تولي المؤسسات أهمية في إدارة الأصول الثابتة الكبيرة مثل المصانع، الآلات الضخمة، والمباني. ولكن ماذا عن الأصول الأصغر حجماً والأكثر عدداً، والمستخدمة في العمليات اليومية؟. والمقصود هنا بتلك الأصول، هي الأصول الإدارية مثل أجهزة الحواسيب المحمولة، أجهزة العرض، الأثاث المكتبي، الطابعات، الجوالات، البرمجيات، وغيرها الكثير. وتعتبر هذه الأصول، هي العمود الفقري للعمليات التشغيلية اليومية داخل كل مؤسسة.
وعدم وجود نظام فعال يعمل على تتبع الأصول، وتنفيذ عمليات الجرد الدورية. يؤدي إلى تلف وضياع وفقدان تلك الأصول. وهو ما يؤثر سلباً على الكفاءة التشغيلية. بالإضافة لعدم القدرة على تحديد عدد الأجهزة المستخدمة، ومن يمتلكها، وما إذا كانت بحاجة إلى صيانة؟، وغيرها الكثير من الأمور.
لهذا، نسلط في هذا المقال الضوء على أهمية الأصول الإدارية، وكيف يمكن تتبعها وإدارتها بشكل يحقق الكفاءة التشغيلية؟. بالإضافة إلى دور الأدوات الرقمية مثل DocSuite Asset، في تطبيق نظام إدارة الأصول بشكل أكثر فعالية وكفاءة.
الأصول الإدارية وأهميتها
الأصول الإدارية، هي كل ما تستخدمه المؤسسات يومياً في عملياتها التشغيلية. سواء كانت أصول مادية أو غير مادية، وتشمل التالي:
- الأجهزة المتنقلة: الجوالات، الأجهزة اللوحية.
- أجهزة تكنولوجيا المعلومات: الطابعات، الخوادم، أجهزة الشبكة، الحواسب، الشاشات، أجهزة الفاكس.
- التراخيص والاشتراكات: تراخيص البرامج الإلكترونية.
- المعدات المكتبية: الأثاث، أجهزة العرض.
ويختلف حجم هذه الأصول بحسب حجم العمل داخل كل مؤسسة. وعدم تتبع تلك الأصول بشكل دوري، ومعرفة حالتها التشغيلية يؤدي إلى:
- فقدان أو سرقة الأصول، وذلك نتيجة غياب نظام تسجيل يسهل تتبع الأصول.
- زيادة التكاليف، وذلك نتيجة شراء أجهزة جديدة. دون الرجوع من أجل عدد الأصول المتواجدة داخل المؤسسة، والغير مستعملة.
- تأخر الصيانة، غياب نظام إدارة الأصول، وغياب الصيانات الدورية. يتسبب في تعرض تلك الأصول لأعطال نتيجة تأخر الصيانة، وبالتالي التأثير على سير العمل.
لهذا يجب العمل على تطبيق نظام خاص بإدارة الأصول يسهل تتبعها، والجرد، والحفاظ عليها. وهنا يأتي دور أنظمة التحول الرقمي، وما تحتويه من أدوات تساعد الشركات في تحسين إدارة الأصول، وتعزيز الكفاءة التشغيلية. مثل نظام DocSuite Asset.
كيفية تتبع وجرد واستخدام الأصول الإدارية بشكل فعال؟
إدارة أصول المؤسسة بفعالية، يبدأ من تطبيق ثلاث عمليات رئيسية. وهي الجرد، وتتبع الأصول، والاستخدام الأمثل.
-
الجرد الدقيق
كي تتمكن من تطبيق عملية الجرد بشكل دقيق، يجب أن يكون لديك قائمة شاملة بكافة أصول المؤسسة الإدارية، المستخدمة والغير مستخدمة. وتشمل هذه القائمة عدد من البيانات التي تساعد في تسهيل عملية الجرد، وتلك البيانات هي:
- الرقم التسلسلي الخاص بكل أصل.
- تاريخ الشراء والسعر.
- موقع الأصل داخل المؤسسة، من خلال تضمين القسم، والموظف المسؤول عن استخدامه.
- حالة الأصل (قيد الاستخدام، في الصيانة، مخزن، مهلك).
