إدارة الوقت: المفهوم المهني لتحسين إنتاجية الفرق

تم النشر في :
المدونة / برنامج الأرشفة الإلكترونية الصادر والوارد (دوك سويت)

هل يعاني موظفيك من صعوبة في تحقيق الأهداف والمهام المطلوبة منهم؟، إذا كانت إجابتك بنعم فإن السبب في ذلك يرجع إلى عدم القدرة على إدارة الوقت بشكل صحيح. في عالم الأعمال التنافسي اليوم، أصبح امتلاك موظفين أكفاء ليس هو فقط العامل الأساسي من أجل تحسين الإنتاجية، وتعزيز الأداء المؤسسي. بل أصبح إدارة الوقت هي أساس تحسين الإنتاجية، وتحقيق أهداف النمو والنجاح. وإدارة الوقت هنا لا تعني فقط مجرد مسألة تنظيم للمهام، أو تحديد الأولويات، وما إلى ذلك. ولكنها أصبحت علم يدرس وأداة في عصر التحول الرقمي، تساعد المؤسسات في تعزيز كفاءة الأداء المؤسسي، وتحسين الإنتاجية.

وفي هذا المقال، سنتعرف على مفهوم إدارة الوقت من المنظور المهني لتحسين إنتاجية الفرق، وكيف يمكن من خلاله تنظيم اليوم، وجدولة المهام بشكل يساهم في تحسين الإنتاجية. وما هو دور الحلول الرقمية مثل DocSuite Calendar في دعم إدارة الوقت؟

أهمية إدارة الوقت ودورها في نجاح الشركات

إدارة الوقت لا يقصد بها فقط تنظيم اليوم من حيث تتبع عدد ساعات العمل، بل هي نهج استراتيجي الهدف منه تحقيق الاستفادة القصوى من وقت العمل. وذلك من خلال تحديد الأولويات، وتنظيم اليوم، وهو ما يتعكس بشكل إيجابي على الأداء المؤسسي ككل. ويساعد على تحسين إنتاجية الفرق بكفاءة وفاعلية أكبر.

وفي بيئة العمل، يواجه الأفراد تحديات متعددة تجعل تساهم في هدر الوقت والموارد، على سبيل المثال الاجتماعات الغير ضرورية، تشتت الانتباه نتيجة عدم تنظيم اليوم، وجدولة المهام، وغياب التنسيق بين أعضاء الفريق الواحد. كل هذه التحديات تتسبب في التأثير السلبي الإنتاجية، لهذا يجب على المؤسسات الساعية للنجاح، العمل على تطبيق مفهوم إدارة الوقت. فالإدارة الناجحة للوقت تساهم في:

  • زيادة التركيز والكفاءة: إدراك أهمية اليوم وجدولة المهام، يساعد على ارتفاع مستوى التركيز لدى الموظفين. وهو ما يؤثر في المقابل ايجابياً على الكفاءة التشغيلية.
  • تقليل الإجهاد والضغط: تساعد إدارة الوقت على تنظيم اليوم، وجدولة المهام. مما يساعد على تقليل الشعور بالضغط والإجهاد. نتيجة تحديد الأولويات والقدرة على التحكم في إدارة الوقت وتنفيذ المهام بشكل صحيح.
  • تعزيز التعاون: من خلال تطبيق تقنيات إدارة الوقت، يساعد ذلك على تعزيز التعاون بين أفراد الفريق الواحد، أو الفرق المختلفة. وتجنب تكرار المهام، أو التأخر في تنفيذها.
  • تحقيق الأهداف: من خلال جدولة المهام، يمكن للموظفين تنفيذ المشاريع الخاصة بالعمل في وقتها المطلوب. وهو ما يساعد على تحقيق أهداف العمل.
  • تحسين جودة العمل: إنهاء المهام في وقتها المحدد، يتيح مساحة أكبر للتدقيق والمراجعة. وهو ما يؤثر على جودة العمل، وتحسين الإنتاجية.

