تخيل أن قرارًا واحدًا يُمكن أن يوفر على شركتك مئات الساعات من العمل، ويحد من الأخطاء الإدارية، ويحسن تجربة الموظفين من أول يوم عمل.
يكمن هذا القرار في، اختيار برنامج إدارة الموارد البشرية المناسب لشركتك. فمع تزايد المهام اليومية، وزيادة عدد الموظفين، وتراكم البيانات؛ لم يعد من الممكن إدارة الموارد البشرية بالأساليب التقليدية.
لذا إذا كنت تبحث عن طريقة تساعدك في تحقيق التوازن بين التنظيم والكفاءة، بدءًا من تعيين الموظفين الجدد، وإدارة الملفات، وسجلات الأداء، و الاعتماد على برنامج الحضور والإنصراف، ووضع نظام يساهم في تحقيق أهداف الشركة، وتحسين بيئة العمل. فالحل يكمن في الاعتماد على برنامج HR.
وفي هذا المقال، نقدم لأصحاب الشركات ومديري الموارد البشرية دليلًا شاملًا يساعدك على اختيار برنامج إدارة الموارد البشرية المناسب. ويوضح العوامل الأساسية التي يجب دراستها وتحليلها بعناية قبل اتخاذ قرار الشراء.
كيف يغير برنامج HR طريقة إدارة شركتك؟
برنامج إدارة الموارد البشرية ليس مجرد نظام إلكتروني يُساعد على تنظيم المهام التقليدية، ولكنه شريك إداري ذكي يساهم في توجيه قراراتك الإدارية بكفاءة أعلى، من خلال رؤى أكثر دقة وايضاحًا.
فهو لا يُبسط الإجراءات فقط، بل يُعيد تصميم تجربة إدارة الموظفين بالكامل، من التوظيف إلى تطوير الأداء، وحتى مغادرة الموظف للشركة.
ويعمل النظام على تعزيز وتبسيط كل مرحلة في إدارة الموارد البشرية، من خلال:
- أتمتة العمليات التقليدية: مثل الحضور والانصراف، إدارة الاجازات، الرواتب،. وهو ما يساهم في تقليل الأخطاء البشرية وتوفير الكثير من الوقت والجهد.
- تجميع البيانات في نظام مركزي: وهو ما يساهم في تسهيل الوصول إليها بأي وقت ومن أي مكان، بالإضافة للتحديث التلقائي لها لتتمكن من الحصول على بيانات أكثر دقة.
- تعزيز التواصل الداخلي: يوفر نظام HR واجهة تساهم في تعزيز التواصل بين فرق العمل المختلفة وإدارة الموارد البشرية، وهو ما يساهم في تدفق البيانات وتوضيح المهام، وتسهيل سير الإجراءات.
- إصدار تقارير ذات بيانات أكثر دقة: وهو ما يساهم في اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً وفعالية.
باختصار، اختيار برنامج إدارة الموارد البشرية المناسب يساهم في الانتقال من الإدارة الورقية التقليدية إلى نظام أكثر ذكاءً وفعالية
العناصر الأساسية التي يجب أن تتواجد في نظام الموظفين الناجح
كي تتأكد من أن اختيار برنامج إدارة الموارد البشرية الخاص بك اختيارًا ناجحًا، يجب التأكد من احتواء النظام على العناصر الرئيسية التالية:
-
نظام الموظفين
نظام الموظفين هو أساس أي نظام HR، فهو يجمع كافة بيانات العاملين في مكان واحد. بدءًا من المعلومات الشخصية، تاريخهم الوظيفي، التقيممات السنوية، مستندات عقود العمل والأجازات، وغيرهم من البيانات المختلفة.
لهذا عند اتخاذ قرار اختيار برنامج إدارة الموارد البشرية، تأكد من احتوائه على حقول مخصصة لتناسب احتياجات شركتك، وإصدار التقارير المختلفة.
-
برنامج الحضور والانصراف
إدارة الحضور والانصراف هي أحد العناصر أهمية في إدارة الموارد البشرية، وذلك باعتبارها المصدر الرئيسي لتحديد بيانات الإنتاجية والرواتب. لذا تأكد من تكامل النظام مع جهاز البصمة لديك، وقدرته على احتساب ساعات العمل الإضافية والتأخير تلقائيًا، وربط بيانات الفروع الأخرى في حال امتلاكك لأكثر من موقع للعمل.
-
إدارة الإجازات
إدارة أنواع الإجازات المختلفة سواء كانت السنوية أو المرضية أو الطارئة، هي واحدة من المهام التي قد تتسبب في بعض التعقيدات نتيجة إدراتها يدويًا. على سبيل المثال، صعوبة في تتبع رصيد الإجازات نتيجة فقدان البيانات أو تسجيلها بشكل خاطئ، بينما تستغرق عمليات الموافقة التقليدية وقتًا أطول من اللازم.
ولكن من خلال نظام HR ، مرورًا بتتبع الرصيد المتاح، وصولًا إلى إصدار طلبات الإجازات والموافقة عليها إلكترونيًا في الوقت الفعلي.ستتمكن من أتمتة تلك المهام، بدءًا من تسجيل البيانات إلكترونيًا وتحديثها بشكل تلقائي.
-
إدارة الرواتب والمكافآت
يجب أن يدعم النظام إعداد كشوف الرواتب تلقائيًا، وذلك من خلال التكامل مع برنامج الحضور والانصراف، وبيانات الإجاوات والجزاءات. وإتاحة تصدير كشوفات البنوك والتقارير الضريبية بسهولة.
