هل تجد صعوبة في العثور على برنامج المحاسبة المناسب لشركتك؟، قد يبدو الأمر صعبًا لاسيما أن لكل برنامج ميزات مختلفة وخطط تسعير متعددة وعدد مختلف، لكنك في النهاية تحتاج إلى برنامج المحاسبة الذي يساعدك على إنجاز مهام المحاسبة اليومية، بما في ذلك تسجيل المدفوعات وتتبع النفقات وإصدار الفواتير للعملاء وتسوية المعاملات وغيرها، فكيف تختار برنامج المحاسبة المناسب؟، جهزنا لك دليلا ستتعرف من خلاله على الجواب، فقط تابع القراءة.

أهداف برنامج المحاسبة

يعتبر برنامج المحاسبة ثورة رقمية مهمة لإدارة العمليات التجارية، سواء لمؤسسة كبيرة الحجم أو متوسطة أو حتى صغيرة، تهدف الى رقمنة المعاملات المالية للمعاملات التجارية، حيث تساعدك أهم برامج محاسبية كصاحب عمل على مراقبة حركة أموالك داخل وخارج حساباتك وتتبع الحالة المالية لشركتك بسلاسة ومرونه، وذلك من خلال  سهولة إنشاء الفواتير وتتبع النفقات وإنشاء تقارير مختلفة في تحليل عملياتك المالية.

كيف يعمل برنامج المحاسبة؟

يعمل برنامج المحاسبة على جعل كافة العمليات المالية أكثر انسيابية وسرعة وخالية من العيوب، وذلك من خلال مجموعة من المهام التي يتيحها افضل برنامج محاسبي، نذكر منها:
 

1. إدخال البيانات ومسح المستندات 

إدخال البيانات هو عملية تسجيل المعاملات المالية - الأموال الداخلة إلى الشركة والخارجة منها، من خلال برنامج المحاسبة  يقوم المستخدمون بإدخال المعاملات المالية في البرنامج، ويمكن أن يشمل ذلك المبيعات والمشتريات والمدفوعات والإيصالات، كما يمكن يقوم برنامج محاسبة
بمسح المستندات وتحميلها، مثل الفواتير والإيصالات، ثم تقوم بترجمتها إلى بيانات باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR).

2.  تسجيل المعاملات

يعد تسجيل المعاملات عملية أساسية في المحاسبة تضمن توثيق جميع الأنشطة المالية للشركة بدقة، يتم تسجيل كل معاملة، سواء كانت دفعة نقدية أو بيعًا ائتمانيًا أو تعديلًا داخليًا، في برنامج المحاسبة الخاص بالشركة باستخدام طريقة القيد المزدوج، يتم تصنيف المعاملات على أساس مخطط حسابات محدد مسبقًا، والذي يمكن أن يتضمن حسابات مختلفة للدخل والمصروفات والأصول والخصوم وحقوق الملكية.

3. معالجة البيانات

تتضمن معالجة البيانات إجراء جمع البيانات وترتيبها وربطها وترجمتها وتسجيلها بطريقة توفر معلومات معقولة وقيمة في عملية اتخاذ القرار في الإدارة، هناك خطوات قليلة حاسمة مرتبطة بدورة معالجة البيانات وهي شغل البيانات وإدخالها وحسابها وتوليد المعلومات المتاحة للمستخدم، يقوم برنامج المحاسبة هنا بعمليتين: 

• الحسابات الآلية: يحسب على سبيل المثال برنامج محاسبة للمحلات الإجماليات ومبالغ الضرائب والبيانات المالية الأخرى تلقائيًا.
• المقارنة: مطابقة المعاملات مع كشوف الحسابات المصرفية أو السجلات المالية الأخرى لضمان الدقة.

4. تقارير محاسبية 

يتم إعداد التقارير المحاسبية عادةً باستخدام برنامج المحاسبة، والذي يقوم بأتمتة العديد من الحسابات والعمليات المعنية، يمكن للبرنامج إنشاء مجموعة متنوعة من التقارير وقوائم الدخل، ويقوم بإصدار تقارير مختلفة مثل:

• بيان الدخل - يوضح هذا التقرير الأداء المالي للشركة خلال فترة زمنية محددة.
• الميزانية العمومية - يوضح هذا التقرير الوضع المالي للشركة في تاريخ محدد.
• بيان التدفقات النقدية - يوضح هذا التقرير التدفقات النقدية الداخلة والخارجة للشركة خلال فترة زمنية محددة.
   