تحديات إدارة الوقت

قبل الخوض في كيفية تطبيق المفهوم المهني لإدارة الوقت، يجب أن نسلط الضوء على التحديات التي تواجهها المؤسسات في إدارة الوقت. وهي كالتالي:

  • عدم وضوح الأولويات: وذلك نتيجة عدم وضع أهداف لكل فريق، وعدم جدولة المهام الفردية بشكل صحيح. مما يجعل الموظفين غير قادرين على تحديد الأولويات في العمل.
  • المقاطعات بشكل مستمر: وتختلف أنواع المقاطعات فعلى سبيل المثال، من الزملاء في العمل، رسائل البريد الإلكتروني، إشعارات تطبيقات المراسلة. كل ذلك يؤدي إلى تشتت الانتباه ويقلل من الإنتاجية.
  • الاجتماعات الغير فعالة: وذلك نتيجة عدم وضع جداول أعمال للاجتماعات واضحة الأهداف، وعدم تحديد وقت للاجتماعات. وهو ما يتسبب في هدر الكثير من وقت العمل.
  • التسويف: تأجيل المهام للحظات الأخيرة، يؤدي إلى تراكم العمل، وزيادة الضغط، والتأثير السلبي على جودة العمل.
  • غياب التوازن بين العمل والحياة الشخصية: وهو ما يتسبب في زيادة الضغط على الأداء الوظيفي، ويتسبب في غياب الكفاءة في تنفيذ المهام المختلفة.
  • نقص الأدوات المناسبة: الاعتماد على الطرق التقليدية في تنفيذ المهام، يؤثر على الوقت المستغرق في العمل.

إدارة الوقت من المنظور المهني لتحسين إنتاجية الفرق

للتغلب على التحديات التي تم ذكرها، تحتاج المؤسسات إلى تبني استراتيجيات واضحة في إدارة الوقت. وذلك  من أجل تعزيز قدرة الأداء المؤسسي، وتحسين الإنتاجية. وتلك الاستراتيجيات هي:

  1. تحديد الأهداف الذكية (Smart Goals)

الأهداف الذكية هي أساس أي خطة عمل ناجحة، ولها القدرة على تحسين الإنتاجية بشكل كبير. ويجب أن تتمتع الأهداف الذكية بالتالي:

  • محددة (Specific): يجب أن تكون واضحة ومحددة.
  • قابلة للقياس (Measurable): يمكن قياسها، من خلال تتبع التقدم والتأكد من تحقيق المطلوب.
  • قابلة للتحقيق (Achievable): واقعية ويمكن تحقيقها.
  • ذات صلة (Relevant): يجب أن تتوافق تلك الأهداف مع الأهداف العامة للمؤسسة.
  • محددة زمنيا (Time Bound): لها موعد نهائي محدد.

وكلما كان لدى الفرق أهداف ذكية واضحة ومحددة، أصبح من السهل جدولة المهام، وتنظيم اليوم، وتعزيز الأداء المؤسسي ككل.

  1. الاعتماد على أدوات جدولة المهام

استخدام أدوات وتقنيات جدولة المهام يساعد على التقليل من العشوائية، وتوزيع الجهد بذكاء. وهناك العديد من الأدوات الرقمية التي تساعد في ذلك، مثل DocSuite Calendar. والتي توفر واجهات استخدام مرنة تعمل على جدولة المهام، حسب الأولوية الخاصة بكل مهمة.

  1. تدريب الفرق على إدارة الوقت بذكاء

هناك العديد من الطرق التي يمكن استخدامها في إدارة الوقت، وذلك من خلال توعية الموظفين بها، وتدريبهم على تطبيقها في مهامهم اليومية. ومن تلك الطرق ما يلي:

  • تقنية بومودورو: والتي تتضمن العمل على فترات زمنية مركزة، عادةً ما تكون 25 دقيقة. ويليها استراحات قصيرة. وتساعد تلك التقنية على تحسين الإنتاجية، من خلال زيادة التركيز في الأداء.
  • قاعدة 20\80 (مبدأ باريتو): ويقصد به أن 80% من النتائج تأتي من خلال بذل 20% من المجهود. وذلك من خلال تحديد المهام الأكثر أهمية والتركيز عليها عليها من أجل تحقيق النتائج المطلوبة، وتعزيز الأداء المؤسسي.
  • التعامل مع المقاطعات: وذلك من خلال وضع قواعد واضحة للتعامل مع أي مشتتات، مثل تحديد أوقات للرد على البريد الإلكتروني، تحديد ساعات العمل، وساعات فترات الراحة. وهو ما يساهم في تنظيم اليوم بشكل فعال.
  • تحديد أوقات ثابتة للاجتماعات: وذلك من خلال الحد من الاجتماعات الغير هامة، والعمل على جدولة المهام الخاصة بكل اجتماع، وتحديدها بوضوح، ووضع مدة زمنية لفترة انعقاده.
  1. التفويض الفعال

المقصود من التفويض الفعال، هو جدولة المهام وإسنادها  إلى الأشخاص المناسبين ومنحهم الصلاحيات الكافية لإنجازها. وهو ما يساعد المديرين على التركيز على المهام الاستراتيجية، ويساهم في تطوير مهارات الفريق.

إدارة الوقت من خلال DocSuite Calendar

DocSuite Calendar هو أحد أدوات التحول الرقمي الأكثر كفاءة في إدارة الوقت، وجدولة المهام، وتعزيز الأداء المؤسسي. فهو نظام متكامل تم تصميمه من أجل العمل على تحسين الإنتاجية داخل المؤسسات، وذلك بفضل ما يحتويه من مزايا تساهم إدارة الوقت بكفاءة. ومن تلك المزايا ما يلي:

  • الجدولة المركزية: يعمل DocSuite Calendar على جدولة المهام والاجتماعات والمواعيد من خلال مكان واحد. وهو ما يساعد باقي أفراد الفريق، والمديرين في معرفة الأوقات المشغولة والغير مشغولة. والقدرة على توزيع المهام بشكل مناسب، وتجنب تضارب المواعيد.
  • تحديد الأولويات: من خلال DocSuite Calendar يمكن تحديد أولويات المهام بسهولة، من خلال ترميز المهام بالألوان بناءً على أهميتها. وهو ما يعمل على تنظيم اليوم بمرونة، والتركيز على تنفيذ المهام الأكثر ضرورة أولاً، وتحسين الإنتاجية بكفاءة.
  • التذكيرات والإشعارات: لضمان عدم نسيان المواعيد والاجتماعات، يعمل DocSuite Calendar على إرسال الإشعارات للمواعيد المسجلة به. وهو ما يقلل من الحاجة إلى متابعة المواعيد بشكل دوري.
  • دعم العمل عن بعد: العمل عن بعد أصبح هو الاتجاه السائد في وقتنا الحالي، وجدولة المهام، وإدارة الوقت عن بعد من التحديات التي تواجه المؤسسات في هذا الشأن. لذا يعد الاعتماد على أنظمة التحول الرقمي مثل DocSuite Calendar ضرورة لا غنى عنها من أجل تحسين الإنتاجية، وتعزيز الأداء المؤسسي في حالة العمل عن بعد.

ختامًا:

إدارة الوقت لا تعد مهارة فردية، بل هي ثقافة يجب غرسها وتطويرها داخل المؤسسات. وذلك من خلال التوعية بأهميتها أولاً، وتوضيح مفهومها المهني وقدرته على تحسين الإنتاجية، وتحقيق أهداف العمل، والنمو والنجاح. وتدريب الفرق على كيفية التعامل مع إدارة الوقت بشكل صحيح، وذلك من خلال جدولة المهام، وتنظيم اليوم، وتحديد الأولويات. بالإضافة إلى توفير الأنظمة الرقمية الحديثة المخصصة لذلك مثل DocSuite Calendar، والذي يعمل على تعزيز الأداء المؤسسي بشكل عام. من خلال الاعتماد على ما يحتويه من مزايا تساهم في إدارة الوقت بكفاءة وفاعلية.


tags :
tags


إضافة تعليق جديد

 تم إضافة التعليق بنجاح
خطأ: برجاء إعادة المحاولة