تتجه العديد من الشركات إلى العمل الرقمي في مواجهة قيود بيئة ريادة الأعمال الحالية، ونخص بالذكر تبني فكرة أتمتة الموارد البشرية، وذلك بهدف تقليل الأخطاء، وتوفير الوقت، وتحسين الربحية، وزيادة الإنتاجية، وتحسين الأداء، وهذه كلها مزايا لإنشاء نظام معلومات الموارد البشرية لاسيما في الشركات الصغيرة، فما هي أساسيات أتمتة هذا النظام؟ الاجابة في مقالنا لليوم، تابع القراءة.
ماهي أتمتة عمليات الموارد البشرية؟
تستخدم أتمتة الموارد البشرية برنامجًا لرقمنة وأتمتة المهام المتكررة والمستهلكة للوقت، بما في ذلك إدارة تأهيل الموظفين، وكشوف المرتبات، وضبط الوقت، وإدارة المزايا.
تتيح أتمتة عمليات الموارد البشرية أيضًا تنفيذ معظم خدمات الشركات الصغيرة فيما يتعلق بتعيين الموظفين، حيث يتطلب تعيين موظف مهام محددة وإلزامية تحت طائلة تحمل مسؤولية الشركة: إعلان العمل، والزيارة الطبية، وصياغة عقد العمل، والعقد المحدد المدة الذي يتعين منحها للموظفين ضمن نطاق محدد، وما إلى ذلك، وهنا يبرز دور أتمتة الموارد البشرية، والذي يتيح كل تلك العناصر، بالإضافة الى أتمتة صياغة المستندات أو الخطابات أو عقود العمل.
أهمية أتمتة الموارد البشرية للشركات الصغيرة
تعتبر الأتمتة متاحة لجميع الشركات بما فيها مهما كان حجمها، حيث تقدم الحلول المتاحة في السوق أدوات يسهل إعدادها، دون معرفة تقنية، بدءا من برامج تلقائية ومنصة يمكن الوصول إليها عبر الإنترنت، كما أنها تتناسب تمامًا مع العقود، فهي تتكيف تمامًا مع احتياجات الشركات (الوحدات، والوظائف الانتقائية، وما إلى ذلك) ومع ميزانيتها، وبالتالي، يمكن لجميع الجهات الفاعلة في وظيفة الموارد البشرية الاستثمار في هذه الأتمتة والاستفادة من مزاياها.
أتمتة الموارد البشرية للشركات الصغيرة
يمكن أن يتولى وظيفة الموارد البشرية بالنسبة لشركة صغيرة، فريق صغير أو شخص واحد لديه أيضًا مسؤوليات أخرى، فعلى سبيل المثال، قد يتعامل مدير الموارد البشرية في شركة صغيرة أيضًا مع التدريب ونفقات المعالجة وكشوف المرتبات والمهام الإدارية الأخرى، وهذا هو السبب في أن أتمتة عمليات الموارد البشرية أمر بالغ الأهمية في بيئة الأعمال الصغيرة كما هو الحال في مؤسسة كبيرة، علما أن مكاسب الإنتاجية التي تجلبها الأتمتة لها تأثير أكبر لأن الموارد البشرية لديها موارد أقل وميزانيات أصغر.
فوائد أتمتة الموارد البشرية للموظفين
تعمل أتمتة الموارد البشرية على تحسين تجارب الموظفين وزيادة كفاءة العمليات من خلال التخلص من المهام المتكررة، بالإضافة إلى فوائد أخرى، ولعل أبرزها:
تحرير الموظفين
يعتبر تحرير موظفوا الموارد البشرية من المهام اليدوية، من أهم اهداف أتمتة الموارد البشرية، فهذه الأخيرة لها تأثير لا يمكن إنكاره على النتيجة النهائية، وبدلاً من قضاء الوقت في الأعمال الورقية وحفظ الملفات، يمكن للموظفين التركيز على أنشطة أكثر أهمية مثل وضع الاستراتيجيات وتحليل البيانات.
سرعة الاستجابة
تحافظ أتمتة الموارد البشرية على تحرك طلبات الموظفين وعناصر العمل من خلال توجيه العناصر إلى الشخص الصحيح، وتحديث الحالات، وإرسال التنبيهات عندما تقترب العناصر من الموعد النهائي، أو تكون خاملة لفترة طويلة جدًا، كما تلتقط اتمتة الموارد البشرية الطلبات من البريد الإلكتروني أو الدردشة، وتبدأ سير العمل دون بذل أي جهد إضافي منك أو من فريقك.
