اختيار برنامج HR لشركتك أو مؤسستك هي خطوة فارقة بين طرقين، إما تحسين إدارة الموارد البشرية بفعالية ونجاح، وإما إهدار الوقت والمجهود وميزانية شركتك في برامج لا يمكنها إحداث أي فارق.
لذا، كان من الضروي اتخاذ الحيطة والحذر عند اختيار برنامج HR من أجل الوصول إلى أفضل برنامج إدارة موارد بشرية يمكنه تلبية احتياجات عملك وتحسين بيئة عمل الموظفين ورفع الكفاءة الإنتاجية.
في هذا المقال، سوف تتعلم كيف يمكنك اختيار برنامج إدارة موارد بشرية احترافي متكامل يلبي جميع احتياجات شركتك أو مؤسستك، وكيف يمكن في البداية تحديد متطبات واحتياجات عملك بشكل دقيق.
كيف يمكنني اختيار برنامج HR يلبي احتياجات شركتي؟
- تحديد احتياجات شركتك فيما يتعلق بإدارة الموارد البشرية.
- التأكد من توافر الأنظمة والأدوات اللازمة في برنامج إدارة الموارد البشرية الذي تختاره.
اختيار برنامج HR يقوم بشكل أساسي على خطوتين أساسيتين لا ثالث لهما، الخطوة الأولى وهي أن نحدد بشكل دقيق المتطلبات واحتياجاتنا من برنامج إدارة الموارد البشرية. أما الخطوة الثانية فهي التأكد من توافر مجموعة أساسية من الأنظمة والأدوات في أي برنامج HR قد نختاره، وسوف نتعرف على هذه الأنظمة بالتفصيل.
أولًا: كيف يمكنني تحديد احتياجات شركتي؟
أول خطوة في اختيار برنامج HR هو التعرف على احتياجات الشركات لاختيار البرنامج المناسب الذي يمكنه تلبية تلك الاحتياجات وتطويرها بشكل أكثر كفاءة وفعالية. ويعتمد تحديد احتياجات الشركات لاختيار برنامج لإدارة الموارد البشرية بنجاح على عدد من العوامل، ومنها الآتي:
- معرفة نقاط الضعف بالنظام الإداري الحالي.
- تحديد الحلول والمزايا المطلوب تواجدها لمعالجة نقاط الضعف وتحسين جودة العمل.
- مقارنة تلك الحلول بالأدوات المتواجدة ببرامج إدارة الموارد البشرية HR المتوفرة بالسوق.
- تحديد الميزانية المتاح استخدامها لاختيار برنامج HR متوافق معها.
- توافق البرنامج مع حجم الشركة فهناك برامج تناسب الشركات الصغيرة وبرامج أخرى متوافقة للعمل مع الشركات متوسطة وكبيرة الحجم.
هذا بالإضافة للعديد من العوامل الكثيرة لاحتياجات الشركات والتي تختلف بشكل كبير من شركة لأخرى.
وبعد ذلك، يمكننا بشكل كبير اختيار أفضل برنامج HR يحقق أهداف عملك باتباع مجموعة من الخطوات والاشتراطات التي سوف نتعرف عليها في الفقرة التالية. هيا بنا!
ثانيًا: ما هي أهم الأنظمة الواجب توافرها في برنامج إدارة الموارد البشرية؟
كما أشرنا في السابق بأن اختيار برنامج HR يعتمد في المقام الأول على التأكد من تلبية كافة احتياجات الشركات، ومن ثم تأتي الخطوة الثانية وهي التعرف على الأدوات والمزايا التي تحتويها برامج إدارة الموارد البشرية والتأكد من ملائمتها لتلك الاحتياجات.
