أهمية برامج الأرشفة الإلكترونية للشركات

أهمية برامج الأرشفة الإلكترونية للشركات - فكرة للبرمجيات

تحتاج الشركات الخاضعة لمتطلبات المحاسبة الاحتفاظ بالوثائق التجارية والامتثال لها بشكل آمن ومدروس، ولا يتحقق ذلك الا عن طريق اعتماد برامج الارشفة الإلكترونية الفعالة، حيث تعمل هذه الأخيرة على ارشفة البيانات الرقمية وتخزينها مع ضمان إمكانية الوصول إليها واسترجاعها في المستقبل، وبالتالي، يتألف الأرشيف الرقمي من مواد رقمية محفوظة ومنظمة ويمكن الوصول إليها بسهولة، وللتعرف على مزيد من المعلومات عن مدى أهمية برامج الأرشفة الإلكترونية للشركات في إدارة أعمالها، تابع القراءة.

الأرشفة الإلكترونية

ماهي برامج الأرشفة الإلكترونية؟

برامج الأرشفة الإلكترونية منصة رقمية مخصصة لإدارة المستندات وتخزين كميات كبيرة من البيانات على مدى فترة طويلة من الزمن، وأي برنامج للارشفة هو مدعوم بقاعدة بيانات، والتي يمكن إعادة إنتاجها في أي وقت، حيث يمكن للمستخدم الوصول بسهولة إلى البيانات من الأرشيف لأنها مخزنة بطريقة منظمة، وبالمقارنة بأنظمة التخزين الأخرى، فإن برامج الأرشفة الإلكترونية أكثر تكلفة، ولكنها توفر أمانًا وتوافرًا أفضل.

ما هي الوثائق التي تحتاج الشركات لأرشفتها؟

تعمل برامج الأرشفة الإلكترونية على تنظيم وإدارة الأصول الإلكترونية والوثائق بشكل منهجي لضمان سلامتها وتوافرها، وبمجرد إنشاء البيانات والمستندات في العمليات التجارية الرقمية يجب أرشفتها بطريقة تحميها من المتغيرات، وتتضمن المستندات التي يجب أرشفتها عادةً ما يلي:

الكتب والسجلات
المخزونات
القوائم المالية
تقارير الإدارة
الأرصدة الافتتاحية وكذلك إجراءات التشغيل والمستندات التنظيمية الأخرى
المستندات المحاسبية
تلقى رسائل تجارية وتجارية
نسخ من الرسائل التجارية والأعمال المرسلة
مستندات أخرى ذات صلة بالضرائب

فوائد برامج الأرشفة الإلكترونية للشركات

تعتبر برامج الأرشفة الإلكترونية الواضحة هي المفتاح لإدارة البيانات بشكل سلس ومرن، ليس هذا فحسب بل يقدم نظام الأرشفة الإلكترونية الفوائد التالية:

1. التخزين و النسخ الاحتياطي

تنتج الشركات الصغيرة أو الكبيرة كميات كبيرة من البيانات، وهذه البيانات ضرورية في كل مرحلة من مراحل أعمالها، ولهذا السبب من الضروري الحفاظ عليها آمنة، وتحتاج الشركات لتحقيق ذلك الى اعتماد برامج الأرشفة الإلكترونية الفعالة، لأنها تسمح لهم بتقليل حجم البيانات دون تقليلها والحصول على وصول فوري في نفس الوقت، وهذا يناسب تعريف تحسين التخزين على جميع المستويات.

تحرص جميع الشركات أيضا على إجراء نسخ احتياطية كثيرة، ولكن الكوارث لها طريقتها في إفساد الأمور إلى الأبد، الأ أن حلول التخزين السحابي معرضة للهجمات الإلكترونية، ولكن ومن خلال الحصول على برامج الأرشفة الإلكترونية، ونخص بالذكر برنامج فكرة للارشفة الالكترونية، يمكنك إجراء نسخة احتياطية ثانوية يمكن استخدامها كبيانات استرداد عند الحاجة.

2. الاكتشاف الإلكتروني

تتمتع برامج الأرشفة الإلكترونية بميزة الاكتشاف المركزي أو الاكتشاف الإلكتروني، وذلك لأن الملفات المؤرشفة نادرًا ما يتم استرجاعها في أمور مهمة مثل حل نزاع بين الموظفين، أو تقديم مستندات في قضايا قانونية، أو تقديم أدلة على الاحتيال، ومثل هذه القضايا - وهنا يتجلى دور الاكتشاف الإلكتروني، فبفضل هذه الميزة التي يقدمها أفضل برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية، ستتمكن الشركات من العثور بسرعة على البيانات الأقدم والمطلوبة في غضون دقائق.

