هل تعاني مؤسستك من عدم الوضوح في الأدوار الوظيفية، والصلاحيات، وتداخل المهام؟، إذا كانت إجابتك بنعم. فهذا دليل على عدم وجود هيكل إداري للمؤسسة، يوضح الأدوار، والصلاحيات بشكل فعال. وهو ما يستدعي ضرورة البدء في إعادة بناء التنظيم المؤسسي الخاص بك. والبدء في وضع الهيكل الإداري، باعتباره العمود الفقري لأي مؤسسة، فمن خلاله تتضح المسؤوليات لكافة الأفراد، وتتضح الصلاحيات، مما يضمن انسيابية العمليات التشغيلية والإدارية، وتحقيق الأهداف الاستراتيجية.

وفي هذه المقالة، سنوضح لك خطوة بخطوة كيف يمكنك القيام بتحليل الهيكل التنظيمي، وتوزيع المسؤوليات، وتوثيق الأدوار والصلاحيات بفعالية. بالإضافة لكيفية الاعتماد على الأدوات الرقمية مثل DocSuite OrgChart، لتحقيق كل هذه الخطوات بمرونة وفعالية.

لماذا يعد الهيكل الإداري أساس أي مؤسسة ناجحة؟

الهيكل الإداري هو الإطار الذي يحدد العلاقات داخل أي مؤسسة، وذلك من خلال توزيع الأدوار، وتحديد المستويات الإدارية، وتوضيح الصلاحيات، ومسؤوليات كل العاملين. ويمكن الإشارة إليه بأنه خارطة الطريق للعمليات اليومية، ويتضمن التالي:

• الأدوار والمسؤوليات: من خلال توضيح دور كل فرد، ومسؤولياته. وهو ما يضمن عدم تداخل المهام، وكفاءة التنفيذ.
• تحسين كفاءة العمليات: توضيح الأدوار، يساهم في تدفق العمليات والبيانات بسهولة. وهو ما يعمل على تحسين الكفاءة التشغيلية، والإنتاجية.
• تعزيز اتخاذ القرارات: بناء التنظيم المؤسسي الاحترافي، وتحديد الصلاحيات. يساهم في تحسين اتخاذ القرارات الهامة بكفاءة.
• دعم النمو: التخطيط الإداري الفعال، يساعد المؤسسات في مواجهة أي تحديات، والعمل على تخطيها بنجاح، والقدرة على اقتناص فرص النمو والنجاح بكفاءة.
• تحفيز الموظفين: من خلال تحليل المهام، وتوضيح المسار الوظيفي، وفرص الترقية. يمنح ذلك الموظفين الشعور بالانتماء ويحفزهم على تنفيذ المهام بشكل أكثر كفاءة.

باختصار، تصميم الهيكل الإداري الفعال، هو ضرورة لأي مؤسسة ترغي في تحقيق الاستدامة والنمو. في بيئة الأعمال التنافسية.

تصميم الهيكل الإداري والتنظيمي خطوة بخطوة

1. تحليل الوضع الحالي للمؤسسة

التخطيط الإداري لأي مؤسسة، يبدأ من تحليل وفهم الوضع الحالي أولاً. ومعرفة الأهداف الاستراتيجية التي ترغب المؤسسة في تحقيقها على المدى القصير والمدى الطويل. وذلك من خلال التالي:

• تقييم الهيكل التنظيمي الحالي (في حالة وجوده)

إذا كانت مؤسستك قائمة بالفعل، ابدأ بتحليل الهيكل الإداري القائم، وذلك من خلال طرح الأسئلة التالية:

• ما هي الأقسام والإدارات الموجودة حالياً؟
• ما هي طرق تدفق البيانات والمعلومات بين الأقسام المختلفة؟
• ما هي نقاط الضعف والقوة؟، وهل هناك أي تداخل في المهام؟
• ما هي أسباب تأخر تنفيذ أو تعطيل المهام؟
• هل الأدوار والصلاحيات الخاصة بكل فرد واضحة بشكل كافي، أم لا؟

وهنا يأتي دور الأنظمة الرقمية مثل DocSuite OrgChart، والتي تساهم في تحليل الوضع الحالي بسهولة. وتقديم رؤية شاملة تساهم في تحسين الوضع الحالي.

