البيانات الخاصة بالشركات ومؤسسات الأعمال المختلفة، سواء بيانات العمل، أو بيانات الموارد البشرية، أو بيانات الشركاء وغيرها، تُعتبر أهم ما تملك الشركات وأكثر ما يهددها في حالة تلف أو سرقة أو ضياع تلك البيانات. وهو ما يفسر الاهتمام الكبير بـ أمن البيانات والأهمية القصوى التي تحملها عميات أمن البيانات داخل الشركات.

وفي ظل الاعتماد الكبير على برامج الموارد البشرية الرقمية في إدارة الموظفين، أصبح من الأهمية الاعتماد على برامج مؤمنة بشكل كامل وتعتمد في بنائها على أنظمة حماية قوية من أجل حماية بيانات الموظفين وكل ما يتعلق بأصول المؤسسة من الموارد البشرية.

إذ تُعتبر بيانات إدارة الموارد البشرية من أهم بيانات الشركات لما تحتويه من معلومات عن أهم ما تمتلكه الشركات وهو العنصر البشري والمؤثر بشكل واضح على إنتاجية الشركة وتحقيق أهدافها، لذا وجب الاهتمام كثيرًا بتأمين بيانات هذا الأصل المهم من خلال استخدام برامج الموارد البشرية الاحترافية المؤمنة.

في هذا المقال الجديد على مدونتنا، سوف نشرح لك ماذا نقصد بأمن البيانات، وأهمية التأكد من أمن وسلامة البيانات والمعلومات، وكيف يمكن تأمين بيانات الشركات من خلال برامج الموارد البشرية الرقمية.

ما هو أمن البيانات؟

أمن البيانات هو مصطلح يشير إلى الأدوات والممارسات المستخدمة لحماية البيانات الرقمية من التعرض للفقد أو التلف أو السرقة أو الوصول غير المصرح به، وذلك أثناء تسجيلها أو تخزينها أو نقلها من موقع لموقع آخر.

وترجع أهمية تلك البيانات إلى كونها هي الأساس المبني عليه أي شركة، فتلك المعلومات قد تكون معلومات خاصة بالعملاء، أو معلومات مالية عن تعاملات الشركة وأصولها، أو معلومات تسويقية، أو عن عناصر الشركة البشرية، وغيرها من البيانات والتي قد تختلف من شركة لأخرى.

لذا، فإن أمن البيانات هو ضرورة لا غنى عنها لحماية أساس الشركات وهو المعلومات من أي ضرر قد يلحق بها بما قد يضر بالشركة ووضعها بسوق العمل وقد يهدد استمرارها في بعض الأحيان.

أهمية أمن البيانات في برامج الموارد البشرية

كما أشرنا من قبل بأن بيانات إدارة الموارد البشرية هي واحدة من البيانات الهامة التي تمتلكها الشركات والتي تخص العنصر البشري داخل أي شركة، وتتمثل أهمية تلك البيانات في كونها ضامن لاستمرار العمل وحماية بيانات الموظفين والشركة.

وفيما يلي مجموعة من العناصر التي دور أمن البيانات في برامج الموارد البشرية:

• حماية بيانات الموظفين: وتتمثل تلك البيانات في الأسماء الشخصية وأرقام الهواتف والعناوين وأرقام الهويات الشخصية والحسابات البنكية. ويعد تعرض تلك البيانات لأي تهديد أو سرقة قد يُعرض أصحابها للاحتيال والابتزاز؛ لذا فإن حمايتها يعتبر من الضروريات.
• عدم التعرض للخسائر المالية: ففي حال تعرضت برامج الموارد البشرية لأي خطر كالهجمات الإلكترونية قد يؤدي ذلك لتوقف العمل بكافة أشكاله داخل إدارة الموارد البشرية وهو ما يكلف الشركة الكثير من الوقت والمال.
• تعزيز ثقة الموظفين والعملاء بالشركة: ففي حالة تعرض بيانات الموظفين للسرقة بأي شكل من الأشكال فإن ذلك يضر بسمعة الشركة ويفقدها الثقة بين الموظفين والعملاء في المقابل.

