7 طرق لتعظيم اعتماد المستخدم لنظام إدارة المستندات الخاص بك

يعد نظام إدارة المستندات أداة حيوية في عالم تكنولوجيا الأعمال ويعمل كحل برمجي متقدم لأتمتة المهام المختلفة المتعلقة بالمستندات، وتشمل هذه المهام التنظيم الفعال والأمان والرقمنة ووضع العلامات وسير عمل الموافقة وإكمال المهام، وعلى الرغم من أن معظم أنظمة إدارة المستندات تقوم بتخزين البيانات في السحابة، إلا أنها أكثر من مجرد تخزين سحابي، في مقالنا لليوم سنتعرف على 7 طرق لتعظيم اعتماد المستخدم لنظام إدارة المستندات.

ماهو نظام إدارة المستندات؟

يستخدم نظام إدارة المستندات لالتقاط وتنظيم جميع أنواع المستندات في نموذج إلكتروني يسهل العثور عليه واسترجاعه عند الحاجة، حيث يتم أولاً مسح المستند الورقي، مثل الفاتورة، ضوئيًا ودمجه في نظام إدارة المستندات بتنسيق إلكتروني لاسترجاعه في المستقبل، ثم بعد ذلك فهرسة المستند حسب فئات مثل القسم أو رقم الطلب أو البائع أو أي مفهوم آخر يمكن تحديده يتعلق بعملك، وعلى عكس مجلدات خزانة الملفات التقليدية، يقوم نظام إدارة المستندات بتخزين المستندات بتنسيق إلكتروني يسهل على الموظفين و العملاء المعتمدين الوصول إليها.

ما هو اعتماد المستخدم؟

اعتماد المستخدم هو عملية تحفيز مستخدمي البرامج على قبول التكنولوجيا الجديدة أو أي شيء جديد والارتياح لها، حيث يبدأ نجاحها بتحديد مصادر مقاومة التغيير وخلق استراتيجيات لاختراقها بدءا من اعتماد نظام إدارة المستندات لتسهيل الاعمال وتحقيق النجاح.

يتعين على المديرين التنفيذيين في الشركة ومديري الأقسام إيجاد طرق لتشجيع المستخدمين على تجربة شيء جديد وإثارة حماسهم بشأن الانتقال من خلال إظهار القيمة التي يجلبها لهم ولإدارتهم وللشركة ككل، وأخيرًا، يجب على فريق القيادة تنفيذ تدريب فعال لتسهيل عملية التحول والتأكد من أن الحل البرمجي المتمثل في تبني نظام إدارة المستندات يزيد حقًا من الإنتاجية ورضا الموظفين.

7 طرق لتعظيم اعتماد المستخدم لنظام إدارة المستندات الخاص بك

يصبح تبني المستخدم لنظام إدارة المستندات تحديًا لأن العديد من الموظفين يفضلون القيام بالأشياء بالطريقة التي اتبعوها دائمًا بدلاً من المغامرة في المجهول، وفيما يلي نقترح عليكم 7 طرق لتعظيم اعتماد المستخدم لنظام إدارة المستندات، لعلها تغير من فكرة المستخدم:

1. تطوير فريق القيادة

تحتاج بداية إلى الحصول على موافقة من الفريق التنفيذي لمؤسستك من اجل اعتماد نظام إدارة المستندات كحل رقمي بدلا من الورقي، هؤلاء التنفيذيون لديهم القدرة على دفع الأجندة اللاورقية، وعندما تقوم الإدارة العليا بتوصيل الأهداف، فمن المرجح أن ينتبه الجميع ويطوروا فهمًا لأهداف الصورة الكبيرة، فقط قم بإعداد هؤلاء القادة بالمعلومات التي يحتاجون إليها للتعمق في الفوائد التجارية التي سيحققها نظام إدارة المستندات.

2. تحديد أبطال المشروع

تحتاج أيضا من أجل تبني نظام إدارة المستندات ناجح وفعال الى البحث عن قائد مشروع بارع في التكنولوجيا في كل قسم سيدافع عن المبادرة ويشارك المجموعة حماسه، حيث يقوم هذا الشخص بإبلاغ احتياجات إدارته لفريق المشروع ومعالجة مخاوف المستخدمين.

استخدم مدخلاتهم للتأكد من أنك تأخذ في الاعتبار التعليقات الواردة من المستخدمين النهائيين الذين غالبًا ما يفهمون المزيد عن العمل اليومي أكثر مما يفهمه مديروهم، فإذا قمت بإشراكهم في العملية بشكل متكرر، فإنهم يبدؤون في طرح السؤال، "ما أقرب وقت يمكننا تثبيته فيه؟" يرون الرؤية ويريدون رؤية نتائجها.

