هل تواجه صعوبة في تتبع المراسلات الإدارية والاتصالات الرسمية، سواء كانت داخلية أو خارجية؟ إذا كانت إجابتك بنعم، فهذا دليل على عدم وجود نظام خاص بإدارة وتوثيق المستندات. حيث تعد إدارة المراسلات الإدارية هي أساس أي مؤسسة ناجحة، خاصةً في ظل تزايد وتيرة العمل اليومي، وتدفق البيانات. وهو ما يساهم في تحسين كفاءة العمليات التشغيلية، والحفاظ على سير العمل بسلاسة، وتعزيز القدرة على اتخاذ القرارات السليمة.

تهدف هذه المقالة إلى تزويد أصحاب الأعمال والمؤسسات المختلفة، بدليل شامل حول كيفية إدارة المراسلات الإدارية الداخلية والخارجية بفعالية عالية. بدءًا من استلام البريد الوارد والصادر، وتلقي الاتصالات الرسمية، وتوثيق المستندات وتدفقها بين الأقسام بمرونة، انتهاءًا بكيفية إدارة نظم الأرشفة الذكية. والتي تسهل من عمليات البحث والوصول.

أهمية إدارة المراسلات الإدارية بفعالية

• تحسين الكفاءة التشغيلية: وذلك من خلال الحد من الوقت المهدر في البحث عن المستندات، وتسريع اتخاذ القرارات، والسلاسة في تدفق البيانات.
• الحد من الأخطاء: تطبيق نظام رقمي عملي وفعال، يساهم في استقبال المراسلات الإدارية الداخلية والخارجية، وإعادة توزيعها بسرعة وسلاسة؛ وذلك من خلال الأتمتة الإلكترونية. والتي تساهم في وصول المستندات للمسؤولين عنها في الوقت الصحيح، وضمان عدم حدوث أي أخطاء، قد تؤثر على سير العمل.
• الامتثال للوائح: توثيق المستندات يتطلب الامتثال للوائح تنظيمية، وذلك لحكاية بيانات العملاء، وضمان عدم تعرضها للفقد أو السرقة. وهو ما توفره الحلول الرقمية مثل برنامج DocSuite ECM.
• تعزيز الشفافية والمساءلة: توثيق المستندات، وإمكانية تتبع كافة المسارات التي تمر بها بدءًا من استلامها، ومعالجتها، وحتى حفظها. يساهم في تعزيز الشفافية، والمساءلة.
• تقليل التكاليف: الاعتماد على الحلول الرقمية في إدارة كافة أنواع المراسلات الإدارية، مثل بريد الوارد والصادر، والاتصالات الرسمية، وغيرها. يساهم في الحد من التكاليف الناتجة عن شراء الأوراق، والأقلام، والطباعة، بالإضافة لتوفير المساحات التخزينية.

خطوات إنشاء نظام فعال لإدارة المراسلات الإدارية

1. تحديد أنواع المراسلات الإدارية

لإنشاء نظام فعال لإدارة المراسلات الإدارية، يجب أولاً تحديد أنواع المراسلات والاتصالات الرسمية التي تتعامل مؤسستك من خلالها. ويتم تحديدها بناءًا على التالي:

• المراسلات الإدارية الداخلية:

 وهي المراسلات التي تتعلق بالعمل داخل المنظمة، والفرق المختلفة. على سبيل المثال لا الحصر:

1. المذكرات الداخلية: والتي تستخدم لإصدار التعليمات، الإعلانات، طلبات الإدارات والأفراد.
2. تقارير الأداء: وهي الوثائق التي توضح الأداء داخل المؤسسة على مستوى الأقسام، والأفراد.
3. محاضر الاجتماعات: والتي يسجل بها ما تم داخل الاجتماع من مناقشات، وقرارات.

• المراسلات الإدارية الخارجية:

وهي المراسلات التي تتم بين المؤسسات والجهات الخارجية، ومنها:

1. مراسلات الموردين: عروض الأسعار، الفواتير، أوامر التوريد.
2. رسائل العملاء: الاستفسارات، الشكاوى، طلبات الشراء.
3. رسائل الجهات الحكومية: مراسلات الضرائب، التراخيص، الامتثال القانوني.
4. رسائل المؤسسات المالية: بيانات الحسابات البنكية، طلبات القروض.

