إدارة المهام ومتابعتها للتأكد من تنفيذها بالشكل المطلوب، هو واحد من التحديات التي تواجه العديد من المؤسسات. خاصةً مع التطور السريع، وزيادة وتيرة العمل، وزيادة المتطلبات. ويبحث أصحاب المؤسسات والمديرين عن طرق فعالة تمكنهم من إدارة المهام بفاعلية، وتوزيعها على المسؤولين عنها، ومتابعة الإنجاز الخاص بكل مهمة. وبدون وجود نظام قوي، يكون من الصعب تحقيق الأهداف الوظيفية المطلوبة من فرق العمل، وهو ما سيؤثر سلبياً على الكفاءة التشغيلية والإنتاجية.

ومن خلال هذا المقال، سنتعرف معاً على أهمية التوثيق المؤسسي لمهام سير العمل، والتأكد من توزيعها على الموظفين بوضوح، وإدارتها وتتبعها للتأكد من سير العمل وفقاً للأهداف الموضوعة. وكيف يمكن لأدوات التحول الرقمي الحديثة مثل DocSuite Tasks من أتمتة وتبسيط تلك المهام، بكفاءة وفاعلية أكبر.

أهمية توثيق المهام وتتبعها داخل المؤسسات

التوثيق المؤسسي لمهام سير العمل والقدرة على تتبعها، هو أول خطوة في تحقيق الكفاءة التشغيلية، والأهداف الوظيفية المطلوبة من فرق العمل المختلفة. وذلك للأسباب التالية:

1. الوضوح والشفافية

العمل بدون خطة واضحة، يؤدي إلى تضارب في المهام وتكرارها، بالإضافة إلى إهدار الكثير من الوقت والموارد. ولكن من خلال العمل على تطبيق التوثيق المؤسسي، يضمن ذلك معرفة كل موظف ما هي مهام العمل الخاصة به؟، والمواعيد النهائية، وما هي الأهداف الوظيفية المطلوب منه تحقيقها؟. وهو ما يحقق الوضوح والشفافية، والقدرة على إدارة المهام، ومتابعة الإنجاز في تنفيذ المهام بشكل أكثر سهولة.

2. تحقيق الكفاءة التشغيلية

تحقيق الكفاءة التشغيلية، يبدأ من التخطيط التنفيذي لمهام سير العمل المختلفة. والعمل على توثيق المهام بوضوح، وتوفير كل المعلومات التي قد يحتاجها الموظف لتنفيذ المطلوب منه بكفاءة. وهو ما يساهم في الحد من الوقت المهدر في البحث عن المعلومات، وطلب التوضيحات. وهنا يبرز دور الأنظمة الرقمية مثل DocSuite، والذي يعمل على أتمتة المهام الروتينية، وهو ما يسهم في تركيز الموظفين في المهام الأخرى الأكثر أهمية. بالإضافة لقدرته على تدفق البيانات بسهولة بين أفراد الفريق الواحد، والفرق المختلفة. وهو ما يسهم في الوصول السريع لأي مستند أو معلومة، وتنفيذ المهام في وقت أقل، وتحسين الكفاءة التشغيلية.

3. التخطيط التنفيذي الفعال

التخطيط التنفيذي هو أساس أي عمل ناجح، ومن خلال توفير البيانات الدقيقة عن أداء مهام سير العمل السابقة والحالية، على سبيل المثال الوقت المستغرق في تنفيذ المهام المتكررة، التحديات التي تواجه الموظفين، الموارد المستخدمة. كل ذلك يساعد أصحاب المؤسسات والمديرين في وضع الخطط التنفيذية المسؤولة عن تعيين مهام سير العمل، بشكل أكثر كفاءة وفاعلية. والتأكد من أن الأهداف الوظيفية المطلوب تحقيقها تتماشى مع الأهداف العامة للمؤسسة.

4. المساءلة وتعزيز الأداء

المساءلة هي واحدة من عناصر بيئة العمل المنتجة. ومن خلال العمل على تطبيق التوثيق المؤسسي لمهام سير العمل، وتتبعها بشكل دوري. يصبح من السهل تتبع التقدم، وتحديد المسؤول عن تنفيذ كل جزء. وتحديد أوجه القصور، ومساءلة المسؤول عن التقصير لمعرفة الأسباب المسببة لذلك. ومن خلال إدارة المهام ومتابعة الإنجاز، وتحقيق المساءلة، يمكن للمؤسسات من تحديد نقاط الضعف والقوة، والعمل على توفير التوجيه والتدريب اللازمين. وهو ما يساهم في تعزيز الأداء بكفاءة. 

5. التكيف مع التغيرات المستمرة

تواجه المؤسسات تغيرات في بيئة العمل بشكل مستمر في بعض الأحيان، لذا يجب أن تكون قادرة على التكيف معها بشكل سريع. وهو ما يحققه توثيق المهام وتنظيمها، مما يجعل التعديل على أي مهمة، أو إضافة مهام جديدة أمراً أكثر سهولة. كما يمكن من خلال التخطيط التنفيذي وإدارة المخاطر، توقع المتغيرات المستقبلية والعمل على وضع الخطط البديلة لمواجهتها. خاصةً عندما يتعلق الأمر بعملية إدارة المهام داخل المؤسسة. 

وهو ما تحققه أنظمة إدارة المهام الرقمية مثل DocSuite، بفضل ما يحتويه من أدوات تساعد على توفير بيانات دقيقة. تساعد في مواجهة أي مخاطر بشكل أكثر مرونة، وتعديل المهام بسلاسة بما يتوافق مع المتغيرات.

