يتمثل الاختلاف الرئيسي بين نظام المخزون الدائم والمخزون الدوري في أن نظام الجرد الدائم هو طريقة لتقييم المخزون حيث يتم تسجيل الزيادة أو النقصان في المخزون فورًا بعد البيع أو الشراء، بينما يشير أخذ المخزون الدوري إلى ممارسة الفحص المادي أو العد من المخزون الذي تحتفظ به المنشأة على أساس منتظم، وطبعا المخزون هو أحد الأصول الحالية الأكثر حيوية للمؤسسة، ولتفاصيل أكثر عن هذين النظامين، تابع القراءة.

ما هي إدارة المخزون وأهميتها؟

إدارة المخزون هي عملية الإشراف بكفاءة على اقتناء وتخزين واستخدام السلع والمواد داخل الشركة، والغرض من إدارة المخزون هو ضمان وجود مخزون كافٍ في المكان المناسب وفي الوقت المناسب لتلبية متطلبات العملاء، ومن خلال الحفاظ على مستويات المخزون المثلى والتوزيع الفعّال، تساعد إدارة المخزون الشركات على العمل بسلاسة وفعالية.

 تعتبر إدارة المخزون الفعّالة أمر بالغ الأهمية للاستقرار العام لسلسلة التوريد، فإذا كان المخزون المتاح قليلًا جدًا، فلن تتمكن المؤسسة من تلبية احتياجات عملائها وتلبية الطلبات، وإذا كان المخزون كبيرًا جدًا، فقد تنتهي صلاحية المنتج أو يصبح قديمًا وبالتالي يصبح غير قابل للبيع ويجعل الشركة مسرفة، ومع وجود نظام إدارة مخزون فعّال، يمكن تجنب العديد من هذه المشكلات. ونتيجة لذلك، سيتم تقليل تكاليف التخزين، وسيتم تحرير النقد وسيتم تنفيذ الطلبات في الوقت المحدد ودون إهدار.

ما هي أنظمة مراقبة المخزون؟

أنظمة مراقبة المخزون هي حلول تقنية تدمج جميع جوانب مهام المخزون في المؤسسة، بما في ذلك الشحن والشراء والاستلام وتخزين المستودعات والمبيعات والتتبع وإعادة الطلب، وفي حين أن هناك بعض الجدل حول الاختلافات بين إدارة المخزون ومراقبة المخزون، فإن الحقيقة هي أن نظام مراقبة المخزون الجيد يفعل كل ذلك من خلال اتباع نهج شامل للمخزون وتمكين المنظمات من الاستفادة من الممارسات الهزيلة لتحسين الإنتاجية والكفاءة على طول سلسلة التوريد، مع وجود المخزون المناسب في المواقع المناسبة لتلبية توقعات العملاء.

توفر أنظمة التحكم في المخزون، مثل تطبيقات التحكم في المخزون، مجموعة متنوعة من الوظائف التي تساعد الشركات على إدارة أنواع مختلفة من المخزون، وتتكون أنظمة التحكم في المخزون عادةً من برنامج إدارة المخزون المقترن بعلامات الباركود لتحديد أصول المخزون، ويتم تخزين المعلومات حول كل عنصر في قاعدة بيانات مركزية، وهناك  نوعان من أنظمة مراقبة المخزون، حيث يتعلق الأمر كما أشرنا بداية بنظام المخزون الدائم، ونظام المخزون الدوري.

أوجه الفروقات بين نظام المخزون الدائم و نظام المخزون الدوري

يعتبر كلا الإجراءين مهمين للغاية فيما يتعلق بالمخزون، فإن نظام المخزون الدائم هو نظام لتقييم المخزون بينما يعد المخزون الدوري طريقة لفحص المخزون، وفيما يلي شرح لكل نظام:

1. نظام المخزون الدائم

 
نظام المخزون الدائم هو طريقة لتقييم المخزون حيث يتم تسجيل الزيادة أو النقص في المخزون مباشرة بعد البيع أو الشراء، ويتتبع هذا النظام باستمرار أرصدة المخزون ويوفر تفاصيل كاملة عن التغييرات في المخزون من خلال التقارير الفورية.
 
تتمثل الميزة الرئيسية لنظام المخزون الدائم في أنه يوضح مقدار المخزون المتاح في أي نقطة زمنية معينة وهو طريقة ناجحة لمنع نفاد المخزون، وعلاوة على ذلك، نظرًا لأنه يتم تحديث مستويات المخزون على أساس الوقت الفعلي، يظل الرصيد في حساب المخزون وتكلفة حساب البضائع المباعة صحيحين طوال السنة المحاسبية.

