هل تواجه مشكلة في إدارة عمليات البيع المختلفة وتتبع كافة المهام بشكل كامل؟ عملية البيع بالمحال المختلفة المجال أو بالمتاجر الإلكترونية أو متاجر التجزئة على اختلاف أنواعها هي ليست عملية قائمة بذاتها، بل هي عملية ترتبط بعدد من المعالجات الأخرى كالمعالجات المتعلقة بالمخزون وبالدفع وبالفواتير والإيرادات. لذا أصبح هناك حاجة إلى الإدارة الذكية لعمليات البيع والمهام المرتبطة بها من خلال برنامج نقاط البيع الاحترافي المتكامل.
إذ أن حدوث خطأ واحد بأحد تلك الإجراءات في العملية البيعية الواحدة قد يؤدي لمشاكل عديدة بالعمل قد تستغرق الكثير من الوقت لاكتشاف ماهو أساس الخطأ، وبعض تلك الأخطاء تحدث نتيجة التسجيل اليدوي واتباع الطرق التقليدية في إدارة مثل تلك العمليات. ومن هنا تم برمجة نظام خاص لإدارة تلك العمليات وربطها ببعضها البعض وهو نظام نقاط البيع الرقمي POS.
في هذا المقال ستجد دليل شامل يساعد على فهم خصائص ومزايا برنامج نقاط البيع وما هي الحلول التي يمكنك الاستعانة بها من خلاله لتطوير معاملاتك البيعية.
شرح مفهوم برنامج نقاط البيع
هو نظام برمجي يعمل من خلال الأتمتة الإلكترونية لعدد من الإجراءات المرتبطة بعملية البيع، فعند قيام أحد عملائك بإجراء عملية بيعية وطلب أي منتج بمجرد تسجيل هذا الطلب بالبرنامج يبدأ البرنامج تلقائيًا بالربط مع إدارة المخزون الذي يسجل هذه العملية من خلاله، ومن ثم تتمكن من استيراد المنتج المطلوب بسهولة وتسجيله بالفاتورة الإلكترونية. وبمجرد أن يقوم العميل بالدفع سواء كان الدفع نقدي أو بأحد البطاقات الائتمانية الخاصة بالبنوك يتم تسجيل عملية الدفع وربطها بالإدارة المالية.
ومن خلال هذا الربط والتكامل للعمليات المختلفة بين مختلف الإدارات يمكنك تتبع كل عمليات البيع من خلال برنامج نقاط البيع بسهولة والتأكد من أن كافة النتائج الخاصة بها مسجلة بنجاح ودقة.
كيف تستفيد من حلول برنامج نقاط البيع؟
يوفر برنامج نقاط البيع الاحترافي الشامل العديد من الأدوات والحلول الذكية التي تساعدك في تنفيذ مهام سير العمل الخاصة بإجراءات عمليات البيع المختلفة داخل منشأتك التجارية وكذلك من خلال مواقع التجارة الإلكترونية بسهولة ويسر ومنع أخطاء الطرق التقليدية. وتلك الحلول هي:
-
حساب التكلفة النهائية
من خلال استخدام برنامج نقاط البيع بالمحال التجارية المختلفة أو بمواقع التجارة الإلكترونية، وبمجرد تسجيل عملية البيع لأحد عملائك وكتابة اسم المنتج أو الخدمة من خلال استيرادها من قاعدة البيانات أو من خلال قارئ الباركود يتم حساب التكلفة النهائية شاملة قيمة الضريبة المطبقة وأي خصومات قد تكون مفعلة بشكل تلقائي وبسرعة وبدون حدوث أي أخطاء.
-
الفوترة الإلكترونية
من خلال الربط مع الإدارة المالية ستتمكن بكل سهولة من إصدار الفواتير الإلكترونية لكل عملية بيع تتم لأحد عملائك وطباعتها أو إرسالها للعملاء بالبريد الإلكتروني أو الرسائل النصية القصيرة حسب رغبة العميل، وتكون كافة الفواتير متوافقة مع هيئة الضريبة والزكاة وشاملة لضريبة القيمة المضافة.
-
إدارة المخزون
لأن الإدارة الناجحة لمخزونك تساهم بشكل كبير في نجاح العديد من المهام المختلفة كالعمليات البيعية والمهام الإدارة المالية وتسليمات العملاء، وهو ما يقدمه برنامج نقاط البيع من خلال شاشة إدارة المخزون والتي تمكنك من متابعة مخزونك بشكل لحظي وبأي وقت وإجراء عمليات الجرد بوقت أقل من المستهلك بالطرق التقليدية.
فالبرنامج يتيح لك إنشاء قاعدة بيانات لكافة منتجاتك مع تعيين التصنيفات الخاصة بكل منتج والكمية وسعر البيع، كما يمكنك إنشاء التنبيهات الخاصة بقرب نفاد مخزون أي منتج للبدء في توريد أوامر الشراء الخاصة به مرة أخرى حتى لا يؤثر ذلك على عمليات البيع.
