هل تعلم بأن الاعتماد على الأنظمة الورقية في الوقت الحالي من معوقات تحقيق النمو والنجاح داخل المؤسسات؟ تتعامل المؤسسات بشكل يومي مع كم هائل من المستندات، على سبيل المثال فواتير، عقود، مراسلات داخلية وخارجية، تقارير، وغيرهم الكثير. والتعامل مع هذا الكم من المستندات الورقية، يتسبب في إهدار الوقت، والجهد، والموارد، وفقد البيانات نتيجة التخزين الخاطئ. بالإضافة إلى التأثير على الإنتاجية وعمليات التشغيل.

لهذا أصبح الاتجاه السائد الآن لدى المؤسسات، هو تطبيق تقنيات التحول الرقمي في إدارة المستندات. وذلك من أجل تعزيز إدارة المراسلات والمتمثلة في الوارد والصادر.

ومن خلال هذا المقال، سنتعرف معاً على مزايا التحول الرقمي في إدارة الوارد والصادر داخل المؤسسات، وكيف يمكن تحويل سجل الوارد والصادر إلى نظام رقمي متكامل؟ بما يضمن سرعة التتبع ودقة الأرشفة.

مزايا التحول الرقمي في إدارة الوارد والصادر

التحول الرقمي في إدارة الوارد والصادر، لا يقصد به فقط أتمتة إدارة المراسلات المراسلات الداخلية والخارجية. بل هي عملية تساعد في تحويل كل مستند ورقي إلى مستند رقمي، مما يسهل من تتبع المعاملات بشكل لحظي، وأرشفة المراسلات، والوصول لأي مستند بشكل أسرع وأسهل من قبل.

وهو ما يمكن تحقيقه من خلال الاعتماد على أنظمة التحول الرقمي مثل DocSuite Archive، والذي يساعد على:

• الكفاءة التشغيلية الفائقة

إدارة المراسلات بالطرق اليدوية، وتصنيفها، وأرشفتها يتسبب في هدر الكثير من الوقت والجهد. وهو ما يمكن استغلاله في مهام أكثر إنتاجية مما يعزز من كفاءة العمليات التشغيلية. وهو ما يحققه التحول الرقمي المتمثل في العديد من الأنظمة الإلكترونية مثل DocSuite Archive في إدارة الوارد والصادر، حيث يتم أتمتة المهام الروتينية، وأرشفة المراسلات إلكترونياً، دون الحاجة إلى أي تدخل يدوي. وهو ما يساعد في تقليل الأخطاء البشرية، وسهولة تتبع المعاملات المختلفة.

• تتبع المستندات وسهولة الوصول

البحث عن المستندات في الأنظمة الورقية، هو أحد التحديات التي تواجهها المؤسسات في هذا الشأن. وذلك نظراً لعدم وجود نظام أرشفة يسهل من عملية البحث، بالإضافة لإمكانية فقد أو تلف بعض المستندات نتيجة التخزين السئ. ولكن من خلال نظام مثل DocSuite Archive أصبحت عملية أرشفة المراسلات، وتتبع المعلومات أكثر مرونة وسهولة. فكل ما عليك هو استخدام أي كلمات مفتاحية، أو تاريخ المستند، أو اسم الرسل. وستتمكن من إيجاد ما تبحث عنه في لحظات.

• أمن وحماية البيانات

كما أشرنا في النقطة السابقة، بأن تخزين المستندات الورقية يعرضها للتلف أو السرقة. نتيجة سلبيات عملية التخزين، وهو ما يمكن تفاديه من خلال دعم التحول الرقمي في إدارة المراسلات، وكافة معاملات الوارد والصادر. حيث توفر أنظمة التحول الرقمي تقنيات تساعد في حماية البيانات، مثل التشفير، تحديد صلاحية الوصول، النسخ الاحتياطي لكافة البيانات. هذا بالإضافة للقدرة على تتبع كل ما يتم بالمستندات من تغيير.

