هل تعلم أن سوء إدارة السجلات والمستندات يتسبب في خسارة الكثير من الوقت والموارد؟ تخيل كم من الوقت يهدره الموظفين للبحث عن وثيقة ما؟ أو قيمة المعلومات التي يمكن أن تفقدها المؤسسات نتيجة غياب نظام خاص بإدارة المحتوى؟ 

تتعامل المؤسسات يوميًا مع كم هائل من المستندات والبيانات، وتكمن أهمية تلك المستندات فيما تحتويه من بيانات تساهم في تحسين استراتيجية الشركات على مستوى كافة الإدارات، وذلك من خلال تحليلها والحصول على رؤية شاملة لكل ما يخص العمل والسوق التنافسي. ولكن بدون وجود نظام خاص بإدارة السجلات، وإدارة المحتوى، يصبح من الصعب تحقيق ذلك.
لهذا، تهدف هذه المقالة إلى تقديم دليل عملي لإدارة المستندات والسجلات في البيئة المؤسسية.

أهمية بناء نظام لإدارة السجلات والمستندات

قبل التعرف على الدليل لإدارة السجلات والمستندات، والتعرف على الخطوات بالتفصيل. دعونا أولاً نوضح أهمية إدارة السجلات، وإدارة دورة حياة الوثيقة داخل أي مؤسسة.

• تحسين الكفاءة التشغيلية: وذلك من خلال تقليل الوقت المستغرق في البحث والوصول لأي مستند، مما يتيح للموظفين التركيز على المهام الأكثر أهمية.
• تقليل التكاليف: وذلك من خلال الانتقال للحلول الرقمية ورقمنة المستندات، والتي منها DocSuite DMS. والتي تحد من الحاجة لاستهلاك المستندات الورقية، والأحبار، بالإضافة لتقليل الحاجة للمساحات التخزينية، نتيجة اللجوء لحلول الفهرسة والأرشفة الإلكترونية.
• دعم اتخاذ القرارات: إدارة المحتوى بفعالية، والاعتماد على نظام مثل DocSuite DMS. يساهم في تحليل البيانات بدقة وكفاءة، وهو ما يعمل على توفير تقارير ورؤى تساهم في اتخاذ القرارات بكفاءة أكبر.
• تحسين خدمة العملاء: من خلال إنشاء قاعدة بيانات سجلات العملاء، يسهل الوصول السريع لها في أي وقت. وهو ما يحسن من جودة الخدمات المقدمة.
• الامتثال للوائح والقوانين: توفر الأنظمة الرقمية المسؤولة عن إدارة السجلات والمستندات، الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية، وهو ما يحمي المؤسسات من التعرض للعقوبات المحتملة.
• أمن وحماية البيانات: نظراً لأهمية بيانات المؤسسات، واعتبارها أحد الأصول الهامة والمؤثرة على النمو وتحقيق الاستدامة. توفر أنظمة إدارة المستندات مثل نظام DocSuite DMS، عوامل حماية مختلفة للبيانات. وهو ما يضمن عدم تعرضها للفقد أو التلف أو السرقة.

خطوات إنشاء نظام لإدارة المستندات والسجلات

إنشاء نظام لإدارة السجلات، ودورة حياة الوثيقة في المؤسسات باختلاف أحجامها. يتطلب نهج مدروس ومنظم، وذلك من خلال القيام بالخطوات التالية:

1. تقييم الوضع الحالي وتحديد الاحتياجات

أول خطوة، هي تحديد أنواع المستندات والسجلات، التي تتعامل من خلالها المؤسسة. وتحديد طريقة التعامل مع كل مستند لتحديد الاحتياجات، وذلك من خلال الخطوات التالية:

• جرد المستندات: ابدأ بجرد كافة أنواع المستندات والسجلات في المؤسسة، سواء كانت ورقية أو إلكترونية.
• تحديد المشكلات: ما هي التحديات التي تواجهها المؤسسة والأفراد عند التعامل مع المستندات؟ على سبيل المثال، هل هناك صعوبة في البحث والوصول لأي مستند؟ هل تتم عملية الفهرسة بنظام ودقة؟ هل هناك معايير لإدارة دورة حياة الوثيقة؟.
• تحديد المتطلبات القانونية والتنظيمية: ما هي القوانين واللوائح التي يجب الالتزام بها للاحتفاظ بالسجلات في قطاع عملك؟ مثل القوانين الضريبية، حماية وأمن البيانات، متطلبات الصناعة التابع لها، وهكذا).

