ما هو نظام إدارة محتوى الشركات ECM؟ وما هي فوائد تطبيقه في منشأتك؟
يوفر نظام إدارة محتوى الشركات ECM للمؤسسات الأدوات اللازمة لالتقاط وتنظيم وتخزين وتقديم حجم متزايد باستمرار من المعلومات الرقمية - المستندات والصور والوسائط الغنية وأنواع المحتوى الأخرى التي تحتوي على قيمة تجارية. تساعد ECM على تبسيط دورات حياة المحتوى وأتمتة عمليات سير العمل.
ما هو نظام إدارة محتوى المؤسسة (ECM)؟
يرمز ECM إلى إدارة محتوى المؤسسة ، وهو حل تعاون تقني مصمم لإدارة وتخزين وتنظيم مستندات الأعمال في الوقت الفعلي. تسمح ECM للمؤسسات بتبسيط عمليات الأعمال بشكل كبير وجعل العمليات اليومية أكثر كفاءة.
تحتاج المنظمات التي ترغب في تحسين العمليات والبقاء في طليعة تكنولوجيا الأعمال إلى التفكير في تنفيذ ECM ، وهو سوق من المتوقع أن ينمو بأكثر من 25٪ من معدل النمو السنوي المركب حتى عام 2026.
فيما يلي بعض من مزايا رئيسية لبرنامج إدارة محتوى المؤسسة والتي يمكن للشركات من جميع الأنواع تحقيقها عند تنفيذ ECM:
1. يوفر مستودع مركزي للبيانات
تبدأ إدارة محتوى نشاطك التجاري بالتقاط معلوماتك واستيرادها إلى مستودع رقمي آمن - مكتبة رقمية ، من نوع ما. تحتفظ العديد من المؤسسات بسجلات وبيانات بتنسيقات ومواقع متعددة ، بما في ذلك كل شيء من الأنظمة الأساسية عبر الإنترنت إلى أجهزة الكمبيوتر المكتبية الشخصية وخزانات الملفات. تتمثل مخاطر الاحتفاظ ببيانات الأعمال الهامة في مثل هذا الخليط من التنسيقات في أنه يمكن أن يؤدي إلى فقدان البيانات وانتهاكات الأمان والملفات المكررة وغير ذلك.
يسمح المستودع الرقمي المركزي للمستخدمين بمشاهدة أي مستند أو تحريره ، وعرض بيانات تعريف المستند ، وإدارة المحتوى وتنظيم المستندات الموجودة بداخله. يسهل المستودع البحث عن المحتوى وتخزينه بأمان. كما أنه يحسن تعاون الموظفين ، حيث سيتمكن الموظفون عبر الإدارات وعلى مستوى المؤسسة من الوصول إلى أي مستند.
2. تحليل المحتوى واسترجاعه
تم تجهيز حلول ECM بميزات تتيح للمستخدمين استرداد معلومات محددة من داخل المؤسسة. غالبًا ما يكون المحتوى مبعثرًا عبر الشركة في أنظمة متعددة وغير متصلة في كثير من الأحيان. يجب أن يربط حل إدارة محتوى المؤسسة الجيد بين صوامع المعلومات ويجلب لها نظامًا أساسيًا مشتركًا قابلًا لاسترجاع البيانات بطريقة سهلة ومنهجية. يمكن للتحليل الذكي لأنواع المحتوى المختلفة لاستخراج المعلومات ذات الصلة أن يفتح القيمة في المحتوى ويوفر رؤى قابلة للتنفيذ لعمليات صنع القرار.
3. إدارة السجلات
قد تستلزم سياسات الشركة واللوائح القانونية الاحتفاظ بوثائق محددة لفترات زمنية محددة مسبقًا وقد يكون لها أيضًا قواعد بشأن التخلص.
يمكن أن تساعد إمكانات إدارة السجلات في ECM في ضمان ثبات المحتوى وتمكين الامتثال من خلال التحكم في جداول الاحتفاظ وتطبيقها. في العصر الحديث ، تتضمن إدارة السجلات أيضًا إدارة محتوى موقع الويب.
4. تخزين المحتوى
يعد موقع المحتوى الرقمي - على الخوادم المحلية مقابل السحابة - جزءًا مهمًا من حلول إدارة محتوى المؤسسة. في كلتا الحالتين ، يعد الأمان والامتثال ضروريين لتخزين المحتوى. تتضمن إدارة معلومات التخزين موقع التخزين والشبكة والأمان وبنية مركز البيانات والاتصالات أثناء النقل والتكرار المدمج وقيود الوصول إلى النسخ المتماثل للبيانات.
5. رقمنة المحتوى
قد تدمج أدوات أتمتة المستندات واحدة أو أكثر من الوظائف التالية لمستويات مختلفة من إدارة المحتوى: التقاط البيانات ، وتصنيف البيانات ، والتحقق من المستندات ، والتحكم في الإصدار ، وقدرات تتبع التدقيق مع ميزات الأمان والبحث والفهرسة والإدارة. في الآونة الأخيرة ، نما هذا ليشمل إدارة الوسائط الغنية ، الموجهة نحو إدارة المحتوى غير النصي مثل الصور الفوتوغرافية ومقاطع الصوت ومجموعات الفيديو ، والتي تساعد في الوظائف وعمليات البث وتحويل الشفرات.
6. التكامل والتواصل
تسمح أدوات إدارة محتوى المؤسسة بواجهة بين عمليات إدارة عمليات الأعمال المؤتمتة (BPM) ويمكن ربطها ببيانات التعريف والموافقات الآلية على المستندات وسير العمل شبه المؤتمت أو المؤتمت بالكامل. بعض الوظائف الشائعة التي يجب دمجها هي رسائل البريد الإلكتروني وأدوات الإنتاجية مثل معالجات النصوص وجداول البيانات وأنظمة الأعمال مثل CRM و ERP والأنظمة الحالية الخاصة بالإدارات مثل الموارد البشرية والتمويل والقانون. يجب أن يكون حل ECM متوافقًا مع تطبيقات البرامج الحالية المستخدمة لوظائف الوظائف الروتينية ، مثل تحرير المستندات ، وتخزين ملفات البيانات ، والبحث ، وتصنيع السجلات الإلكترونية ، وأدوات الحفظ. أدوات.
-
لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
افضل برامج الارشفة الالكترونية
إضافة تعليق جديد