ما هو نظام إدارة محتوى الشركات ECM؟ وما هي فوائد تطبيقه في منشأتك؟

تم النشر في :

نظام إدارة محتوى الشركات ECM منصة رقمية تشكل جزءًا حيويًا من المبادرات الإستراتيجية للشركة

المدونة / عام
ما هو نظام إدارة محتوى الشركات ECM؟ وما هي فوائد تطبيقه في منشأتك؟
ما هو نظام إدارة محتوى الشركات ECM؟ وما هي فوائد تطبيقه في منشأتك؟
يوفر نظام إدارة محتوى الشركات ECM للمؤسسات الأدوات اللازمة لالتقاط وتنظيم وتخزين وتقديم حجم متزايد باستمرار من المعلومات الرقمية - المستندات والصور والوسائط الغنية وأنواع المحتوى الأخرى التي تحتوي على قيمة تجارية، يساعد نظام إدارة محتوى الشركات ECM على تبسيط دورات حياة المحتوى وأتمتة عمليات سير العمل، ليس هذا فحسب، بل له فوائد أهم نطرحها عليكم في مقالنا التالي، فقط نرجوا متابعة القراءة.
 
 
نظام إدارة محتوى الشركات ECM
 

ما هو نظام إدارة محتوى المؤسسة (ECM)؟ 

 
يرمز نظام إدارة محتوى الشركات ECM إلى إدارة محتوى المؤسسة، وهو حل تعاوني تقني مصمم لإدارة وتخزين وتنظيم مستندات الأعمال في الوقت الفعلي، يسمح نظام إدارة محتوى الشركات ECM للمؤسسات بتبسيط عمليات الأعمال بشكل كبير وجعل العمليات اليومية أكثر كفاءة.
 
تحتاج المنظمات التي ترغب في تحسين العمليات والبقاء في طليعة تكنولوجيا الأعمال إلى التفكير في تنفيذ نظام إدارة محتوى الشركات ECM، وهو سوق من المتوقع أن ينمو بأكثر من 25٪ من معدل النمو السنوي المركب حتى عام 2026.
 

مزايا نظام إدارة محتوى الشركات ECM 

 
يتمتع نظام إدارة محتوى الشركات ECM بمزايا عديدة، فيما يلي بعض من مزايا رئيسية التي يتميز بها نظام إدارة محتوى الشركات ECM والتي يمكن للشركات من جميع الأنواع تحقيقها عند تنفيذ النظام:
 

1. توفير مستودع مركزي للبيانات

 
تبدأ إدارة محتوى نشاطك التجاري بالتقاط معلوماتك واستيرادها إلى مستودع رقمي آمن - مكتبة رقمية، من نوع ما، تحتفظ العديد من المؤسسات بسجلات وبيانات بتنسيقات ومواقع متعددة، بما في ذلك كل شيء من الأنظمة الأساسية عبر الإنترنت إلى أجهزة الكمبيوتر المكتبية الشخصية وخزانات الملفات، وتتمثل مخاطر الاحتفاظ ببيانات الأعمال الهامة في مثل هذا الخليط من التنسيقات في أنه يمكن أن يؤدي إلى فقدان البيانات وانتهاكات الأمان والملفات المكررة وغير ذلك.
 
يسمح نظام إدارة محتوى الشركات ECM للمستخدمين بمشاهدة أي مستند أو تحريره، وعرض بيانات تعريف المستند، وإدارة المحتوى وتنظيم المستندات الموجودة بداخله، كما يتيح نظام إدارة محتوى الشركات ECM البحث عن المحتوى وتخزينه بأمان، ومن جهة أخرى يحسن تعاون الموظفين، حيث سيتمكن الموظفون عبر الإدارات وعلى مستوى المؤسسة من الوصول إلى أي مستند.
 

