نجاح المؤسسات لا يأتي بالصدفة، ولكنه نتيجة مباشرة للتخطيط، والإدارة الذكية، والتحكم بفعالية في كل جزء من أجزاء الشركة. ومن بين أهم هذه الأجزاء تأتي الأصول المؤسسية، فهي أساس العمليات التشغيلية. من آلات، ومعدات، والأنظمة الإلكترونية، بالإضافة للعقارات والمركبات. وكل أصل من تلك الأصول له دور حيوي داخل أي مؤسسة.
ولكن ماذا يحدث عندما تتوقف هذه الأصول عن العمل؟ وهو ما قد يحدث نتيجة العطل المفاجئ أو بسبب فقدانها لكفائتها مع مرور الوقت. وهو ما يحدث عادةً، نتيجة غياب صيانة الأصول المستمر، وعدم وجود نظام مسؤول عن إدارة الأصول وتتبع العهد والتحكم بها بفعالية. وهنا يأتي دور برامج الأصول الحديثة، والتي تعمل منح أصحاب المؤسسات القدرة على التحكم بشكل كامل في إدارة الأصول وتتبع العهد. والقدرة على التنبؤ، والتخطيط بشكل مسبق.
وهو ما سنتعرف عليه من خلال هذا المقال، والذي يعد بمثابة دليل لأصحاب المؤسسات. للتعرف على كيف يمكنهم تخطيط صيانة الأصول المؤسسية عبر البرامج الحديثة.
التحديات التي تواجه إدارة وصيانة الأصول بالطرق التقليدية
- الصيانة التفاعلية: والمقصود بها انتظار حدوث عطل لإجراء الإصلاح، وهو ما يتسبب في زيادة التكاليف. وذلك نتيجة تكلفة الإصلاحات الطارئة، وقطع الغيار. كما يؤثر ذلك على توقف عمليات الإنتاج المفاجئة، وبالتالي جداول التسليم ورضا العملاء.
- صعوبة التتبع والرقابة: الاعتماد على المستندات الورقية والسجلات اليدوية، يجعل من الصعب تتبع العهد بشكل دقيق. وصعوبة معرفة المسؤول عن أي من الأصول، وتتبع الفحوصات والصيانات. وعدم القدرة على معرفة حالة الأصول في الوقت الحالي.
- سوء إدارة المخزون: غياب صيانة الأصول المنتظمة، يتسبب في شراء قطع غيار أكثر من اللازم. أو نفاذها دون علم مُسبق، وهو ما يؤثر على عمليات الصيانة والإصلاح.
- عدم القدرة على التنبؤ والتخطيط المستقبلي: بدون توافر بيانات دقيقة عن أداء الأصول وتاريخ أعطالها، يصبح من الصعب التنبؤ بالعمر الافتراضي للأصول. وعدم القدرة على التخطيط نتيجة غياب الكفاءة والفعالية في إدارة الأصول.
- تواصل غير فعال: اتباع الطرق التقليدية في إدارة الأصول، بتسبب في صعوبة التواصل بين فرق الصيانة والإدارة والأقسام الأخرى. وهو ما يؤدي إلى اتخاذ قرارات خاطئة.
هذه التحديات وغيرها الكثير، يتسبب في صعوبة استمرار المؤسسات في سوق العمل. وصعوبة تحقيق النجاح والأهداف المطلوبة.
كيف تغير البرامج الحديثة مفهوم صيانة الأصول؟
برامج الأصول هي عبارة عن أنظمة متكاملة، تساعد أصحاب المؤسسات على التحكم الكامل في صيانة الأصول، والتخطيط لها بشكل استباقي ومنظم، والقدرة على تتباع العهد بدقة وكفاءة.
-
الصيانة الوقائية والتنبؤية
بدلاً من انتظار العطل لإصلاحه، تتيح برامج الأصول القدرة على جدولة أعمال الصيانة الدورية. وذلك بناءًا على ساعات التشغيل، عدد الدورات. وهو ما يسمى بالصيانة الوقائية، مع القدرة على إنشاء الإشعارات للتنبيه بقرب موعد الصيانة، وتتبع ما تم فيما بعد. يضمن هذا عمل الأصول بكفاءة أكبر، والحد من احتمالية الأعطال المفاجئة.
كما توفر براج الأصول أدوات وتقنيات تساعد على تحقيق الصيانة التنبؤية. وذلك باستخدام أجهزة الاستشعار (IOT) والبيانات التاريخية، حيث تعمل تلك البرامج على تحليل أنماط أداء الأصول والتنبؤ بموعد حدوث العطل. على سبيل المثال، قد يحدث ارتفاع غير طبيعي في درجة حرارة محرك ما، فيقوم برنامج الأصول المستخدم بإرسال تنبيهاً لفرق الصيانة من أجل التدخل قبل توقف المحرك. وهو ما يساهم في تقليل التكاليف، وزيادة العمر الافتراضي للأصول.
