تتحول الشركات بشكل متزايد إلى استخدام نظام الأرشفة الإلكترونية، والذي يستخدم في تخزين وفهرسة وتصنيف وإدارة المستندات والبيانات الإلكترونية مع ضمان الاحتفاظ بها وسلامتها طوال دورة حياتها، وهي حل طويل الأمد يوفر المساحة مع سعة توسعة غير محدودة تقريبًا، كما تلبي الأرشفة الإلكترونية متطلبات الامتثال التنظيمي حيث لا يمكن تعديل البيانات المخزنة أو إتلافها، مما يتيح إنتاجها كنسخة مصدقة من الأصل لأغراض التدقيق أو القانونية، وللتعرف على مزيد من إيجابيات الأرشفة الإلكترونية، ندعوك لمتابعة القراءة.
ماهي الأرشفة الإلكترونية؟
الأرشفة الالكترونية أداة حوكمة لأصول المعلومات الخاصة بالشركة تناسب احتياجات الحفاظ على المستندات الملزمة وأمنها على المدى الطويل، فضلاً عن الحفاظ على كميات كبيرة من البيانات أو المستندات، حيث يضمن أنجح برنامج للارشفة التخزين طويل الأمد للوثائق والوصول إلى الأرشيفات، كما تحافظ الأرشفة الإلكترونية على القيمة القانونية للمعلومات المؤرشفة، وتضمن طول عمر الوثائق ومصداقيتها وأمانها.
أهداف الأرشفة الإلكترونية
تعد الأرشفة الإلكترونية ضرورية للشركات من حيث الأمن القانوني والضريبي والمالي، وتسعى الأرشفة الرقمية إلى الحفاظ على المعلومات بغض النظر عن الوسائط التي يتم تخزين هذه المعلومات عليها، وتهدف باختصار الى:
- ضمان الحفاظ على البيانات الرقمية على المدى الطويل بحيث تظل متاحة للاستخدامات المناسبة في المستقبل،
- ضمان إمكانية الوصول السهل والواسع إلى المعلومات الرقمية، وجعلها متاحة لاسترجاعها بكفاءة.
أنواع الأرشفة الإلكترونية
تتكون الأرشفة الإلكترونية من سلسلة من التقنيات المترابطة، كل منها يعالج هدفًا ومتطلبًا محددين، ولعل أبرز أنواع الأرشفة الإلكترونية نجد:
- الأرشفة المؤسسية: تتضمن هذه الفئة رقمنة التراث الثقافي والعلمي مثل الكتب والمخطوطات والوثائق التاريخية.
- أرشفة البريد الإلكتروني: ويتعلق الامر رحفظ رسائل البريد الإلكتروني لأغراض الامتثال والأغراض القانونية، وهذا يؤكد إمكانية الاحتفاظ بكل رسالة والبحث عنها والوصول إليها.
- أرشفة الوسائط الرقمية: ليس فقك البيانات النصية من تحتاح الى نظام الأرشفة الإلكترونية، بل تتطلب البيانات الرقمية أيضا (مثل الصوت والفيديو والصور) أرشفة الكترونية.
- أرشفة الويب: ويتيح هذا النوع أرشفة قواعد البيانات عبر الإنترنت، والتي يتم تخزينها من خلال مواقع الويب أو المدونات أو منشورات وسائل التواصل الاجتماعي.
إيجابيات الأرشفة الإلكترونية
الأرشفة الإلكترونية هي نهج معاصر للحفاظ على المحتوى الرقمي المتنوع، بما في ذلك المستندات والتنبيهات والدردشات والصور وملفات الوسائط المتعددة، وإليكم أبرز إيجابياتها:
1. ضمان الوصول إلى الملفات
تعتبر أحد التحديات المهمة في الأرشفة الإلكترونية هو ضمان إمكانية الوصول إلى الملفات الرقمية على المدى الطويل، وهنا تُعد حلول التخزين السحابي ضرورية من خلال برنامج ارشفة الملفات، وذلك لتمكين الوصول الآمن في الوقت الفعلي إلى المستندات من أي مكان، وهذا لا يحسن التعاون بين الفرق فحسب، بل يضمن أيضًا الاحتفاظ بنسخة احتياطية من الملفات المهمة وحمايتها دائمًا من أعطال الأجهزة المحلية، أيضا يعد أرشفة الملفات وتنظيفها بشكل منتظم أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على نظام منظم والحد من الفوضى الرقمية.
2. أرشفة البيانات الوصفية
تشير البيانات الوصفية الى المعلومات الوصفية حول الملف الرقمي، على سبيل المثال: اسم الملف، والامتداد، ونوع الملف، والتنسيق، والحجم، والأبعاد، والدقة، وتاريخ/وقت الإنشاء/آخر وصول/آخر تعديل، والمؤلف، والمحرر، وما إلى ذلك، وتتضمن إدارة البيانات الوصفية في الأرشفة الإلكترونية إنشاء بيانات وصفية دقيقة وشاملة وصيانتها لتنظيم الملفات واسترجاعها بشكل فعال، كما تسهل البيانات الوصفية المُدارة بشكل صحيح التعرف السريع على الملفات المحددة واسترجاعها، مما يوفر الوقت والجهد.