• تحديد الأهداف الاستراتيجية

الهيكل الإداري، هو البوصلة التي تعمل على توجيه المؤسسة لتحقيق الأهداف الاستراتيجية بفعالية. لهذا يجب فهم تلك الأهداف أولاً قبل بناء التنظيم المؤسسي، لضمان تحقيق تلك الأهداف كما هو مطلوب. وذلك من خلال معرفة وفهم التالي:

• ما هي رؤية المؤسسة ورسالتها على كل من المدى القصير والطويل؟
• ما هي الأهداف الرئيسية التي تسعى المؤسسة لتحقيقها؟ (على سبيل المثال، التوسع في أسواق جديدة، تطوير منتجات أو خدمات جديدة، وغيرها من الأهداف).

2. تحليل المهام وتحديد الوظائف الرئيسية

بعد فهم الأهداف الاستراتيجية الخاصة بالمؤسسة، تأتي أهم خطوة في تصميم الهيكل الإداري. تحليل المهام، وذلك كي تتمكن من معرفة وتحديد الوظائف المطلوبة، وكيفية القيام بها، وما هي الصلاحيات التي يجب وضعها لكل فرد.

• تحديد كافة المهام والأدوار الوظيفية

بناء التخطيط الإداري الفعال يبدأ من تحليل المهام وفهمها، والعمل على تصنيفها. بناءًا على ما تقدمه المؤسسة من خدمات أو منتجات. ويمكن تصنيف المهام حسب التالي:

• المهام الأساسية: وهي المهام التشغيلية الخاصة بالمؤسسة مثل (المبيعات، الإنتاج، التسويق).
• المهام الداعمة: ويقصد بها الأقسام التي تعمل على توفير الدعم والموارد، لتنفيذ المهام الرئيسية. مثل (الموارد البشرية، الحسابات، تكنولوجيا المعلومات).
• المهام الإدارية: وهي المسؤولة عن وضع الخطط التنظيمية، وتوجيه الفرق المختلفة. ومراقبة ما يتم تنفيذه.

• تحديد الوظائف 

بعد تحليل المهام وتصنيفها، يأتي دور تجميع تلك المهام في وظائف وربطها بالأقسام المسؤولة عنها. على سبيل المثال، الوظائف المتعلقة بإدارة الحملات الإعلانية، وتحليل أداء السوق؛ تندرج تحت وظيفة مدير التسويق.

3. بناء التنظيم المؤسسي

بعد تحليل المهام وتوضيح المهام الرئيسية، تأتي خطوة بناء التنظيم المؤسسي، أو تصميم الهيكل الإداري. وهناك العديد من أنواع الهياكل التنظيمية، والتي تختلف بناءًا على حجم الشركة، وطبيعة عملها، وأهدافها.

• اختيار الهيكل الإداري المناسب

لاختيار الهيكل الإداري والتنظيمي المناسب، يجب أولاً معرفة تلك الأنواع وما الفرق بينهم. وهما كالتالي:

• الهيكل الوظيفي: وبه يتم تجميع الموظفين بناءًا على تخصصاتهم (مثل قسم التسويق، قسم المالية). ويتسم هذا النوع بسهولة الإشراف على التخصصات، ولكن يعيبه البطء في اتخاذ القرارات والتنسيق بين الأقسام المختلفة.

ويناسب هذا النوع المؤسسات الصغيرة والمتوسطة.

• الهيكل القطاعي: هذا النوع من الهيكل الإداري، يقسم بناءً على ما يتم تقديمه من منتجات، المناطق الجغرافية. ويعمل كل قسم بشكل مستقل. ويتسم هذا النوع بالتركيز الفعال على كل السوق المستهدف، والمنتجات، وسهولة قياس الأداء لكل قسم. ومن سلبياته تكرار الموارد، فغالباً ما يكون لكل قسم الموارد الخاصة به من وظائف و أدوات وموارد بشرية.

