تسمح أنظمة إدارة المستندات بمكتب بلا أوراق، وتدفقات عمل آلية، وتكلفة منخفضة، وأمان قوي، وغير ذلك الكثير، ومع ذلك، فإن تنفيذ نظام إدارة المستندات يعني أيضًا تغييرات في عملية عملك والمكدس الفني، والتي قد تبدو في البداية شاقة لفريقك، فأي تغيير في العملية داخل شركة ما سيكون له بعض التراجع لأن بعض الأشخاص لا يريدون التغيير ويفضلون التمسك بما يعرفونه، وبالتالي ستحتاج إلى إعداد فريقك ومنحهم الأدوات المناسبة والتدريب اللازم لاستخدام وفهم نظام إدارة المستندات ليسهل على المستخدم اعتماده، ولمزيد من الشرح، تابع القراءة.
ما هو نظام إدارة المستندات؟
يشير مصطلح نظام إدارة المستندات إلى استراتيجية شاملة لكيفية تخزين الشركة لمستنداتها الإلكترونية وإدارتها وتتبعها، وذلك من خلال العديد من الخيارات والوظائف والقدرات الإضافية، وقد تتجاوز العديد من أنظمة إدارة المستندات الوظائف الأساسية لتشمل مهام سير العمل المتعلقة بالمستندات.
يوفر نظام إدارة المستندات إدارة مثالية لدورة حياة مستنداتك الإلكترونية، وهي المستندات أو الفواتير الإدارية، حيث يتم تنفيذ الإدارة الإلكترونية للمستندات مباشرة داخل البرنامج، وبفضل هذا الأخير، وبناءً على مبادرة دمج الوظائف المختلفة في أداة واحدة، من الممكن تبسيط الوصول إلى المستندات.
مزايا نظام إدارة المستندات
يقدم نظام إدارة المستندات مزايا مختلفة للمستخدمين، نذكر منها:
- تخزين البيانات على خادم واحد يمكن الوصول إليه من أي مكان في العالم.
- أرشفة المستندات طوال فترة الاحتفاظ القانونية.
- تتبع مستنداتك إلكترونيًا باستخدام الأرشفة الآلية.
- تأمين المعلومات بحيث لا يمكن الوصول إليها إلا من قبل الأشخاص المصرح لهم.
- تسهيل تصنيف الفواتير وإعداد دوائر التحقق من صحة المستندات.
- تسهيل وتحسين العلامة مع العملاء.
- رقمنة الوثائق مما يتيح تبسيط التبادلات مع الشركاء.
- تحسين عمليات الأرشفة مع تقديم حلول تخزين آمنة وموثوقة.
- الإدارة الفعالة لملفات الموظفين وبالتالي تسهل توقيع العقود،
- يساعد نظام إدارة المستندات في تقليل التأثير البيئي للشركة بفضل عدم استخدام الورق.
- تعيين المستندات إلى المجلدات الصحيحة تلقائيًا.
- رقمنة العمليات مما يزيد من إمكانية تسريع البحث عن المستندات وتسهيل الوصول إلى المعلومات.
- بفضل الحلول التكنولوجية وباستخدام نظام إدارة المستندات يتم تحقيق وفورات كبيرة في شراء الورق والحفاظ عليه
- أخيرًا يسهل نظام إدارة المستندات التبادلات بين الجهات الفاعلة داخل المنظمة أو مع أصحاب المصلحة الخارجيين.
كيفية تحسين عمل نظام إدارة المستندات الخاص بك
تحتاج رقمنة عمليات المستندات الخاصة بك، الاختيار الدقيق والسليم للأداة المناسبة التي تناسب أهداف شركتك على أفضل وجه، بحيث يجب أن توفر اداة نظام إدارة المستندات هذه الحلول:
- نظام إدارة الملفات الإلكترونية يتيح الاحتفاظ بالأرشيفات القابلة للتعديل، وهذا الحل هو الأنسب للاستخدام اليومي.
- نظام أرشفة إلكترونية (SAE) يوفر تخزين المستندات النهائية والتحقق من صحتها والاطلاع عليها.
- ربط نظام إدارة المستندات بما يعرف بالخزنة الإلكترونية والتي تتيح بدورها تخزن السجلات بشكل آمن.
7 طرق لتعزيز اعتماد المستخدم لنظام إدارة المستندات الخاص بك
يمكن أن يكون لديك أفضل نظام لإدارة المستندات تم إعداده، ولكن إذا لم يكن فريقك مستعدًا لاستخدامه، فسيكون النظام عديم الفائدة ويمكن أن يسبب مزيدًا من الارتباك أكثر مما كان عليه قبل التنفيذ، وفي هذا الصدد نقترح عليكم 7 طرق لتعزيز اعتماد المستخدم لنظام إدارة المستندات:
1. مشاركة المستخدمين
ضع إستراتيجية تغيير وخطة اتصالات مع موظفيك في المركز، اجعل المستخدمين يشاركون منذ البداية في إدارة نظام المستندات، يجب أن يبدأ هذا قبل اختبار المستخدم للنظام، وحيثما أمكن، يشمل ذلك مشاركة المستخدم في تحديد المواصفات الأولية لنظام إدارة المستندات، يجب أن تتطلع لبناء فريق إيجابي، يمكن أن يصبحوا وكلاء التغيير الذين تحتاجهم لإقناع أقرانهم بفوائد النظام الجديد.
