الطلبيات والمخزون هما أثنين من أهم الأعمدة الرئيسية التي تقوم عليها إدارة المطاعم باختلاف أحجامها وأشكالها، والإدارة الجيدة لهما تساهم بشكل كبير في استمرارية العمل والنمو وتحقيق النجاح وتعزيز رضا العملاء. وهذا بسبب ما لهما من أهمية، فالإدارة الجيدة للمخزون تضمن استمرارية العمل بدون توقف، وإدارة الطلبيات الناجحة تساهم بشكل كبير في تعزيز رضا العملاء وكسب ثقتهم وولائهم وجذب المزيد من العملاء الجدد.

لذا إذا كنت تبحث عن وسيلة لمساعدتك في تحسين عملية إدارة الطلبيات والمخزون داخل مطعمك، فإن أنظمة المطاعم الرقمية الذكية يمكنها أن تساعدك في تحقيق ذلك بسهولة، وذلك بفضل الأتمتة الإلكترونية وما تقدمه من مزايا وفوائد لأصحاب المطاعم والكافيهات.

وفي هذا المقال الجديد على مدونتنا، سوف أهمية استخدام أنظمة المطاعم الرقمية في إدارة المطاعم والكافيهات، وكيف يمكنها تحسين إدارة الطلبيات بفعالية وكذلك تحسين إدارة المخزون بكفاءة كبيرة.

كيف تُحسّن أنظمة المطاعم إدارة المخزون؟ 

تُعتبر عملية إدارة المخزون هي العمود الفقري لإدارة أي مطعم، فهي المسؤولة عن الاحتفاظ بالمواد الخام وغيرها من المنتجات التي يقوم عليها تقديم الوجبات والخدمات المختلفة بالمطاعم.

والإدارة الجيدة للمخزون تساهم بشكل كبير في توفير الكثير من النفقات نتيجة المتابعة اللحظية، بالإضافة لضمان استمرارية العمل، ولكن اتباع الطرق التقليدية لإدارة المخزون لا تساهم في تحقيق ذلك بشكل كبير، إلا أن الاعتماد على أنظمة المطاعم الرقمية الاحترافية يساهم في تحسين تلك العملية وذلك من خلال الآتي:

1. مراقبة كميات المخزون

من خلال أنظمة المطاعم ستتمكن من تسجيل كافة المواد والأصناف الخاصة بالمطعم وتتبع الكمية المتاحة لكل صنف لديك بشكل لحظي ومعرفة كافة البيانات المتعلقة بالصادر والوارد.

كما يمكنك إنشاء تنبيهات يتم إرسالها بشكل تلقائي من خلال الأدوات الخاصة بتلك الأنظمة للتنبيه عند قرب نفاد أي مخزون حتى يتم توفيره بشكل سريع قبل نفاده، مما يضمن استمرارية العمل وتحسين الكفاءة الإنتاجية.

2. التحكم في عملية الهدر

في بعض الأحيان قد تفسد بعض المواد المُخزنة وذلك بسبب انتهاء مدة صلاحياتها نتيجة عدم توافر بيانات للمخزون وعدم القدرة على المتابعة المستمرة، وهو ما كان يسبب هدر في كثير من المنتجات وزيادة في التكلفة والإنفاق.

ولكن من خلال أنظمة المطاعم ستتمكن من تسجيل كافة البيانات الخاصة بالمخزون والتي منها تاريخ الصلاحية لكل منتج ومتابعة تلك التواريخ بسهولة لضمان استخدامها قبل انتهاء صلاحياتها مما يضمن التحكم في كمية الهدر وتقليل التكلفة.

3. تحسين عملية شراء المخزون

من خلال تتبع المخزون بشكل مستمر ستتمكن من الحصول على معرفة كاملة بالمواد الخام الأكثر استهلاكًا والأخرى الأقل استهلاكًا، مما يساعد في تحسين عملية الشراء من خلال الاعتماد على تلك البيانات المتاحة باستخدام أنظمة المطاعم الذكية.

4. تحسين الكفاءة الإنتاجية

من خلال مراقبة كميات المخزون وتحسين العملية الشرائية باستخدام أنظمة المطاعم ستتمكن من تحسين العملية الإنتاجية وزيادة كفائتها بشكل كبير، وذلك من خلال ضمان استمرارية العمل نتيجة توفير المواد الخام المطلوبة بشكل مستمر حتى لا يتوقف العمل أو تأخير طلبيات العملاء.

5. تحسين عملية الجرد

تعتمد إدارة المخزون على القيام بمهام الجرد من خلال مدد زمنية محددة، والقيام بتلك المهمة بالطرق التقليدية يحتاج للكثير من الوقت للتنفيذ وتسجيل البيانات بعد الانتهاء من الجرد مما يؤدي لكثير من الأخطاء البشرية ويؤثر بشكل سلبي على عملية إدارة المخزون وإدارة المطعم بالمقابل.

ولكن من خلال الاعتماد على أنظمة المطاعم أصبحت عملية الجرد الآن أكثر سهولة من ذي قبل نتيجة الأتمتة الإلكترونية والتسجيل اللحظي لكل المهام المتعلقة بالمخزون وهو ما يوفر الكثير من الوقت والجهد المبذولان والحد من الأخطاء البشرية.

