هل تساءلت يوماً ما الذي يميز الشركات ذات الأداء الثابت والمنظم، عن تلك التي تعاني من الفوضى، وتكرار الأخطاء، وضياع الوقت؟. الفرق ببساطة يكمن في وجود السياسات المؤسسية الواضحة، والإجراءات التنظيمية ذات التطبيق الفعلي، لا مجرد وثائق محفوظة في الأدراج بلا جدوى. اعتماد السياسات والإجراءات يساعد الشركات على تحقيق الكفاءة، ويضمن الاتساق في تنفيذ المهام المختلفة.
وفي هذه المقالة، سنتعرف على كيفية بناء سياسات وإجراءات مؤسسية قابلة للتطبيق؛ لتساعدك في تحقيق التوجيه المؤسسي، وضمان التزام موظفيك بالسياسات المؤسسية المفروضة، وتعزيز الإنتاجية، وذلك من خلال الاعتماد على أدوات مثل DocSuite Policies.
لماذا تُعد السياسات المؤسسية ضرورية لعملك؟
البعض يعتقد أن وضع السياسات والإجراءات التنظيمية هو مجرد "بيروقراطية" لا داعي لها. لكن على العكس من ذلك فغياب التوجيه المؤسسي قد يؤدي إلى تكرار في الأخطاء، قرارات غير متسقة، نزاعات داخلية، وغيرها من الأمور التي تمثل تهديداً لاستقرار الشركة. بالإضافة لهدر الكثير من الموارد والوقت، نتيجة عدم وجود سياسات تنظيمية لطريقة العمل، مما يجعل كل موظف يعمل بطريقته الخاصة. وهو ما يضر بكفاءة المهام التشغيلية. لهذا يجب على الشركات التأكد من وجود العوامل التالية:
- السياسات المؤسسية: هي التوجيه المؤسسي في هيئة مجموعة من المبادئ التي تحدد كيفية عمل الشركة، وتوضح التوقعات، وتوفر إطار يساهم في اتخاذ القرارات. على سبيل المثال، سياسة الحضور والانصراف، سياسة سرية بيانات العمل، سياسة استخدام البريد الإلكتروني، وغيرهم.
- الإجراءات التنظيمية: هي الخطوات التنفيذية التي يجب اتباعها لتنفيذ التوجيه المؤسسي.
ومن خلال توافر كل منهما، يضمن ذلك للشركة العمل في إطار من الاتساق والتنظيم، تحقيق الكفاءة في المهام التشغيلية والإنتاجية، والحد من الأخطاء المتكررة، التأكد من تحقق الامتثال القانوني للوائح والقوانين. بالإضافة لتحديد مهام مسؤوليات كل شخص في الشركة، وتوفير بيئة عمل آمنة وإيجابية.
كيفية بناء سياسات وإجراءات مؤسسية قابلة للتطبيق
-
فهم احتياجات العمل
قبل البدء في تحديد أو كتابة السياسات المؤسسية الخاصة بشركتك، يجب أولاً أن تعمل على تحديد الأولويات. بمعنى آخر لا تقم بوضع السياسات المتعلقة بكل مجالات العمل مرة واحدة، ولكن ابدأ أولاً بالمجالات الأكثر أهمية، والتي تعاني من أكبر قدر من المشاكل. على سبيل المثال، تشمل السياسات المؤسسية للمجالات الأساسية ما يلي:
- الموارد البشرية: سياسات التوظيف، الحضور والانصراف، الإجازات، السلوك في مكان العمل، التعويضات والمزايا.
- العمليات التشغيلية: تشمل إجراءات سير العمل، إدارة الجودة، خدمة العملاء، إدارة المخزون، أوامر الشراء، الصيانة.
- المالية والمحاسبة: سياسات إعداد الميزانية، المصروفات، الفواتير، التدقيق الداخلي.
- تكنولوجيا المعلومات والأمن: سياسات استخدام الأجهزة والبرمجيات، أمن البيانات، النسخ الاحتياطي، استخدام الإنترنت.
- الصحة والسلامة المهنية: إجراءات الطوارئ، سياسات السلامة، الإبلاغ عن الحوادث.
