تعد إدارة العهد واحدة من الأمور الجوهرية والمهام التي يجب أن تعمل الشركات على رقابتها وتنظيمها بكفاءة، وذلك لضمان استخدامها بما يتوافق مع العمل وحمايتها.
والعهد قد تتمثل في العديد من الأمور سواء كانت عهد مالية أو شخصية كالأجهزة الإلكترونية. ونظرًا لأهمية تلك العهد يجب إدارتها باحترافية وتوفير دقة وشفافية في بياناتها والتأكد من توافقها مع المعايير المحاسبية.
وفي ظل تزايد العمل داخل الشركات وزيادة العهد وصعوبة تتبعها وإدارتها بالطرق التقليدية، أصبح الاعتماد الآن على برامج العهد الاحترافية ضروري؛ لما توفره من أدوات تساعد الشركات على تحسين كفاءة إدارة العهد، وتنظيمها، والتحكم بها، وتتبعها بسهولة، بالإضافة لتوافقها مع المعايير السحابية.
وفي هذا المقال الجديد على مدونتنا، سوف نشرح لك ما هي برامج العهد وإدارة الأصول، وما أهمية التوافق مع المعايير المحاسبية، وكيف تساعد برامج إدارة العهد الاحترافية الشركات على التوافق مع المعايير المحاسبية المختلفة.
ما هي برامج إدارة العهد؟
برامج العهد هي برمجيات تحتوي على تقنيات حديثة وأدوات تساهم في تحسين إدارة العهد بكفاءة وفاعلية، وذلك بدءًا من إنشاء ملفات العهد بأنواعها المختلفة وتسجيل بياناتها إلكترونيًا وبشكل صحيح، مرورًا إلى تسليمها للأشخاص المسئولين عنها أو للأقسام المختلفة.
ومن خلال برامج العهد يمكن للشركات إدارة مختلف عقود العهد إلكترونيًا ومراجعتها للتأكد من الالتزام بالبنود الخاصة بها ومراجعتها ماليًا للتأكد من توافقها مع المعايير المحاسبية والتوافق مع الشروط الضريبية الموضوعة.
كما تساهم تلك البرامج في الحصول على بيانات ذات دقة عالية يمكن الاعتماد عليها في اتخاذ القرارات الاستراتيجية المختلفة، وتقليل المخاطر المحتمل التعرض لها مسبقًا.
كما تساعد برامج العهد على مواكبة أي تطورات أو قرارات مالية يتم تحديثها بما يخدم مصلحة العمل ويساهم في الالتزام بها.
أهمية التوافق مع المعايير المحاسبية
ترجع أهمية المعايير المحاسبية لكونها الإطار المرجعي الخاص بالشركات والذي من خلاله يحدد كيفية تسجيل أي من المعاملات المالية وإعداد التقارير المالية.
وتضمن هذه المعايير للشركات توفير الدقة والشفافية في البيانات المالية، مما يساهم في توفير رؤى شاملة ودقيقة عن الوضع المالي للشركة، وتحقيق الاستدامة المالية.
وعدم مراعاة الالتزام بالمعايير المحاسبية قد يؤدي إلى خسائر مالية، وصعوبة في إدارة العهد المختلفة ومواجهة التحديات الاقتصادية المختلفة.
كيف يساعدك برنامج إدارة العهد في التوافق مع المعايير المحاسبية؟
-
تعزيز الدقة والشفافية المحاسبية
عند تخصيص العهد للموظفين أو لأي من أقسام الشركة المختلفة، يتم تسجيل بيانات تلك العهد داخل برنامج إدارة العهد. ويتم تحديث تلك البيانات بشكل فوري عند حدوث أي تغيير، وهو ما يضمن عدم فقدان البيانات أو التلاعب بها لأي سبب.
على عكس اتباع الطرق التقليدية في إدارة العهد، والتي كانت تعتمد على طرق التسجيل اليدوية، وهو ما كان يعرضها لحدوث أخطاء في التسجيل وصعوبة تتبع تلك البيانات بشكل دقيق، خاصة فيما يتعلق بالبيانات المالية. وذلك نتيجة الأتمتة الإلكترونية لبرامج العهد والتي تحد من التدخل البشري، وتوفر دقة وشفافية في البيانات.
-
تحسين التدقيق والمراجعات المالية
إدارة العهد تحتاج إلى التدقيق والمراجعة بشكل دوري، وذلك من أجل التأكد من توافقها مع المعايير المحاسبية. والقيام بعمليات التدقيق والمراجعة بالطرق اليدوية يستهلك الكثير من الوقت والجهد، وفي بعض الأحيان لا يتسم بالدقة الكاملة.
ولكن من خلال الاعتماد على برامج العهد أصبحت تلك العملية أكثر سهولة وكفاءة، فتلك البرامج توفر سجلات رقمية لكافة أنواع العهد المالية وغير المالية محدثة وخالية من أية أخطاء. وهو ما يجعل مراجعتها أكثر سهولة ولا يحتاج إلى الكثير من الوقت.