2. تحليل المحتوى واسترجاعه

 
تم تجهيز نظام إدارة محتوى الشركات ECM بميزات تتيح للمستخدمين استرداد معلومات محددة من داخل المؤسسة، غالبًا ما يكون المحتوى مبعثرًا عبر الشركة في أنظمة متعددة وغير متصلة في كثير من الأحيان، يجب أن يربط حل نظام إدارة محتوى الشركات ECM الجيد بين صوامع المعلومات ويجلب لها نظامًا أساسيًا مشتركًا قابلًا لاسترجاع البيانات بطريقة سهلة ومنهجية، ويمكن للتحليل الذكي لأنواع المحتوى المختلفة لاستخراج المعلومات ذات الصلة أن يفتح القيمة في المحتوى ويوفر رؤى قابلة للتنفيذ لعمليات صنع القرار.
 

3. إدارة السجلات

 
 تستلزم سياسات الشركة واللوائح القانونية الاحتفاظ بوثائق محددة لفترات زمنية محددة مسبقًا وقد يكون لها قواعد بشأن التخلص، وفي هذه الحالة يمكن أن يساعد نظام إدارة محتوى الشركات ECM في ضمان ثبات المحتوى وتمكين الامتثال من خلال التحكم في جداول الاحتفاظ وتطبيقها، وفي العصر الحديث، تتضمن إدارة السجلات أيضًا إدارة محتوى موقع الويب.
 

4. تخزين المحتوى

 
يعد موقع المحتوى الرقمي - على الخوادم المحلية مقابل السحابة - جزءًا مهمًا من حلول إدارة محتوى المؤسسة، وفي كلتا الحالتين، يعد الأمان والامتثال ضروريين لتخزين المحتوى، يتضمن نظام إدارة محتوى الشركات ECM موقع التخزين والشبكة والأمان وبنية مركز البيانات والاتصالات أثناء النقل والتكرار المدمج وقيود الوصول إلى النسخ المتماثل للبيانات.
 

5. رقمنة المحتوى

 
 تدمج أدوات نظام إدارة محتوى الشركات ECM مستويات مختلفة من إدارة المحتوى: التقاط البيانات، وتصنيف البيانات، والتحقق من المستندات، والتحكم في الإصدار، وقدرات تتبع التدقيق مع ميزات الأمان والبحث والفهرسة والإدارة، وفي الآونة الأخيرة، نما هذا ليشمل إدارة الوسائط الغنية، الموجهة نحو إدارة المحتوى غير النصي مثل الصور الفوتوغرافية ومقاطع الصوت ومجموعات الفيديو، والتي تساعد في الوظائف وعمليات البث وتحويل الشفرات.
 

6. التكامل والتواصل

 
يسمح نظام إدارة محتوى الشركات ECM بواجهة بين عمليات إدارة عمليات الأعمال المؤتمتة (BPM) ويمكن ربطها ببيانات التعريف والموافقات الآلية على المستندات وسير العمل شبه المؤتمت أو المؤتمت بالكامل، وبعض الوظائف الشائعة التي يجب دمجها هي رسائل البريد الإلكتروني وأدوات الإنتاجية مثل معالجات النصوص وجداول البيانات وأنظمة الأعمال مثل CRM و ERP والأنظمة الحالية الخاصة بالإدارات مثل الموارد البشرية والتمويل والقانون.
 
 يجب أن يكون نظام إدارة محتوى الشركات ECM متوافقًا مع تطبيقات البرامج الحالية المستخدمة لوظائف الوظائف الروتينية، مثل تحرير المستندات، وتخزين ملفات البيانات، والبحث، وتصنيع السجلات الإلكترونية، وأدوات الحفظ.
 

7. يعزز أمن الوثائق والامتثال لها

 
يعمل نظام إدارة محتوى الشركات ECM على تحسين ممارسات إدارة السجلات والحماية من مخاطر الخروقات الأمنية والهجمات الإلكترونية، مع توفير طريقة خالية من المتاعب للبقاء على اطلاع بشأن قيود الامتثال المتزايدة، ، باستخدام إعدادات الأمان القابلة للتخصيص، يسمح نظام إدارة محتوى الشركات ECM للمؤسسات بحماية المعلومات من الوصول أو التعديل غير المصرح به.
 
