قد يعتقد البعض بأن اجتماعات مجلس الإدارة داخل مختلف الشركات والمؤسسات، هي مجرد لقاءات روتينية. ولكن هذا اعتقاد خاطئ بالكامل، حيث تعد تلك الاجتماعات هي الأساس لأي مؤسسة تسعى للنجاح بشكل احترافي. فمن خلالها يتم اتخاذ القرارات الاستراتيجية الهامة، وتحديد مسار الشركة المستقبلي، وغيرها الكثير من الأمور. وأي خلل في إدارة الاجتماعات يكون له تأثير سلبي على مسار المؤسسة بشكل كبير. وكي تتمكن من إدارة الاجتماعات بشكل ناجح بدون هدر المزيد من الوقت والموارد، يجب أن تعمل على التأكد من اتباع عناصر إدارة الاجتماع بشكل كامل.
وهو ما سنتعرف عليه في هذا المقال، وذلك من خلال التعرف على العناصر الأساسية لإدارة اجتماعات مجلس الإدارة باحترافية، بداية من التحضير المسبق لها، وجدولة الاجتماعات، وصولاً إلى إدارة الجلسة، وتوثيق محاضر الاجتماعات ومن ثم المتابعة المؤسسية لما تم اتخاذه من توصيات وقرارات. بالإضافة إلى توضيح كيف يمكن لأدوات التحول الرقمي مثل DocSuite من تعزيز فعالية هذه الاجتماعات.
لماذا تعد إدارة اجتماعات مجلس الإدارة أمراً هاماً؟
اجتماعات مجلس الإدارة هي المحرك الأساسي لكل ما يتم داخل أي مؤسسة، فمن خلالها يتم مراجعة الخطط الموضوعة مسبقاً، ومناقشة الأداء، ووضع الاستراتيجيات المستقبلية، وغيرها الكثير. وتتضمن إدارة الاجتماعات الاحترافية التالي:
- تحليل الأداء وتحديد الاستراتيجية: وذلك من خلال مناقشة التحديات والفرص وتحليلها، ووضع الخطط الاستراتيجية المسؤولة عن تحديد مسار الشركة وتوجهاتها المستقبلية.
- المساءلة وتقييم الأداء: أحد مهام اجتماعات مجلس الإدارة، هي تقييم الأداء الخاص بالشركة، وذلك من خلال الإطلاع على التقارير المختلفة. على سبيل المثال التقارير المالية، والتشغيلية، وتقارير المبيعات، والتسويق، وغيرها. ومن ثم العمل على تقييم الأداء الخاص بكل جانب، والتأكد من تحقيق الأهداف الموضوع بشكل مسبق.
- التوافق والتعاون: اجتماعات مجلس الإدارة تعمل على توحيد الرؤى بين أعضاء المجلس، وتعزيز العمل الجماعي من أجل تحقيق الأهداف المطلوبة.
- إدارة المخاطر: تواجه المؤسسات الكثير من التحديات والمخاطر، لذا يجب عقد اجتماعات مجلس الإدارة من أجل مناقشة تلك المخاطر، والعمل على وضع الاستراتيجيات لمواجهتها بما يضمن استمرارية العمل وعدم تأثره بشكل سلبي.
لهذا يجب التأكد من التخطيط الجيد لكل اجتماع قبل انعقاده، ووضع الأهداف المطلوب مناقشتها من أجل إدارة الاجتماعات بشكل ناجح وايجابي.
ما هي عناصر إدارة الاجتماعات الناجحة؟
إدارة الاجتماعات الفعالة، تتطلب وضع نهج منظم يشمل عدة مراحل، بدءًا من التخطيط المسبق، وصولاُ إلى المتابعة المؤسسية لما تم تنفيذه بعد الاجتماع.
