جميعنا يدرك أهمية حماية بيانات أي بيزنس أو مؤسسة وحماية الخصوصية كذلك، لكنك قد تسأل ما هي طبيعة علاقة حماية البيانات والخصوصة بمفهوم الارشفة الالكترونية تحديدًا، وما هو الدور الذي قد تلعبه الارشفة الالكترونية في تلك المهمة الخطيرة للشركات ومؤسسات الأعمال المختلفة.
في هذا المقال الجديد على مدونتنا، سوف نشرح لك مفهوم الارشفة الالكترونية، ومخاطر حفظ وأرشفة البيانات والمستندات بالطرق التقليدية، وما هو دور النظام الإلكتروني للأرشفة والحلول التي يوفرها لحماية بيانات العمل والخصوصية بشكل عام.
ما هي مخاطر الأرشفة بالطرق التقليدية؟
- يؤدي كثرة تسليم وتسلم الوثائق والمستندات المختلفة بين الإدارات أو بين موظفي القسم الواحد إلى احتمالية تعرضها للفقد والتلف في بعض الأحيان.
- استهلاك الكثير من الأوراق وزيادة التكلفة عند الحاجة إلى نسخ أكثر من صورة لنفس المستندات والحاجة لاستخدامها بين أكثر من إدارة.
- بعض المستندات التي يتم طباعتها بعد فترة زمنية قد تتعرض الطباعة بها للمسح مما يؤدي لفقدان بيانات هامة تضر بسير العمل بالمؤسسة.
- تعتمد عملية الارشفة التقليدية على عدد محدود من الموظفين المسؤولين عن تسجيلها بالطرق اليدوية والتي قد تتسبب في بعض الأخطاء أثناء عملية التسجيل دون ملاحظة ذلك.
- صعوبة الوصول لأي مستند بتاريخ قديم نتيجة بذل الكثير من الوقت والجهد في البحث اليدوي بين الملفات.
- استهلاك مساحة كبيرة للتخزين والتي تكون غير محمية مما يسبب في تعرض تلك الوثائق للفقد أو السرقة أو التلف من العوامل الطبيعية كالأتربة أو التعرض للماء.
والآن، لنكتشف سويًا الطرق الذكية في حفظ وأرشفة البيانات والمستندات والملفات الهامة والحساسة.
شرح مفهوم نظام الارشفة الالكترونية
هو أحد الأنظمة الإلكترونية التي تم برمجتها من أجل مساعدة الشركات في عمليات التحول الرقمي والانتقال للنظام اللاورقي والاحتفاظ بالبيانات في مخازن سحابية تعمل على توفير أقصى سبل الحماية والخصوصية لتلك البيانات مع إمكانية الوصول إليها بأي وقت ومن أي مكان.
هذا هو بإيجاز كبير مفهوم النظام الرقمي أو الإلكتروني لأرشفة بيانات ومستندات العمل الخاصة بالمؤسسات الحكومية والشركات ومؤسسات الأعمال.
كيفية الانتقال من الأرشفة التقليدية للارشفة الالكترونية؟
كي تتمكن من البدء في عملية التحول الرقمي لمستنداتك والبدء باستخدام نظام الارشفة الالكترونية، فإن تلك العملية تتطلب الإجراءات والخطوات الأتية:
-
التخطيط الجيد والفعال
وتنقسم تلك المرحلة لعدد من الخطوات سهلة التنفيذ وهي:
- دراسة كافة المستندات وحصر المعلومات المذكورة بها لتصنيفها من حيث الكمية والنوع.
- تحليل المستندات بعد تصفيتها من خلال عملية الفرز والجرد وتحديد أولوية المستندات التي سيتم البدء بها أولًا في عملية الارشفة الالكترونية وإعداد قائمة تتضمن البيانات الأساسية لكل مستند.
- وضع خطة تنفيذية لعملية التسجيل للمستندات وتحديدها بوقت وتعيين التصنيفات المتعلقة بكل مستند وفهرستها بشكل يسهل عملية البحث والوصول إليها فيما بعد.
-
مرحلة التنفيذ
- البدء بتجميع كافة المستندات التي سيتم أرشفتها إلكترونيًا بمكان واحد.
- البدء بمسح المستندات ضوئيًا لرفعها على نظام الارشفة الالكترونية.
- عند الانتهاء من كل مستند ورقي يتم مسحه وضع علامة حتى لا يتداخل مع المستندات التي لم يتم رفعها.
- من خلال نظام الارشفة الالكترونية ابدأ بإنشاء ملفات لكل المستندات المرفوعة وتقسيمها بحسب الإدارات والوظائف المختلفة وفهرستها لتسهيل عملية البحث فيما بعد.
ماهي الحلول التي يقدمها نظام الارشفة الالكترونية الاحترافي؟
يتمتع نظام الارشفة الالكترونية الاحترافي المتكامل بعدد من الحلول الهامة والتي يجب أن تعتمد عليها الشركات لحماية بياناتها، بالإضافة لتقليل التكاليف المالية المتعلقة باستخدام المستندات الورقية وتخزينها، ومن تلك الحلول مايلي:
-
تقليل التكاليف
فاستخدام المستندات الورقية يكلف المؤسسات الكثير من الأموال بالإضافة للحاجة لتصوير أو طباعة تلك المستندات في حالة الرغبة في الحصول على بعض الموافقات الإدارية لعدد من المستندات أو لاحتياج أكثر من إدارة لنفس المستندات. ليس هذا فقط بل أيضًا تكاليف الأدوات والأماكن التي يتم تخزين المستندات بها، ولكن من خلال نظام الارشفة الالكترونية لن تحتاج لكل هذا، فالمستندات يمكن تناقلها بين مختلف الإدارات عن طريق الأتمتة الالكترونية لمهام سير العمل والحصول على التوقيعات الخاصة بالموافقات إلكترونيًا دون الحاجة لهدر المزيد من الأوراق والطباعة وتداخل المستندات في بعضها البعض.