يساعد نظام إدارة محتوى الشركات ECM على زيادة الأمان من خلال السماح للمستخدمين بما يلي:
 
  • تقييد الوصول إلى المجلدات والمستندات والحقول والمعلومات الأخرى
  • مراقبة بيانات تسجيل الدخول والخروج للنظام
  • مراقبة إنشاء المستندات وتدميرها لضمان الامتثال
  • مراقبة تغييرات كلمة المرور
 

8. يجعل المحتوى قابلاً للبحث ومفيدًا

 
يوفر نظام إدارة محتوى الشركات ECM إمكانات متعددة لجعل المحتوى قابلاً للبحث، مما يمكّن العاملين في مجال المعرفة من البحث بسهولة عن إجابات للأسئلة وتوفير الوقت في أداء وظائفهم، يبدأ البحث الأساسي بمطابقة الكلمات الرئيسية - البحث عن الملفات الموجودة في المستودع والتي تطابق سلاسل الأحرف المحددة مسبقًا وإرجاع قائمة النتائج.
 

9. تحسين خدمة العملاء 

 
يتيح نظام إدارة محتوى الشركات ECM اكتشاف إمكانية الوصول الفوري، مما يمكنك من الحصول على رؤية فورية لحالة المعاملات، يساعدك هذا على تلبية احتياجات عملائك بشكل أسرع من أي وقت مضى، سيستمتع عملاؤك بالقدرة على إكمال النماذج وتقديم الطلبات عبر الإنترنت، وبالإضافة إلى ذلك، يمكن إعادة توجيه الوقت الإضافي الذي سيوفره الحل الخاص بك لخدمة العملاء، بهذه الطريقة، ستكون الشركة قادرة على تقديم خدمة عالية الجودة وتجارب مخصصة يحسدك عليها منافسوك.
 

10. أمن البيانات 

 
 يمكن أن تعطيك نظرة سريعة على المجلد المفتوح انطباعًا جيدًا عن راتب الموظف وتفاصيل الأمان والعديد من المعلومات الحساسة الأخرى، وبالإضافة إلى ذلك، يمكن تدمير السجلات المادية أو فقدها أو إزالتها، وبالتالي إزالة النسخة الوحيدة المعروفة من المستند.
 
يمكن معالجة كل هذه المشكلات باستخدام نظام إدارة محتوى الشركات ECM فعال، حيث سيساعدك وجود برنامج ECM في الحفاظ على بيانات الموارد البشرية آمنة من الألف إلى الياء، وذلك بدءًا من الوصول إلى أرشيفات الموظفين، وتسجيل الدخول الآمن المعتمد على المستخدم، إلى قواعد البيانات والمستندات، لا يمكن منح الملفات إلا لأولئك الذين لديهم أذونات مختارة، وباستخدام بنظام إدارة محتوى الشركات ECM القائم على السحابة، يتم نسخ الملفات احتياطيًا على خادم آمن ويمكن الوصول إليه دائمًا. 
 

استنتاج: 

 
يعد نظام إدارة محتوى الشركات ECM المناسب أداة إستراتيجية لتعزيز الكفاءة وأمن البيانات وتقليل الأعمال الورقية، فهو يساعد على تحسين رضا المستخدمين، ويقلل من البحث عن المعلومات المطلوبة في أنظمة مختلفة، ويؤدي دمج الأنظمة إلى تقليل الحاجة إلى تبديل التطبيقات لإكمال العمل، فضلاً عن أتمتة العمليات المحيطة بالمحتوى لمزيد من الكفاءة.
 
 
 

مراجع 

1. <<ما هو ملف ECM ؟>>، lifewire.
2. <<كيفية إدارة البيانات غير المنظمة باستخدام نظام إدارة المحتوى في المؤسسة>>، techtarget.
 
 
 
 
 


نشر :
التصنيف: عام

إضافة تعليق جديد

 تم إضافة التعليق بنجاح
خطأ: برجاء إعادة المحاولة