-
تتبع العهد والأصول
واحد من التحديات التي تواجهها المؤسسات هي صعوبة تحديد من المسؤول عن كل أصل، وذلك نتيجة الاعتماد على مستندات ورقية، وغياب الرقابة. ولكن مع برامج الأصول أصبحت عملية تتبع العهد والأصول، تتمتع بالسهولة والشفافية. وذلك من خلال امكانية إنشاء ملف رقمي لكل أصل يحتوي على:
- المعلومات الأساسية: والتي تتمثل في الرقم التسلسلي، الموديل، تاريخ الشراء، القسم المسؤول عن إدارة الأصل.
- تاريخ الصيانة: كل عملية صيانة تتم، وقطع الغيار المستخدمة، والفني الذي قام بتنفيذ أعمال الصيانة.
- العهدة: يتم تسجيل اسم الموظف المسؤول عن الأصل حاليًا، وحالة الأصل عند الاستلام، وموقعه.
يعمل ذلك على منح أصحاب المؤسسات الرقابة الكاملة على إدارة الأصول وتتبع العهد، ويساعد في تحديد المسؤوليات. وهو ما يعمل على تقليل الفقد، أو سوء الاستخدام.
-
إدارة المخزون
تتكامل برامج الأصول الحديثة مع أنظمة إدارة المخزون، وهو ما يعني القدرة على أتمتة العديد من المهام إلكترونيًا. عندما يتم إصدار أمر صيانة الأصول، يتم خصم قطع الغيار المستخدمة تلقائيًا من المخزون. وعند وصول المخزون إلى حد معين، يتم إرسال تنبيهات تلقائية من أجل العمل على طلب شراء قطع غيار جديدة. يضمن هذا توفر القطع بشكل دائم، دون الحاجة إلى تخزين كميات كبيرة بشكل غير ضروري.
خطوات تخطيط صيانة الأصول المؤسسية عبر البرامج الحديثة
- حصر شامل للأصول: ضع قائمة بكل الأصول المستخدمة، مع تضمين بياناتها الأساسية. مثل، تاريخ الشراء، العمر الافتراضي، القيمة، الموقع.
- تصنيف الأصول: من خلال برامج الأصول ستتمكن من تصنيف الأصول سواء كانت ثابتة أو متنقلة. وإنشاء ملف لكل أصل داخل التصنيف الخاص به.
- إدخال البيانات: ابدأ بإدخال كافة بيانات الأصول المستخدمة داخل مؤسستك، من خلال المسح الضوئي للمستندات الورقية.
- جدولة الصيانة الوقائية: من خلال تسجيل معلومات كل أصل مستخدم، يمكن تحديد جدول زمني للصيانة. وإنشاء تنبيهات لإرسالها قبل الموعد المحدد للتذكير بها.
- التتبع والمراقبة: تتيح برامج الأصول من خلال لوحة التحكم الخاصة بها، القدرة على تتبع كل ما يتم من عمليات تشغيلية أو صيانة. وإصدار التقارير التي تعمل على توفير بيانات عن حالة الأصول، ورؤى مستقبلية تساعد في اتخاذ القرارات بشكل أكثر كفاءة وفعالية.
ما الذي ستحققه المؤسسات من خلال برامج الأصول الحديثة
الاعتماد على برامج صيانة الأصول وتتبع العهد، يُعد استثمار للمؤسسات على المدى القصير والطويل. وذلك من خلال تحقيق التالي:
- توفير التكاليف: تقليل الأعطال المفاجئة يقلل من تكلفة الإصلاحات الطارئة، والتحكم في إدارة مخزون قطع الغيار.
- زيادة الإنتاجية: صيانة الأصول التنبؤية والوقائية، تعمل على تحسين دورة حياة الأصول. وهو ما يساهم في زيادة الإنتاجية، نتيجة الحد من توقف الأعمال المفاجئ.
- قرارات أكثر كفاءة: بفضل ما توفره برامج صيانة الأصول من بيانات دقيقة، يمكن للمؤسسات اتخاذ قرارات مدروسة بشأن الاستثمار في أصول جديدة، أو العمل على التخلص من الأصول القديمة.
- تحسين السلامة: الصيانة الدورية تقلل من احتمالية وقوع الحوادث الناجمة عن عطل المعدات، مما يخلق بيئة عمل أكثر أمانًا.
- تحقيق الشفافية والمساءلة: وذلك من خلال إمكانية تتبع العهد بشكل دقيق وفعلي.
ختامًا:
صيانة الأصول من خلال الاعتماد على برامج الأصول الحديثة، أصبحت الآن أكثر فعالية وكفاءة. وذلك من خلال القدرة على التخطيط الجيد لإدارة صيانة الأصول، والتحكم في عمليات الصيانة وتتبعها بشكل دقيق. وتوافر بيانات دقيقة وفعلية عن حالة الأصول المستخدمة، لاتخاذ القرارات المناسبة بشكل أكثر كفاءة. هذا بالإضافة لتحقيق الشفافية والمساءلة في عملية تتبع العهد.
لهذا يُمكن التأكيد على أن إمتلاك مثل تلك البرامج، يُعد استثمار كبير للمؤسسات. يساهم في استمرارية الأعمال، وزيادة الإنتاجية، وتعزيز المنافسة.
برنامج حسابات ومخازن
برنامج erp
برنامج للارشفة
برنامج عقارات
إضافة تعليق جديد