كيفية اختيار برنامج المحاسبة المناسب

نقترح عليكم فيما يلي بعض الأشياء التي يجب مراعاتها عند اختيار برنامج المحاسبة لشركتك:

1. سهولة الاستخدام

سهولة الاستخدام أهم خطوة يجب مراعاتها عند اختيار برنامج المحاسبة المناسب، فعادةً ما توفر منصات المحاسبة الأكثر سهولة في الاستخدام لوحة معلومات واضحة ومباشرة وموارد دعم شاملة وميزات آلية تقلل من إدخال البيانات يدويًا، إن أهمية سهولة الاستخدام ووجود واجهة سهلة الاستخدام أمر ضروري، وهذا يضمن أن يتمكن المهنيون غير المحاسبين، مثل الموظفين العامين، من تشغيل النظام واستخدامه بشكل فعال.

2. التكاليف

التكلفة هي عامل مهم يجب مراعاته عند اختيار برنامج المحاسبة، هناك خيارات متاحة لتناسب جميع الميزانيات، من التطبيقات العامة ذات قواعد المستخدمين الأوسع والتي يمكن تنزيلها مجانًا أو شراؤها بسعر أقل، إلى البرامج الأكثر تخصصًا مثل برنامج حسابات ومخازن، والتي تسجيل عملية ادارة المخزون للشركة،  قد تتفاوت أسعار برامج المحاسبة، لذا من الضروري مراعاة ميزانيتك عند اتخاذ القرار، تذكر أن تأخذ في الاعتبار التكاليف الإضافية، مثل رسوم الإعداد ورسوم الصيانة ونفقات التدريب.

 
3. التحقق من الأمان

يعد تأمين البيانات ضروريًا في برنامج المحاسبة نظرًا لأن معظم البرامج تتطلب معلومات مثل أرقام الحسابات المصرفية ومعلومات الضرائب، يجب عليك إعطاء الأولوية للأمن السيبراني، وخاصة عند معالجة المدفوعات عبر الإنترنت والتعامل مع المعلومات المالية الحساسة، ولضمان أمان بياناتك، قم بتقييم تدابير الأمن السيبراني لأي برنامج تفكر في استخدامه بعناية.

4. قابلية التوسع 

إذا كنت تتوقع أن تنمو مؤسستك في الحجم أو تتغير في الوظائف على المدى القصير أو الطويل، فمن الأفضل الاستثمار في برنامج المحاسبة الذي يقدم خططًا مختلفة أو له القدرة على إضافة مستخدمين أو ميزات إضافية حسب الحاجة، سيضمن هذا إمكانية الاستمرار في استخدام الحل مع نمو عملك دون التبديل إلى منصة جديدة.

5. قدرات التكامل

يحدث التكامل المحاسبي عندما تتواصل أكثر من منصة محاسبية مع بعضها البعض وترسل بياناتها تلقائيًا إلى بعضها البعض، وهذا ما يجب أن تعثر عليه في برنامج المحاسبة الخاص بك، لأن العثور على برامج محاسبية يمكنها دمجها لأكثر من تطبيق أمر بالغ الأهمية، حيث يمكن أن يوفر هذا الوقت ويحسن الكفاءة من خلال السماح لك بإدارة المهام المالية لشركتك من موقع مركزي واحد، كما يساعد برنامج المحاسبة كل وظيفة محاسبية على تحديث برامج المحاسبة الأخرى المستخدمة في النظام تلقائيًا.

استنتاج:

يمكن أن نخلص الى أن وظائف برامج المحاسبة تختلف من منتج إلى آخر، وقد تختار الشركات الأكبر حجمًا تنفيذ حل مخصص يدمج كمية هائلة من البيانات من العديد من الأقسام المختلفة، وغالبًا ما تختار الشركات الصغيرة منتجًا جاهزًا، وفي كلا الحالتين يجب اختيار برنامج المحاسبة الذي يوفر الميزات المحاسبية التي ذكرنا في مقالنا لليوم.

مواضيع قد تهمك :

خدمات حماية الشبكات

برمجيات تناسب جميع الأعمال

استضافة سحابية مع خوادم آمنة

مراجع:

1.  <<لماذا تحتاج الشركات إلى برامج محاسبة ؟>>، ITWeb

2. <<العوامل المؤثرة على توجه الشركات للاعتماد على المحاسبة >>، jalhss.

3. <<محاسبة التجزئة: لماذا هي ضرورية لإدارة المخزون>>،Harlem World Magazine

4. <<لماذا برامج المحاسبة مهمة للجيل القادم من المشاريع الصغيرة والمتوسطة الحجم ؟>>، The Times of India

لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :

افضل برنامج محاسبي
افضل برامج erp
برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق
برنامج إدارة مكاتب المحاماة والإستشارات القانونية
برنامج حسابات المطاعم والكافيهات
برنامج ادارة العيادات
برنامج عقارات
نظام إدارة النوادي الرياضية