 تعتبر آلية الحساب هذه حيوية لأن المخزون هو أحد أهم الأصول المتداولة ويجب حساب النسب مثل نسبة دوران المخزون لاتخاذ قرارات إدارة رأس المال العامل، وفي نهاية العام، سيقارن النظام الدائم رصيد المخزون المادي مع السجلات المحاسبية للتحقق مما إذا كان هناك أي تناقضات.
 
يتتبع نظام المخزون الدائم أرصدة المخزون بشكل مستمر. يتم ذلك من خلال أنظمة محوسبة تستخدم نقاط البيع (POS), وتكنولوجيا إدارة أصول المؤسسة التي تسجل مشتريات ومبيعات المخزون، إنه أكثر تعقيدًا بكثير من النظام الدوري لإدارة المخزون.

 
2. نظام المخزون الدوري

أنظمة الجرد الدوري هي أنظمة يتم فيها إجراء جرد المخزون في نهاية فترة محددة، حيث يتم فحص المخزون الافتتاحي في بداية الفترة من خلال العد الفعلي لجميع العناصر الموجودة في المخزون، ومع إجراء عمليات شراء للمخزون الجديد وورود المبيعات عند بيع منتج ما، يتم إجراء جرد فعلي لجميع المخزون في نهاية الفترة.

غالبًا ما يتم استخدام نظام المخزون الدوري من قبل الشركات الصغيرة التي لديها مخزون سهل الإدارة وقد لا يكون لديها الكثير من المال أو الفرصة لتطبيق أنظمة محوسبة في سير عملها، وعلى هذا النحو، يستخدمون المخزون المادي العرضي لقياس مخزونهم وتكلفة البضائع المباعة (COGS).

قد لا تكون الشركات بالضرورة على دراية بالمخزون الذي تحتفظ به قبل إجراء عمليات العد، والتي تتم على فترات منتظمة - أسبوعية أو شهرية أو ربع سنوية، وإليك كيفية عمل العملية:
 
 

• يسجل الطرف المسؤول عن الجرد كل المخزون المتاح في نهاية الفترة
• يتم تسجيل مشتريات البضائع في حساب المشتريات
• يتم نقل هذا إلى حساب المخزون بعد الجرد
• ثم يتم تطبيق هذا الرصيد الجديد على بداية الفترة الجديدة، وبعد ذلك تبدأ العملية مرة أخرى.

 
نظرًا لأن الشركات غالبًا ما تحمل منتجات بالآلاف، فقد يكون إجراء العد المادي أمرًا صعبًا ويستغرق وقتًا طويلاً، تخيل أنك تمتلك متجرًا للأدوات المكتبية وتحاول عد وتسجيل كل قلم حبر جاف في المخزون، والآن اضرب ذلك في سلسلة التوريد المكتبية، وهذا هو السبب في أن العديد من الشركات تقوم بإجراء إحصاء مادي مرة واحدة فقط كل ثلاثة أشهر أو حتى مرة واحدة في السنة، وبالنسبة للشركات التي تخضع لنظام المخزون الدوري، فهذا يعني أن أرقام حساب المخزون وتكلفة البضائع المباعة ليست بالضرورة حديثة جدًا أو دقيقة.
 
تتضمن تكلفة البضائع المباعة عناصر مثل تكاليف العمالة والمواد المباشرة والتكاليف العامة المباشرة للمصنع.

استنتاج: 

تعمل أنظمة إدارة المخزون على تبسيط وأتمتة المهام المتعلقة بالمخزون عبر المنظمة، ويمكن استخدام أنظمة إدارة المخزون الحديثة لتتبع السلع والموارد طوال دورة حياتها حيث يتم تحديد موقعها الجغرافي وتتبعها عن بعد، ويتيح هذا للشركات الحصول على رؤية للأجزاء المتحركة من عملية سلسلة التوريد الخاصة بها وتحديد الاختناقات وإصلاح المشكلات قبل أن تبدأ في التراكم. 

مواضيع قد تهمك :

خدمات حماية الشبكات

برمجيات تناسب جميع الأعمال

استضافة سحابية مع خوادم آمنة

مراجع:

1.  <<لماذا تحتاج الشركات إلى برامج محاسبة ؟>>، ITWeb

2. <<العوامل المؤثرة على توجه الشركات للاعتماد على المحاسبة >>، jalhss.

3. <<محاسبة التجزئة: لماذا هي ضرورية لإدارة المخزون>>،Harlem World Magazine

لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
برنامج حسابات
نظام تخطيط موارد المؤسسة erp
برنامج ارشفة الملفات
برنامج إدارة مكاتب المحاماة والإستشارات القانونية
افضل برنامج ادارة المطاعم
برنامج ادارة عيادات الاسنان
برنامج عقاري ومحاسبي كامل وممتاز
برنامج صالات الجيم