تعد إدارة الأصول أحد الركائز الرئيسية والتي تضمن نجاح الشركات والمؤسسات المختلفة من عدمه، ولكن ماذا عن الشركات ذات البيئة متعددة الفروع؟
تعاني الشركات التي تمتلك فروع متعددة من صعوبة في تتبع وإدارة الأصول الخاصة بها بكفاءة، وهو ما يؤثر على سير العمل ويتسبب في بطء بعض العمليات.
وللعمل على حل تلك المشكلة بدأت الشركات في الاتجاه إلى استخدام برامج الأصول وإدارة العهد؛ وذلك لقدرتها على تحسين إدارة الأصول خاصة للشركات والمؤسسات التي يندرج تحت مسمى بيئة متعددة الفروع.
وفي هذا المقال الجديد على مدونتنا، سوف نتعرف على ما هي برامج الأصول وإدارة العهد، وما هي أبرز التحديات التي تواجهها الشركات في إدارة الأصول في بيئة متعددة الفروع، وكيف تعمل برامج إدارة الأصول في بيئة متعددة الفروع.
ما هي برامج الأصول؟
برامج الأصول هي أنظمة برمجية مُخصصة لإدارة كافة أنواع الأصول المستخدمة في مختلف أنواع الشركات والمؤسسات، ومن خلالها يمكن تتبع دورة حياة الأصول، وتنظيم جدول الصيانات الدورية وتتبعها بسهولة، وتحسين الكفاءة التشغيلية، وتحليل البيانات المختلفة من أجل تحقيق أعلى عائد من الاستثمار في تلك الأصول من خلال القدرة على التحكم في الموارد والتكاليف.
هذا بالإضافة إلى القدرة على إدارة الأصول في بيئة متعددة الفروع بسهولة.
ما التحديات التي تواجهها الشركات في إدارة الأصول في بيئة متعددة الفروع؟
تعاني الشركات ذات البيئة متعددة الفروع العديد من التحديات في إدارة الأصول الخاصة بها ويرجع ذلك إلى الكثير من الأسباب، والتي منها الآتي:
- صعوبة تحديد مواقع الأصول المنتشرة في عدد من المواقع بدقة وكفاءة.
- عدم القدرة على تنظيم وتتبع جداول الصيانة الدورية الخاصة بالأصول في مختلف الفروع، وهو ما قد يتسبب في كثرة حدوث الأعطال مما يؤثر على العملية التشغيلية والإنتاجية في المقابل، وقد يؤدي إلى توقف العمل.
- صعوبة في إدارة المخزون والحصول على بيانات دقيقة عن حالة الأصول المستخدمة.
- مواجهة مشاكل تتعلق بعدم الالتزام أو الامتثال بمعايير اللوائح والقوانين المفروضة، وهو ما يتسبب بالعديد من العقوبات.
- تضارب بيانات إدارة الأصول مع البيانات الأخرى المتعلقة بها، مثل بيانات المخزون والبيانات المالية وغيرها، وذلك نتيجة غياب الربط والتكامل مع الأنظمة المختلفة في الإدارة.
كيف تعمل برامج الأصول في بيئة متعددة الفروع؟
عند امتلاك الشركة لعدد من الفروع بمناطق مختلفة التعقيدات المتعلقة بإدارة الأصول وذلك بسبب عدم القدرة على التتبع اللحظي لتلك الأصول، بالإضافة لبعض التعقيدات المتعلقة باختلاف التوزيع الجغرافي في حالة تواجد الفروع ببلدان مختلفة. لذا فإن برامج الأصول الاحترافية المتكاملة مكنت أصحاب الشركات التي تعمل في بيئة متعددة الفروع من تحسين إدارة الأصول بكفاءة وفاعلية، وذلك من خلال التالي:
-
إنشاء قاعدة بيانات مركزية
تتيح برامج الأصول إمكانية إنشاء قاعدة بيانات مركزية، تحتوي على ملفات بكافة أنواع الأصول المستخدمة بكافة الأفرع المملوكة للشركة أو المؤسسة. يحتوي كل ملف منهم على كافة بيانات الأصول بدءاً من تاريخ شرائها، وبيانات الصيانة، وبيانات التشغيل والإنتاج، والفرع المتواجد به كل أصل منهم.
كما يتم تحديث تلك البيانات بشكل تلقائي عند حدوث أي تغيير بها، وهو ما يساهم في الحصول على بيانات فعلية تساهم في تتبع وإدارة الأصول بكفاءة وفاعلية. هذا بالإضافة لإمكانية الوصول لتلك البيانات بسهولة بأي وقت ومن أي مكان.
-
إدارة الأصول عن بعد
تساهم برامج الأصول في إدارة الأصول في بيئة متعددة الفروع بسهولة، وذلك من خلال تقنيات الباركود المسجل بها أنواع الأصول المختلفة وإنترنت الأشياء، حيث تساهم تلك التقنيات في معرفة الموقع الفعلي للأصول وحالة الأصل إذا كان قيد الاستخدام أم به عطل أو قيد الصيانة، كما يمكن معرفة كافة بيانات العمليات التشغيلية الخاصة بكل أصل.
