هل تعلم حجم البيانات التي تملكها شركتك ولا يتم استخدامها بشكل صحيح؟ إهمال بيانات الشركات في وقتنا الحالي يتسبب في فقدان الكثير من الفرص المسؤولة عن تعزيز المنافسة، وجذب العملاء، وتحقيق الاستدامة والنجاح. بالإضافة لضعف القدرة على اتخاذ القرار بشكل صحيح. ويرجع ذلك لإهمال العديد من المؤسسات جانب إدارة المعلومات وذلك من خلال تخزينها بشكل عشوائي، وعدم تحديثها أو التأكد من صحتها، وهو ما يؤثر على قراءة المشهد في سوق العمل بشكل صحيح.
وفي عصر التحول الرقمي وذكاء الأعمال، أصبحت إدارة المعلومات من أهم الإدارات التي يجب تطبيقها في مختلف المؤسسات. وذلك من أجل القدرة على تحسين اتخاذ القرار، وتنظيم المعلومات وتخزينها بشكل صحيح. وهو ما سنتعرف عليه من خلال هذا المقال، والذي سنتعرف فيه على استراتيجيات تنظيم وتخزين واستخدام المعلومات لتصبح أداة داعمة في اتخاذ القرار المؤسسي. وذلك من خلال نظام إدارة المعلومات DocSuite BI.
لماذا أصبحت إدارة المعلومات ضرورة؟
تتعامل المؤسسات الحديثة والشركات يومياً مع كم هائل من البيانات والمعلومات المختلفة، وتأتي تلك البيانات من مصادر مختلفة. على سبيل المثال معاملات العملاء، وسائل التواصل الاجتماعي، أنظمة التشغيل الداخلية. وهنا يأتي دور نظام إدارة المعلومات، والذي يعمل على تنسيق تلك المعلومات وتحليلها بدقة للحصول على رؤى تدعم عمليات اتخاذ القرار. وذلك من خلال جمع، وتنظيم، وتخزين تلك البيانات وحمايتها من التعرض للفقد أو التلف أو السرقة.
حيث تعاني الشركات التي لا تمتلك نظام خاص بإدارة المعلومات من العديد من السلبيات، والتي تتمثل في التالي:
- إهدار الوقت والموارد: وذلك نتيجة غياب القدرة على تنظيم المعلومات، وصعوبة الوصول للبيانات المطلوبة.
- فقدان الفرص: نتيجة عدم القدرة على فهم احتياجات السوق والعملاء.
- مخاطر الامتثال: عدم القدرة على الوصول إلى إتاحة المعلومات المختلفة عند الحاجة، قد يؤدي إلى مشكلات قانونية في بعض الأحيان.
- اتخاذ قرارات ضعيفة: وذلك نتيجة عدم الحصول على بيانات دقيقة أو قديمة.
لذا يجب على المؤسسات البدء في دعم عمليات التحول الرقمي والعمل على وضع استراتيجية شاملة لإدارة المعلومات ونظم إدارة المعرفة، وذلك من أجل القدرة على تعزيز المنافسة في سوق العمل، والقدرة على اتخاذ القرار المناسب مع اتجاهات العمل، وتحقيق النمو والاستدامة المطلوبة.
أسرار نجاح إدارة المعلومات في المؤسسات الحديثة
يكمن دور إدارة المعلومات في تحويل البيانات الخام التي تحصل عليها المؤسسات من مصادر مختلفة، إلى رؤى قابلة للتنفيذ. وذلك من خلال الاعتماد على أنظمة إدارة المعلومات وذكاء الأعمال والمتمثلة في برنامج DocSuite BI الداعم لعمليات التحول الرقمي داخل المؤسسات. حيث يقوم هذا البرنامج على تنظيم البيانات الواردة، وتخزينها بما يسمح بسهولة الوصول إليها في أي وقت لاستخدامها بحسب حاجة العمل.
ويساهم برنامج DocSuite BI في مساعدة المؤسسات على وضع استراتيجيات التعامل مع المعلومات بذكاء، مما يساهم في دعم عمليات اتخاذ القرار المختلفة. وذلك من خلال التالي:
-
تحديد أهداف إدارة المعلومات
تعتمد عملية تحديد الأهداف هنا على معرفة ما الذي تسعى المؤسسة لتحقيقه من خلال تحسين إدارة المعلومات ونظم إدارة المعرفة. على سبيل المثال، هل الهدف هو تحسين خدمة العملاء، أم تقليل التكاليف، زيادة الكفاءة التشغيلية، تعزيز القدرة على اتخاذ القرار، وغيرها من الأهداف والتي قد تختلف من مؤسسة إلى أخرى حسب طبيعة وحاجة العمل. لذا يجب العمل على تحديد الأهداف من أجل اختيار الأدوات والأنظمة التي تساعد في تحقيقها، وتحسين إدارة المعلومات ودعم التحول الرقمي.
