يبحث أصحاب المطاعم والكافيهات عن أدوات تساعدهم على تحسين الإدارة الماليةلما تمثله تلك الإدارة من أهمية كبيرة وخطيرة قد يتوقف عليها نجاح العمل في النهاية.

وتعد الإدارة المالية الناجحة هي أساس نمو أي مؤسسة أو شركة، وفي قطاع المطاعم تعتمد الإدارة المالية على العديد من المهام، والتي منها إعداد الميزانيات، ومتابعة الإيرادات، والعمل على تقليل النفقات، وغيرها من المهام المختلفة.

ونظرًا لأهمية المعاملات الخاصة بالإدارة المالية، وما تحتويه من تعقيدات والتي قد تتسبب في حدوث بعض الأخطاء، والتي قد تؤثر بشكل سلبي على إدارة المطاعم، فإن استخدام أنظمة المطاعم الرقمية الاحترافية هو السبيل الأمثل لتحسين الإدارة المالية داخل المطاعم والكافيهات.

إذ توفر أنظمة المطاعم الرقمية أدوات وحلول ذكية تعمل على تسهيل المهام اليومية باستخدام أحدث التقنيات بما فيها الأتمتة الإلكترونية، والحد من الأخطاء البشرية في تسجيل المعاملات اليومية والفواتير، وغيرها من المعالجات المختلفة.

وفي هذا المقال الجديد على مدونتنا، سوف نتعرف على كيفية تحسين الإدارة المالية من خلال الاعتماد على أنظمة المطاعم الرقمية.

ما أساسيات الإدارة المالية للمطاعم؟

تعتمد الإدارة المالية الخاصة بالمطاعم والكافيهات على عدد من المعاملات الحسابية المختلفة، والتي تهدف إلى تنظيم المعاملات المالية وتحليل البيانات المالية المختلفة من أجل تقليل النفقات وزيادة الإيرادات، وذلك من خلال عدد من المهام الأساسية والتي منها الآتي:

1. تسجيل ومتابعة المصروفات

وتشمل قائمة المصروفات مجموعة من التكاليف، كتكاليف شراء المنتجات الغذائية والمواد الخام، واحتياجات المطعم المختلفة الاستخدام، وتكاليف الصيانة، والأجور، والإيجار، وغيرها من النفقات. 

ومن خلال تحليل تلك النفقات يمكن الوصول لأفضل استراتيجية لتحسينها.

2. تتبع المبيعات

واحدة من أساسيات الإدارة المالية لأي مؤسسة أو بيزنس هي تتبع المبيعات بدقها وتحليلها، وهي من المعالجات اليومية والتي يجب تسجيلها ومتابعتها بشكل لحظي.

فمن خلال بيانات المبيعات تستطيع إدارات المطاعم تحسين الإدارة المالية المتعلقة بالمصروفات والإيرادات وتحسين الاستراتيجيات التسويقية.

3. إدارة المخزون

تعتمد الإدارة المالية المتعلقة بحركة المخزون على مراجعة وتتبع أذونات الشراء من الموردين وتنفيذ عمليات الدفع المتعلقة بها ومتابعة حسابات الموردين أولًا بأول. 

هذا بالإضافة لمتابعة حركة المخزون للعمل على تقليل الهادر وتوفير السيولة لشراء المنتجات والمواد الخام المطلوبة بشكل مستمر.

4. إصدار الفواتير

تقوم الإدارة المالية أيضًا بإصدار الفواتير الخاصة بالعملاء، وتسجيلها ليتم مراجعتها فيما بعد مع بيانات المسجلة لمعاملات البيع للتأكد من تطابقها وعدم وجود أي أخطاء بالتسجيل.

5. الامتثال للقوانين الضريبية

يجب على الإدارة المالية العمل في إطار القوانين الضريبية المفروضة من قبل الدولة على قطاع المطاعم، وذلك من خلال تطبيق تلك القوانين بالطريقة الصحيحة، ومتابعة تلك الإجراءات بشكل دوري للتأكد من الالتزام بتطبيقها بالشكل المطلوب.

6. إعداد الميزانية

كغيرها من الإدارات المالية واحدة من المهام الأساسية هي إعداد الميزانيات المختلفة، وذلك من أجل تحسين الإدارة المالية من حيث النفقات والتكاليف المختلفة ووضع الخطط التي يجب اتباعها من أجل تنفيذ ذلك.

كيف تسهم أنظمة المطاعم الرقمية في تحسين الإدارة المالية؟

نظرًا لأهمية البيانات المتعلقة بالإدارة المالية في قطاع المطاعم وحساسيتها، فإن اتباع الطرق التقليدية في تسجيل تلك البيانات ومراجعتها قد يتسبب بوجود بعض الأخطاء نتيجة التسجيل اليدوي، بالإضافة لتمضية الكثير من الوقت في تنفيذ تلك المهام.

ولكن أنظمة المطاعم الاحترافية المتكاملة ساهمت في تحسين الإدارة المالية على كافة الجوانب المتعلقة بها وذلك بفضل الأتمتة الإلكترونية عبر الآتي:

1. الحد من الأخطاء المالية

تعمل أنظمة المطاعم على معالجة الكثير من المهام المُحاسبية بشكل تلقائي بعد إدخال البيانات الأولية إليها، وهو ما يساهم في الحد من الأخطاء البشرية الناتجة عن التسجيل بالطرق التقليدية لها وضمان الحصول على بيانات مالية دقيقة تساهم في اتخاذ القرارات بشكل صحيح.

