تمتلك المؤسسات والمنظمات اليوم قاعدة ضخمة من البيانات والمعلومات التي تحتاج الى الاحتفاظ بها وحمايتها، لكن البيانات الخام وحدها لا تكفي، وحتى تتمكن هذه المؤسسات والشركات مهما كان حجمها بياناتها من تحقيق إمكاناتها الحقيقية، يتعين عليها تحويل تلك البيانات إلى أصل قيم يدعم اتخاذ القرارات بشكل أفضل، ويحسن الكفاءة التشغيلية، ويعزز الأداء التجاري العام، وهنا يمكن أن تساعدك برامج الأرشفة الرقمية، كيف ذلك؟ تابع القراءة.
ما هو برنامج الأرشفة الإلكترونية؟
برنامج الأرشفة الإلكترونية هو نظام لتخزين وإدارة واسترجاع المستندات والبيانات الإلكترونية، وهو معادل رقمي للأرشيف المادي التقليدي، وغالبًا ما يتم استخدام برنامج للارشفة للامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية، ولأغراض إعلامية وكجزء من العمليات اليومية، مثل تلك المتعلقة بالاكتشاف الإلكتروني والاحتفاظ بالبيانات، كما ويقدم برنامج الأرشفة الإلكترونية (نموذج: برنامج فكرة للارشفة الالكترونية) فوائد إضافية مثل زيادة الكفاءة، وتقليل مساحة التخزين، وتحسين إمكانية الوصول.
يشمل برنامج الأرشفة الإلكترونية مكونات مختلفة:
- العملية التي تم إنشاؤها لتنفيذ الأرشفة
- الأدوات المستخدمة لتسهيل العمليات أو الامتثال للمتطلبات القانونية المختلفة
مميزات برنامج الأرشفة الإلكترونية
يأتي برنامج الأرشفة الإلكترونية مزودًا بمجموعة متنوعة من الميزات التي تسهل إدارة المستندات وتضمن تخزين البيانات على المدى الطويل، وتتضمن الميزات الرئيسية التي يجب مراعاتها ما يلي:
1. التقاط البيانات ومعالجتها:
يتيح برنامج الأرشفة الإلكترونية التقاط البيانات تلقائيًا، وذلك من خلال التكامل بسهولة مع مصادر متعددة، بما في ذلك البريد الإلكتروني، ومشاركات الملفات، وتطبيقات الأعمال، لالتقاط المستندات تلقائيًا، كما تتوفر أقوى برامج الارشفة الالكترونية على ميزة استيراد كميات كبيرة من المستندات بكفاءة في تنسيقات مختلفة، بما في ذلك الصور الممسوحة ضوئيًا، وملفات PDF، والملفات الأصلية.
2. الفهرسة والبحث:
يوفر برنامج الأرشفة الإلكترونية خدمة الفهرسة والبحث، وذلك من الآليات التالية:
- البحث المبني على البيانات الوصفية: يمكنك تصفية المستندات واسترجاعها استنادًا إلى حقول البيانات الوصفية.
- مشغلات البحث المتقدمة: تدعم المشغلات المنطقية، والرموز البدل، وعمليات البحث القريبة للحصول على نتائج استعلام دقيقة.
- إزالة التكرار وضغط البيانات: تحسين مساحة التخزين لديك باستخدام إزالة التكرار وضغط الملفات.
- سياسات الاحتفاظ: تطبيق قواعد الاحتفاظ والحذف التلقائية للامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية.
3. التحكم في الوصول والأمان:
يعمل برنامج الأرشفة الإلكترونية على التحكم في الوصول بناءً على الأدوار، وذلك من خلال تقييد الوصول إلى المستندات استنادًا إلى أدوار المستخدم والأذونات، كما يتتبع برنامج الأرشفة الإلكترونية جميع أنشطة المستخدم، بما في ذلك الوصول إلى المستندات وتعديلها وحذفها، مع ضمان صحة وسلامة المستندات، وتخزين آمن، من خلال تشفير البيانات أثناء السكون وأثناء النقل لحماية المعلومات الحساسة.
4. سير العمل والتعاون:
تعتبر أتمتة سير العمل من أساسيات برنامج الأرشفة الإلكترونية، حيث يعمل على أتمتة المهام الروتينية مثل توجيه المستندات والموافقة عليها وحذفها، كما يبسط برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق التعاون بين المستخدمين باستخدام أدوات التعاون، والتي تتيح ميزات مثل المجلدات المشتركة والتحكم في الإصدارات والتعليقات التوضيحية.
كيف يقوم برنامج الأرشفة الإلكترونية بتحويل البيانات إلى أصول؟
يمكن أن يعمل برنامج الأرشفة الإلكترونية على تحويل البيانات إلى أصول من خلال الطرق التالية:
1. الحفاظ على سلامة البيانات
يتيح برنامج الأرشفة الإلكترونية، التأكد من دقة البيانات وعدم تغييرها بمرور الوقت، مع الحفاظ على قيمتها القانونية والتاريخية، وذلك من خلال ما تتضمنه برامج الأرشفة الإلكترونية عادةً من تدابير أمنية قوية، مثل التشفير وضوابط الوصول وآليات الاسترداد من الكوارث، لحماية البيانات من الوصول غير المصرح به والفساد والخسارة.