كيف تختار برنامج إدارة الموارد البشرية المناسب لشركتك؟
اختيار برنامج إدارة الموارد البشرية هو استثمار طويل الأمد في كفاءة الشركة، وكي تضمن تحقيق النتائج المرجوة من هذا الاستثمار؛ هناك مجموعة من المعايير الأساسية التي يجب أخذها في الاعتبار قبل اتخاذ القرار النهائي.
-
إدارة دورة حياة الموظف بالكامل
البرنامج الفعال لا يكتفي بمتابعة الحضور والانصراف، بل يدير دورة حياة الموظف بدءًا من لحظة التوظيف وحتى نهاية الخدمة. وذلك من خلال بناء ملف رقمي شامل لكل موظف يسهل تتبعه. وتشمل إدارة دورة حياة الموظف:
- تنظيم عمليات التوظيف والإعداد للانضمام.
- إدارة الأداء السنوي والتقييمات، لقياس الإنتاجية وتحديد مجالات التطوير.
- تتبع الترقيات والمكافآت، بما يعزز الشفافية ويعزز الولاء الوظيفي.
- إدارة العقود وتجديدها تلقائيًا.
وبهذا يصبح نظام HR الذي قمت باختياره أكير من مجرد أداة تشغيلية، ولكنه نظامًا متكاملًا يربط كل ما يتعلق بالموظف في مكان واحد، ويُساهم في تحويل البيانات المختلفة إلى رؤى واضحة.
-
التقارير والتحليلات الذكية
إدارة الموارد البشرية الحديثة لا تكتفي بتخزين البيانات وتنظيمها، ولكنها تعمل على تحويلها إلى مؤشرات لقياس الأداء ورؤى تساعد في اتخاذ القرارات. لهذا ابحث عن نظام يُمكنك من:
- إصدار التقارير التشغيلية التلقائية.
- تحليل معدلات الدوران الوظيفي والإنتاجية.
- تتبع الحضور، والإجازات، ومؤشرات الأداء من خلال لوحة تحكم سهلة الاستخدام.
هذه البيانات تمنحك رؤى واشحة، تساعدك في التخطيط لإدارة الموارد البشرية بذكاء وفعالية أكبر.
-
سهولة التكامل مع الأنظمة الأخرى
العديد من الشركات تعتمد في عملها على أنظمة متعددة، مثل أنظمة ERP، وأنظمة المحاسبة، وإدارة المشاريع. لذلك من المهم أن تختار نظام HR يتيح التكامل السلس مع هذه الأنظمة، وذلك لضمان توحيد البيانات وتدفقها بسهولة، والحد من تكرار البيانات أو الأخطاء البشرية.
-
سهولة الاستخدام
تأكد من اختيار نظام الموظفين سهل الاستخدام، وذلك كي يتمكن فريق العمل لديك من التعامل معه بسلاسة ودون أي تعقيدات. بالإضافة لإمكانية الوصول عن بعد خاصةً في حالات العمل عن بُعد، وذلك كي يتمكن الموظفين من:
- تسجيل الحضور والانصراف.
- وتقديم طلبات الإجازات والموافقة عليها.
- تحديث بياناتهم الشخصية، أو مراجعة رصيد الإجازات في أي وقت.
هذه المرونة تعزز من تجربة الموظف وتفاعله مع النظام، بجانب تسهيل مهام الإدارة اليومية الخاصة بإدارة الموارد البشرية.
-
الأمان وحماية البيانات
بيانات الموارد البشرية والموظفين من أكثر المعلومات الحساسة داخل الشركات، وتشمل تلك البيانات الرواتب، مستندات العقود، والمعلومات الشخصية. لذلك يجب التأكد من اختيار برنامج إدارة الموارد البشرية المعتمد على توفير عوامل تشفير قوية، وتحديد صلاحيات الوصول لكل مستخدم. بالإضافة للنسخ الاحتياطي للبيانات بشكل دوري، لضمان عدم فقد البيانات في حال تعرضها لأي فقد أو تلف.
-
القابلية للتوسع
تأكد من اختيار برنامج يتمتع بالمرونة والقابلية للتوسع ليتناسب مع نمو شركتك وتزايد عدد الموظفين والأقسام.
فالبرنامج القابل للتوسع يتيح لك إضافة مستخدمين أو خصائص جديدة بسهولة دون الحاجة إلى استبداله مستقبلًا، مما يوفر الوقت والجهد والتكاليف على المدى الطويل.
-
الدعم الفني والتحديثات الدورية
تحقق من توفير دعم فني سريع وذو كفاءة من مزود الخدمة المسؤول عن نظام HR الذي قمت باختياره، بالإَافة لتوفير تحديثات دورية للبرنامج وذلك لتحقيق أقصى استفادة منه، ومالقدرة على معالجة أي مشكلات تشغيلية قد تحدث أثناء العمل.
في النهاية:
اختيار برنامج إدارة الموارد البشرية لمناسب لشركتك، هو خطوة استراتيجية تضمن كفاءة العمليات الإدارية، وتعزيز التواصل بين الموظفين وإدارة الموارد البشرية. فالنظام الذكي لا يكتفي فقط بإدارة دورة حياة الموظف وتجميع البيانات وتنظيمها، ولكنه يحولها لرؤى تساعد في تحسين الأداء، وتعزيز النمو من خلال الاستثمار في العنصر البشري.
لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
إضافة تعليق جديد