تأكد من توفر العملاء المتوقعين للمشروع للحصول على اعتماد المستخدم الأمثل لنظام إدارة المستندات الخاص بك، وذلك أثنلء أثناء مرحلة البث المباشر لمساعدة المستخدمين على حل أي مشاكل بسرعة، يجب أن تكون تجربة المستخدم الأولى مع الحل إيجابية للغاية.

3. توصيل الخطة

خلق الوعي هو مفتاح إدارة التغيير الفعال، شارك رؤية فريق المشروع للمكتب اللاورقي في كل فرصة، حتى أولئك الذين يترددون أو يقاومون الابتعاد عن العمليات الورقية المألوفة سيظهرون.

يُطمئن التركيز على التدريب وتنمية المواهب الموظفين فيما يتعلق باعتماد نظام إدارة المستندات الخاص بك، إلى أن الهدف ليس تقليص عدد الموظفين ولكن إشراكهم في عمل أكثر جدوى من خلال منحهم وقتًا ثمينًا وتوفير الجهد عليهم، فكر في كيفية قيام مؤسستك بإعادة تحديد الأدوار والمسؤوليات بحيث يتم تحفيز المستخدمين النهائيين لتبني التغيير.

4. إشراك المستخدمين في تصميم سير العمل

سيتضمن برنامج سير العمل الرقمي القوي لنظام إدارة المستندات الخاص بك أداة لرسم خرائط العمليات تسمح لفريقك بتصور العمليات أثناء مرحلة التصميم، إنها آلية مفيدة تبني الفهم والإجماع وتحسينات العملية، ومن المهم التأكد من أن نظام إدارة المستندات يلبي أهداف فريق القيادة، ومع ذلك، لا تقلل من أهمية الحصول على مدخلات من المستخدمين النهائيين الذين سيشاركون في كل سير عمل.

يصبح الموظفون أكثر انفتاحًا على استخدام تكنولوجيا نظام إدارة المستندات الجديدة إذا تمت استشارتهم حول تصميم العمليات الجديدة.

5. استخدم مرحلة الاختبار لتدريب تكنولوجيا المعلومات

اعتمادًا على تصميم نظام إدارة المستندات الخاص بك، قد يبدأ نشر حل التشغيل الآلي للمكتب بإنشاء نظام اختبار في وقت مبكر وبشكل متكرر، وغالبًا ما يتم إخفاء الاختبار، ولكنه طريقة رائعة لتجنب المفاجآت التي قد تتسبب في اضطرابات الأعمال في وقت لاحق، يجب حل المشكلات المعلقة وإظهار التقدم في اجتماعات المراجعة المنتظمة.

يجب أيضًا بدء تدريب مسؤولوا تكنولوجيا المعلومات والمستخدمين المتميزين، لمحاكاة كيفية عمل نظام إدارة المستندات عند بدء تشغيله، يجب أن تقوم بتشغيل إحدى العمليات باستخدام عينات من المستندات أو الملفات واستخدم هذا كتمرين تدريبي، وبمجرد أن يفهم هؤلاء الخبراء الجدد الحل تمامًا، سيصبحون موردين داخليين للمستخدمين الآخرين، كما يمكنهم أيضًا المشاركة في تدريب بقية الموظفين.

6. اجعل التدريب وثيق الصلة بالمهام اليومية

يمكن أن يختلف وقت التدريب من بضع ساعات للمستخدمين النهائيين المعينين لعدد صغير من مهام سير العمل إلى يوم أو يومين لمسؤولي نظام إدارة المستندات والمستخدمين المتميزين، امنح المستخدمين النهائيين الكثير من الفرص لممارسة ما تعلموه.

7. استخدم المكاسب السريعة لتوليد الزخم

ننصح بتبادل المعلومات حول تحسينات العملية عالية التأثير لبناء الزخم والحماس، عادةً ما تكون الحسابات الدائنة وأوامر المبيعات وخدمة العملاء والموارد البشرية أماكن جيدة لبدء اعتماد نظام إدارة المستندات، هذه فرصة أخرى للقيادة رفيعة المستوى لإظهار دعمهم ومشاركة مدى نجاح المشروع، ثم ضع خططًا للاحتفال بكل نجاح.

استنتاج:

يجلب نظام إدارة المستندات العديد من المزايا التنافسية لأتمتة المكاتب لشركتك، يجب أن يكون الموظفون الذين سيستخدمون الحل جزءًا لا يتجزأ من جهود الرقمنة في كل خطوة على طول الطريق.