ومن خلال استخدام الحلول الرقمية مثل DocSuite Asset، يمكن إنشاء تلك البيانات بسهولة ودقة. بالإضافة لإمكانية تصنيف الأصول بناءًا على أنواعها، أو موقعها داخل المؤسسة. وهو ما يسهل من تنفيذ الجرد بكفاءة وفاعلية، بالإضافة لتسهيل عملية البحث عن أي أصل لمعرفة أي معلومات عنه وقت الحاجة.
-
تتبع الأصول بفعالية
هناك بعض الأصول الإدارية الغير ثابتة، بمعنى أنها قد تنتقل من قسم لآخر. أو قد يتم استخدامها من خارج المؤسسة، على سبيل المثال في حالة العمل عن بعد. لهذا يجب العمل على تطبيق نظام فعال يساهم في تتبع الأصول لفعالية وكفاءة، لضمان عدم تعرض أصول المؤسسة لأي من أسباب الفقد أو التلف أو السرقة. وتعتمد عملية تتبع الأصول على توافر البيانات التالية بشكل محدث:
- الموقع الحالي للأصل، هل هو في حوذة الموظف المسؤول عن استخدامه، أم في الصيانة، أم تم تخزينه؟
- تسجيل كافة التواريخ المتعلقة بحركة الأصل، والمسؤول عن نقله؟
من خلال تتبع الأصول بشكل دوري ومستمر، يضمن ذلك عدم تعرضها للضياع لأي سبب. بالإضافة لتوفير رؤية واضحة عن حالة كافة أصول المؤسسة، وهو ما يساهم في تعزيز إدارة الأصول، واتخاذ القرارات المسؤولة عن متى يجب تغيير أي من تلك الأصول، أو تحديثها. وذلك من أجل تحسين الكفاءة التشغيلية.
-
تحقيق الاستخدام الأمثل
تطبيق نظام قوي لتنفيذ عمليات الجرد، وتتبع الأصول. يساهم في تعزيز إدارة الأصول، وضمان الاستخدام الأمثل لها. وذلك من خلال التالي:
- تحسين توزيع الأصول، وذلك من خلال تحديد احتياجات كل قسم داخل المؤسسة، وتحديد عدد الأصول الغير مستخدمة، أو المخزنة. ومن ثم إعادة توزيع الأصول بشكل متوازٍ، بما يضمن تحقيق أفضل استخدام.
- إدارة جداول الصيانة، أصول المؤسسة الإدارية، كغيرها من الأصول المختلفة. دائماً ما تكون بحاجة إلى تنفيذ إجراءات الصيانة الدورية الخاصة بها. وذلك لضمان عدم توقف سير العمل، والحد من الأعطال المفاجئة. لهذا يجب توثيق بيانات الصيانة، ومواعيدها، وتوثيق ما يتم بعد كل صيانة. وهو ما يساهم في تتبع الأصول بشكل أكثر دقة ووضوح.
- توقع الاحتياجات المستقبلية، من خلال توافر بيانات دقيقة عن حالة أصول المؤسسة الإدارية، تتوفر لدى الإدارة رؤية شاملة عن الاحتياجات المستقبلية، ومتى يجب العمل على تحديث الأصول الحالية، أو استبدالها بأخرى جديدة.
- تعزيز إدارة دورة حياة الأصول، وهو ما يتحقق من خلال الجرد، وتتبع الأصول بكفاءة. وتوافر بيانات لحظية ودقيقة عن حالة كل أصل.
دور إدارة الأصول في تحسين الكفاءة التشغيلية من خلال الحلول الرقمية
اتباع الطرق التقليدية في إدارة دورة حياة أصول المؤسسة الإدارية، لا يتسم بالكفاءة والفعالية المطلوبة. وذلك نظراً لغياب البيانات الدقيقة، وصعوبة تتبع الأصول بشكل لحظي، وتتبع عمليات الصيانة، والجرد. وهو ما يؤثر بشكل سلبي على الكفاءة التشغيلية.
