7 طرق لتعظيم اعتماد المستخدم لنظام إدارة المستندات الخاص بك
يقلل نظام إدارة المستندات من التكاليف وأتمتة العمليات اليدوية الشاقة ويجعل حياة العمل أسهل. لن ينبهر موظفوك تلقائيًا بفوائد المكتب غير الورقي. يصبح تبني المستخدم تحديًا لأن العديد من الموظفين يفضلون القيام بالأشياء بالطريقة التي اتبعوها دائمًا بدلاً من المغامرة في المجهول.
ما هو اعتماد المستخدم؟
اعتماد المستخدم هو عملية تحفيز مستخدمي البرامج على قبول التكنولوجيا الجديدة أو أي شيء جديد والارتياح لها! يبدأ نجاحها بتحديد مصادر مقاومة التغيير وخلق استراتيجيات لاختراقها.
يتعين على المديرين التنفيذيين في الشركة ومديري الأقسام إيجاد طرق لتشجيع المستخدمين على تجربة شيء جديد وإثارة حماسهم بشأن الانتقال من خلال إظهار القيمة التي يجلبها لهم ولإدارتهم وللشركة ككل. وأخيرًا ، يجب على فريق القيادة تنفيذ تدريب فعال لتسهيل عملية التحول والتأكد من أن الحل البرمجي يزيد حقًا من الإنتاجية ورضا الموظفين.
دليل للإعداد السريع والفعال للتكنولوجيا
7 طرق لتعظيم اعتماد المستخدم لنظام إدارة المستندات الخاص بك
1. تطوير فريق القيادة
احصل على موافقة من الفريق التنفيذي لمؤسستك. هؤلاء التنفيذيون لديهم القدرة على دفع الأجندة اللاورقية. عندما تقوم الإدارة العليا بتوصيل الأهداف ، فمن المرجح أن ينتبه الجميع ويطوروا فهمًا لأهداف الصورة الكبيرة. قم بإعداد هؤلاء القادة بالمعلومات التي يحتاجون إليها للتعمق في الفوائد التجارية التي سيحققها نظام إدارة المستندات.
2. تحديد أبطال المشروع
ابحث عن قائد مشروع بارع في التكنولوجيا في كل قسم سيدافع عن المبادرة ويشارك المجموعة حماسه. يقوم هذا الشخص بإبلاغ احتياجات إدارته لفريق المشروع ومعالجة مخاوف المستخدمين.
استخدم مدخلاتهم للتأكد من أنك تأخذ في الاعتبار التعليقات الواردة من المستخدمين النهائيين الذين غالبًا ما يفهمون المزيد عن العمل اليومي أكثر مما يفهمه مديروهم. إذا قمت بإشراكهم في العملية بشكل متكرر ، فإنهم يبدأون في طرح السؤال ، "ما أقرب وقت يمكننا تثبيته فيه؟" يرون الرؤية ويريدون رؤية نتائجها. للحصول على اعتماد المستخدم الأمثل ، تأكد من توفر العملاء المتوقعين للمشروع أثناء مرحلة البث المباشر لمساعدة المستخدمين على حل أي مشاكل بسرعة. تريد أن تكون تجربة المستخدم الأولى مع الحل إيجابية للغاية.
3. توصيل الخطة
خلق الوعي هو مفتاح إدارة التغيير الفعال. شارك رؤية فريق المشروع للمكتب اللاورقي في كل فرصة. حتى أولئك الذين يترددون أو يقاومون الابتعاد عن العمليات الورقية المألوفة سيظهرون.
يُطمئن التركيز على التدريب وتنمية المواهب الموظفين إلى أن الهدف ليس تقليص عدد الموظفين ولكن إشراكهم في عمل أكثر جدوى من خلال منحهم وقتًا ثمينًا للعودة. فكر في كيفية قيام مؤسستك بإعادة تحديد الأدوار والمسؤوليات بحيث يتم تحفيز المستخدمين النهائيين لتبني التغيير.
4. إشراك المستخدمين في تصميم سير العمل
سيتضمن برنامج سير العمل الرقمي القوي أداة لرسم خرائط العمليات تسمح لفريقك بتصور العمليات أثناء مرحلة التصميم. إنها آلية مفيدة تبني الفهم والإجماع وتحسينات العملية.
من المهم التأكد من أن الحل غير الورقي يلبي أهداف فريق القيادة. ومع ذلك ، لا تقلل من أهمية الحصول على مدخلات من المستخدمين النهائيين الذين سيشاركون في كل سير عمل. يصبح الموظفون أكثر انفتاحًا على استخدام التكنولوجيا الجديدة إذا تمت استشارتهم حول تصميم العمليات الجديدة.
5. استخدم مرحلة الاختبار لتدريب تكنولوجيا المعلومات
اعتمادًا على تصميم النظام ، قد يبدأ نشر حل التشغيل الآلي للمكتب بإنشاء نظام اختبار. اختبر في وقت مبكر وبشكل متكرر. غالبًا ما يتم إخفاء الاختبار، ولكنه طريقة رائعة لتجنب المفاجآت التي قد تتسبب في اضطرابات الأعمال في وقت لاحق. حل المشكلات المعلقة وإظهار التقدم في اجتماعات المراجعة المنتظمة.
هذا هو الوقت المناسب أيضًا لبدء تدريب مسؤولي تكنولوجيا المعلومات والمستخدمين المتميزين. لمحاكاة كيفية عمل العملية عند بدء تشغيل الحل ، قم بتشغيل إحدى العمليات باستخدام عينات من المستندات أو الملفات واستخدم هذا كتمرين تدريبي. بمجرد أن يفهم هؤلاء الخبراء الجدد الحل تمامًا ، يصبحون موردًا داخليًا للمستخدمين الآخرين. يمكنهم أيضًا المشاركة في تدريب بقية الموظفين.
6. اجعل التدريب وثيق الصلة بالمهام اليومية
يمكن أن يختلف وقت التدريب من بضع ساعات للمستخدمين النهائيين المعينين لعدد صغير من مهام سير العمل إلى يوم أو يومين لمسؤولي النظام والمستخدمين المتميزين. امنح المستخدمين النهائيين الكثير من الفرص لممارسة ما تعلموه. على سبيل المثال ، قامت أداة Criterion Tool & Die بتثبيت محطات عمل DocuWare في متجرها وأرضيات مكتبها بحيث يمكن للموظفين التكيف بسرعة لاسترداد السجلات إلكترونيًا بدلاً من طباعة المستندات.
7. استخدم المكاسب السريعة لتوليد الزخم
تبادل المعلومات حول تحسينات العملية عالية التأثير لبناء الزخم والحماس. عادةً ما تكون الحسابات الدائنة وأوامر المبيعات وخدمة العملاء والموارد البشرية أماكن جيدة للبدء. هذه فرصة أخرى للقيادة رفيعة المستوى لإظهار دعمهم ومشاركة مدى نجاح المشروع. ثم ضع خططًا للاحتفال بكل نجاح.
يجلب نظام إدارة المستندات العديد من المزايا التنافسية لأتمتة المكاتب لشركتك. يجب أن يكون الموظفون الذين سيستخدمون الحل جزءًا لا يتجزأ من جهود الرقمنة في كل خطوة على طول الطريق. مع DocuWare ، يمكن لشركتك تجربة مزايا أحدث التقنيات التي تم تطويرها بهدف تقديم تجربة مستخدم رائعة أيضًا.
إضافة تعليق جديد