-
التحقق من جودة البيانات
تعتمد عملية ذكاء الأعمال في نظام إدارة المعلومات على جودة البيانات، وتعتمد جودة البيانات على تحقيق عدد من العوامل الهامة وهي كالتالي:
- جمع البيانات من جميع المصادر بشكل صحيح وموحد.
- العمل على تنظيف البيانات من أي تكرارات أو أخطاء أو تناقضات.
- التأكد من صحة البيانات ودقتها.
- العمل على تحديث البيانات بشكل دوري.
-
تنظيم وتصنيف المعلومات
يزداد حجم المعلومات بشكل يومي نتيجة استمرارية العمل، ولتحقيق القدرة على اتخاذ القرار من خلال تلك المعلومات يجب العمل على تنظيم وتصنيف المعلومات. وهو ما يمكن تحقيقه بسهولة من خلال أنظمة التحول الرقمي باستخدام نظام DocSuite BI. وذلك من خلال التالي:
- إنشاء مجلدات رئيسية، يحتوي كل مجلد على الملفات الفرعية التابعة له بحسب طبيعة العمل.
- استخدام الوسوم والكلمات المفتاحية، وذلك لتسهيل عملية البحث عن الملفات وإدارة نظم المعرفة بسلاسة ومرونة.
- تحديد البيانات الوصفية لكل ملف، وذلك من حيث تاريخ الإنشاء، نوع المحتوى، القسم المسؤول.
- إدارة المعلومات من حيث القدرة على تحديد كيفية إنشاء أي مستندات جديدة، وكيفية التعامل مع المستندات القديمة سواء بالأرشفة أو الاستبدال أو الحذف. والعمل على إنشاء نسخ من كافة البيانات المخزنة.
-
الوصول الآمن للمعلومات
بيانات المؤسسات هي أحد أصول الشركة، لذا يجب التأكد من توفير عوامل الحماية والآمان لها خاصةً في عصر التحول الرقمي وما يواجهه من تهديدات سيبرانية. وهو ما يوفره برنامج إدارة المعلومات DocSuite BI، وذلك من خلال العوامل التالية المتوفرة به:
- صلاحية الوصول، والتي تعمل على تقييد الوصول للملفات للأشخاص المسموح لهم فقط بذلك.
- التشفير، تشفير البيانات يعمل على حمايتها خاصة في حالة النقل أو التخزين.
- التتبع والمراقبة، يوفر نظام DocSuite BI نظام خاص بتتبع ومراقبة البيانات المختلفة. وتحديد كل ما يتم بها من تعديل أو تحديث، وهو ما يساهم في توفير أقصى درجات الحماية.
-
تعزيز التعاون والمشاركة
من خلال استخدام نظام DocSuite BI يمكن تطبيق آليات ذكاء الأعمال المختلفة، والتي منها إدارة المعلومات بسهولة بين فرق العمل المختلفة. حيث يمكن لأفراد تلك الفرق العمل على نفس المستندات وتنفيذ أي تعديل مطلوب بها ومشاركته بسهولة، وهو ما يساهم في تعزيز التعاون وتسريع تنفيذ مهام سير العمل دون الحاجة للانتظار كما في السابق لتحويل المستندات من قسم لآخر.
-
التحليل الذكي عبر أدوات ذكاء الأعمال
اتخاذ القرار يعتمد على الحصول على تقارير ذات بيانات دقيقة، وللحصول على تلك التقارير يجب العمل على تحليل البيانات للحصول على رؤى توضح اتجاهات سير العمل والسوق التنافسي بشكل صحيح. وهو ما يمكن تحقيقه بسهولة من خلال DocSuite BI.
-
أتمتة المستندات
تطبيق التحول الرقمي في إدارة المعلومات، يساهم في أتمتة سير عمل المستندات. والذي من شأنه تحويل العمليات اليدوية إلى تدفقات عمل رقمية تساهم في تحقيق التالي:
- تقليل الأخطاء البشرية الناتجة عن تسجيل المعلومات بشكل يدوي.
- تسريع عمليات المراجعة والتدقيق والحصول على الموافقات المطلوبة.
- القدرة على تتبع البيانات بسهولة بين الأقسام المختلفة، والاطلاع على التحديثات والتعديلات.
- تحسين الشفافية والمساءلة.
ختامًا:
في نهاية المقال يمكن التأكيد على أن عملية التحول الرقمي، وذكاء الأعمال، ونظم إدارة المعرفة، أصبحت عوامل أساسية لأي مؤسسة ترغب في تحقيق التمو والاستدامة. لذا يجب التوعية بأهمية البيانات باعتبارها أحد أصول المؤسسات، والعمل على تحسين عمليات إدارة المعلومات لدعم اتخاذ القرار. وذلك من خلال الاستثمار في أنظمة إدارة المعلومات وذكاء الأعمل والمتمثلة في نظام DocSuite BI. والتي تساهم تطبيق عمليات التحول الرقمي بفاعلية وكفاءة، وتحسين إدارة المعلومات، وذلك من أجل تحقيق أقصى استفادة منها وتحقيق أهداف النجاح المطلوبة.
إضافة تعليق جديد