• تقليل تكاليف الموارد

المستندات الورقية تكلف المؤسسات الكثير من النفقات، على سبيل المثال الورق المستخدم، الأحبار، الملفات، وغيرها من الموارد حسب حاجة كل مؤسسة. ولكن استخدام تقنيات مثل DocSuite Archive تساهم في الحد من هذه التكاليف، وذلك نظرا للاعتماد على المستندات الرقمية، وأتمتة كافة المعاملات المتعلقة بإدارة الوارد والصادر، وأرشفة المراسلات، وتتبع المعاملات، من خلال واجهة النظام المستخدم بسهولة وسرعة.

• الامتثال للوائح والقوانين

هناك العديد من الصناعات التي يجب أن تمتثل لعدد من القوانين واللوائح التي تفرضها المؤسسات الحكومية، وذلك بشأن حفظ السجلات وتتبع المعلومات. وهو ما تساعد عملية التحول الرقمي على تحقيقه، حيث تمتثل الأنظمة الخاصة بأرشفة المراسلات وإدارة الوارد والصادر مثل DocSuite Archive، على الامتثال لتلك اللوائح بشكل تلقائي، وتوفير سجلات تدقيق مفصلة لكل إجراء أو معاملة تتم على أي مستند. وهو ما يجعل المؤسسات على استعداد لأي مراجعات أو تدقيقات تطلب منها في أي وقت.

كيفية تحويل نظام الوارد والصادر إلى نظام رقمي متكامل؟

تطبيق التحول الرقمي في إدارة الوارد والصادر، لا تعتمد فقط على اختيار البرنامج المناسب للشراء. بل هي عملية تحتاج إلى تخطيط دقيق لتحديد احتياجات المؤسسة. وتلك الخطوات هي:

1. تقييم الوضع الحالي وتحديد الاحتياجات

أول خطوة هي تقييم وضع المؤسسة الحالي، وذلك من أجل تحديد الإحتياجات الخاصة بها. والمقصود بتحديد الاحتياجات هنا هو تحديد أنواع المراسلات المتعامل بها، طريقة تعامل القسام المختلفة فيما بينهم من حيث تتبع المعاملات، وإدارة المراسلات، ما هي حجم المستندات اليومية؟، هذا بالإضافة للعمل على تحديد المشاكل والتحديات التي تواجهها المؤسسة في إدارة وأرشفة المراسلات. هذا التقييم يساعد المؤسسات على معرفة احتياجاتها بدقة، والقدرة على اختيار النظام الرقمي المتناسب مع تلك الاحتياجات.

2. اختيار النظام المناسب

بعد تقييم الوضع الحالي، تأتي خطوة البحث عن الحل أو النظام المناسب. وهنا يبرز دور برنامج DocSuite Archive كأحد الحلول الرائدة في إدارة وأرشفة المراسلات، حيث يعد هذا البرنامج نظام متكامل يساهم في تحويل سجلات الوارد والصادر من الورقية إلى نظام رقمي متكامل بسلاسة وفاعلية.

وهذا بفضل ما يحتويه DocSuite Archive من مزايا، تضمن سهولة تتبع المعاملات، وأرشفة المراسلات، وغيرها بشكل أكثر كفاءة. وذلك من خلال التالي:

• أتمتة سجلات الوارد والصادر: لا حاجة للتدخلات اليدوية بعد الآن، حيث يعمل نظام DocSuite Archive على أتمتة المراسلات إلكترونياً بشكل كامل. بدءاً من عملية استقبال المراسلات، وتصنيفها حسب النوع الخاص بها، وأرشفتها بسهولة. هذا مع إمكانية إرفاق أي مستندات ذات الصلة.
• أداة بحث قوية: يحتوي DocSuite Archive على معايير مختلفة يمكن الاعتماد عليها للبحث عن أي مستند، سواء كان ذلك باستخدام الكلمات المفتاحية، التاريخ، أي بيانات وصفية. وهو ما يضمن سرعة الوصول لأي مستند في أسرع وقت ممكن.
• إدارة سير عمل المراسلات: كل مستند خاص بعمليات الوارد والصادر، يكون له مسار خاص بدءاً من وروده، مروراً بتوجيهه للأقسام المسؤولة عن تنفيذ أي معاملات مرتبطة به. على سبيل المثال المراجعة، أو الموافقة، وهو ما يمكن التحكم به بشكل كامل من خلال البرنامج. مما يساهم في تدفق المستندات بسلاسة ومرونة، دون الحاجة لإهدار الكثير من الوقت.
• دعم المستندات المتعددة: يدعم برنامج DocSuite Archive مختلف أنواع المستندات، مثل pdf، ومستندات برنامج ال office وهو ما يضمن سهولة العمل من خلاله. 
• النسخ الاحتياطي: يقوم البرنامج بعمل نسخ تلقائي لكافة المستندات بشكل دوري، مع إمكانية استعادتها بسهولة في أي وقت في حال حدوث أي طارئ.
• أمان البيانات: يوفر DocSuite Archive تقنيات عالية لحفظ المستندات من التعرض للفقد أو التلف أو السرقة. وذلك من خلال النحكم الكامل في من يمكنه الوصول إلى المستندات، التشفير، إمكانية تتبع المراسلات ومعرفة كل ما يتم بها من تعديل.

3. رقمنة المستندات الحالية

يساعد برنامج DocSuite Archive في رقمنة المستندات الحالية داخل المؤسسات، وذلك عن طريق استخدام خاصية المسح الضوئي عالي الدقة. والذي يعمل على مسح كافة المستندات الورقية، ومن ثم تصنيفها حسب النوع وحفظها بالأرشيف الخاص بالبرنامج لاستخدامها فيما بعد.

4. التكامل مع الأنظمة الأخرى

بطبيعة الحال هناك بعض المؤسسات التي تعمل أقسامها من خلال أنظمة مختلفة، مثل أنظمة إدارة علاقات العملاء CRM، أو أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP، وغيرها من الأنظمة الأخرى. وهنا يبرز دور برنامج DocSuite Archive في التكامل مع تلك الأنظمة، مما يساهم في خلق بيئة عمل متكاملة، وتعزيز تدفق المعلومات بين مختلف الأقسام بسهولة. وتحسين إدارة المراسلات، وتتبع المعلومات بكفاءة أكثر من قبل.

5. تدريب الموظفين

بعد شراء البرنامج المناسب، يأتي هنا دور تدريب الموظفين لتعلم كيفية استخدام البرنامج في تنفيذ المهام بشكلها الجديد. وشرح فوائد استخدام أنظمة التحول الرقمي، وأوجه الاستفادة سواء على مستوى العمل أو على مستوى المهارات الشخصية لكل منهم.

ختامًا:

استمرارية الاعتماد على إدارة المستندات ومراسلات الوارد والصادر ورقياُ، لن يساعد المؤسسات في تحقيق النمو والنجاح المطلوب. لهذا يجب البدء بالاستثمار في تقنيات التحول الرقمي الشامل، من خلال الأنظمة المختلفة مثل DocSuite Archive. والذي يعمل على تحويل كافة مراسلات الوارد والصادر من عمليات ورقية إلى عمليات رقمية متكاملة، تساهم في تحسين كفاءة العمليات التشغيلية، وتحسين مهام سير العمل، والقدرة على إدارة وأرشفة المراسلات بمرونة ودقة، وتحسين عمليات اتخاذ القرارات بناءاً على تتبع المعلومات اللحظي.

هذا بالإضافة للتقليل في الموارد المتعلقة بالورقيات، لهذا يعد التحول الرقمي عملية استثمار ناجحة لا يجب أن تتجاهلها المؤسسات الراغبة في تحقيق النمو والنجاح والاستدامة.