-
الإعداد المسبق
يشمل الإعداد المسبق عدد من الخطوات، التي يجب التخطيط لها بدقة قبل انعقاد أي اجتماع. وتلك الخطوات هي كالتالي:
-
تحديد الأهداف والأجندة:
الهدف: قبل جدولة الاجتماعات، يجب التأكد من وضع الأهداف من عقد هذا الاجتماع. على سبيل المثال، هل الهدف مراجعة وتحليل الأداء؟ أم اتخاذ قرارات؟ أم مناقشة وضع معين؟. تحديد الهدف يضمن إدارة الاجتماع باحترافية، وتحقيق المطلوب.
الأجندة: هي التي يوضح بها بنود المواضيع التي سيتم مناقشتها في اجتماع مجلس الإدارة، والوقت المخصص لمناقشة كل بند. ويتم إرسال الأجندة إلى جميع الأشخاص المشاركة بالاجتماع قبل انعقاده بوقت كافٍ، وذلك لإتاحة الفرصة للاستعداد بشكل يسهم في إدارة الاجتماع باحترافية.
-
إرسال المستندات:
بطبيعة الحال عقد أي اجتماع يتضمن مناقشة التقارير المتعلقة بالأهداف الموضوعة، على سبيل المثال التقارير المالية، تقارير الأداء، تقارير المشاريع. لذا يجب العمل على إرسال كافة المستندات الخاصة بما سيتم مناقشته مع الأجندة. وذلك كي يتمكن المشاركين من الإطلاع عليها ودراستها قبل الاجتماع، وهو ما يساهم في عدم إهدار وقت الاجتماع.
-
تحديد الوقت:
جدولة الاجتماع يجب أن تتم من خلال التأكد من اختيار التوقيت المناسب لكافة المشاركين، وذلك لضمان الحضور في الوقت المحدد، وعدم تخلف أي شخص عن الحضور. بالإضافة لتجهيز المكان الخاص باجتماع مجلس الإدارة بالأدوات اللازمة، مثل شاشات العرض، اتصال الإنترنت المستقر. أما في حالة إدارة الاجتماع عن بعد، يجب التأكد من توفر منصة موثوقة لعقد الاجتماعات.
كافة تلك النقاط يمكن بسهولة تحديدها وإرسالها لأعضاء مجلس الإدارة، وذلك من خلال الاعتماد على أنظمة التحول الرقمي مثل DocSuite. والذي يسمح بإنشاء تقويم ذكي لإخطار الجميع بالموعد المحدد، وإرفاق كافة المستندات والأجندة ذات الصلة.
-
إدارة سير الاجتماع
قود رئيس الاجتماع إدارة اجتماع مجلس الإدارة، وهو المسؤول عن ضمان سير الأمور داخل الاجتماع بسلاسة وفعالية. ويتضمن دوره العناصر التالية:
- ضرورة بدء الاجتماع في الوقت المحدد، تقديم ترحيب بالأعضاء المتواجدة. ومن ثم إعادة التأكيد على الهدف من عقد الاجتماع وبنود الأجندة التي سيتم مناقشتها.
- ضمان التزام الجميع بمناقشة كل ما تم تحديده من قبل، والالتزام بالوقت المحدد لكل موضوع.
- التذكير بأهم النقاط الرئيسية والقرارات المتخذة في نهاية الاجتماع.
-
كتابة محاضر الاجتماعات
المتابعة المؤسسية لما بعد انعقاد الاجتماع، تعتمد على وثيقة محاضر الاجتماعات. والتي يدون بها بشكل دقيق ومفصل كل ما تم من مناقشة وقرارات. وتحتوي محاضر الاجتماعات من العناصر التالية:
- تاريخ ووقت ومكان الاجتماع.
- قائمة الحضور والغياب من أعضاء مجلس الإدارة.
- جدول الأعمال كما تم عرضه في بداية الاجتماع.
- ملخص ما تم مناقشته في كل بند.
- القرارات المتخذة، وطريقة تنفيذها والمسؤول عن متابعتها.
- الجدول الزمني لتنفيذ القرارات والتوصيات.
- توقيع كل من رئيس الاجتماع وأمين السر لاعتماد المحضر.
- ضرورة إرسال محاضر الاجتماعات في غضون 24-48 ساعة بعد الانتهاء.