لهذا أصبح الاعتماد على الحلول الرقمية في إدارة الأصول، هو أول خطوة تساهم في تحسين الكفاءة التشغيلية باحترافية. وواحدة من الحلول التي أثبتت كفائتها في هذا الشأن، هي DocSuite Asset. وذلك بفضل ما تحتويه من أدوات، تساهم في تحقيق التالي:
-
جرد رقمي متكامل
لا حاجة إلى إنشاء جداول البيانات المعقدة، والحاجة إلى التسجيل اليدوي المتسبب في الكثير من الأخطاء. يوفر DocSuite Asset إمكانية إنشاء سجل منظم لكافة أصول المؤسسة الإدارية، وتسجيل كافة البيانات من أرقام تسلسلية، تاريخ الشراء، مكان تواجد الأصل، المسؤول عن الاستخدام، وغيرها من البيانات. بالإضافة لإمكانية استخدام خاصية المسح الضوئي لباركود الأصل للوصول إلى البيانات بسهولة.
-
تتبع الأصول بشكل لحظي
من خلال واجهة استخدام النظام، يمكن بسهولة تتبع الأصول في نفس وقت استخدامها. ومعرفة كافة البيانات المسجلة عنها، وحالتها التشغيلية. سواء كانت قيد الاستخدام أو الصيانة. بالإضافة لتحديث قاعدة بيانات أصول المؤسسة بشكل تلقائي، عند تسجيل أي بيانات جديدة. وهو ما يساهم في تتبع الأصول وإدارتها بكفاءة، وتحقيق أفضل استخدام منها.
-
إدارة دورة حياة الأصول
تحسين كفاءة التشغيل، تعتمد على القدرة على إدارة دورة حياة الأصول بكفاءة. وهو ما يحققه نظام مثل DocSuite Asset، والذي يعمل على إرسال تنبيهات عند اقتراب موعد صيانة أي من الأصول، بالإضافة لتوفير بيانات عن حالتها بدءًا من تاريخ الشراء وحتى الوقت الحالي. وهو ما يساهم في معرفة ما إذا كانت بحاجة إلى أي صيانة طارئة لتجنب توقف العمل، ومعرفة متى يجب تحديثها أو استبدالها.
-
إصدار التقارير
إدارة دورة حياة أصول المؤسسة، يحتاج إلى توافر بيانات دقيقة ورؤية شاملة عن حالة كل أصل، وما يمكن أن تواجهه المؤسسة من مخاطر أو أعطال مفاجئة. وذلك لاتخاذ القرارات بشكل صحيح وفعال يسهم في تحسين الكفاءة التشغيلية.
وهنا يأتي دور DocSuite Asset، والذي يوفر أداة لإصدار التقارير المختلفة، ذات البيانات الدقيقة عن ما يخص الأصول. وذلك لدعم اتخاذ القرارات المختلفة، وتتبع الأصول وحالتها، والتأكد من القيام بأعمال الجرد، والصيانة في وقتها المحدد. والقدرة على تخصيص الميزانية، ووضع خطط الشراء والاستبدال والإهلاك، وإعادة توزيع الأصول.
-
تعزيز الأمان والامتثال
إدارة الأصول يقتضي مراقبتها، وتعزيز الأمان من أجل حمايتها من التعرض للفقد، أو السرقة. وهو ما توفره DocSuite Asset، من خلال إمكانية التتبع اللحظي لمكان كل أصل مستخدم داخل أو خارج المؤسسة، وتقديم بيانات محدثة. والتأكد من استخدامها بالشكل الذي يتفق مع اللوائح والمعايير المحددة.
ختاماً:
تعرفنا في هذا المقال، على كيف يمكن للحلول الرقمية مثل DocSuite Asset من تطبيق نظام قوي وفعال يساعد في إدارة دورة حياة الأصول بكفاءة وفعالية. وكيف يمكن تتبع الأصول، والجرد، وضمان تحقيق الاستخدام الأمثل لكافة أصول المؤسسة. بدءًا من تسجيل بيانات الأصول، وتصنيفها، وإنشاء وتتبع جداول الصيانة، وتتبع الأصول، واتخاذ القرارات بناءًا على التقارير الدقيقة. كل ذلك يأتي من خلال الاستثمار في أدوات التحول الرقمي. والتي تعد شريك استراتيجي لأي مؤسسة ترغب في تحسين الكفاءة التشغيلية، من خلال تعزيز إدارة الأصول.
إضافة تعليق جديد