تقارير المبيعات هي واحدة من أهم التقارير التي يحتاجها أصحاب المطاعم والكافيهات للوقوف على الوضع  البيعي الخاص بالمكان، وما هي النقاط السلبية لتحسينها، والنقاط الإيجابية لتقويتها، هذا إلى جانب أهميتها في اتخاذ القرارات الاستراتيجية الهامة. وإعداد تقارير المبيعات بالطرق التقليدية قد يتطلب في بعض الأحيان الكثير من الوقت والجهد لتنفيذها واستخراج البيانات المختلفة لوضعها بالتقارير وغيرها من الإجراءات المختلفة، ولكن من خلال أنظمة إدارة المطاعم الاحترافية أصبحت عملية إعداد تقارير المبيعات الآن أكثر سهولة وسرعة في التنفيذ أكثر من ذي قبل.

وفي هذا المقال الجديد على مدونتنا، سوف نشرح لك أهمية تقارير المبيعات الخاصة بالمطاعم والكافيهات، وما هي أنواع تقارير المبيعات وكيفية إعدادها بسهولة ويسر عن طريق برامج إدارة المطاعم والكافيهات الاحترافية.

ما هي أهمية تقارير المبيعات؟

تساهم تقارير المبيعات في اتخاذ القرارات المساهمة في تحسين جودة الخدمات المقدمة للعملاء ومعرفة حجم الإيرادات ومقارنتها بالتكاليف، وكذلك أوجه المشاكل التي قد تعيق فريق المبيعات من تحقيق المطلوب منه للعمل على حلها وزيادة الأرباح من خلال وضع الاستراتيجيات المناسبة لذلك.

وترجع أهمية إعداد تقارير المبيعات لمدى تأثيرها على العديد من المهام داخل إدارة المطاعم والتي منها الآتي:

1. تحسين إدارة المخزون

تساعد تقارير المبيعات الخاصة بالمطاعم والكافيهات على تحسين إدارة المخزون، وذلك من خلال معرفة الأطباق الأكثر بيعًا وتفضيلًا للعملاء ستتمكن من توفير المنتجات المتعلقة بإعداد تلك الطلبيات بشكل دائم، والحد من شراء المواد الخام والمنتجات الأقل استخدامًا وذلك حتى لا تتعرض للفساد نتيجة إنتهاء صلاحيتها؛ وهو ما قد يسبب خسائر في التكلفة.

ولكن شراء المواد الأكثر استخدامًا يساهم في تحسين حركة المخزون من حيث الحفاظ على مدة الصلاحية وعدم التعرض للخسائر المالية المتعلقة بالاحتفاظ بتلك المواد دون استخدام لفترات طويلة.

2. اتخاذ قرارات أكثر كفاءة وفاعلية

تعتمد عملية إعداد تقارير المبيعات دقيقة البيانات على تحسين عملية اتخاذ القرارات والتي تتعلق بمعرفة الأوقات الأكثر ذروة والأطباق الأكثر طلبًا وهو ما يساهم في اتخاذ القرارات المؤدية لزيادة الأرباح بشكل صحيح يتناسب مع معرفة اتجاه المبيعات بالمطعم، وهو ما يمكن توفيره من خلال الاعتماد على أنظمة إدارة المطاعم الاحترافية والتي تعمل على تجميع كافة البيانات وتحليلها بدقة للحصول على تقارير واضحة البيانات.

3. تقييم الأداء المالي

تساهم البيانات الناتجة عن تقارير المبيعات في تقييم الأداء المالي لإدارة المطاعم بكفاءة واحترافية وذلك من خلال مقارنة بيانات الإيرادات وبيانات التكاليف وهو ما يعطي مؤشرات عن مستوى نمو الإيرادات بالفترات الزمنية المختلفة، ومعرفة أي معوقات تواجه تحقيق النتائج المطلوبة للعمل على حلها وتحسين وضع المبيعات.

4. مراقبة نتائج العروض الترويجية

تهدف العروض الترويجية المقدمة للعملاء إلى العمل على زيادة الأرباح وذلك من خلال إنشاء العروض والخصومات المتناسبة مع سلوك العملاء الشرائي وتوجيهها عن طريق الحملات التسويقية. ومن خلال إعداد تقارير المبيعات الخاصة بتلك العروض ستتمكن بسهولة من معرفة مدى فاعلية تلك العروض ونتائجها وهل تحققت النتائج والأهداف المطلوبة منها أم لا.

5. تحسين الخطط الاستراتيجية

تهدف إدارة المطاعم الناجحة إلى تحقيق النمو وتوسع عملها وهو ما يمكن تحقيقه من خلال دراسة الوضع البيعي لكافة الأفرع الخاصة بالمطعم، وذلك من خلال الاعتماد على إعداد تقارير المبيعات والتي من خلالها يمكن معرفة الأفرع الأكثر والأقل تحقيقًا للمبيعات وذلك للعمل على تحديد المشاكل التي تعيق المبيعات بالأفرع ذات الأرباح القليلة للعمل على حلها بشكل صحيح ووضع الخطط الاستراتيجة المناسبة لتنفيذها بطريقة مدروسة.