2. إنشاء نظام فعال للمراسلات

بعد فهم وتحديد كافة أنواع المراسلات والاتصالات الرسمية الداخلية والخارجية للمؤسسة، يمكن البدء بتصميم نظام يتوافق مع احتياجاتك. ويتضمن تصميم هذا النظام الخطوات التالية:

• تحديد قنوات المراسلة: المراسلات الإدارية تتم عبر العديد من القنوات، والتي قد تختلف من مؤسسة لأخرى. ومن تلك القنوات:

1. البريد التقليدي: ومنه تتلقى المؤسسات المراسلات، عبر البريد العادي.
2. البريد الإلكتروني: يتمثل في البريد الوارد والصادر، وهي القناة الأكثر شيوعاً للمراسلات الداخلية والخارجية.
3. الفاكس: احدى قنوات المراسلات التقليدية، ولكن لا توال بعض المؤسسات تعتمد عليه.
4. منصات المراسلة الفورية: وتستخدم للمراسلات الداخلية بين الأفراد والفرق. لتبادل لمشاركة المستندات أثناء العمل، وتتبع ما تم تنفيذه.

• تحديد السياسات والإجراءات: التعامل مع الاتصالات الرسمية والمراسلات المختلفة، يجب أن يتم داخل إطار محدد من السياسات. ومنها:

1. تحديد الأدوار والمسؤوليات: وتشمل تلك المسؤوليات كل من، المسؤول عن استلام المراسلات الإدارية، توثيق المستندات، توزيع المراسلات، الحفظ والأرشفة.
2. تحديد الإجراءات: على سبيل المثال البريد الوارد والصادر عند استلامه، كيف يتم التعامل معاه البيانات الواردة به، وطريقة التسجيل.
3. تصنيف المراسلات الإدارية: تحديد معايير التصنيف وتوثيق المستندات، مثل التصنيف حسب (الإدارة، الموضوع، النوع، الأهمية، وما إلى ذلك).
4. إجراءات التصديق والتوقيع: تحديد صلاحيات المسؤولين عن التوقيع على المراسلات الإدارية بأنواعها.
5. نظم الأرشفة: وضع سياسة خاصة بأرشفة المراسلات، وإلى متى يجب الاحتفاظ بها. وصولاً لطريقة إتلافها بأمان.

• إنشاء سجلات المراسلات

سجل المراسلات مثل بريد الوارد والصادر على سبيل المثال، يسهل من البحث والوصول لأي معلومة عند الحاجة إليها. والاعتماد على الحلول الرقمية في تلك الحالة مثل نظام DocSuite HCM، يساهم في توفير الكثير من الوقت وتسريع المعاملات. ويتضمن سجل المراسلات البيانات التالية:

1. الرقم التسلسلي: وهو رقم فريد لكل مستند أو بريد يتم استلامه أو إرساله.
2. التاريخ: ضرورة تسجيل التاريخ الفعلي الخاص بالاستلام والإرسال.
3. الجهة المرسلة\المستقبلة: سواء كانت تلك الجهة مؤسسة، أو أفراد.، بالإضافة للشخص أو القسم المسؤول عن التعامل مع المستند.
4. الموضوع: ملخص لما تتضمنه المراسلات.
5. حالة المراسلة: هل لازالت معلقة، تم الرد عليها، تم الاحتفاظ بها في نظم الأرشفة، وهكذا.

3. توثيق المستندات

تتضمن توثيق المستندات عدد من الآليات، لضمان أنها مكتملة، ودقيقة. وتلك الآليات:

• التسجيل الفوري: ضرورة التسجيل الفوري لكل أنواع المراسلات فور استلامها أو إرسالها بنظام التسجيل. من حيث التاريخ، والوقت.
• الترقيم التسلسلي: ضرورة تضمين أرقام تسلسلية لكل المستندات الإدارية، خارجية وداخلية. وذلك لتسهيل تتبعها.
• المصدر: تحديد الجهة أو المصدر سواء كان المرسل أو المستلم.
• المرفقات: إرفاق أي مستندات إضافية ذات صلة بالمراسلات، والاتصالات الرسمية؟