-
عائد استثماري
يعتبر استخدام نظام الارشفة الالكترونية مؤثر قوي كأداة استثمارية، فمن خلال استخدامه وخفض التكاليف المتعلقة بالمستندات الورقية وتسريع وتيرة تنفيذ مهام سير العمل مما يؤثر على العملية التشغيلية والإنتاجية، كل تلك الأسباب تساعدك على زيادة العائد الاسثماري.
-
الربط مع الأنظمة المختلفة
يعتمد نظام الارشفة الالكترونية على تدفق المستندات من خلال الربط مع الأنظمة المختلفة المستخدمة بباقي الإدارات، مما يسهل على تلك الإدارات الوصول لقاعدة البيانات التي يتم تخزين المستندات بها لإعادة استيراد أي ملف أو مستند واستخدامه بالمهام المختلفة أو تحديث بياناته وإعادة حفظه مرة أخرى.
-
قاعدة بيانات سهلة الاستخدام
ابدأ بإنشاء قاعدة بيانات العمل الخاصة بك لكل إدارة وتعيين التصنيفات المتعلقة بكل ملف ومستند وإرفاق أي مستندات أو ملفات أخرى مرتبطة بكل ملف وتعيين أي ملاحظات متعلقة بالعمل على الملفات المطلوبة. ومن خلال خاصية البحث والفهرسة بقاعدة بيانات نظام الارشفة الالكترونية ستتمكن بكل سهولة من الوصول لأي مستند ترغب باستخدامه بسهولة دون الحاجة للعناء وتضييع الوقت كما كان في السابق في الطرق التقليدية.
-
إدارة مراسلات الصادر والوارد
يتيح برنامج الارشفة الالكترونية للشركات نظام يضم كافة أنواع المراسلات الخاصة بالشركة الصادرة والواردة، ويعمل على تسجيل كافة تلك المراسلات بشكل تلقائي وأرشفتها ووتبع المعالجات التي تتم بها حتى يتم الانتهاء منها ومن ثم يعمل على الاحتفاظ بها.
-
تحكم أفضل بالبيانات
يتيح البرنامج لأصحاب الشركات إمكانية التحكم ومراقبة البيانات بشكل دقيق ومنح صلاحية الوصول للمستخدمين كل على حسب اختصاصه ودوره الوظيفي بالمؤسسة، وذلك من أجل توفير أكبر قدر من الحماية والخصوصية للشركات.
-
مساحة تخزينية كبيرة
يحتوي برنامج ونظام الارشفة الالكترونية على مساحة تخزين كبيرة للاحتفاظ بكافة بياناتك مهما كان حجمها أو نوعها، فيمكنك الاحتفاظ ببياناتك الأخرى بجانب بيانات المستندات الورقية، كالوسائط التي تتمثل في الصور والفيديوهات وغيرها من البيانات المتعلقة بالعمل، مع إمكانية ربط تلك الوثائق بالمستندات الخاصة بها.
-
العمل بإنترنت أو بدون
من أهم مزايا استخدام نظام الارشفة الالكترونية إمكانية العمل في حالة انقطاع شبكة الإنترنت لأي سبب مما يؤدي لاستمرار مهام سير العمل دون توقف أو تأخير.
ما هي معايير اختيار نظام الارشفة الالكترونية المناسب؟
عند البحث عن البرنامج أو النظام الخاص بالارشفة الالكترونية المناسب لاستخدامه بمؤسستك، يجب أخذ بعض المعايير بعين الاعتبار ليكون اختيارك موفقًا، ومن تلك المعايير مايلي:
- يمتلك واجهة مستخدم سهلة الاستخدام وغير معقدة ويوفر العمل باللغة العربية.
- أن يتوافق مع احتياجاتك في العمل كونه يمثل أداة استثمارية ناجحة.
- توفير تدريب للعاملين بالمؤسسة لتعلم كيفية العمل من خلال استخدام نظام الارشفة الالكترونية وتطوير الأداء الخاص بهم.
- توفر خدمة مابعد البيع وخدمة الدعم الفني وقت الحاجة إليها.
ختامًا، استعرضنا في هذا المقال بعض من مزايا نظام الارشفة الالكترونية وكيف يمكن استخدامه للحفاظ على بياناتك وحمايتها من الفقد أو التلف والبدء في التحول الرقمي لمواكبة التطور التكنولوجي السائد الآن، والذي أصبح الكثير من المؤسسات تستند إليه لتطوير أعمالها، فتطوير ونمو الشركات يبدأ من الاحتفاظ ببيانات الشركة لما لها من قيمة وتأثير كبير على كل الأهداف الاستراتيجية والتسويقية التي تعتمد عليها مختلف المؤسسات بسوق العمل.
إضافة تعليق جديد