كيف تنجح المؤسسات في توثيق المهام ومتابعتها بفاعلية؟

تطبيق تقنيات التحول الرقمي في طريقة إدارة المهام، يساعد المؤسسات في التتبع اللحظي لكافة مهام سير العمل، وتحسين الكفاءة التشغيلية وتعزيز الإنتاجية. وذلك بدءًا من القدرة على وضع الأهداف الوظيفية، والتخطيط التنفيذي، وتوثيقها، ومن ثم متابعة الإنجاز في تنفيذها. ومن أبرز المنصات الرقمية التي تسهم في تحقيق ذلك، منصة DocSuite Tasks والتي تعد منصة متكاملة مصممة خصيصاً لتبسيط هذه العمليات وتحقيق الكفاءة والفاعلية المطلوبة. وذلك من خلال التالي:

1. لوحة تحكم مركزية

توفر منصة DocSuite لوحة تحكم سهلة الاستخدام، تعرض كافة المهام وحالتها، سواء كانت قيد التنفيذ، أو تم الانتهاء منها، أم لم تنفذ بعد. بالإضافة لتوضيح المسؤول عن كل مهمة، والموعد النهائي للتنفيذ. وهو ما يمنح المديرين القدرة على إدارة المهام وتتبعها بشكل لحظي، لمعرفة تقدم العمل. دون الحاجة لقضاء الكثير من الوقت في تتبعها بالطرق التقليدية.

2. توزيع المهام بوضوح

من خلال أدوات DocSuite يمكن تعيين مهام سير العمل لكافة الموظفين بسهولة، ووضوح. مع تحديد الأهداف الوظيفية المطلوب تحقيقها، وإرفاق كافة المستندات اللازمة.

3. متابعة الإنجاز

يمكن للموظفين تحديث حالة كل مهمة بعد البدء في تنفيذها، وإضافة أي تعليقات، وإرفاق أي مستندات ذات صلة. وهو ما يسمح للمديرين ب متابعة الإنجاز بشكل لحظي، والقدرة على تحديد أي عقبات محتمل حدوثها، وإجراء أي تعديل قد يتطلبه العمل.

4. تحديد الأولويات

التخطيط التنفيذي لمهام سير العمل، يبدأ من خلال تحديد الأولويات وتعيين الجداول الزمنية. وهو ما يساعد على تحقيقه DocSuite والذي يوفر أدوات تنظيمية، تساعد المديرين على التركيز على تحديد المهام الأكثر أهمية أولاً.

5. أتمتة سير العمل

تحتوي أي مؤسسة على عدد من المهام الروتينية، والتي تؤثر على سير العمل من حيث الوقت والمجهود. ولكن من خلال الأتمتة الإلكترونية لتلك المهام عن طريق منصة DocSuite، لن تكون بحاجة إلى تعيين تلك المهام الروتينية للموظفين. مما يمنحهم القدرة على التركيز على المهام الأكثر أهمية، وتعزيز الكفاءة التشغيلية. والحد من الأخطاء البشرية نتيجة الإدخال اليدوي.

6. التعاون الفعال

تحقيق الكفاءة التشغيلية يأتي من التعاون الفعال بين كافة الموظفين، وتدعم منصة DocSuite هذا التعاون بفاعلية. وذلك من خلال توفير ميزات مثل مشاركة الملفات، والتعليقات، وإمكانية تعيين المهام الفرعية، وغيرها الكثير من المزايا التي تعمل على تعزيز العمل الجماعي، وتحقيق الأهداف الوظيفية المطلوبة.

7. التوثيق المؤسسي

التوثيق المؤسسي لكافة مهام سير العمل، يضمن القدرة على الرجوع إلى أي معلومة كمرجع. سواء كان الغرض من ذلك تدريب الموظفين الجدد، أو استخدامها في التخطيط التنفيذي للمشاريع المستقبلية، وغيرها من الأمور. لهذا تعمل منصة DocSuite على أرشفة كافة الوثائق المتعلقة بعملية إدارة المهام في مكان واحد، وتنظيمها بما يتسق مع طبيعة العمل داخل المؤسسة. مما يضمن سرعة الوصول إليها في أي وقت ومن أي مكان.

8. إصدار التقارير

كي تتمكن من متابعة الإنجاز وإدارة المهام بكفاءة وفعالية، وتفادي أي أخطاء في تعيين المهام المستقبلية. يجب أن تتوفر لديك بيانات دقيقة عن كل ما يخص مهام سير العمل. ولهذا توفر المنصة أداة لإصدار التقارير وتحليلات مفصلة حول أداء المهام، والإنتاجية لفرق العمل المختلفة، وكل ما يتعلق بسير العمل. وهو ما يساعد في وضع الخطط التنفيذية بشكل استراتيجي صحيح، وقياس الأهداف الوظيفية، وتحديد مجالات التحسين للعمل على تطويرها.

ختاماً:

نجاح المؤسسات اليوم لا يعتمد فقط على جودة ما تقدمه من منتجات أو خدمات، ولكنه يبدأ من كفاءة العمليات الداخلية. لهذا يجب تبني نظام يساعد على التخطيط التنفيذي، وإدارة المهام، ومتابعة الإنجاز، ودعم التوثيق المؤسسي.

وهو ما تحققه أنظمة التحول الرقمي والتي منها نظام DocSuite Tasks، والذي يعمل على أتمتة المهام لتوفير الوقت والجهد المهدور فيها. والقدرة على توزيع المهام على الموظفين بوضوح، وتتبعها رقمياً بشكل لحظي. وتعزيز إدارة المهام بفعالية وكفاءة.

لذا إذا كنت تتطلع إلى تعزيز إدارة المهام داخل مؤسستك، وضمان تحقيق أقصى استفادة. لا تتردد في الاستثمار في نظام DocSuite، والعمل على توثيق المهام وتتبعها بطريقة أكثر ذكاءًا وفعالية.