في عصر التحول الرقمي واتجاه المؤسسات للاعتماد على التقنيات الرقمية، لم يعد حفظ المستندات الورقية هو الاختيار الأمثل. خاصة في ظل زيادة حجم البيانات وتعقيد العمليات، والحاجة إلى الوصول إلى المعلومات بسرعة ومرونة مع توفير أقصى درجات الأمان لتلك المستندات. وهنا يأتي دور الأرشفة الإلكترونية، والتي تعد إحدى الركائز الأساسية التي يمكن الاعتماد عليها لضمان استدامة المعلومات داخل المؤسسات المختلفة.
وفي هذا المقال، سنتعرف على أفضل ممارسات الأرشفة الإلكترونية لضمان استدامة المعلومات في المؤسسات. وأثرها على سير العمل من خلال الاعتماد على أنظمة الأرشفة المتقدمة مثل نظام DocSuite.
أهمية الأرشفة الإلكترونية
الأرشفة الإلكترونية أصبحت من أساسيات العمل داخل المؤسسات، وذلك لقدرتها على تحقيق الكفاءة التشغيلية، وتسريع وتيرة العمل بكفاءة وفاعلية. وذلك بسبب توافر العوامل التالية بها:
- تقليل الاعتماد على المستندات الورقية، وهو ما يساهم في توفير التكاليف والموارد المستخدمة.
- سهولة الوصول والاسترجاع، وذلك بسبب حفظ المستندات وتنظيمها . مما يجهل عملية البحث والوصول لأي معلومة أكثر مرونة وسهولة من قبل.
- أمان المعلومات، إدارة الوثائق إلكترونياً توفر مزايا تعمل على تحديد الصلاحيات والتشفير، والقدرة على مراقبة المستندات ومعرفة أي تغيير يتم بها.
- تحقيق الامتثال: العديد من السياسات الحكومية تفرض على المؤسسات لوائح ومعايير للحفاظ على البيانات وإدارتها، وهو ما توفره أنظمة الأرشفة الإلكترونية مثل نظام DocSuite.
المعايير الحديثة في الأرشفة الإلكترونية
تحقيق أقصى استفادة من الأرشفة الإلكترونية يعتمد على مجموعة من المعايير الحديثة، والتي تساعد في بناء نظام قوي وفعال يساهم في تحسين كفاءة إدارة المستندات. وتلك المعايير هي:
-
المسح الضوئي عالي الجودة
تبدأ عملية الأرشفة الإلكترونية من خلال توفير تقنيات المسح الضوئي للمستندات عالي الجودة، وهو ما يوفره نظام DocSuite. والذي يعمل على توفير أداة الماسح الضوئي للمستندات الورقية، وجعلها قابلة للبحث والتعديل وهو ما يسهل من عملية فهرسة المستندات والبحث عنها بناءً على الكلمات المفتاحية الموجودة داخلها.
-
فهرسة وتصنيف المستندات
الفهرسة هي عملية ربط المستندات بمعلومات أو بيانات وصفية تساهم في تصنيفها بسهولة، وفهرسة المستندات هي أساس أنظمة الأرشفة الإلكترونية، ولا تعتمد الفهرسة والتصنيف فقط على حفظ المستندات في مجلدات. ولكن أنظمة الأرشفة تعمل على توفير نظام لتصنيف المستندات وفهرستها كما هو الحال في نظام DocSuite، وذلك بناءاً على عدد من البيانات كالتالي:
- نوع المستند (عقد - فاتوره - تقرير).
- تاريخ إنشاء المستند، وتواريخ أي تعديلات يتم القيام بها.
- الكلمات المفتاحية ذات الصلة.
- القسم أو الإدارة المسؤولة عن كل مستند.
- المشاريع والعملاء.
ويوفر نظام DocSuite نظام يتسم بالكفاءة والدقة في الفهرسة والتصنيف ووضع خطة لهيكلة المستندات بشكل يتناسب مع سير العمل داخل المؤسسات المختلفة، وهو ما يساهم في تحقيق أقصى استفادة من إدارة الوثائق، وحفظ السجلات، وتسهيل عملية استرجاع المعلومات في أي وقت.
-
إدارة صلاحيات الوصول
حفظ السجلات الورقية بالطرق القديمة كان يتيح لأي شخص الإطلاع عليها وهو ما يعرض تلك المستندات لمخاطر الفقد أو التلف أو السرقة، ويؤثر بشكل سلبي على سير العمل داخل المؤسسة. ولكن في أنظمة الأرشفة الإلكترونية كنظام DocSuite، يمكن توفير عوامل حماية وأمان لإدارة الوثائق بكفاءة من خلال التالي:
تشفير البيانات أثناء النقل أو التخزين.
- تحديد صلاحية الوصول للأشخاص المسؤولين فقط عن إدارة الوثائق.
- إمكانية تتبع كافة الأنشطة التي تتم على المستندات، مثل من قام بالوصول إليها، وما تم بها من تعديلات، وخلافه.
- النسخ الاحتياطي للمستندات، وهو ما يساعد المؤسسات على استعادة المستندات بشكل كامل في حالة تعرضها لأي نوع من السرقة أو الفقد.
- كافة تلك العوامل، تعمل على تحسين إدارة المستندات، والحفاظ على استمرارية العمل.