ومن ثم ابدأ بتحديد المشاكل الأكثر تكراراً في كل مجال، تحديد الأسباب وراء اتخاذ القرارات بشكل غير متسق، وما هي تلك القرارات؟
-
صياغة السياسات والإجراءات
قبل البدء في صياغة السياسات المؤسسية، تذكر من كونها واضحة، سهلة الفهم، وقابلة للتطبيق. وتبدأ عملية الصياغة من خلال الخطوات التالية:
- الهدف من كل سياسة وإجراء: تأكد من وجود هدف أساسي، لماذا توجد هذه السياسة؟ وما الذي تسعى لتحقيقه من خلالها؟ وذلك لضمان صياغة التوجيه المؤسسي بشكل واضح، وأنه ذو صلة بالهدف منه.
على سبيل المثال: الهدف من سياسة استخدام البريد الإلكتروني، ضمان الاستخدام المهني، وحماية معلومات وبيانات الشركة، والامتثال للوائح القانونية.
- تجميع المعلومات والمشاركة: لا تضع السياسات المؤسسية بمعزل عن الآخرين، قُم بإشراك الموظفين والمديرين المعنيين. وذلك للاستفادة من رؤيتهم حول التحديات اليومية، وتحديد كيف يمكن للسياسات والإجراءات التنظيمية من المساعدة في مواجهة تلك التحديات.
- كتابة السياسات: كي تتمكن من اعتماد السياسات بعد تحديدها وصياغتها، يجب أن تتأكد من كونها دقيقة ومباشرة. وذلك من خلال كتابة عنوان واضح وموجز لكل سياسة، شرح الغرض منها وما هو هدفها، تحديد من تنطبق عليه كل سياسة ( هل هي لكافة الموظفين، أم لأقسام معينة). لاتنسى ان تلك السياسات هي دليل الموظف في العمل، لهذا يجب أن تستخدم لغة واضحة ومباشرة، وتحديد المسؤول عن تطبيق تلك السياسات ومتابعة مدى الالتزام بها. اذكر بوضوح التبعات المترتبة على عدم الالتزام بها.
- تحديد الإجراءات التنظيمية: كما أشرنا سابقاً أن الإجراءات التنظيمية هي الخطوات التنفيذية للتوجيه المؤسسي المطلوب اتباعه. لهذا تأكد من أن تكون تلك الخطوات متسلسلة وسهلة المتابعة. وذلك من خلال تحديد الغرض أو الهدف من كل خطوة، من المسؤول عن تطبيق الإجراء، كتابة شرح توضيحي لكل خطوة. وتحديد الموارد المطلوبة في تنفيذ الإجراءات، وتحديد النتيجة المتوقعة بعد الانتهاء من الإجراءات التنظيمية المختلفة.
- التنسيق والمراجعة: قبل العمل على اعتماد السياسات بعد الانتهاء من كتابتها، قُم بمراجعتها للتأكد من خلوها من أي أخطاء، ومن منطقية التسلسل. ولا تنسى التحقق من أنها تعكس بدقة السياسة أو الإجراء المطلوب تنفيذه في كل مجال.
وتنفيذ تلك الخطوات أصبح الآن يمكن تنفيذه بسهولة وكفاءة، من خلال أدوات مثل DocSuite Policies. وذلك بفضل ما تحتويه من تقنيات تساهم في جمع البيانات المطلوبة، وتحليلها، وتقديم رؤى تساهم في وضع السياسات المؤسسية ودليل الموظف بشكل أكثر كفاءة وفعالية.
-
اعتماد السياسات
تعتمد تلك المرحلة على أكثر من مرحلة، وهي كالتالي:
- الإدارة العليا: يجب أن تحظى السياسات المؤسسية الجديدة بموافقة صناع القرار والإدارة العليا في الشركة، لهذا يجب أن تعمل على تقديم ملخص للسياسات بعد صياغتها. مع توضيح الفوائد التي ستعود على الشركة من تطبيقها، والاعتماد على التوجيه المؤسسي في كافة مجالات العمل.
- النشر: بعد موافقة الإدارة العليا على تطبيق السياسات المؤسسية والإجراءات التنظيمية الجديدة، تأتي مرحلة اعتماد السياسات من خلال إعلام الموظفين بها. وهو ما يمكن تحقيقه من خلال:
- دليل الموظف: وهو مستند يشمل جميع السياسات والإجراءات التنظيمية التي يمكن للموظف من الرجوع إليها بسهولة، كما يجب أن يتم تحديث دليل الموظف بشكل دوري عند تطبيق أي تغيير بإجراءات التوجيه المؤسسي ليكون الجميع على علم بها.