3. حماية البيانات
يعتبر حماية البيانات والحفاظ عليها بشكل آمن من أساسيات الأرشفة الإلكترونية، وغالبًا ما تتضمن أفضل برامج الأرشفة الإلكترونية ميزات مثل التحكم في الإصدارات ومسارات التدقيق وضوابط الوصول الآمن، والتي تساعد في الحفاظ على سلامة وسرية السجلات المالية، ومع خدمات الأرشفة الإلكترونية، والتي يتيحها برنامج فكرة للارشفة الالكترونية
يتم نسخ جميع المستندات وتخزينها بأمان.
الأرشفة الإلكترونية الآمنة أيضًا أن تظل البيانات داخل الحدود التي تكون فيها معلومات العميل محمية قانونًا ومنفصلة عن ملفات نظام مزود الخدمة السحابية.
4. تبسيط العمليات
يتوافق حل إدارة المستندات الرقمية بسهولة مع جميع متطلبات الأرشفة الإلكترونية، مستفيدًا من الروابط المباشرة بين الأنظمة التي تنتج المستندات وتخزين المستندات السحابي الذي يستضيفها، ويعمل برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق الذي يتم تنفيذه بشكل جيد، يعمل على تبسيط العمليات التجارية المختلفة، بدءًا من تسهيل عملية استرجاع المستندات، ويقلل من الوقت الذي يقضيه الموظفون في البحث عن المعلومات و تحسين الإنتاجية الإجمالية، ويضمن أرشفة جميع المستندات بشكل متسق ومنظم.
5. خفض التكاليف وزيادة الإنتاجية
يؤدي التحول إلى النظام الرقمي فيما يتعلق بأرشفة المستندات إلى تقليل تكاليف الورق والطباعة، ودعم المبادرات الصديقة للبيئة، كما يمكن لنظام الأرشفة الإلكترونية أتمتة مهام خدمة العملاء والمبيعات والمحاسبة والموارد البشرية المحددة، كما يساعد الاسترجاع السريع للملفات من الأرشيفات الرقمية على توفير وقت الموظفين، مما يسمح لهم بالتركيز على المهام المدرة للإيرادات، وهذا يؤدي إلى زيادة رضا العملاء، وزيادة الاحتفاظ بالموظفين، وسرعة الدفع، وخفض تكاليف الشراء، كما تسمح إدارة المستندات الرقمية بإدارة التكاليف بكفاءة أكبر، وبالتالي زيادة التحكم في عمليات المبيعات، وبالتالي زيادة الإنتاجية.
6. تعزيز الامتثال والتدقيق
تساعد الأرشفة الإلكترونية الشركات على تلبية المتطلبات التنظيمية والمالية في حالة التدقيق من خلال التركيز القوي على الشفافية والامتثال، مما يتيح للشركات تجنب الغرامات الباهظة والمضاعفات القانونية، وعلاوة على ذلك، يعمل برنامج إدارة الوثائق والأرشفة الالكترونية الآمن على تقليل مخاطر اختراق البيانات والأضرار المالية والسمعة المرتبطة بها.
تستطيع الشركات من جهتها، ومن خلال اعتماد برنامج الأرشفة الإلكترونية منح المدققين إمكانية الوصول عبر الإنترنت إلى فواتير الشراء وفواتير المبيعات والإيصالات وغيرها من المستندات الداعمة، وهذا يلغي الحاجة إلى حضور المدقق إلى المكتب وفرز المستندات الورقية مع فريق المحاسبة.
استنتاج:
تعد الأرشفة الإلكترونية الاختيار الأمثل لبدء رحلة التحول الرقمي الخاصة بك أثناء عملك نحو تحقيق مشاركة أكبر للعملاء وكفاءة تشغيلية أفضل، وبالتالي زيادة الإنتاجية والمضي قدما نحو تحقيق النجاح والريادة في أعمالك.
مواضيع أخرى قد تهمك:
مراجع:
1.<<نظام إدارة المستندات والسجلات الإلكترونية لإدارة السجلات>>، openaccessgovernment
2 .<<أهمية تخزين المستندات في العصر الرقمي اليوم>>، citizen
3 . <<ماهو الفرق بين الارشيف الرقمي و الارشيف الالكتروني >>، منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات
4 . <<الارشفة الرقمية، تنظيم ملفاتك الرقمية الشخصية وأرشفتها>>، فهرس نت
لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
برنامج فكرة للارشفة الالكترونية
برنامج ادارة العقارات
برنامج ادارة الصالات الرياضية
إضافة تعليق جديد