عملية تقييم الموظفين هي واحدة من أهم العمليات داخل الشركات والمؤسسات المختلفة، وهي من المهام الرئيسية لقسم إدارة الموارد البشرية داخل أي بيزنس أو نشاط تجاري. 

في الماضي، كانت عمليات تقييم أداء الموظفين والوقوف بدقة على كفاءة وأداء كل موظف تُعتبر من أصعب المهام بسبب غياب الدقة والشفافية في بعض الأحيان حتى ظهور برامج الموارد البشرية الاحترافية التي توفر تقارير أداء آلية ودقيقة دون تدخل بشري على الإطلاق.

في هذا المقال الجديد على مدونتنا، سوف نتعرف معًا على أهمية تقارير الأداء التي توفرها برامج الموارد البشرية الرقمية في تقييم الموظفين ورفع وتحسين الكفاءة، والفرق بين الطرق التقليدية والطرق الحديثة في تقييم الأداء، وكيف يمكنك الاعتماد على برامج إدارة الموظفين في تقييم أداء موظفينك بدقة واحترافية.

مشاكل الطرق التقليدية في تقييم الموظفين

يشوب اتباع الطرق التقليدية في عمليات تقييم الموظفين العديد من العيوب والأخطاء التي تؤثر بدورها وبشكل مباشر على نتيجة التقييم ودقته وشفافية عوامل ومعايير التقييم كلل. ومن أبرز تلك العيوب والأخطاء الشائعة في الطرق التقليدية الآتي:

• الاعتماد على التقييم السنوي:

 كانت الشركات تعتمد في تقييم الموظفين إما على التقييم النصف السنوي أو التقييم السنوي فقط، وهو يعتبر غير فعال بصورة كبيرة نتيجة تباعد الفترة التي يتم التقييم عليها نتيجة عدم وجود تتبع فعلي مستمر على مدار السنة لمعرفة الأخطاء وتحسينها بشكل لحظي.

• قلة التواصل الفعال:

 التواصل السنوي أو النصف سنوي لتقييم الموظفين بالطرق التقليدية هي الفترة الوحيدة التي يتم تحديد أي مشاكل بها وتحديد الملاحظات المطلوبة دون وجود تتبع فعلي بشكل لحظي للمشاكل ومناقشتها مع الموظف كالتقييم الشهري والذي يعتبر أفضل في النتائج.

• التحيز الشخصي:

في بعض الأحيان قد يتسم تقييم الموظفين بعدم الموضوعية نتيجة تأثير علاقة المدير بالموظفين على تقييمه لهم وهو ما يجعل نتيجة التقييم غير دقيقة وغير عادلة وينقصها الكثير من الشفافية ولايمكن الاعتماد عليها في النهاية.

• غياب الرؤية المستقبلية:

تقييم الموظفين بالطرق التقليدية في كثير من الأحيان يعتمد على التقييم اللحظي دون وضع خطط مستقبلية لتحسين وتطوير مهارات الموظف بما يتماشى مع اتجاهات الشركة المستقبلية في العمل.

• تشابه المعايير الموضوعة للتقييم:

بطبيعة الحال تضم كل شركة عدد من الإدارات المختلفة في المهام التي يتم تنفيذها والمهارات المطلوب تواجدها بالموظفين التي تختلف من إدارة لأخرى، لذا لا يمكن تقييم الموظفين بمختلف الإدارات بمعايير واحدة، بالطبع هناك معايير ثابتة ولكن يجب وضع معايير أخرى لتقييم الأداء بحسب طبيعة كل إدارة وهو ما يفتقر إليه التقييم التقليدي.

بالطبع يوجد عدد آخر من العوامل المؤثرة بشكل سلبي على تقييم الموظفين بالطرق التقليدية ولكن العوامل المذكورة هي من أهم العوامل المؤثرة بشكل قوي على عدم موضوعية تقييم الموظفين بالطرق التقليدية، لذا كان يجب الاتجاه للاعتماد على برامج الموارد البشرية المؤتمتة إلكترونيًا.

خطوات تقييم الموظفين من خلال أدوات برامج الموارد البشرية

تعتمد عملية تقييم الموظفين على عدد من الخطوات التي يجب أخذها بعين الاعتبار للحصول على تقارير أداء تساهم في اتخاذ القرارات الصحيحة لتحسين الأداء والإنتاجية بما يناسب الموظف والشركة على حد سواء، وتلك الخطوات تتمثل في الآتي:

1. وضع أهداف ومعايير تقييم الموظفين:

 يجب الاعتماد على أهداف ومعايير واضحة تناسب كل إدارة، وأن تكون قابلة للقياس والتحقيق لتقييم الموظف وفقًا لها بشكل بنّاء وفعال. كما يجب أن يكون الموظف على علم بتلك الأهداف والمعايير التي يتم تقييم أداؤه بناءً عليها، وأن تكون تلك الأهداف بالطبع متماشية مع أهداف الشركة.

2. البيانات والملاحظات:

وهي البيانات التي يتم الوصول إليها من خلال برامج الموارد البشرية الاحترافية المتكاملة والملاحظات التي يتم تسجيلها من مديري الإدارات المختلفة على أداء كل موظف بتلك الإدارات، وتلك البيانات هي التي يتم تجميعها ودراستها بناءً على الأهداف الموضوعة في الخطوة الأولى.

