هل تحتاج إلى برنامج محاسبة لشركتك الصغيرة؟، الجواب هو أكيد نعم، لأن إدارة الأعمال المالية للشركات تتطلب كفاءة عالية، وبالتالي يمكنك من خلال برنامج محاسبة قوي وفعال تبسيط عملياتك المالية، مما يوفر لك الوقت ويقلل من احتمالية حدوث أخطاء، كيف ذلك؟، هذا ما سنتعرف عليه في باقي المقال.
مفهوم برنامج محاسبة
برنامج محاسبة أداة رقمية حيوية للشركات من جميع الأحجام، ونخص بالذكر الشركات الصغيرة منها، حيث تساعد برامج محاسبة هذه الشركات على تتبع معاملاتها المالية
وإدارة تدفقاتها النقدية واتخاذ قرارات مستنيرة بشأن شؤونها المالية، وذلك من خلال أتمتت عملية إدارة التمويل الخاصة بالشركة، انطلاقا من تقليل وقت المهام المتكررة للمبالغ المستحقة الدفع، والفواتير، والمطابقة، والالتزام بالقوانين واللوائح الضريبية، وتتبع المخزون، وتحسين خدمة العملاء والتعاون.
يمكن القول أن أهمية برنامج محاسبة تتلخص فيما يلي:
- الرقابة المالية و معرفة الأرباح والخسائر بشكل مستمر ودوري مع التكامل ودقة المعلومات
- التقليل من العمالة البشرية مع السرعة في إنجاز المهام ودقة التقارير المستخرجة
- الحفاظ على المعلومات من الضياع أو التدمير أو التلف أو الاختراق.
لكن لا يجب أن ننسى أن افضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة، يجب أن يكون قادرا على إدارة جميع برامج العميل التي لديك، بما في ذلك فواتير العملاء، وسجلات الحسابات المدينة، والمستحقات، بمعنى أن تختار برنامج محاسبة متعدد الوظائف وقادرًا على قياس التدفقات الواردة والصادرة لأموالك في حسابات مختلفة.
مزايا برنامج محاسبة للشركات الصغيرة
يقدم برنامج محاسبة مجموعة فوائد مهمة، خاصة للشركات الصغيرة، مما يجعل افضل برنامج حسابات لشركتك الصغيرة أو المتوسطة الحجم ضروري، وذلك لهذه الأسباب:
1. إدارة مالية معززة ومبسطة
يوفر برنامج محاسبة منصة شاملة لتنظيم وإدارة البيانات المالية، حيث تقوم أهم برامج محاسبية بتسجيل السجلات اليومية للعمليات المالية التي تتم في الشركة بشكل آلي وسريع وتقوم بإدخال البيانات واستيرادها، كما يتيح برنامج محاسبة إدارة وحساب إيراداتك ومصروفاتك وكذلك معرفة صافي دخل شركتك بشكل دقيق، وبالتالي توفير الوقت والجهد اللازم لذلك من أجل توفيرها لما هو مهم.
يعد أيضا تبسيط المعاملات المالية أحد الوظائف الرئيسية التي يتمتع بها برنامج محاسبة بما في ذلك برنامج نقاط البيع، وهذا ما تحتاجه الشركات لاسيما الصغيرة منها حتى لا تتعقد أمورها المالية، حيث تستغرق عمليات حفظ السجلات والدفاتر اليدوية الكثير من الوقت وتكون عرضة للأخطاء، في المقابل يعمل برنامج محاسبة على أتمتة هذه الإجراءات، مما يوفر للشركات الوقت والمال مع تقليل احتمالية الخطأ البشري.
2. تقارير مختصرة وتحليلات دقيقة
يشتمل برنامج محاسبة على وظائف مختلفة، بما في ذلك بيانات تحليلية مالية دقيقة، تتيح لمديري الشركة اتخاذ قرارات مهمة بناءا على هذه البيانات، فيقوم برنامج محاسبة بإخراج التقارير المطلوبة بسرعة والحصول على نتائج دقيقة لأن المدخلات التي ادخلها البرنامج في الأساس صحيحة حتماً، لذلك عندما تستخدم مقاولة صغيرة أفضل "برنامج محاسبة مقاولات"، فإنها ستتمكن من الحصول على تقارير مختصرة عن الأداء في كافة أقسام الشركة لتقييمها وتحليلها وبالتالي اتخاذ أفضل القرارات السليمة وفقاً لاحتياجات الشركة.