2. وضع سياسات الحوكمة والامتثال التنظيمي

لا يمكنك إنشاء نظام فعال لإدارة المستندات، دون تحديد سياسات الحوكمة والإجراءات التي يجب اتباعها من خلال هذا النظام. لهذا يجب التأكد من تحديد السياسات التالية:

• تصنيف المستندات: ضرورة وضع معايير واضحة لاعتماد تصنيف المستندات، مثل القانونية، والمالية، والموارد البشرية).
• التسمية والترميز: تأكد من وضع قاعدة لتسمية الملفات والمجلدات، وإنشاء رموز تسلسلية لعملية الحفظ والفهرسة. وذلك لضمان عدم التكرار.
• الوصول والصلاحيات: تتيح الأنظمة الرقمية لإدارة المحتوى والسجلات مثل DocSuite DMS، التحكم في من له حق الوصول لقاعدة البيانات، وتحديد الصلاحيات الممنوحة (العرض، التعديل، وغيرها).
• دورة حياة الوثيقة: كل مستند داخل المؤسسة تكون له دورة حياة محددة، بدءًا من استلامه، مروراً بالإجراءات التنفيذية، حتى الاحتفاظ به لوقت محدد. وذلك بناءًا على حاجة العمل. لهذا يجب تحديد مدة الاحتفاظ لكل مستند.
• أمن البيانات والنسخ الاحتياطي: نظراً لأهمية البيانات، توفر الأنظمة الرقمية ومنها DocSuite DMS معايير عالية لضمان من البيانات. وذلك لضمان عدم تعرضها للفقد أو السرقة. بالإضافة لتوفير النسخ الاحتياطي للبيانات بشكل دوري، وتشفيرها لاستخدامها وقت الحاجة.
• المساءلة: تعتمد إدارة المستندات، على تحديد مسؤولية كل فرد في المنظمة والقسم المختص للتعامل مع كل مستند، لهذا يجب تحديد المسؤوليات بدقة. ووضع سياسة للمساءلة في حال عدم اتباع اللوائح المطلوبة.

3. اختيار نظام مناسب لإدارة المحتوى

يبرز هنا دور DocSuite DMS، باعتباره حل متكامل وفعال في إدارة السجلات. وذلك بفضل ما يحتويه من أدوات ومميزات، ومنها التالي:

• مركزية التخزين: توفر DocSuite DMS منصة متكاملة لتخزين المستندات بدقة ونظام، وهو ما يقلل من تكاليف المساحات التخزينية، ويساعد على الحد من أخطاء التخزين التقليدية.
• الفهرسة والبحث المتقدم: الفهرسة من خلال أدوات DocSuite DMS، تتم من خلال إدارة المحتوى، البيانات الوصفية، الكلمات المفتاحية، وغيرها من البيانات. وهو ما يضمن البحث السريع والوصول لأي مستند في ثوانٍ معدودة.
• الأتمتة الإلكترونية: يمكن لـ DocSuite DMS أتمتة العديد من المهام المتعلقة بإدارة السجلات، وهو ما يسهم في توفير الكثير من الوقت والجهد. على سبيل المثال الموافقات على الفواتير، أوامر الشراء، عقود الموظفين، وغيرها الكثير. مما يحد من الأخطاء البشرية.
• دورة حياة الوثيقة: بعد وضع النظام الخاص بإدارة السجلات، يقدم لك DocSuite DMS أدوات تعزز من فعالية إدارة دورة حياة الوثيقة. بدءًا من إنشاء أي مستند جديد أو استلامه من مصدر داخلي أو خارجي، ومن ثم التحديد التلقائي لنوع المستند، توزيع المستند للشخص أو القسم المسؤول عن المراجعة والتعديل، وتنفيذ أي إجراءات مطلوبة. ومن ثم الاحتفاظ بالمستند وفهرسته في قاعدة بيانات إدارة المحتوى، لحين الحاجة إليه مرة أخرى. انتهاءًا بوضع سياسة التخلص من المستند بشكل آمن، عند التأكد من عدم الحاجة للاحتفاظ به.
• التكامل والربط: يتكامل DocSuite DMS، مع الانظمة المختلفة مثل ERP, CRM، وغيرهم. وهو ما يساهم في تعزيز كفاءة العمليات التشغيلية.
• التحكم في الإصدارات: تتيح لك إدارة السجلات في DocSuite DMS، إمكانية تتبع كافة التحديثات التي تتم على أي مستند، مع الاحتفاظ بالإصدار الأصلي. وهو ما يسهم في عدم فقد أي بيانات، وسهولة الرجوع للإصدار الأصلي في أي وقت.
• الأمن والامتثال: تحكم في أمان مستنداتك، من خلال معايير عالية مثل التشفير، صلاحية الوصول، سجلات التدقيق. بالإضافة لتوفير DocSuite DMS، الاحتفاظ بالسجلات مع الالتزام بسياسات الحوكمة ومعايير الامتثال القانونية المفروضة بدقة.
• تعزيز التعاون: توفر منصة DocSuite DMS، أدوات لتعزيز التعاون بين الفرق المختلفة. مثل تدفق البيانات بمرونة، وإمكانية المشاركة بسهولة في حالة الحاجة للعمل المشترك على نفس المستند، وإضافة أي تعليقات.

4. رقمنة المستندات والفهرسة

تبدأ عملية الرقمنة للمستندات الحالية، من خلال تحديد الأولوية للمستندات التي يجب البدء بها. وتتم عملية الرقمنة والفهرسة باستخدام DocSuite DMS، من خلال الأدوات التالية:

• المسح الضوئي: ابدأ بمسح مستنداتك ورقمنتها من خلال ميزة المسح الضوئي، وهو ما يساهم في تنفيذ الرقمنة بدقة وكفاءة، مع الحفاظ على البيانات.
• تنظيم المجلدات: قبل الاحتفاظ بالمستندات بقاعدة بيانات DocSuite DMS، قم بإنشاء نظام لتسمية المجلدات والملفات، والتي سيتم الاحتفاظ بالسجلات في داخلها، وذلك لتسهيل الوصول إليها.
• الفهرسة: تعتمد DocSuite DMS على آليات متنوعة في الفهرسة، حيث يمكن استخدام الكلمات المفتاحية، التواريخ، أنواع المستندات، وأي بيانات وصفية أخرى ذات صلة. وهو ما يضمن سرعة البحث والوصول.

ختاماً:

إدارة السجلات وإدارة المحتوى لم تعٌد مجرد مهمة روتينية، ولكنها أصبحت استراتيجية هامة للشركات الراغبة في تحقيق النمو والاستدامة. فالشركات التي تعي أهمية البيانات في الوقت الحالي، وأهميتها في الحصول على رؤى شاملة عن سوق العمل ، والتعاملات التجارية المختلفة. تعي أهمية البدء في تحقيق التحول الرقمي في إدارة السجلات. 

وهو ما يتحقق من خلال فهم دورة حياة الوثيقة داخل مؤسستك، وفهم كيفية تحقيق الاستفادة القصوى من كل مستند. والعمل على اختيار نظام بارز في إدارة المحتوى والسجلات مثل DocSuite DMS، لإدارة أكثر فعالية وكفاءة.

لهذا إذا كنت على استعداد في البدء بتطبيق التحول الرقمي في إدارة مستنداتك، ابدأ اليوم بتقييم احتياجاتك، واستكشاف كيف يمكن ل DocSuite DMS تحقيق ذلك بسهولة وأمان.