استقلالية الموظف
تمنح أتمتة الموارد البشرية الموظفين المزيد من الاستقلالية في مكان العمل حتى الذين لاينتمون الى فريق الموارد البشرية، حيث سيكونون قادرين على تولي الأمور بأيديهم، ولن يضطروا دائمًا إلى الاعتماد على فريق إدارة الموارد البشرية للحصول على الدعم، فعلى سبيل المثال، إذا قمت بأتمتة نظام معلومات الموارد البشرية الخاص بك، فسيكون لدى موظفيك مساحة مركزية لتنزيل إيصالات الدفع والضرائب الخاصة بهم، وذلك دون الحاجة إلى إشراك أعضاء فريق الموارد البشرية.
ما هي مهام الموارد البشرية التي يمكن أتمتتها؟
فيما يلي بعض وظائف الموارد البشرية الأساسية التي يمكن تحسينها باستخدام الأتمتة:
- الاحتفاظ بسجلات الموظفين وإدارتها وفقًا للوائح الحكومية في المستودع.
- تخزين طلبات توظيف الموظفين المقدمة تلقائيًا من خلال النماذج عبر الإنترنت في مستودع ECM وتعيينها إلى مسؤول التوظيف للمراجعة.
- تأهيل الموظفين الجدد من خلال إرسال اتفاقيات السرية والإعفاءات والنماذج الأخرى إليهم، وبمجرد الانتهاء منها، يتم ارسالها إلى المجلدات المقابلة في المستودع.
- تتبع متى يصبح الموظفون مؤهلين للتسجيل في المزايا.
ما هي أبرز أساسيات أتمتة الموارد البشرية للشركات الصغيرة؟
تأتي أتمتة الموارد البشرية لإنقاذ العديد من أقسام الموارد البشرية، والتي لاتزال غارقة في الإدارة والأوراق المطلوبة للمعالجة اليدوية لمهامها، ولكن لتتم عملية الإنقاذ بسلام تمت أساسيات لأتمتة الموارد البشرية يجب الالتزام بها، نذكر منها:
1. اختر الحل المناسب لمشروعك الصغير
يعد اختيار الحل المناسب في إدارة الموارد البشرية أمرًا بالغ الأهمية لمستقبل عملك الصغير، قد يؤدي اتخاذ القرار الخاطئ إلى زيادة معدل حرق الأموال من خلال الحصول على برنامج موارد بشرية غير مناسب للغرض ولا يمكنه دعمك أثناء التوسع، وبالتالي يجب اختيار حل نظام إدارة موارد بشرية يستجيب لمشاكلك الحالية بتكلفة مقبولة يعني أنه يمكنك الاستمرار في تحمل تكاليفها على مر السنين ومع تقدمك.
2. تحديد الأولويات
بصفتك شركة صغيرة أو شركة ناشئة، ليس لديك بالضرورة الوقت للتركيز على طريقة إدارة الموارد البشرية - بشكل أساسي لأنك مشغول جدًا بالفعل، ولكنك لا تزال بحاجة إلى حل لتكون أكثر كفاءة في حياتك اليومية، ولعل أهم نصيحة يجب أن تعتمدها هي تحديد ثلاثة من أكثر الجوانب صعوبة واستهلاكًا للوقت في عمليات الموارد البشرية، والتركيز على أتمتة هذه الجوانب.
3. منح حق الوصول
يجب أن تمكنك أتمتة عمليات الموارد البشرية من منح حق الوصول تلقائيًا للموظفين الجدد بناءً على معايير محددة مسبقًا، ومن المحتمل أيضًا أن يحتاج الموظفون إلى الوصول إلى تطبيقات وأدوات إضافية بمرور الوقت، هنا تسمح أتمتة الموارد البشرية لأي موظف بطلب الوصول إلى التطبيق وقبوله أو رفضه من قبل مديره.
4. إنشاء سير العمل
أحد المجالات الأولى التي يجب عليك التركيز عليها عند محاولة تنفيذ أتمتة الموارد البشرية هو إنشاء سير العمل، إذا كنت قادرًا على أتمتة سير العمل في فريق الموارد البشرية لديك، فسوف تقوم بإزالة الاحتكاك الموجود حاليًا في العديد من عملياتك.
باستخدام برنامج سير عمل الموارد البشرية، يمكن إزالة العبء عن قسم الموارد البشرية، كما أنه إذا كنت تريد أن تأخذ برنامج التشغيل الآلي هذا إلى ما هو أبعد من مهام الموارد البشرية لديك، فيمكن دمج سير عمل الأعمال في أي جزء من عملية الأعمال في مؤسستك.
استنتاج:
تفتقر العديد من الشركات الى كبيرة للموارد البشرية، مما قد يؤدي إلى الإرهاق خاصة بالنسبة لمدير الموارد البشرية، لكن ومن خلال أتمتة عمليات الموارد البشرية، ستتمكن هذه الشركات من المساعدة في تخفيف العمل اليدوي المطلوب لموظفي الموارد البشرية الحاليين لديها.
إضافة تعليق جديد