ويناسب هذا النوع الشركات الكبيرة، والتي تعمل في أكثر من منطقة جغرافية. وتقدم العديد من المنتجات أو الخدمات. ولديها الإمكانيات لتوفير كافة الموارد اللازمة.

• الهيكل المصفوفي: يجمع هذا النوع بين الهيكل الوظيفي والقطاعي، وفيه يكون الموظف مسؤولاً أمام كل من المدير الوظيفي، ومدير المشروع. يمتاز هذا النوع بمرونته في تبادل الخبرات، وتعزيز استخدام الموارد. ولكنه يتسم ببعض التعقيدات في الإدارة، والتضارب في الصلاحيات الممنوحة. خاصةً في ظل غياب مهارات التواصل والتعاون الفعالة.

وهو يتناسب مع الشركات، التي تعمل على مشاريع معقدة. مثل شركات الاستشارات.

• الهيكل المسطح: يعتمد هذ النوع على تقليل المستويات الإدارية، وغياب التسلسل الهرمي. ويكون التعامل بشكل مباشر بين الموظف وصاحب المؤسسة. يساهم ذلك في اتخاذ القرارات بشكل أسرع، وتقليل التكاليف الإدارية. ولكنه يتسبب في زيادة عبء العمل على المديرين، وأصحاب المؤسسات، بالإضافة لغياب التطور الوظيفي.

لذلك يناسب هذا الهيكل الإداري، الشركات الناشئة، والشركات صغيرة الحجم.

• الهيكل الشبكي: هو الهيكل الذي تعتمد فيه المؤسسات على الاستعانة بمصادر خارجية، لعدد من الوظائف والمهام. ويتسم هذا النوع على المرونة العالية في استخدام مصادر للمعلومات الخارجية، وتقليل التكاليف التشغيلية. ولكنه قد يتسم بصعوبة في التحكم في الجودة، ومخاطر أمن البيانات. ولكن مع الاعتماد على أحد الحلول الرقمية مثل DocSuite OrgChart، يمكن مواجهة تلك المخاطر والتحكم فيها بكفاءة.

ويناسب هذا النوع الشركات التي ترغب في التركيز على وظائفها الرئيسية، وتقليل الأصول الثابتة.

• تحديد المستويات الإدارية

بعد اختيار الهيكل التنظيمي، تبدأ عملية التخطيط الإداري لتحديد المستويات والأدوار وتوزيعها. وذلك من خلال تحديد نطاق الإشراف لكل فرد، وعدد المرؤوسين الذين يشرف عليهم مدير واحد. وهناك نوعان من نطاق الإشراف.

• الإشراف الواسع: ويشرف فيه المدير على عدد كبير من الموظفين. وهو مناسب في حالة الهياكل الإدارية المسطحة. ولكنه يؤدي إلى التأثير على جودة الإشراف، وإرهاق المديرين.
• الإشراف الضيق: ويشرف فيه المدير على عدد محدود من الموظفين. ويناسب الهياكل الهرمية ذات المهام المعقدة. قد يتسبب في زيادة التكاليف وبطء اتخاذ القرارات.

لذا يجب التوازن في اختيار نطاق الإشراف، والتخطيط الإداري له بشكل جيد لتجنب أي سلبيات قد تؤثر على مهام سير العمل.

4. تحديد الصلاحيات والمسؤوليات

الصلاحيات هي الحدود التي يتمتع بها كل فرد داخل المؤسسة، في اتخاذ القرارات أو استخدام الموارد. ويتم توزيعها بناءً على إنشاء الوظائف وتوصيفها بدقة بالشكل التالي:

• تحديد المسمى الوظيفي.
• الإدارة التي تنتمي إليها كل وظيفة.
• تحديد قائمة بمهام سير العمل لكل وظيفة، والمطلوب تنفيذه بشكل أكثر دقة وتفصيلاً.
• تحديد الصلاحيات الخاصة بكل دور وظيفي بوضوح.
• تحديد المرؤوس الخاص لكل إدارة، والتابع له كل وظيفة.
• تحديد الخبرات اللازمة لكل وظيفة، والمهارات الفنية والشخصية المطلوبة.
• وضع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، للتمكن من قياس الأداء بسهولة.

