يعتقد البعض أن نجاح أي بيزنس أو مؤسسة يعتمد فقط على الإدارة الناجحة للمبيعات والتسويق وتعيين وإدارة أفضل الكفاءات. هذا اعتقاد أثبت خطأه في عالم ريادة الأعمال لأنه هناك عمليات ومهام أخرى يجب إدارتها بشكل قوي وناجح مثل عملية إدارة المخزون من خلال برامج إدارة المخزون الرقمية المتكاملة.
وتُعتبر إدارة المخزون واحدة من المهام والعمليات الهامة والخطيرة التي يجب التعامل معها بدقة بشكل منظم بعيدًا عن الأخطاء التي قد يترتب عليها خسائر كبيرة مالية وإدارية.
ومن أجل هذا ظهرت الحاجة إلى برامج إدارة المخزون الاحترافية والتي تساعد على أتمتة كافة المهام المتعلقة بالتخزين وإدارة المخزون وتسهيلها وتوفير الكثير من الوقت والجهد والمال وتوفير تحكم أفضل في كافة العمليات اللوجستية.
في هذا المقال، سوف نشرح لك مفهوم إدارة المخزون ودور برامج المخزون الرقمية في تحسين العمليات اللوجيستية، وما هي الحلول التي توفرها وتسهم في رفع كفاءة عمل الأنشطة التجارية.
شرح مفهوم إدارة المخزون
تعتمد إدارة المخزون على عدد من العمليات اللوجستية والتي تحتاج إلى الدقة في تسجيل البيانات المختلفة المتعلقة بحركة المنتجات والأصناف ومتابعة التسليمات وطلبيات الشراء من الموردين وغيرها من العمليات المختلفة. ولأن أداء تلك المهام والتحكم بها بالطرق اليدوية والمتعارف عليها كان يتسبب في الكثير من الأخطاء سواء في تسجيل المنتجات وفرزها وتحديد كميتها أو في إيصالات خروج ودخول المنتجات من المخازن وغيرها، مما كان يترتب عليه تعطيل العمل والتأخير في التسليم وغيرها من الأمور التي تُعطل سير العمل داخل أي بيزنس أو نشاط تجاري.
ولكن من خلال الاعتماد على برامج إدارة المخزون الاحترافية المتكاملة أصبح التحكم في كافة العمليات اللوجستية للمخازن أكثر دقة وسهولة من خلال المزايا والحلول الذكية التي يوفرها البرنامج وسوف نشرح لك بالتفصيل في السطور القادمة.
ما دور برامج إدارة المخزون في تحسين العمليات اللوجستية؟
تساعد برامج إدارة المخزون في تحسين جميع مراحل العمليات اللوجستية بإدارة المخازن والتي يعتمد عليها الكثير من الإدارات الأخرى، وذلك من خلال الآتي:
-
التحكم في المخزون
من خلال الاعتماد على برامج إدارة المخزون يمكنك بسهولة إنشاء ملفات لكافة المنتجات وتخصيص التصنيفات المتعلقة بكل منتج من حيث الألوان أو الأحجام وخلافه، كما يمكن إنشاء كود خاص لكل منتج لتسهيل استدعائه لمعرفة الكميات المتاحة أو معرفة حركة البيع الخاصة بكل منتج على حدة أو بيانات أخرى تعتمد عليها الشركات.
كما يمكن إنشاء تنبيهات يتم إرسالها من خلال برامج إدارة المخزون عند قرب انتهاء أي منتج، مما يساعد في سرعة اتخاذ قرار شراء المنتج مرة أخرى حتى لا تتوقف عملية البيع بالشركة.
-
تتبع المخزون
كما أشرنا في النقطة السابقة إلى إمكانية إنشاء باركود خاص بكل منتج وهو ما يساهم في القدرة تتبع حركة كل منتج على حدة بشكل سريع عن الطرق التقليدية من خلال سجلات الصادر والوارد لكافة المنتجات لتحصل على بيانات أكثر دقة عن حركة كل منتج بالمخزن والمبيعات. تساعد تلك العملية في توفير المنتجات المطلوبة بشكل دائم مما يساهم في تحسين رضا العملاء بالإضافة لإنشاء حملات تسويقية عن المنتجات الأكثر مبيعًا كعروض التخفيض مما يساعد في جذب المزيد من العملاء.
-
التحكم في المستودعات
في بعض الأحيان تمتلك الشركات أكثر من مستودع بأماكن مختلفة، والتحكم في كافة العمليات اللوجستية لكل من تلك المستودعات ومراقبتها يستهلك الكثير من الوقت والجهد عند القيام بها من خلال الطرق اليدوية، ولكن من خلال الاعتماد على برامج إدارة المخزون أصبحت تلك المهمة أكثر سهولة. فمن خلال البرنامج يمكنك ربط كافة مستودعاتك بمكان واحد وتتبع كافة العمليات بأي وقت من خلال واجهة استخدام البرنامج لمعرفة المستودع الأكثر حركة وحركة المنتجات بكل مستودع وعمليات التسلم والتسليم وتتبعها والحصول على كافة البيانات المتعلقة بكل منهم بشكل أكثر دقة.