كما يمكن الحصول على تحليلات دقيقة من خلال تلك السجلات توفر بيانات ورؤى أكثر شمولا عن حالة العهد، وما يحتاج إلى تحسين منها.
-
إصدار التقارير
للتأكد من التوافق مع المعايير المحاسبية فيما يخص إدارة العهد، يجب توافر تقارير مالية دقيقة توفر بيانات شاملة عن تحليل العهد المالي. وهو ما توفره برامج العهد من خلال إصدار تقارير بيانات العهد المالية وتحليلاتها لفترات زمنية مختلفة،مثل تقارير توفر رؤى عن الأنماط المالية التي قد تحتاج إلى تحسين، وغيرها من التقارير الأخرى والتي تهدف إلى التأكد من التوافق مع المعايير المحاسبية وإدارة العهد بشكل أكثر كفاءة.
-
إدارة العقود بفاعلية
توفر برامج العهد نظام مركزي لإدارة العقود إلكترونيًا وحفظها بشكل آمن، وهو ما يسهل من الوصول إليها في أي وقت ومن أي مكان سواء كان ذلك من أجل المراجعة أو التدقيق المالي.
وذلك من أجل التأكد من توافق تلك العقود مع المعايير المحاسبية، ومراجعة المعاملات المالية الخاصة بها.
-
إدارة التزامات الضرائب
بعض أنواع العهد والعقود الخاصة بها يجب أن تكون متوافقة مع المعايير المحاسبية المتعلقة برسوم الضرائب، وللتأكد من تنفيذ ذلك التوافق وتتبعه بسهولة والتأكد من خلو البيانات من أي أخطاء يجب الاعتماد على أدوات حديثة في إدارة العهد لتحقيق ذلك.
وهو ما توفره برامج العهد حيث تساهم في تسجيل البيانات بشكل إلكتروني وتعمل على تحديثها بشكل تلقائي من خلال الالتزام بالمعايير المحاسبية المتعلقة برسوم الضرائب المختلفة.
وهو ما يضمن التزام الشركات بهذا الجانب، وضمان عدم التعرض لأي مخالفات ضريبية في المستقبل.
-
إدارة عقود المشتريات
بعض أنواع العقود المتعلقة بالعهد تتطلب التزامات مالية طويلة الأجل في التسديد، ويجب التأكد من توافق تلك الالتزامات مع المعايير المحاسبية المتعلقة بالإطار المالي الخاص بالشركة. هذا بالإضافة للتأكد من تسجيل تلك البيانات بشكل صحيح، وتتبع المدفوعات والتأكد من الالتزام بها في وقتها المحدد.
وبرامج العهد تعمل على تحقيق ذلك بسهولة من خلال الأتمتة الإلكترونية المتعلقة بمهام سير العمل داخل البرنامج، والعمل على تدفق البيانات بسهولة دون أي تأخير في الإجراءات والحد من حدوث أي أخطاء بشرية، كما في السابق نتيجة اتباع الطرق التقليدية في التسجيل والمراجعة.
-
إدارة المخاطر المالية
الالتزام بالمعايير المحاسبية والتأكد من توافق إدارة العهد معها يساهم بشكل كبير في التحكم في إدارة المخاطر المالية، والعمل على مواجهتها بشكل مخطط ومدروس.
وتقوم برامج العهد من خلال البيانات المتاحة لديها وتحليلها بدقة من تحديد وتقييم أي مخاطر مالية من المحتمل التعرض لها مستقبلًا، وتقوم بتوفير تحليلات تساعد في اتخاذ الإجراءات الاستباقية لمواجهة المخاطر المحتمل حدوثها.
وهو ما يساهم في تحسين إدارة التدفقات النقدية، وضمان الالتزام بالمعايير المحاسبية، وضمان عدم التعرض لأي خسائر مالية محتملة.
-
الربط والتكامل مع الأنظمة المحاسبية
تعمل برامج العهد على التكامل مع الأنظمة المحاسبية المختلفة المستخدمة داخل الشركات، وهو ما يساهم في تدفق البيانات وتحديثها بشكل تلقائي ولحظي. وهو ما يساهم في الحد من الأخطاء البشرية ويضمن أن جميع المعاملات المالية المتعلقة بالعهد يتم تسجيلها بالتوافق مع المعايير المحاسبية.
ختامًا:
برامج العهد تعد أداة قوية وهامة ليس فقط لقدرتها على التحكم في إدارة العهد وتنظيمها وتحسينها، ولكن لقدرتها أيضًا على توفير أدوات تساهم في التوافق مع المعايير المحاسبية الخاصة بالشركة.
وذلك من خلال التسجيل التلقائي للبيانات والمعاملات المختلفة، والقدرة على توفير بيانات دقيقة تساهم في اتخاذ القرارات الهامة، وغيرها من الأدوات التي تضمن للشركات التحكم في النفقات ورقابتها وضمان التزامها بالمعايير المحاسبية والمالية الخاصة بها.
لذلك تعتبر تلك البرامج أداة استثمارية هامة لا غنى عنها لكافة الشركات لحماية نفقاتها وضمان الاستدامة المالية.
إضافة تعليق جديد