3. حساب الضرائب
تستمر المعلومات المرتبطة بقواعد وأنظمة الضرائب في التعديل، وكشركة مهما كان حجمها، فإن الفشل في مواكبة مثل هذه التغييرات ونحديثها يمكن أن يسبب بعض المشاكل، خاصة عند التعامل مع معلومات وبيانات المعاملات يدويًا، وهنا يبرز دور برنامج محاسبة، حيث يمكنه حساب الضرائب بسهولة ودقة، مما يساعد المؤسسة على تحديد المسؤولية الضريبية في الوقت المناسب وبدقة، وبالتالي لن تكون هناك أي عقوبات من السلطات الضريبية، كما يجب أن يتمتع برنامج محاسبة الذي تختاره بالقدرة على تتبع مدفوعات ضريبة القيمة المضافة وإنشاء فواتير ضريبة القيمة المضافة وإنشاء تقارير ضريبة القيمة المضافة الدقيقة.
4. قابلية التوسع وإمكانية الوصول
أشرنا في الفقرة الأخيرة من تعريف مفهوم برنامج محاسبة، إن من أهم الوظائف التي يجب أن يتيحها البرنامج، أن يكون برنامج محاسبة متعدد الوظائف، وهذا يعني أن البرنامج يتمتع بقابلية التوسع، وذلك من خلال قدرته على التعامل مع حسابات إضافية أو وحدات أعمال أو وحدات مخزون، باعتباره أيضا برنامج حسابات ومخازن، واعتمادًا على نوع عملك، فقد يحتاج أيضًا إلى القدرة على العمل مع برامج تابعة لجهات خارجية.
تتيح ميزة قابلية التوسع لشركتك النمو دون أي حدود أو قيود، ودون خوف من أي تعقيدات ناجمة عن الحجم المتزايد لأعمالك، والفكرة الكاملة لهذه الميزة هي أن برنامج محاسبة الذي اخترته يتطور مع نمو العمل، أيضا قد تمتلك شركة ذات متاجر متعددة ومستويات متعددة من الإدارة، فمن الضروري للغاية أن يتم منح المستويات المختلفة حق الوصول إلى المعلومات المطلوبة من أجل الأداء الأمثل للشركة.
5. تحسين الأمان وحماية للبيانات
تعتبر تدابير الأمن القوية التي يتيحها برنامج محاسبة للشركات الصغيرة مثل التشفير وضوابط الوصول والنسخ الاحتياطي للبيانات، ضرورية لحماية المعلومات المالية الحساسة والحماية من الوصول غير المصرح به أو فقدان البيانات، حيث يمكن تخزين معلومات الحسابات في افضل برنامج محاسبي يعتمد على السحابة عن بعد وبشكل آمن لمنع سرقة البيانات، كما يتم توفير مساحة التخزين من خلال منع تراكم الملفات الضخمة، فإذا حدث ما هو غير متوقع، فإن المحاسبة المحوسبة القائمة على السحابة تسمح لك بفتح سجلاتك على جهاز كمبيوتر جديد.
6. إدارة الموظفين وتحسين خدمة العملاء
يتمتع أفضل برنامج محاسبة بخاصية تتبع المهام من داخل البرنامج نفسه، وهذا يعني أنك لم تعد مضطرًا إلى إرسال رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الفورية والرسائل القصيرة إلى الموظفين للاطلاع على سير عملهم، وبفضل عرض تتبع الفريق المتكامل، يمكنك التأكد من عدم تأخر أي مهمة، وفي حالة احتياج بعض الموظفين إلى يد المساعدة، يمكنك تقديم المساعدة أو تعيين آخرين لمساعدتهم في إكمال واجباتهم من خلال البرنامج وعن بعد.
يمكن أن يساعد برنامج محاسبة الشركات على تحسين خدمة العملاء، حيث تتضمن العديد من برامج المحاسبة للشركات ميزات مثل الفوترة والمحاسبة، والتي يمكن أن تساعد الشركات على معالجة المدفوعات بشكل أسرع وأكثر كفاءة، يمكن أن يساعد هذا في تحسين رضا العملاء وتقليل خطر التأخير والشكاوى.
استنتاج:
يمكن أن نخلص الى أن الشركات الصغيرة تحتاج الى برنامج محاسبة لضمان تنظيمها بشكل جيد وقدرتها على تشغيل عملياتها بسلاسة، حيث تساعد أفضل برامج محاسبية للشركات كما تطرقنا في المقال، تساعد في تبسيط عملية إصدار الفواتير وتتبع النفقات وإدارة الشؤون المالية، مما يسمح للشركات بالبقاء على اطلاع على الميزانية واتخاذ قرارات أفضل بشأن تدفقاتها النقدية.
مواضيع قد تهمك:
مراجع:
1. <<ما هو نظام نقاط البيع ؟>>، fool.
2. <<ما هي البرامج الضارة لنقاط البيع (POS) وكيف يمكنك حماية عملك منها ؟>>،makeuseof.
3. <<نقطة البيع>>، ويكيبيديا.
4. <<ترجمة و معنى نقاط البيع في قاموس المعاني عربي انجليزي>>، المعاني.
إضافة تعليق جديد