-
إدارة المشتريات
إدارة مشترياتك بنجاح عملية لا تقل أهمية عن إدارة المخزون ومن خلال برنامج نقاط البيع ستتمكن من تنفيذ كافة معالجة مهام تلك الإدارة بكفاءة، وذلك من خلال إنشاء قاعدة بيانات لكافة الموردين يحتوي كل ملف مورد على بيانات التواصل الخاصة به ونوع المنتجات المسؤول عن توريدها وسعر التكلفة وربط كافة أوامر التوريد التي يتم إنشائها وإضافة ملفات التعامل المالي وطرق الدفع الخاصة بكل مورد ليصبح لديك قاعدة ضخمة من البيانات سهلة الوصول إليها بأي وقت ومن أي مكان وتسهيل إجراء أوامر التوريد والمشتريات المختلفة دون أي تأخير قد يؤثر على العمل كما السابق.
-
الربط والتكامل
يوفر برنامج نقاط البيع مميزة الربط والتكامل مع أنظمة العمل المختلفة لديك مما يتيح لك إجراء معاملاتك البيعية بسهولة وسرعة. فبمجرد إنشاء أي طلب بيعي جديد والبدء بتسجيله يبدأ البرنامج باستيراد المنتج المطلوب وتسجيله بأمر البيع وإنشاء الفاتورة الإلكترونية الخاصة بنفس الأمر، وتلقائيًا يتم تحديث كمية المخزون بعد كل طلب شراء مما يتيح لك معرفة المخزون بأي وقت والحصول على بيانات دقيقة.
-
دعم عمليات الدفع المختلفة
يدعم برنامج نقاط البيع كافة عمليات البيع المختلفة كالدفع النقدي والدفع ببطاقات البنك الائتمانية أو بمحافظ الهاتف الإلكترونية، بالإضافة لإتاحة الدفع بالتقسيط، ويتم تسجيل كل عملية دفع وربطها بعملية الشراء والفاتورة الإلكترونية الخاصة بها وإضافتها تلقائيًا لحساب العميل لتتبع مدفوعاته المختلفة وتتبع حسابات العملاء المختلفة.
-
إصدار التقارير
من خلال برنامج نقاط البيع يمكنك الحصول على كافة تقارير عمليات البيع بسهولة لمراجعتها، كتقارير البيع الشهرية وتقارير المنتجات الأكثر استهلاكًا وتقارير أرصدة المخزون والتقارير المالية والمحاسبية وتقارير أرصدة العملاء وتقارير أداء الموظفين وغيرها من التقارير المختلفة التي تساهم في اتخاذ قرارات تطوير العمل بكفاءة.
ما هي معايير اختيار برنامج نقاط البيع الأفضل؟
هناك عدد من المعايير التي يجب على كل صاحب منشأة تجارية الاعتماد عليها عند اختياره برنامج نقاط البيع المتوافق مع أعماله للحصول على أفضل تجربة إدارية ناجحة وتطوير أعماله، ومن تلك العوامل مايلي:
- يدعم استخدام اللغة العربية بجانب اللغات الأخرى المتاحة.
- يحتوي على واجهة مستخدم سهلة الاستخدام وتتيح الأدوات والتطبيقات المختلفة بما يتوافق مع احتياجات عملك.
- يحتوي على نظام تعدد المستخدمين والذي يمكنك من إنشاء حساب لكل موظف بالمنشأة وتعيين اسم وكلمة مرور لكل حساب وتعيين مهام سير العمل وصلاحية الوصول للبيانات المختلفة كل حسب مهامه الوظيفية ومسماه الوظيفي.
- التوافق مع معايير الامتثال للأنظمة الحكومية وهيئة الضريبة والزكاة.
- يحتوي على نظام سحابي لحفظ بياناتك بأمان وحمايتها من التعرض للسرقة أو التلف أو الفقد.
- متكامل مع أنظمة العمل الداخلية المختلفة كأنظمة إدارة العلاقات مع العملاء CRM وغيرها من الأنظمة المختلفة.
- متوافق في العمل مع الأنظمة التشغيلية المختلفة كأنظمة ويندوز على سبيل المثال.
- توافر التحديث التلقائي للبرنامج كما يحدث بالأنظمة البرمجية المختلفة.
- توافر خدمة ما بعد البيع وخدمة الدعم الفني لحل أي مشكلة قد تطرأ أثناء استخدام برنامج نقاط البيع وحلها بسهولة
ختامًا، تناولنا في هذا المقال دليل يشمل مفهوم برنامج نقاط البيع وما يقدمه من حلول مختلفة لأصحاب المنشأت التجارية مختلفة المجال وأصحاب مواقع التجارة الإلكترونية وكيف يمكنهم الاستفادة من استخدامه في مختلف المهام المتعلقة بالعمليات البيعية لتسهيل الأداء وربط كافة المهام ببعضها للوصول للاحترافية في الأداء الإداري وتقديم أفضل تجربة استخدام للعملاء والمساهمة في اتخاذ ما يلزم من قرارات لتطوير ونمو العمل وتحقيق الأهداف التسويقية والمنافسة في سوق العمل.
إضافة تعليق جديد