وهناك عدد من المزايا والأدوات الرئيسية التي يجب توافرها لتلبية احتياجات الشركات ومنها على سبيل المثال الآتي:
-
نظام إدارة الحضور والانصراف
واحدة من المهام المتعلقة بإدارة الموارد البشرية هي تحديد جداول لمواعيد الحضور والانصراف للعاملين بالشركة وتتبع تلك المواعيد والتأكد من الالتزام بها. الأمر الذي كان من الصعب أدائه بنجاح عند تتبعه بالطرق التقليدية والتي لا تتسم بالدقة في التسجيل في بعض الأحيان. ولكن من خلال اختيار برنامج HR مناسب ستتمكن بسهولة من تسجيل مواعيد الحضور والانصراف وتنبيه كافة العاملين بها من خلال البرنامج وتتبع المواعيد التي يتم تسجيلها يوميًا بشكل إلكتروني من خلال الموظفين بأي وقت وبسهولة.
-
إدارة العقود والمستندات المختلفة
تعتمد إدارة الموارد البشرية في عملها على عدد من المستندات الهامة، خاصة تلك المتعلقة بالعاملين كعقود العمل ومصوغات التعيين لكل موظف ومستندات طلبات الإجازات وغيرها من المستندات الورقية، والتي يمكن أن تكلف الكثير من الوقت والجهد في تسجيلها والاحتفاظ بها بالطرق التقليدية. ولكن اختيار برنامج HR احترافي متكامل سيسهل عليك تلك المهام. فكل ماعليك فعله هو إنشاء ملف خاص بكل عامل لدى الشركة وتحميل المستندات المتعلقة بالعقود ومصوغات التعيين بشكل آلي بملف كل عامل، والاستعانة بالنماذج الجاهزة المتعلقة بطلب الإجازات وخلافه وتسهيل وصول كافة العاملين لها عند الاحتياج لها وملئها بشكل إلكتروني ومن ثم توجيهها للمدير المباشر للموافقة عليها وإعادة توجيهها لإدارة الموارد البشرية لإرفاقها بملف العامل بسهولة وسرعة.
-
إدارة الرواتب
واحدة من أهم احتياجات الشركات هو إدارة رواتب الموظفين بسهولة ودقة واحترافية دون تعب أو وقت كثير أو أخطاء، وهو ما يساعد على تحقيقه اختيار برنامج HR احترافي يدعم نظام مسير رواتب قوي يمكنه إدارة رواتب وسُلف الموظفين على مستوى كل أفرع الشركة.
فمن خلال اختيار برنامج HR يحتوي على ذلك النظام كل ما عليك فعله هو تحديد الراتب الشهري لكل موظف بالشركة ومن ثم يقوم البرنامج بشكل آلي بتسجيل البيانات المتعلقة بالخصومات والجزاءات والتأمينات والضرائب وخلافه وحساب الناتج النهائي بسهولة دون الحاجة للجوء للطرق التقليدية واستخدام الكثير من المعادلات لتسجيل كافة تلك البيانات بشكل يدوي.
-
أتمتة عملية التوظيف
تعتمد عملية التوظيف على عدد من المهام والإجراءات المختلفة والتي تتطلب كثير من الوقت والجهد، ومن خلال اختيار برنامج HR يحتوي على تلك نظام أتمتة إلكترونية ذكي لعمليات التوظيف سيغطي ذلك احتياجات الشركات في تلك النقطة.
فمن خلال البرنامج كل ماعليك فعله هو تحديد الوظيفة المطلوبة والمتطلبات المتعلقة بها، وعن طريق البرنامج ستتمكن من نشر بيانات الوظيفة المطلوبة، إما على الموقع الإلكتروني للشركة أو على منصات التواصل الاجتماعي، وعند استقبال السير الذاتية للمتقدمين يعمل البرنامج على تصفيتها بشكل إلكتروني وفق البيانات التي تم إدخالها بالسابق لتحديد السير الذاتية المتوافقة مع تلك المتطلبات للبدء بتحديد مواعيد المقابلات مع أصحاب تلك السير، ومن ثم يتم تصفيتهم مرة أخرى استنادًا إلى بيانات تلك المقابلات وتحديد المناسب منهم للبدء بتعيينه.
كل تلك المهام تعمل برامج إدارة الموارد البشرية الاحترافية على تنفيذها بشكل أسرع وأدق من ذي قبل لتحسين عمل إدارة الموارد البشرية وتقليل الوقت والجهد المبذولين في المهام الروتينية.