-
إدارة دورة حياة المستند
تمر المستندات بدورة حياة داخل المؤسسات، تبدأ من إنشائه، مروراً بمراحل التعديل والمراجعة، وصولاً إلى الأرشفة النهائية أو الحذف بحسب حاجة العمل. ويدعم نظام DocSuite للأرشفة الإلكترونية هذه الدورة من خلال التالي:
- الاحتفاظ بنسخ من جميع إصدارات المستندات، وهو ما يوفر سهولة في تتبع كافة التعديلات والعودة إلى الإدارات السابقة في حالة الحاجة إلى ذلك.
- تحديد مدة الاحتفاظ بكل نوع من المستندات، وذلك بناءً على سياسة العمل داخل المؤسسة. ومن ثم حذفها بأمان بعد انتهاء المدة المحددة.
-
التكامل مع الأنظمة الأخرى
تعمل أنظمة الأرشفة الإلكترونية على تحسين كفاءة إدارة المستندات بشكل احترافي، وذلك بفضل قدرتها على التكامل مع الأنظمة المختلفة مثل أنظمة إدارة العملاء ERP، وأنظمة الحسابات، والموارد البشرية، وغيرها. ويعمل وهو ما يعزز من سهولة تدفق المعلومات ويحسن من إدارة الوثائق بين الأقسام المختلفة، ويساهم في تسهيل استرجاع المعلومات بشكل أسرع من الطرق التقليدية.
-
البحث المتقدم
من ضمن أهداف استخدام أنظمة الأرشفة الإلكترونية، العمل على تسريع استرجاع المعلومات من خلال تقنيات البحث المتقدم، وهو ما يوفره نظام DocSuite. وذلك من خلال إمكانية البحث من خلال البيانات الوصفية، أو المحتوى النصي، أو تصفية النتائج.
نظام DocSuite حل متكامل للأرشفة الإلكترونية
يبرز دور نظام DocSuite كأحد الحلول الرائدة في مجال إدارة المستندات والأرشفة الإلكترونية، وذلك بفضل ما يحتويه من مجموعة شاملة من المزايا والأدوات. والتي تضمن للمؤسسات القدرة على حفظ السجلات، وإدارة الوثائق، واسترجاع المعلومات بكفاءة واحترافية. ومن تلك الأدوات ما يلي:- ماسح ضوئي متقدم: يوفر نظام DocSuite أدوات قوية لمسح المستندات ضوئياً، مع محرر صور. بالإضافة لدمج تقنيات OCR، والتي تساهم في عمليات البحث النصي عن أي مستند بسهولة.
- بطاقات المعلومات والفهرسة: يتيح DocSuite إضافة بيانات وصفية وقابلة للتخصيص لكل مستند، ومن ثم استخدامها في الفهرسة. وتسهيل عملية البحث واسترجاع المعلومات فيما بعد.
- إدارة الإصدارات المختلفة: يحتفظ نظام DocSuite بكافة الإصدارات الخاصة بكل مستند، وهو ما يتيح إمكانية الوصول للمستند الرئيسي بسهولة وبأي وقت دون تكرار الملفات أو فقدانها.
- بحث سريع وذكي: يحتوي DocSuite على محرك خاص بالبحث متطور، فمن خلاله يمكن استخدام أكثر من طريقة للبحث أو دمج أكثر من طريقة معاً.
- واجهة برمجية API: يتكامل نظام DocSuite مع الأنظمة المختلفة المستخدمة داخل المؤسسات، على سبيل المثال أنظمة ERP. وذلك من خلال واجهة برمجية قياسية تجعل التكامل أكثر سلاسة، دون الحاجة إلى أي تعقيدات أو إجراء تدخلات برمجية.
- تكامل مع الفاكس الإلكتروني: الربط مع الفاكس الإلكتروني يوفر سهولة في تدفق المستندات بنظام DocSuite دون الحاجة لأي تدخلات يدوية.
- التصفح السريع: إمكانية التصفح من خلال واجهة DocSuite دون الحاجة لتحميلها، حيث يدعم النظام ملفات pdf ومجموعة Office والصور والوسائط المختلفة.
كافة تلك المزايا والكثير غيرها يجعل من نظام DocSuite للأرشفة الإلكترونية، أفضل الحلول التي يمكن أن تعتمد عليها أي مؤسسة لتحسين إدارة المستندات، وحفظ السجلات، بناءً على المعايير الحديثة.
ختامًا:
في عصر المعلومات والتحول الرقمي، أصبحت الأرشفة الإلكترونية ضرورة لأي مؤسسة ترغب في تحسين كفاءة إدارة الوثائق، وذلك من أجل ضمان استدامة المعلومات. وهو ما يمكن تحقيقه من خلال الاعتماد على أنظمة الأرشفة الإلكترونية المتكاملة مثل نظام DocSuite، والذي يعمل على توفير عدد من الأدوات لتعزيز إدارة المستندات، وحفظ السجلات، واسترجاع المعلومات، وتحديد صلاحية الوصول من أجل توفير أقصى درجات الحماية والأمان للوثائق المختلفة.
لذا يمكن القول بأن الاستثمار في أنظكة الأرشفة الذكية هو استثمار في مستقبل العمل داخل المؤسسة، مما يمكن أصحاب الأعمال من إدارات مستنداتهم بكفاءة أكبر، واتخاذ القرارات الهامة بشكل يساعد على تحسين الكفاءة التشغيلية بكفاءة أكبر.
إضافة تعليق جديد