2. تنسيق فرق تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك
تمامًا مثل المعلومات، من السهل جدًا أن تصبح وظائف الأعمال صوامع خاصة بها، تخلص من الحواجز بين فرق تكنولوجيا المعلومات وفرق إدارة التغيير لتقليل الاحتكاك وتلبية متطلبات المستخدم لاعتماد نظام إدارة المستندات بشكل أفضل مع الالتزام بالأمان والأداء والمتطلبات الوظيفية، على سبيل المثال، يمكن لفرق تكنولوجيا المعلومات وإدارة التغيير العمل معًا للتأكد من أن واجهة نظام إدارة المستندات سهلة الاستخدام بالفعل.
3. تشجيع اعتماد المستخدم من خلال عمليات التوحيد
بمجرد تحديد استراتيجيتك، انظر إلى التوحيد، حيث سيساعد توحيد العمليات ووضع أفضل الممارسات والإجراءات القياسية في حث الأشخاص على استخدام نظام إدارة المستندات الخاص بك، ويُعد تسليط الضوء على هذه الميزة أحد أفضل الطرق لتشجيع تبني المستخدم للنظام والربط مرة أخرى بالثقافة والاستراتيجية، ويمكن أن يعزز توحيد العمليات روح الفريق والشعور بأن كل شخص يعمل من أجل تحقيق الأهداف المشتركة.
4. الحصول على أفضل نظام إدارة المستندات
بمجرد أن تصبح لديك ثقافة واستراتيجية وعمليات قوية لدعم التكنولوجيا، فقد حان الوقت لإلقاء نظرة على نظام إدرا المستندات الخاص بك، فعندما يتعلق الأمر بالخيارات، لا يوجد مقاس واحد يناسب الجميع ومن الضروري العثور على نظام مناسب لمؤسستك، وإذا كنت تريد نظام إدارة المستندات يتكامل بسلاسة مع عملياتك، يجب أن يعمل من أجل المستخدمين، وإذا لم يكن كذلك، فلن يكونوا متفائلين بشأن تسجيل الدخول إليه كل يوم.
5. جعل التكنولوجيا ضرورية
إن إخبار الموظفين بأنهم مطالبون باستخدام تقنية جديدة أمر مهم، لكنه ليس كافي لإقناع المستخدمين بدمج نظام إدارة المستندات في العمليات اليومية الهامة، على سبيل المثال، بدلاً من إرشاد فريق المبيعات الخاص بك لاستخدام حل جديد، يمكنك بناء العملية بحيث يتم إدخال الفرص التي تم إنشاؤها باستخدام هذا الحل فقط في مسار تحويل المبيعات.
6. الاستفادة من البيانات لإظهار التأثير
أثناء تحديد مزايا حل جديد، استفد من البيانات لدعم هذا الحل، يجب أن تكون قادرًا على إظهار أشياء مثل تأثير القدرات الجديدة وزيادة الكفاءة وتوفير التكاليف وتقليل الجهد ورضا المستخدم النهائي، كما يمكن أن يساعد إضفاء الحيوية على التأثير بالبيانات في تعزيز أهمية تعلم نظام إدارة المستندات وبذل الجهد لإدماجه في المهام اليومية.
7. ابدأ بالنهاية
عندما تبدأ مشروعًا برؤية واضحة لهدفك النهائي، فمن غير المرجح أن تنحرف أو تقع فريسة للمخاطر الشائعة، تأكد من أن لديك الوضوح حول كيفية عمل نظام إدارة المستندات، ومن سيستخدمه، وكيف سيلبي احتياجات الأعمال، والإطار الذي ستحتاجه لوضع جميع القطع في مكانها الصحيح، يمكن أن يساعد إشراك المستخدمين النهائيين في عملية الشراء في توضيح كل هذه الأسئلة.
استنتاج:
أخيرًا، الجدير بالذكر أن نظام إدارة المستندات الناجح، والذي من شأنه تشجيع المستخدم على اعتماده، يجب أن يتيح عملية البحث عن المستندات واسترجاعها بسهولة، وذلك باستخدام البيانات الوصفية، حيث يتم تمييز جميع الملفات بطريقة يمكن العثور عليها من خلال العديد من المعلمات.
التعليقات
09 Aug 2023 01:36 AM
هداية
يارك الله جهودكم
09 Aug 2023 01:53 AM
هيثم
بالتوفيق لكم
09 Aug 2023 01:57 AM
عبد الله
تمام وصلت المعلومة موفقين
إضافة تعليق جديد