-
إدارة الطلبات
تعتبر إدارة طلبات العملاء من العمليات الهامة التي تتطلب دقة وسرعة في تنفيذها لما له من تأثير على العملاء، وهو ما توفره بالفعل برامج إدارة المخزون من خلال الأتمتة الإلكترونية والربط مع الإدارات المختلفة كإدارة البيع على سبيل المثال، والذي بدوره يساعد على إرسال طلبيات التسليم الخاصة بالعملاء بنفس وقت تسجيلها إلى المخزن المختص لتجهيزها وخروجها للتسليم وتتبعها حتى يتم وصولها للعميل.
-
إدارة ملفات الموردين
ملفات الموردين هي من أهم البيانات الخاصة بإدارة المخزون، ومن خلال برامج إدارة المخزون ستتمكن من إنشاء ملف خاص بكل مورد يتم التعامل معه وتسجيل كافة البيانات والمنتجات التي يتم شرائها من خلال كل منهم والمعاملات السابقة وإرفاق أي ملفات كالفواتير المالية وطلبات الشراء وايصالات الاستلام للبضائع المستلمة للرجوع إليها بأي وقت عند الحاجة. ويتم الاحتفاظ بتلك الملفات بنظام الحفظ السحابي الخاص بالبرنامج والتي تتمتع بأعلى معايير الأمان لحمايتها من العرض للفقد أو السرقة أو التلف.
-
التحليل الدقيق للبيانات
الإدارة الناجحة لأي شركة تعتمد على البيانات الدقيقة والقدرة على تحليلها بشكل صحيح لاتخاذ القرارات الناجحة، لذا ومن خلال استخدام برامج إدارة المخزون ستتمكن من الحصول على تقارير ذات دقة عالية في البيانات نتيجة قيام البرنامج بتزويدك بالمعلومات الصحيحة عن كل ما يخص مخزونك من حيث المنتجات الأكثر بيعًا، والمنتجات الراكدة، وما هي اتجاهات السوق البيعية، وسلوك العملاء وغيرها الكثير، كل ذلك من خلال تحليل البيانات التي يتم إدخالها والرصد اللحظي لحركة المخزون، وتقديم تقارير عن كل ما يخص عمليات المخزن مما يساعد أصحاب القرار في وضع استراتيجيات البيع والتسويق المناسبة نتيجة الرؤية الصحيحة والتنبؤ بما يمكن أن يحدث بسوق العمل.
-
التكامل مع الأنظمة المختلفة
تمتاز برامج إدارة المخزون بإمكانية ربطها مع أي برامج أو أنظمة أخرى يتم استخدامها بالإدارات المختلفة داخل أي مؤسسة كأنظمة إدارة العملاء وغيرها من الأنظمة الأخرى وذلك من خلال الأتمتة الإلكترونية، وهذا يساهم في تدفق مهام سير العمل بين الأقسام المختلفة بسهولة ودون أي تعقيدات مما يؤدي لإنهاء المهام بسرعة ودقة والحصول على أفضل النتائج.
-
سهولة في تنفيذ عمليات الجرد
بالطبع فإن عملية الجرد هي أساس لإدارة المخزون ويتطلب تنفيذها استهلاك كثير من الوقت خاصة في حالة وجود أكثر من مستودع لبعض الشركات، ولكن من خلال برامج إدارة المخزون ستتمكن من إجراء عمليات الجرد لكافة المنتجات بأي وقت والحصول على تقارير صحيحة عن بيانات وكميات المخزون لديك.
ما هي مزايا استخدام برامج إدارة المخزون للأنشطة التجارية؟
بالطبع هناك عدد من المزايا التي توفرها برامج إدارة المخزون غير تلك المعلقة بتحسين التحكم في العمليات اللوجستية، ومنها:
- تقليل الوقت والجهد للعاملين بإدارة المخزون في تنفيذ مهامهم المختلفة مما يوفر وقت لتطويرمهاراتهم الأخرى.
- تحديد مهام سير العمل للعاملين بإدارة المخزن وتتبعها بشكل لحظي وتحديد جداول العمل اليومية ومواعيد الحضور والإنصراف.
- توفير في التكلفة المالية، فالأتمتة الإلكترونية التي تعتمد عليها برامج إدارة المخزون تساهم في الانتقال من تنفيذ المهام من خلال المستندات الورقية مما يؤدي لتقليل التكلفة الخاصة بالبنود المتعلقة بالمستندات الورقية.
- عدم الاحتياج لمساحات تخزينية كبيرة والتكاليف الخاصة بها، فكافة بياناتك الآن يتم الاحتفاظ بها سحابيًا بأمان تام مع إمكانية الوصول لها بأي وقت ومن أي مكان مع إمكانية تحديد صلاحية الوصول للأشخاص المنوط بهم فقط ذلك.
- تقليل الأخطاء نتيجة التسجيل اليدوي في الطرق القديمة مما يساعد في الحصول على بيانات صحيحة وذات دقة عالية لاتخاذ القرارات المختلفة.
ختامًا، يمكننا القول أن استخدام برامج إدارة المخزون حاليًا أصبحت خيار لاغنى عنه لتحسين التحكم في كافة العمليات اللوجستية للمخازن وتحسين الإنتاجية الخاصة بالموظفين والمساهمة في الحصول على رؤية شاملة واضحة لاتخاذ القرارات الهامة المتعلقة بتحقيق أهداف الشركة وتحقيق النجاح الذي يطمح إليه كافة أصحاب الشركات.
إضافة تعليق جديد