6. إصدار التقارير

تعتمد عملية إدارة المخزون واتخاذ القرارات الهامة المتعلقة بها على توافر بيانات دقيقة لكل ما يتعلق بتلك الإدارة، وهو ما توفره أنظمة المطاعم من خلال أداة إصدار التقارير والتي يمكن من خلالها الحصول على أية تقارير متعلقة بالمخزون سواء من حيث الكميات المتاحة أو لمعرفة المواد الأكثر والأقل استهلاكًا والتكاليف المتعلقة بالمخزون وغيرها من التقارير الأخرى والتي تتسم بدقة في بياناتها تساهم في اتخاذ القرارات بشكل صحيح.

كيف تُحسّن أنظمة المطاعم إدارة الطلبيات؟ 

إدارة الطلبيات تساهم بشكل مباشر في تعزيز رضا العملاء وكسب ولائهم وجذب المزيد من العملاء الجدد، وذلك لأنها الإدارة المسؤولة عن تسجيل الطلبيات من العملاء وإرسالها للإدارة المسؤولة عن إعدادها ومن ثم تجهيزيها للتوصيل ومتابعتها حتى الانتهاء من تسليمها للعملاء.

وبسبب أهمية تلك إدارة الطلبيات فإن أنظمة المطاعم تساهم في تحسينها والحد من الأخطاء الناتجة عن إدارة الطلبيات بالطرق التقليدية وذلك من خلال الآتي:

1. الحد من الأخطاء البشرية

وتنتج تلك الأخطاء نتيجة التسجيل اليدوي لطلبيات العملاء، وهو ما كان يسهم في كثير من الأخطاء ويسبب تأخير في توصيل الطلبيات وما إلى ذلك. 

ومن خلال أنظمة المطاعم ستتمكن من إنشاء قاعدة بيانات لكافة الوجبات الخاصة بمطعمك ويتم تسجيل طلبيات العملاء بشكل آلي من خلال اختيار الوجبات المحددة بناءً على طلب العملاء، ويتم توجيه تلك الطلبيات بعد تسجيلها بشكل تلقائي لإعدادها.

2. تقليل الوقت المستهلك

تعمل أنظمة المطاعم على تقليل الوقت المستهلك في تسجيل الطلبيات وإرسالها للتنفيذ والإعداد بشكل تلقائي نتيجة الأتمتة الإلكترونية بتلك الأنظمة، وهو ما يعمل بدوره على إعداد الطلبيات بشكل أسرع وتوصيلها للعملاء في الوقت المحدد دون أي تأخير كما كان في السابق، مما يؤثر بشكل إيجابي على مستوى رضا العملاء.

3. الربط والتكامل

تعمل أنظمة المطاعم على الربط مع الأنظمة الأخرى لتسهيل عملية إدارة الطلبيات، فعلى سبيل المثال يمكن لتلك الأنظمة الربط والتكامل مع تطبيقات الهاتف الإلكتروني الخاصة بالمطاعم مما يساهم في تحسين تجربة العملاء من خلال إمكانية تسجيل طلبياتهم وإرسالها بشكل تلقائي لتنفيذها وتجهيزها للتوصيل.

كما يمكن لعملاء من تتبع الحالة الخاصة بطلبياتهم بداية من إعدادها وحتى توصيلها للمكان المطلوب بسهولة.

4. تخصيص الطلبيات

تعمل أنظمة المطاعم على توفير خاصية تمكن العملاء من تخصيص طلبياتهم وذلك من خلال تعديل أي من المكونات الخاصة بالوجبات المطلوبة ويتم تنفيذها وإعدادها بالشكل المطلوب، وهو ما يساهم في زيادة مستوى رضا العملاء وكسب ولائهم.

5. إنشاء سجل تلقائي للطلبيات

تقوم أنظمة المطاعم بإنشاء سجل تلقائي خاص بكافة الطلبيات محدد بالتواريخ الخاصة بالأيام والشهور، وهو ما يساهم في إدارة الطلبيات بسهولة لمراجعتها والتحقق من الإجراءات التي تم تنفيذها بكل طلب ومراجعة ملاحظات العملاء للوقوف على أي مشكلة من أجل العمل على تحسينها لتحقيق تطلعات العملاء بشكل دائم.

6. تحليل البيانات

من خلال إدارة الطلبيات باستخدام أنظمة المطاعم ستتمكن من الحصول على رؤى تساهم في معرفة ما هي الأطباق الأكثر تفضيلًا للعملاء والأوقات الأكثر ذروة وذلك نتيجة تحليل بيانات الطلبيات بشكل دقيق، مما يوفر رؤى تساهم في تحسين الاستراتيجيات التسويقية المختلفة.

ختامًا:

تعرفنا من خلال هذا المقال على كيفية تحسين إدارة الطلبيات والمخزون باستخدام أنظمة المطاعم الرقمية الاحترافية. لذا يمكننا التأكيد على أن الاعتماد على استخدام مثل تلك الأنظمة يساهم بشكل كبير وفعال في تطوير العمليات المختلفة داخل المطعم مما يساهم في تحسين نمو الأعمال والوصول للمزيد من العملاء وجني المزيد من الأرباح وتحسين الوضع التنافسي.

وهو ما يرغب به بالتأكيد كل صاحب مطعم، لذا يمكننا القول بأن أنظمة المطاعم هي أداة استثمارية ناجحة أصبح لا غنى عنها لما تقدمه من مزايا كثيرة.