3. تجنب الأخطاء البشرية

تحول برامج الأرشفة الإلكترونية دون حدوث أخطاء بشرية، وذلك لأن هذه البرامج تتولى الأرشفة وتقديم المعلومات، كما يحد الأرشيف السحابي من تخزين الأخطاء مثل إتلاف المستندات أو فقدها بسبب خطأ بشري، أيضا يمكنك أن تنسى مع برنامج ارشفة الملفات عملية البحث الطويلة والمرهقة التي تتطلب البحث في أكوام من المستندات في مساحة التخزين المادية، حيث تجمع برامج الأرشفة الإلكترونية كل بياناتك وتحتفظ بها طالما احتجت إليها.

4. انخفاض التكاليف والتحكم في الإصدارات

توفر عليك برامج الأرشفة الإلكترونية المتاعب والنفقات الإضافية لأن البيئة الرقمية يمكنها تخزين عدد غير محدود من الملفات دون الحاجة إلى المزيد من الموظفين أو مساحة مادية إضافية، كما يمكن لكل موظف مخول الوصول إلى البيانات وإدارتها أثناء التنقل.

تسمح برامج الأرشفة الإلكترونية أيضا بتتبع وإدارة إصدارات المستندات، مما يضمن وصول المستخدمين دائمًا إلى أحدث إصدار، هذه الميزة مفيدة بشكل خاص عندما يتعاون العديد من الموظفين على مستند، حيث تمنع الارتباك وتضمن عمل الجميع على أحدث إصدار.

5. الأمن وإدارة المخاطر

تتيح برامج الأرشفة الإلكترونية الفعالة وظيفة الإشراف القائمة على السياسات تحديد الموظفين المارقين والعملاء غير الراضين والحوادث السلبية المحتملة قبل حدوث ضرر لا رجعة فيه، كما يمكن وضع علامات على كل من الإشارات التي يشير إليها العملاء والموظفون لعلامات تجارية ومنتجات وخدمات المنافسين وتحليلها بحثًا عن أي اتجاهات مثيرة للقلق، مما يعزز في النهاية جهود الاستخبارات التنافسية.

أيضا، توفر برامج الأرشفة الإلكترونية تدابير أمنية قوية لحماية المعلومات الحساسة، ويضمن برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق مصادقة المستخدم والتشفير والوصول القائم على الأذونات أن الأفراد المصرح لهم فقط يمكنهم الوصول إلى المستندات وتعديلها، مما الشركات على الحفاظ على السرية والامتثال لقواعد حماية البيانات.

6. إدارة الامتثال وتحليل البيانات

تساعد برامج الأرشفة الإلكترونية المؤسسات على تلبية المتطلبات التنظيمية من خلال فرض سياسات الاحتفاظ بالمستندات وتسهيل مسارات التدقيق، ويضمن الاحتفاظ بالمستندات للفترة المطلوبة ويمكن استرجاعها بسهولة لعمليات تدقيق الامتثال أو للأغراض القانونية، وفيما يتعلق بتحليل البيانات، فإن هذه الأخيرة تكتسب قوة أكبر ومعنى أكبر عند الاحتفاظ بها في تنسيقها الأصلي وسياقها المناسب من خلال نظام الأرشفة الإلكترونية، مما يتيح إجراء بحث غني ومفصل في وقت لاحق، كما يعني أتمتة جمع هذه البيانات وفهرستها أن الشركات يمكنها قياس أشياء مثل جودة المنتج والخدمة، أو جودة العملاء المحتملين والعلاقات التي تنشأ عن جهود وسائل التواصل الاجتماعي.

استنتاج:

إن برامج الأرشفة الالكترونيه تُحدث ثورة في الطريقة التي تدير بها الشركات المعلومات، وتفتح الباب أمام مجموعة من الفوائد التي ذكرناها في مقالنا، وبالتالي فتبني برامج الأرشفة الإلكترونية هو قرار تجاري سليم وضروري للحفاظ على القدرة التنافسية في العصر الرقمي، ومع استمرار الشركات في توليد كميات هائلة من البيانات، فإن تبني ممارسات الأرشفة الإلكترونية يصبح أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق النجاح.