6. تقييم أداء فريق المبيعات

تعتمد الإدارة الناجحة للمبيعات على فريق قوي لتحقيق الأهداف المطلوبة من إدارة المبيعات، ومن خلال إعداد تقارير المبيعات المتعلقة بتقييم الأداء بأنظمة إدارة المطاعم ستتمكن من الآتي:

• تقييم أداء كافة موظفي المبيعات لمعرفة أي معوقات تواجههم والعمل على حلها.
• وضع مكافآت للموظف الأكثر تحقيقًا للمبيعات مما يؤدي لتحفيز كافة الفريق والوصول لأفضل النتائج.

ما هي أنواع تقارير المبيعات؟

إعداد تقارير المبيعات يعتمد على أنواع كثيرة من التقارير والتي من خلالها يمكن الحصول على رؤى واضحة عن كل البيانات المتعلقة بالمبيعات لتحسين عملية إدارة المطاعم بشكل عام، ومن تلك الأنواع ما يلي:

1. تقارير الإيرادات

تقارير الأداء تعتمد على الإيرادات التي تم تسجيلها بالمطعم، ويمكن إعداد تقارير المبيعات الخاصة بالإيرادات وتحديدها بأي فترة زمنية حسب المطلوب سواء كان تقرير يومي أو إسبوعي أو شهري أو سنوي، ويهدف هذا التقرير لقياس أداء المطعم وتحديد أوقات الذروة.

2. تقارير عن المنتجات

من خلال إعداد تقارير المبيعات المتعلقة بالمنتجات والأطباق الأكثر والأقل طلبًا ستتمكن من تحديد السلوك الشرائي للعملاء، وهو ما يساهم في تحسين إدارة المطاعم لحركة المخزون من حيث توفير المنتجات المطلوبة بشكل دائم وتقليل الهدر المتعلق بشراء منتجات أقل طلبًا مما قد يؤدي لفسادها نتيجة الاحتفاظ بها لوقت أكثر من اللازم.

3. تقارير العروض الترويجية

كما أشرنا من قبل أن العروض الترويجية الهدف من إنشائها هو زيادة المبيعات والأرباح، ومن خلال إعداد تقارير المبيعات المتعلقة بالعروض والخصومات المختلفة ستتمكن من تحديد مدى تحقيق الأهداف الموضوعة لتلك العروض وهل ساهمت في زيادة المبيعات بالشكل المطلوب أم لا وذلك من أجل تحسينها بما يتوافق مع تفضيلات العملاء.

4. تقارير التكاليف والأرباح

كي تتمكن من تحسين إدارة المطاعم الخاصة بك يجب أن تتأكد مما إذا كانت الأرباح تغطي التكاليف التشغيلية الخاصة بالمطعم أم لا، وهو ما يمكن التأكد منه من خلال إعداد تقارير المبيعات الخاصة بالتكاليف والأرباح والتي تهدف للمقارنة بينهم وتحديد إجمالي الربح الصافي، وذلك من أجل تحسين إدارة الموارد وتحسين العملية التشغيلية وتحقيق النمو والتوسع المطلوب.

كيفية إعداد تقارير المبيعات

تعتمد عملية إعداد تقارير المبيعات على عدد من العناصر والتي يتم تحديدها مسبقًا قبل إعداد تلك التقارير وإصدارها والهدف منها، ومن تلك العناصر مايلي:

• تحديد نوع التقرير المطلوب إعداده سواء كان تقرير خاص بالإيرادات أو تقرير عن التكاليف والأرباح أو تقارير تقييم الأداء وغيرها من الأنواع المختلفة.
• تحديد الفترة الزمنية المطلوب مراجعتها من خلال التقارير سواء كانت يومية أو شهرية أو سنوية.
• تحديد البيانات المطلوب مراجعتها من خلال التقرير، وهو ما يتم تنفيذه بشكل تلقائي من خلال استخدام أنظمة إدارة المطاعم فمن خلال تحديد نوع التقرير والمدة الزمنية الخاصة به يبدء البرنامج بشكل تلقائي من تحديد البيانات المطلوبة حسب النوع وإدراجها بالتقرير بسرعة ويسر، دون الحاجة لقضاء الكثير من الوقت لإعداد تقارير المبيعات المختلفة كما في السابق.

ختامًا:

إعداد تقارير المبيعات في المطاعم والكافيهات هي أداة هامة تعمل على تحسين إدارة المطاعم على مستوى الكثير من العوامل، وذلك من أجل تحقيق النمو المطلوب وزيادة الأرباح وتحقيق الأهداف المطلوبة؛ فتلك التقارير تساهم بشكل مباشر على تحسين عملية اتخاذ القرارات المتعلقة بالعمل من أجل تحسين الخدمات المقدمة للعملاء وتحسين الكفاءة التشغيلية وزيادة المبيعات والأرباح بالمقابل.

ولتحقيق ذلك يجب التأكد من احتواء تلك التقارير على بيانات دقيقة وهو ما يمكن الحصول عليه باستخدام أنظمة إدارة المطاعم التي تعمل على جمع كافة البيانات المتعلقة بعملية المبيعات وتحليلها للحصول على تقارير دقيقة تساهم في وضع الاستراتيجيات المختلفة بما يخدم العمل.

لذا إذا كنت تبحث عن تحسين عملية إعداد تقارير المبيعات وتقليل الوقت المستهلك في إعدادها، فإن استخدام أنظمة إدارة المطاعم هي أفضل أداة تساهم في تحقيق ذلك، هذا بالإضافة للعديد من المزايا الأخرى التي تمتلكها تلك الأنظمة والتي تعمل على تحسين إدارة المطاعم على كافة المستويات.