- أنظمة إدارة الوثائق المتخصصة: مثل DocSuite Policies، والتي تحتوي على منصات تواصل داخلية يمكن نشر السياسات المؤسسية الجديدة من خلالها. وإرسال إشعارات للموظفين عند الإرسال. كما يمكن الاحتفاظ بوثيقة دليل الموظف في قاعدة بيانات DocSuite Policies، وهو ما يسهم في إمكانية الوصول إليه بأي وقت ومن أي مكان. كما يمكن استخدام الإشعارات قبل اعتماد السياسات الجديدة، ليكون الجميع على علم بكل ما يستجد في هذا الشأن.
- الإعلان الرسمي: يمكن أيضاً اعتماد السياسات بعد نشرها، من خلال تحديد اجتماع لكافة أفراد الشركة. والإعلان بشكل رسمي عن التوجيه المؤسسي الجديد، وشرح الغرض من تطبيقه، والنتائج المترتبة عليه. وما هي الفوائد التي ستعود على الجميع من ذلك.
-
تدريب الموظفين
الاكتفاء بعملية اعتماد السياسات من خلال النشر فقط، لن يساهم في تحقيق المطلوب من تلك السياسات. لهذا يجب العمل على تدريب الموظفين على أهمية تلك السياسات وكيفية تطبيقها، وذلك من خلال:
- الجلسات التفاعلية: وذلك للسماح للموظفين بالمشاركة، وطرح أسئلتهم والإجابة عنها.
- الدراسات التطبيقية: قُم بشرح حالات تطبيقية عن كل مجال، وسيناريوهات واقعية لمساعدتهم على الفهم بكفاءة.
- الموارد التعليمية: قُم بتوفير موارد تعليمية كالفيديوهات المصورة، لشرح كيفية التطبيق بشكل عملي أكثر.
- قنوات التواصل: كن على تواصل دائم مع الموظفين، للرد على أي أسئلة تتعلق بالسياسات المؤسسية الجديدة في وقتها. وهو ما يمكن تحقيقه من خلال DocSuite Policies، والذي يوفر قنوات تواصل مباشرة مع كافة أفراد الشركة للمشاركة والرد على أي استفسارات.
-
التحديث الدوري
السياسات والإجراءات التنظيمية، يجب أن تتطور مع مرور الوقت مع كل تطور ونمو تحققه الشركة.
- المراجعة الدورية: قُم بمراجعة السياسات المؤسسية والإجراءات التنظيمية بشكل دوري، أو عند حدوث أي تغيير في الشركة أو في اللوائح القانونية. وذلك للتأكد من كونها ذات صلة بالمتغيرات الجديدة.
- التعديل والتحسين: التقييم للوضع الحالي وجمع الملاحظات، وذلك للقيام بالتعديلات المطلوبة لضمان الاتساق بين المتغيرات والأهداف المطلوب تحقيقها.
- التحكم في الإصدارات: تتيح أدوات مثل DocSuite Policies، ميزة التحكم في كافة الإصدارات المتعلقة بالسياسات المؤسسية. وهو ما يضمن توافر نسخة محدثة بشكل دائم، مع الاحتفاظ بالنسخة القديمة للرجوع إليها عند الحاجة.
- التواصل الفعال: من خلال DocSuite Policies، ستتمكن بسهولة من إبلاغ الموظفين بأي تغييرات يتم تنفيذها.
ختاماً:
بناء السياسات المؤسسية والإجراءات التنظيمية ليس مجرد مهمة إدارية، ولكنه من أهم أسباب استقرار الشركة، وضمان النمو والاستدامة في سوق العمل. السياسات الواضحة والقابلة للتطبيق نعمل على توفير الوقت، والحد من استهلاك الموارد، وتقليل الأخطاء، وتوفير بيئة عمل صحية واحترافية.
لهذا ابدأ من الآن في اعتماد السياسات المستندة على فهم الوضع الحالي للشركة، وتدريب الموظفين على كيفية تطبيق تلك السياسات للحصول على أفضل النتائج. ولا تتردد في استخدام أدوات ذكية لتحقيق ذلك بسهولة من خلال DocSuite Policies. وذلك بفضل ما يحتويه من تقنيات تساهم في بناء السياسات المؤسسية الذكية، لمساعدة الشركات في تحقيق أهدافها.
برنامج محاسبة
برنامج erp
برنامج للارشفة
برنامج إدارة مكاتب المحاماة
افضل برنامج ادارة المطاعم
برنامج عيادات
إضافة تعليق جديد