-
تعزيز إدارة دورة حياة الأصول
من خلال برامج الأصول يمكن تتبع دورة حياة الأصول بسهولة وذلك من خلال القدرة على التالي:
- الوصول لبيانات الأصول بمختلف الفروع من حيث تكلفة الشراء وتكاليف العمليات التشغيلية ومقارنتهم لتحديد معدل العائد على الاستثمار.
- تتبع عمليات الصيانة والتأكد من تنفيذها في الموعد المخصص لها، وإرسال تنبيهات للمستخدمين في حالة التنبؤ بأي أعطال.
- إمكانية تقييم حالة الأصول بكافة أفرع الشركة، وتحديد ما إذا كانت هناك أي منهم بحاجة إلى تحديث أو استبدال بناءاً على الحالة التشغيلية والإنتاجية.
- القدرة على التعرف على بيانات الأصول المستهلكة وإدارة عملية التخلص منها بكفاءة.
-
الربط والتكامل مع الأنظمة الأخرى
من خلال برامج الأصول يمكن بسهولة ربط كافة أنواع الأصول المستخدمة في الشركات ذات البيئة متعددة الفروع مع الأنظمة المختلفة. ويتيح هذا التكامل تدفق البيانات بسهولة بين الأقسام المختلفة سواء بالفرع الواحد أو من فرع لآخر، وهو ما يساهم في الحصول على بيانات دقيقة ويعمل على تقليل الوقت والجهد في تنفيذ الإجراءات المختلفة وتسهيل عملية تتبع إدارة الأصول.
ومن تلك الأنظمة على سبيل المثال:
- أنظمة سلسلة التوريد، والتي تساهم على إدارة ومراقبة المخزون وأوامر التوريد والطلبات المختلفة.
- أنظمة المحاسبة، وهو ما يسمح بسهولة تقييم الحالة المالية للأصول والحصول على بيانات التكاليف المختلفة مثل تكاليف الصيانة، والتكاليف التشغيلية والإنتاجية.
- أنظمة الموارد البشرية، والتي من خلالها يمكن بسهولة تتبع الأصول التي يستخدمها الموظفين ومعرفة الحالة الفعلية لها.
ما فوائد استخدام برامج الأصول في بيئة متعددة الفروع؟
- تحسين الكفاءة التشغيلية، وذلك من خلال القدرة على الوصول لكافة الأصول وتقليل وقت البحث عن أي أصول قد تكون مفقودة أو غير مسجلة.
- خفض تكاليف الصيانة، وذلك من خلال تتبع جداول الصيانة الدورية بمختلف الأفرع والتأكد من القيام بها دون أي تأخير، وهو ما يساهم في إطالة عمر الأصول وتجنب الأعطال المفاجئة.
- الامتثال للوائح والقوانين، وذلك من خلال التقارير التي توفر رؤى وبيانات عن مدى الالتزام بمعايير اللوائح والقوانين المفروضة. بالإضافة لإعداد التقارير المالية للتدقيق والضرائب عن كافة الأصول بالفروع المختلفة.
- اتخاذ القرارات الاستراتيجية بكفاءة، وذلك نتيجة إمكانية إصدار تقارير ذات بيانات دقيقة عن حالة الأصول التشغيلية وما إذا كانت بحاجة إلى استبدال أو تحديث. بالإضافة إلى القدرة على توزيع الموارد بكفاءة بين الفروع حسب الاحتياج.
- تعزيز الأمن، من خلال الوصول لبيانات المستخدمين المسؤولين عن الأصول بكل الأفرع. وهو ما يساهم في تقليل عمليات الفقد أو السرقة التي من الممكن التعرض لها.
ختامًا:
استخدام برامج الأصول في الشركات ذات البيئة متعددة الأفرع يساهم في توفير رؤية شاملة عن حالة الأصول بوقتها الفعلي وذلك من أجل تحسين إدارتها واستخدامها، هذا بالإضافة للقدرة على تتبع الأصول بأي وقت ومن أي مكان والوصول لكافة البيانات المتعلقة بها مثل بيانات الصيانة، وبيانات الحالة التشغيلية، وبيانات التكاليف المالية وما إلى ذلك.
لذا إذا كنت تمتلك شركة ذات بيئة متعددة الفروع، وترغب في تحقيق الاستدامة في إدارة الأصول وتحقيق أفضل عائد من الاستثمار، لا تتردد في تبني أفضل الحلول المعتمدة على تقنيات الذكاء الاصطناعي والتكنولوجيا الحديثة والمتمثلة في برامج الأصول.
وذلك لقدرتها على إدارة الأصول بكفاءة وفاعلية كبيرة خاصة في حالة البيئة متعددة الفروع، وهو ما يؤثر على نمو ونجاح الشركة بشكل إيجابي.
إضافة تعليق جديد