2. تحسين إدارة المخزون

الإدارة الناجحة للمخزون تسهم في تحسين الإدارة المالية بشكل كبير، وهو ما يمكن تحقيقه من خلال استخدام أنظمة المطاعم الرقمية والتي تعمل على توفير أدوات لمتابعة حركة المخزون بشكل لحظي ودقيق للحصول على بيانات تساعد في تقليل الهدر من المخزون الأقل استخدامًا ومعرفة المنتجات الأكثر استخدامًا واستهلاكًا، وهو ما يساعد في الحصول على رؤى مستقبلية عن احتياجات المطعم من المخزون.

3. إصدار الفواتير الإلكترونية

من خلال أنظمة المطاعم ستتمكن من إصدار الفواتير الإلكترونية دقيقة البيانات لعملائك بسهولة، وذلك من خلال استدعاء البنود الخاصة بكل فاتورة بشكل إلكتروني من خلال قاعدة بيانات المنتجات المسجلة مسبقًا بالنظام، وهو ما يضمن عدم وجود أي أخطاء في تسجيل الفواتير. هذا بالإضافة لدعمها للقوانين الضريبية المختلفة.

4. تحسين عمليات الدفع

تساعد أنظمة المطاعم في تحسين الإدارة المالية من حيث توفير أكثر من طريقة دفع لتناسب كافة العملاء، وهو ما يساهم في تحسين الخدمات المقدمة للعملاء، وذلك من خلال دعم المدفوعات الرقمية المختلفة، كالدفع ببطاقات البنك الائتمانية أو من خلال المحافظ الإلكترونية. ويتم تسجيل تلك المدفوعات تلقائيًا وبنفس اللحظة بالإدارة المالية، وهو ما يساهم في تسريع تنفيذ المعالجات المتعلقة ببيانات المدفوعات كإصدار الفواتير على سبيل المثال.

5. إدارة النفقات والإيرادات بفاعلية أكبر

من المهام اليومية المتعلقة بالإدارات المالية للمطاعم تسجيل البيانات المختلفة المتعلقة بالنفقات والإيرادات.

وتتم عملية التسجيل على أكثر من اتجاه وتحتاج لتنفيذ عدد من المعالجات، وهو ما يتسبب في كثير من الوقت والجهد لتنفيذ تلك المهام.

ولكن من خلال استخدام أنظمة المطاعم لن تحتاج لقضاء الكثير من الوقت لتنفيذ تلك المعالجات، فالأتمتة الإلكترونية لنظام إدارة المطاعم يعمل على تنفيذ المعالجات المختلفة لتلك البيانات بشكل تلقائي دون الحاجة لأي تدخل بشري، ويتم تسجيل البيانات النهائية بالمصادر الخاصة بها على النظام، وهو ما يضمن الحصول على بيانات دقيقة يمكن مراجعتها بسهولة وبأي وقت.

6. دعم القوانين الضريبية المختلفة

كي تتمكن من تحسين الإدارة المالية، يجب أن تتأكد من اتباعك لكافة القوانين الضريبية المفروضة، كقانون القيمة المضافة وغيره من القوانين الأخرى. وهو ما تدعمه أنظمة المطاعم، فهي تمتثل للقوانين المفروضة ومن خلالها يتم احتساب القيم الضريبية المختلفة بشكل إلكتروني، كاحتساب النسب الضريبية المتعلقة بالفواتير على سبيل المثال.

7. إصدار التقارير المختلفة

تعتمد القرارات الاستراتيجية الهامة والمتعلقة بالأمور المالية لإدارة المطاعم على البيانات المسجلة بالتقارير المختلفة، كتقارير المبيعات، وتقارير النفقات، وتقارير الميزانيات المختلفة، وتقارير حركة المخزون وغيرها من التقارير المختلفة.

كما يجب أن تتسم تلك التقارير بدقة البيانات؛ كي تتمكن من تحسين الإدارة المالية وكافة الأمور المتعلقة بها. وهو ما يمكن الحصول عليه من خلال أداة إصدار التقارير المتاحة من خلال استخدام أنظمة المطاعم والتي تساعد أصحاب القرار في الحصول على تلك التقارير بسهولة وبأي وقت لاتخاذ القرارات بشكل أكثر كفاءة وفاعلية.

ختامًا:

تحسين الإدارة المالية لا يعتمد فقط على تحسين الأداء الخاص بالمهام المختلفة، بل أيضًا يعتمد على البدء في تطوير الأدوات المستخدمة، والتي تتمثل في أدوات التحول الرقمي والتي منها أنظمة المطاعم. 

فهي أنظمة تعتمد على أتمتة كافة مهام سير العمل داخل المطعم، والتي منها مهام الإدارة المالية، كي تتمكن من تسهيل كافة المهام وتقليل الوقت والجهد المبذولين باتباع الطرق التقليدية.

فأنظمة المطاعم ليست مجرد أداة أو نظام لإدارة المعاملات اليومية، بل هو نظام متكامل يعمل على تعزيز كافة جوانب العمل من حيث الدقة في إجراء المعالجات المالية المختلفة، والعمل على وضع الاسترتيجيات التنفيذية القابلة للتنفيذ والتي منها العمل على تقليل تكاليف المصروفات وزيادة الكفاءة والإيرادات من أجل تحقيق الأهداف المطلوبة باحترافية وكفاءة والمساهمة في نمو العمل وتطوره.