ولتنفيذ ذلك بسهولة، يمكن الاستعانة ب DocSuite OrgChart، لتوثيق الأدوار الوظيفية، وتحديدها بدقة. وتعيين المسؤول عنها، وتتبعها بشكل لحظي في أي وقت.

5. التنفيذ، التواصل والمراجعة المستمرة

بعد تصميم الهيكل الإداري، تأتي خطوة التطبيق. والتي تنقسم إلى خطوتين أساسيتين:

• التنفيذ والتواصل: بعد التخطيط الإداري وتصميمه، يأتي دور تطبيقه. وذلك من خلال إعلام الموظفين بأدوارهم، وما تحتويه من مهام، وصلاحيات، والأهداف المطلوب تحقيقها. والرد على أي استفسارات خاصة بهم، لضمان تطبيق الهيكل الإداري بفعالية.
• المراجعة والتحسين: بناء التنظيم المؤسسي، لا يجب إهماله بعد هيكلته وتطبيقه. بل يجب تقييمه من فترة لأخرى، لضمان فعاليته، خاصةً في ظل التغيرات المستمرة. والاستماع إلى آراء الأفراد وملاحظتهم، لتحسين الكفاءة التشغيلية بشكل مستمر.

تصميم الهيكل الإداري من خلال DocSuite OrgChart

تتسم الطرق التقليدية في بناء التنظيم المؤسسي، والتخطيط الإداري. ببعض التعقيدات، واستهلاك الكثير من الوقت. وهنا يبرز دور DocSuite OrgChart، بفضل ما يمتلكه من أدوات تساهم في تصميم الهياكل الإدارية بسهولة. 

• واجهة استخدام مرنة، توفر هياكل تنظيمية معدة مسبقاً. مع إمكانية تخصيصها بما يتناسب مع كل مؤسسة.
• ربط كل مسمى وظيفي، بالوصف الخاص به، وتفاصيل الموظفين المسؤولين، ومؤشرات الأداء.
• إمكانية تحديث الهياكل الإدارية بسهولة، دون الحاجة للبدء من الصفر.
• توثيق المعلومات بنظام، مما يتيح الوصول السريع لها بأي وقت.
• توفير رؤى شاملة، تدعم التخطيط الإداري للموارد البشرية بكفاءة.
• التكامل مع أنظمة الموارد البشرية، مما يجعل إدارة الموظفين وبياناتهم أكثر كفاءة.

هذا بالإضافة للعديد من المزايا التي تمتلكها المنصة، والتي تساعد على إنشاء الوصف الوظيفي لكافة الوظائف بمرونة وسلاسة. وإمكانية تحديد الصلاحيات بدقة. وتوفير صلاحية الوصول لكافة العاملين للإطلاع على كل ما يخص دورهم الوظيفي داخل المؤسسة.

ختاماً:

تصميم الهيكل الإداري الفعال، يحتاج إلى تنفيذ العديد من الخطوات، بدءًا من تقييم الوضع الحالي، تحليل المهام، توزيع المهام والصلاحيات. وتوفير قنوات تواصل مع الموظفين، للتأكد من توفير الموارد اللازمة، وحل أي مشاكل أو عقبات تواجههم. لهذا يجب الاستثمار في أنظمة التحول الرقمي للتمكن من تنفيذ التخطيط الإداري الفعال، وتحقيق النمو والاستدامة. وذلك من خلال الاستعانة بنظام مثل DocSuite OrgChart، والذي يعد نظام متكامل لتصميم الهيكل الإداري لأي مؤسسة بكفاءة واحترافية.