يتتبع أيضا برنامج الأرشفة الالكترونية التغييرات التي تطرأ على البيانات بمرور الوقت، مما يسمح للمستخدمين بالوصول إلى الإصدارات السابقة ومراجعة التعديلات، وهذا يساعد في الحفاظ على سلامة البيانات ويوفر سجلاً تاريخيًا للتغييرات.
2. التكامل وزيادة توفر البيانات
يمكن أن يتكامل برنامج الأرشفة الإلكترونية مع تطبيقات الأعمال الأخرى، مما يتيح تبادل البيانات وتحليلها بسلاسة، وهذا يسمح للمؤسسات باكتساب رؤى أعمق من بياناتها واتخاذ قرارات أكثر استنارة، كما يعمل برنامج الأرشفة الإلكترونية على تنظيم البيانات وفهرستها بكفاءة لتسهيل العثور على المعلومات ذات الصلة واستخدامها، كما تقدم أفضل برامج الأرشفة الإلكترونية أدوات تصور البيانات التي يمكن أن تساعد المستخدمين على فهم المعلومات المعقدة بسهولة أكبر.
3. تقليل التكاليف مع زيادة الكفاءة
يمكن للمؤسسات تقليل تكاليف التشغيل مع زيادة الكفاءة، باستخدام برنامج الأرشفة الإلكترونية، وذلك على هذا النحو:
- انخفاض تكاليف التخزين: يمكن أن برنامج الارشفة الإلكترونية في تقليل تكاليف التخزين من خلال تحسين تخزين البيانات وتقليل الحاجة إلى مساحة تخزين مادية.
- زيادة الكفاءة: من خلال تبسيط عمليات إدارة البيانات، يمكن أن يعمل برنامج الأرشفة الإلكترونية على تحسين الكفاءة والإنتاجية، بأتمتة المهام مثل الفهرسة والفرز والاسترجاع لتوفير وقت الموظفين للقيام بمزيد من العمل الاستراتيجي.
4. تحسين الامتثال
يساعد برنامج الأرشفة الالكترونية الشركات على تلبية المتطلبات التنظيمية وتجنب الغرامات المكلفة، وتحسين الامتثال والحوكمة، من خلال:
- الامتثال التنظيمي: يمكن أن يساعد برنامج الأرشفة الإلكترونية المؤسسات على الامتثال للوائح المختلفة، مثل تلك المتعلقة بالاحتفاظ بالبيانات والخصوصية والاكتشاف الإلكتروني.
- مسارات التدقيق: غالبًا ما تولد برامج الأرشفة الإلكترونية مسارات تدقيق تسجل نشاط المستخدم وتعديلات البيانات، مما يوفر سجلاً واضحًا للتعامل مع البيانات والوصول إليها. يمكن أن يكون هذا مفيدًا للتدقيق الداخلي والخارجي.
5. دعم القرار والابتكار
يعمل برنامج الأرشفة الإلكترونية من خلال من خلال توفير رؤى قابلة للتنفيذ، على تمكين الشركات من اتخاذ قرارات مستنيرة، وتحسين العمليات، وتحسين النتائج، كما يمكن أن تؤدي الرؤى القائمة على البيانات إلى تطوير منتجات جديدة، وتحسين تجارب العملاء، ونماذج الأعمال المبتكرة.
استنتاج:
يمكن أن نخلص الى أنه ومن خلال الفوائد وميزات برنامج الأرشفة الإلكترونية التي ذكرنا، تقوم برامج الأرشفة الرقمية بتحويل البيانات الأولية إلى أصول قيمة يمكن استخدامها لدعم مجموعة متنوعة من أهداف العمل، بما في ذلك الامتثال وإدارة المخاطر والحفاظ على التاريخ والكفاءة التشغيلية.
مواضيع أخرى قد تهمك:
برنامج "فكرة" السحابي لإدارة الأوقاف
نظام إدارة العضويات للصالات والأندية الرياضية
مراجع:
1.<<نظام إدارة المستندات والسجلات الإلكترونية لإدارة السجلات>>، openaccessgovernment
2 .<<أهمية تخزين المستندات في العصر الرقمي اليوم>>، citizen
3 . <<ماهو الفرق بين الارشيف الرقمي و الارشيف الالكتروني >>، منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات
4 . <<الارشفة الرقمية، تنظيم ملفاتك الرقمية الشخصية وأرشفتها>>، فهرس نت
لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
برنامج فكرة للارشفة الالكترونية
برنامج ادارة العقارات
برنامج ادارة الصالات الرياضية
إضافة تعليق جديد