3. إصدار التقارير:

تقوم برامج الموارد البشرية بعد تجميع البيانات الخاصة بتقييم الموظفين بتحليل تلك البيانات بشكل دقيق للحصول بعد ذلك على تقارير الأداء والتي من خلالها يمكن مراجعة أداء الموظفين وتقييمهم بناءً على البيانات المُتاحة بالتقارير ومناقشتهم بها. ويمكن تحديد تلك التقارير بناءً على أي فترة زمنية سواء كانت إسبوعية أو شهرية أو نصف سنوية أو سنوية.

أهمية تقارير الأداء في برامج الموارد البشرية في عملية تقييم الموظفين

تعتمد برامج الموارد البشرية في عملها على الأتمتة الإلكترونية في كافة المهام وقدرتها على تجميع كافة البيانات المُدخلة إليها وتحليلها بشكل دقيق لتحسين وتطوير كافة جوانب العمل من خلال الأدوات المتاحة بها. وأحد أهم تلك الأدوات هي أداة تقارير الأداء والتي تساعد الشركات بشكل احترافي في معرفة كل ما يتعلق بأداء الموظفين وذلك حتى تتم عملية تقييم الموظفين بشكل علمي وسليم يحقق أهدافه على مستوى الموظف وعلى مستوى الشركة.

وترجع أهمية تقارير الأداء  في تقييم الموظفين لما توفره هذه التقارير من مزايا وحلول مبتكرة، وهي كالآتي:

1. تتبع مهام سير العمل

من خلال برامج الموارد البشرية يمكن تحديد مهام سير العمل لكل موظف وإرسالها إليه من خلال البرنامج وتحديد كافة الملاحظات المطلوبة كموعد التسليم لبعض المهام والمشاريع وغيرها من الملاحظات. ويقوم الموظف بالقيام بعمله وتسجيل كل ما يتم من إجراءات ومن خلال البرنامج يمكنك تتبع سير العمل بشكل لحظي بما يساعد على تقييم الموظفين في تأدية تلك المهام بنفس الوقت.

2. تحديد نقاط القوة والضعف

تتيح برامج الموارد البشرية للمديرين القدرة على معرفة نقاط الضعف والقوة لكل موظف وذك من خلال تتبع مهام سير العمل من خلال تحديد نقاط قوة وضعف كل موظف لوضع خطط التدريب المناسبة لتطوير الأداء الوظيفي والمهارات الخاصة بهم، وهو ما يساهم في تحسين جودة الإنتاجية الخاصة بكل موظف وإنتاجية الشركة ككل.

3. التواصل المستمر

من خلال تتبع الأداء الوظيفي عبر برامج الموارد البشرية والاعتماد على تقارير تقييم الموظفين الشهرية يمكن بسهولة التواصل المستمر والفعال مع الموظف للمناقشة والرد على أي أسئلة متعلقة بالموظفين من ناحية العمل بما يساهم في تحسين أدائهم ومعرفة ما يجول بخاطرهم والرد عليه.

4. وضع الخطط التدريبية

وضع الخطط التدريبية للموظفين يجب أن يعتمد على بيانات تقييم دقيقة ومدروسة للتأكد من فاعلية ونتيجة تلك التدريبات، وهو ما توفره تقارير تقييم الموظفين التي توفرها برامج الموارد البشرية، فالبرنامج يعمل على تحليل تلك البيانات بشكل دقيق ووضع الخطط التدريبية المناسبة التي يمكن الاعتماد عليها بما يناسب كل إدارة وموظفيها للحصول على النتيجة المطلوبة.

5. تقليل نسبة دوران التوظيف

تساهم عملية تقييم الموظفين من خلال أدوات برامج الموارد البشرية والعمل على تطوير الأداء الوظيفي للعاملين ومهاراتهم في تحسين جودة العمل وتحسين الأداء الوظيفي مما يساهم في المقابل في تقليل نسبة دوران العمالة نتيجة عدم الحاجة لتغيير الموظفين بعد تحسين أدائهم.

6. التحليل والتنبؤ المستقبلي

تساهم إدارة تقارير الأداء المتاحة من خلال برامج الموارد البشرية في تقديم التنبؤات المستقبلية عن وضع الشركة التوسعي وتحديد احتياجاتها التوظيفية نتيجة التوسع مما يؤدي بطبيعة الحال لزيادة عدد الموظفين بالإدارات المختلفة أو وجود إدارات جديدة، وهو ما يساهم في وضع خطط إدارة الموارد البشرية المعتمدة على تلك البيانات.

ختامًا، يمكن التأكيد على أن عملية تقييم الموظفين أصبحت الآن واحدة من أهم الخطط الاستراتيجية التي لا يجب أن تغفلها أي شركة لتحقيق أهداف الشركة من خلال تحسين وتطوير إنتاجية الموظفين لديها، وذلك من خلال الاعتماد على الأهداف والمعايير الدقيقة لبيانات الأداء الوظيفي لكافة العاملين بمختلف الإدارات وهو ماتوفره برامج الموارد البشرية المؤتمتة إلكترونيًا وما تحتويه من أدوات ومزايا تساهم في تحقيق ذلك بشكل فعال وناجح.