ويبرز هنا دور نظام Docsuite، والذي يمكن من خلاله إنشاء محاضر الاجتماعات إلكترونياً، وتعيين المسؤول عن المتابعة المسؤولية لكل قرار تم اتخاذه. وتعيين الجدول الزمني. وهو ما يساعد في تقليل الأخطاء البشرية نتيجة الإدخال اليدوي لمحاضر الاجتماعات.
-
التوصيات والمتابعة المؤسسية
يبدأ دور المتابعة المؤسسية بعد انتهاء اجتماع مجلس الإدار، ويتمثل هذا الدور في تحقيق التالي:
- إرسال التوصيات التي آل إليها الاجتماع من قرارات للجهات التنفيذية.
- متابعة سير العمل المطلوب تحقيقه وفق الجداول الزمنية المحددة.
- تقديم التقارير الدورية، وإرسالها لأعضاء مجلس الإدارة من أجل إبقائهم على إطلاع حول التقدم.
- طلب عقد اجتماعات طارئة في حالة الحاجة إلى ذلك، لمناقشة النقاط الهامة.
- ولتنفيذ تلك التوصيات دون الحاجة لاستخدام الطرق التقليدية، يمكن الاعتماد على نظام مثل DocSuite والذي يعمل على أتمتة تلك التوصيات إلكترونياً. وهو ما يساهم في تقليل الوقت والجهد في متابعة تلك المهام، نتيجة تدفق البيانات والمستندات بسهولة بين مختلف الأقسام. وتوفير المتابعة اللحظية. بالإضافة لإنشاء التقارير بسهولة.
كيف يدعم DocSuite إدارة الاجتماعات؟
- جدولة الاجتماعات بسهولة، من خلال واجهة سهلة الاستخدام، مع إمكانية إضافة المشاركين وإرسال الدعوات تلقائيًا.
- إمكانية تكرار الاجتماعات الدورية، بدلاً من إدخالها بشكل يدوي كل مرة.
- إنشاء أجندة الاجتماع وتخصيصها بسهولة، وتعيين المسؤولين.
- تحميل كافة الوثائق ذات الصلة بالاجتماع، ومنح صلاحية الوصول لكافة أعضاء مجلس الإدارة.
- أداة قوية في تدوين محاضر الاجتماعات، وتدوين الملاحظات، والقرارات، وتعيين المسؤولين.
- ربط القرارات ببنود الأجندة ذات الصلة، وهو ما يسمح بتتبع التقدم بشكل أكثر سهولة.
- أداة التوقيع الإلكتروني على محاضر الاجتماعات، لكل أعضاء مجلس الإدارة.
- المتابعة المؤسسية لكافة التوصيات بشكل لحظي، وسهولة تدفق البيانات بين الأقسام.
- إرسال الإشعارات التلقائية للمسؤولين عن المهام، لتذكيرهم بما هو مطلوب منهم.
- إنشاء التقارير المخصصة، لمعرفة التقدم في تنفيذ المهام.
- إمكانية البحث السريع والوصول للأرشيف لكل محاضر الاجتماعات، والقرارات السابقة.
ختاماً:
إدارة الاجتماعات الفعالة، هي أساس نجاح أي اجتماع وتحقيق المطلوب بكفاءة وفاعلية. وذلك من خلال الإعداد المسبق، بدءًا من تحديد الأهداف، جدولة المواعيد، إرسال الأجندة الخاصة باجتماع مجلس الإدارة، إنشاء محاضر اجتماعات دقيقة ومفصلة، وانتهاءاً بعملية المتابعة المؤسسية وتتبع التوصيات المطلوب تنفيذها. تنفيذ كل تلك الخطوات بشكل مدروس ومخطط، يمكن المؤسسات من إدارة الاجتماعات باحترافية، وبما يساعد في تحقيق النجاح وتحقيق الأهداف.
وفي عصر التحول الرقمي، يجب الاستثمار في الأنظمة الإلكترونية مثل DocSuite. والتي تعمل على أتمتة كافة عناصر إدارة الاجتماعات، وتحسين الشفافية والمساءلة، وتوفير الوقت والجهد.
إضافة تعليق جديد