبيعات المناسب
تخزين مواد المبيعات والتسويق الهامة في مستودع رقمي لاسترجاعها
مشاركة المستندات والمعلومات ذات الصلة بشكل آمن مع أعضاء الفريق وبالتالي تمكين موظفيك، وتحسين الإنتاجية، وتحسين وظائف التسويق والمبيعات.

حلول إدارة سير العمل

حلول سير العمل هي سلسلة من المهام التي تشكل جزءًا من مهمة أكبر، يهدف سير العمل إلى المساعدة في تحقيق هدف عمل محدد مسبقًا، تستخدم المنظمات حلول سير العمل لتحقيق نتائج أفضل بناءً على مجموعة محددة من الأهداف.

تستخدم العديد من المؤسسات أنظمة حلول سير العمل لأتمتة المهام جنبًا إلى جنب مع مبادئ الإدارة، وإلى جانب أتمتة المهام، تساعد أنظمة حلول سير العمل أصحاب المصلحة على تخطيط سير العمل بسهولة لتحديد المهام المتكررة والاختناقات وفرص التحسين.

يمكن تقسيم إدارة سير العمل إلى فئتين مترابطتين، تكامل العمليات الداخلية والخارجية، وهو نهج يوفر "تعريف العمليات التجارية التي تمتد عبر تطبيقات متعددة" والتي "تتطلب بشكل عام بيئة تطوير سير عمل قائمة على معايير العمل"، ثم فئة لأحداث أو العمليات الآلية وهي نهج "يسمح لك بأداء المهام الآلية ...".

فوائد إدارة سير العمل

تقدم حلول سير العمل أيضا للمؤسسات في جميع الصناعات مجموعة واسعة من الفوائد، بما في ذلك:

تعاون أكبر

تؤسس حلول سير العمل قنوات اتصال واضحة، حيث يعرف الموظفون إلى أين يتجهون للحصول على إجابات، وبالإضافة إلى ذلك، يتيح نظام إدارة سير العمل إمكانية الاتصال في الوقت الفعلي والوصول إلى البيانات عبر المؤسسة، مما يؤدي إلى بيئة عمل أكثر تعاونًا وخدمة عملاء فائقة.

تحسين الامتثال

يحتوي سير العمل على العديد من الأجزاء المتحركة، فبالنسبة للمؤسسات التي تستمر في الاعتماد على العمليات اليدوية، فإن ضمان بقائها متوافقة قد يكون أمرًا صعبًا، ولكن مع حلول سير العمل، يمكن للمؤسسات تحسين الامتثال من خلال تبسيط العمليات وتقليل الأخطاء البشرية من خلال الأتمتة وزيادة المساءلة.

شفافية أكبر

تساعد مشاركة مهام سير العمل مع الموظفين في فهم المهام المتضمنة في العملية، ومن المسؤول عن إكمالها، وما هي الخطوات التالية، وهذا المستوى من الشفافية يحسن الروح المعنوية والرضا الوظيفي، مما يمكن أن يعزز الإنتاجية أيضًا.

التكاليف

تلعب حلول سير العمل دورًا حيويًا في تقليل التكاليف، حيث يمكن للمؤسسات تنفيذ تقنيات الأتمتة لتبسيط إجراءات العمل، وتحسين المرونة التشغيلية من خلال التخطيط الدقيق.

تأهيل الموظفين

يعد إعداد الموظفين عملية شاقة ولكنها ضرورية للعديد من المؤسسا، وتلعب عملية الإعداد الفعالة دورًا مهمًا في الاحتفاظ بالتعيينات الجديدة، كما تتضمن المهام الأولية لسير عمل قدرًا كبيرًا من الاتصالات الداخلية والخارجية، وباستخدام إدارة سير العمل، يمكن أن يؤدي إكمال كل مهمة إلى إطلاق إشعارات وموافقات تلقائية، مما يلغي الحاجة إلى ذهاب وإياب مستمر.

استنتاج:

يعتبر الشعور المركزي بالتنظيم أمر بالغ الأهمية اليوم، فغالبًا ما تقع البيئات المكتبية التقليدية ضحية للنهج المزدحم لتخزين المستندات، ربما كان ملف العميل في غير محله، أو لم يتم تحديث المعلومات المقدمة كما ينبغي، وفي كلتا الحالتين، فإن هذه الأوضاع تمثل أوضاعاً أقل من المثالية اليوم، وبالتالي سيساعد برنامج إدارة مستندات التسويق والمبيعات فريقك على تجنب مثل هذه المخاطر المحتملة.