-
إصدار التقارير المختلفة
كغيرها من الإدارات، تعتمد إدارة الموارد البشرية في عملها واتخاذ قرارتها على مجموعة من التقارير التي يجب أن تتسم بالدقة في البيانات والنتائج والمعلومات التي توفرها، هذا ما يمكن الحصول عليه من اختيار برنامج HR يحتوي على تلك نظام تقارير مبني على الذكاء الاصطناعي يساهم في تلبية احتياجات الشركات في تلك النقطة بشكل كبير.
فمن خلال البرنامج ستتمكن من إصدار كافة التقارير المتعلقة بإدارة الموارد البشرية، كتقارير أداء الموظفين وتقارير الرواتب الشهرية وتقارير الإجازات وغيرها من الكثير من التقارير التي يمكن الحصول عليها بأي وقت بسهولة وسرعة لمراجعتها واتخاذ القرارات المناسبة نتيجة البيانات الدقيقة لتلك التقارير.
-
تقييم أداء الموظفين
يعد تقييم أداء الموظفين واحدة من المهام التي تلبي احتياجات الشركات بشكل كبير، لما لتلك الميزة من أهمية في تتبع أداء الموظفين بالشركة على مستوى كافة الإدارات وتقييم أدائهم الوظيفي والمهاري؛ للوقوف على نقاط الضعف لمعالجتها من خلال تحديد البرامج التدريبية المناسبة.
هذا بالإضافة لما يقدمه هذا التقييم من بيانات تساهم في اختيار الموظفين الأكفاء لترقيتهم أو العمل على زيادة راتبهم حسب سياسة الشركة المتبعة في هذه الجزئية تحديدًا.
بالطبع هناك كثير من المزايا الأخرى التي يجب أن توفرها برامج إدارة الموارد البشرية الاحترافية التي يقع عليها اختيارك، والتي تساعد الشركات بشكل كبير في اختيار برنامج HR مناسب لاحتياجاتها ومتطلباتها الفعلية.
وهناك أيضًا عدد من العوامل التي يجب أن تعتمد عليها الشركات في اختيارها بعيدا عن المزايا المتعلقة بالأداء الوظيفي من خلال تلك البرامج. وهذا ما سوف نتعرف عليه في الفقرة القادمة.
ما هي معايير اختيار أفضل برنامج HR لاحتياجاتك؟
مجموعة كبيرة وضخمة من المعايير، إلا أن هناك معايير لا يمكن الاستغناء عنها أو تجاهلها عند اختيار برنامج HR مناسب واحترافي يلبي كل احتياجاتك. وفيما يلي أهم هذه المعايير:
- أن يدعم البرنامج التحديثات التلقائية التي تطرأ على مثل هذا النوع من البرمجيات لتقديم أفضل أداء ونتائج.
- أن يدعم البرنامج الغة العربية بجانب أي لغة أخرى.
- توفير دورات تدريبية للعاملين لتعلم كيفية العمل من خلال تلك البرامج.
- توافر دعم فني وخدمات ما بعد البيع لحل أي مشكلات قد تطرأ أثناء الاستخدام.
ختامًا:
استعرضنا في هذا المقال كيف يمكن للشركات تحديد احتياجاتها بشكل عملي للمساهمة بفعالية في اختيار برنامج HR يلبي كافة احتياجاتها وتوفير أفضل تجربة أداء لتنفيذ مهام إدارات الموارد البشرية بشكل سلس وسريع ودقيق.
بالإضافة للتعرف على كيفية اختيار برنامج HR اعتمادًا على ما يوفره من مزايا وأدوات تلبي احتياجات الشركات المحددة وما تقدمه تلك المزايا من مرونة تساهم في الوصول للنتائج والأهداف الموضوعة بأقل وقت وجهد من خلال الأتمتة الإلكترونية التي تقدمها برامج إدارة الموارد البشرية الرقمية والتي تساهم في دعم التحول الرقمي للشركات.
إضافة تعليق جديد