4. المصادقة على المستندات

تتم عملية المصادقة بأكثر من طريقة. ولكن أولاً يجب العمل على تحديد صلاحيات الأشخاص المسؤولة عن التصديق والتوقيع على كافة المراسلات الإدارية، والبريد الوارد والصادر. ومن تلك الطرق:

• التوقيع اليدوي: وهي الطريقة التقليدية، والمتبعة في كثير من المؤسسات.
• الأختام الرسمية: تستخدم الأختام الرسمية في حالة بعض المستندات، خاصةً تلك المتعلقة بالمستندات والمراسلات المالية.
• التوقيع الإلكتروني: وهو أحد حلول الأنظمة الرقمية، ومعترف به قانونياً في كثير من الدول. ويعد وسيلة سريعة وفعالة، تهدف إلى تسريع وتيرة العمل. وهي واحدة من المزايا التي يقدمها DocSuite HCM لتعزيز فعالية إدارة المراسلات الإدارية، والبريد الوارد والصادر. كما يمكن تعيين صلاحيات الأشخاص المسؤولين عن التصديق من خلال DocSuite HCM، وتتبع عمليات المصادقة للتأكد من تنفيذها بالشكل المطلوب.

5. توزيع المستندات

تأتي تلك الخطوة بعد توثيق المستندات والتصديق عليها، ليتم إرسالها للأطراف المعنية. ويكون التوزيع عبر قنوات مختلفة. ومنها:

• البريد الإلكتروني: حيث يتم إرسال المستندات كملفات مرفقة في البريد الوارد أو الصادر.
• أنظمة إدارة الوثائق: حيث يتم مشاركة المستندات عبر نظام مركزي آمن، ويحتوي نظام DocSuite HCM على تلك الخاصية للمساهمة في تسريع الإجراءات التنفيذية، وتحسين الكفاءة التشغيلية.
• الطباعة والتسليم اليدوي: بعض المستندات ومنها المالية، يكون من الضروري تسليمها يدوياً.

6. نظم الأرشفة

كافة المراسلات الإدارية والاتصالات الرسمية، بعد الانتهاء من العمل بها. يجب الاحتفاظ بها للرجوع إليها لاحقاً حين الحاجة إليها. واتباع الطرق التقليدية في الحفظ والأرشفة، يعد عائق كبير للمؤسسات، وذلك نظراً لاستغراق الكثير من الوقت للبحث عن أي مستند، بالإضافة لصعوبة تنظيم وتصنيف المستندات بفعالية، وعدم توافر معايير الأمان اللازمة.

لهذا أصبح الاعتماد على الحلول الرقمية هو واحد من أكثر لتعزيز إدارة المراسلات الإدارية بفعالية، ومن تلك الأنظمة DocSuite HCM. والذي يعد حل متكامل يعمل على توفير عدد من الأدوات والتقنيات لإدارة البريد الوارد والصادر، والاتصالات الرسمية، ومنها نظام أرشفة فعال، يساهم في تصنيف المراسلات، وحفظها بأمان، وتوفير البحث السريع للوصول لأي مستند في أي وقت. بالإضافة لما توفره نظم الأرشفة الرقمية من مساحات تخزينية، على عكس التخزين والأرشفة التقليدية.

ختاماً:

إدارة المراسلات الإدارية والاتصالات الرسمية بفعالية، يبدأ من الاعتماد على أنظمة الحلول الرقمية والتي منها DocSuite HCM. وذلك لما يحتويه هذا النظام من أدوات وتقنيات كثيرة تساهم في تحسين كفاءة المهام التشغيلية. وذلك من خلال إدارة المراسلات الداخلية والخارجية بأنواعها بكفاءة واحترافية. فمن خلاله يمكن بناء نظام يتسق مع حاجة المؤسسة، بدءًا من تحديد أنواع المراسلات، وأتمتة المهام المتعلقة بالتسليم والإرسال وتسجيل البيانات، وتطبيق آليات توثيق المستندات والتصديق الإلكتروني. بالإضافة لنظم الأرشفة المدمجة به. كافة تلك المزايا وغيرها الكثير، يساهم في تحقيق أعلى مستويات الكفاءة داخل المؤسسات في إدارة المراسلات الإدارية بأنواعها.