كيف يمكن تأمين البيانات من خلال برامج الموارد البشرية؟

كي تتمكن من حماية بيانات موظفينك وكافة البيانات الخاصة بإدارة الموارد البشرية، فإن برامج الموارد البشرية هي الاختيار الأمثل في هذه الحالة؛ لما توفره من أدوات وتطبيقات تساهم في الحفاظ على أمن البيانات، وذلك من خلال التالي:

1. الاعتماد على مزايا التخزين السحابية

تعتمد برامج الموارد البشرية الاحترافية على التأكد من حماية وأمن البيانات وذلك من خلال حفظ قاعدة البيانات بالنظام السحابي الخاص بها والذي يوفر أقصى درجات الحماية والمراقبة لمنع تعرض تلك البيانات للهجمات السيبرانية وسرقتها.

2. تعيين صلاحية الوصول

تتيح برامج الموارد البشرية إمكانية تعيين خاصية صلاحية الوصول، وتلك الخاصية تسمح لمديري إدارة الموارد البشرية من تعيين الأشخاص المسموح لهم فقط بالوصول لتلك البيانات لاستخدامها في مهام سير العمل الخاصة بهم ومنع أي أشخاص أخرين من داخل الشركة من الوصول لتلك البيانات، وهو ما يؤدي للحفاظ عليها من التعرض للسرقة أو التلف.

3. النسخ الاحتياطي للبيانات

يساعد النسخ الاحتياطي للبيانات من الاحتفاظ بنسخة أخرى للبيانات لاستخدامها وتغييرها في حالة تعرض البيانات الأصلية لأي مشكلة. وهو ما تساعدك فيه برامج الموارد البشرية لحماية أمن البيانات الخاص بك من خلال أداة النسخ الاحتياطي للبيانات، ويتم تحديث تلك النسخة بشكل دوري حسب الاختيار حتى تكون تلك النسخة محدثة بشكل موازي للنسخة الأصلية.

4. مراقبة البيانات بشكل لحظي

برامج الموارد البشرية  تتيح لك مراقبة كافة الإجراءات التي يتم اتخاذها داخل قاعدة بيانات الشركة والتأكد من وصول الأشخاص أصحاب الصلاحية فقط لها وتتبع ما يقومون به من مهام. هذا بالإضافة لإمكانية رصد أي نشاط غير طبيعي أو اختراق قد تتعرض له تلك البيانات بشكل لحظي لاتخاذ الإجراءات المناسبة.

5. الامتثال للوائح والقوانين

تعمل برامج الموارد البشرية من خلال لائحة خاصة تعمل على حماية أمن البيانات وذلك من خلال الامتثال للقوانين واللوائح الدولية، مثل GDPR والتي تتضمن مجموعة من القوانين والمعايير التي تلزم الشركات من العمل بها لحماية بيانات الشركة. وتتمثل بعض من تلك القوانين في الالتزام بالشفافية في جمع ومعالجة البيانات وتعريف الموظفين عن كيفية الحفاظ على تلك البيانات واستخداماتها لتعزيز ثقتهم بالشركة.

ويؤدي عدم التزام الشركات بتلك اللوائح إلى تعرضها للمساءلة القانونية.

6. تشفير البيانات

تشفير البيانات هي أحد الوسائل المُتبعة لضمان أمن البيانات وحمايتها. ويقصد بتلك العملية تحويل البيانات لرموز مشفرة لا يمكن فك تشفيرها إلا من خلال الأشخاص المسموح لهم بالوصول لتلك البيانات والتعامل معها، وهو ما يمكن تطبيقه من خلال الاعتماد على برامج الموارد البشرية الاحترافية.

7. التحديث التلقائي

تحتوي برامج الموارد البشرية على خاصية التحديث الدوري والتلقائي لأحدث الإصدارات والتقنيات وهو ما يضمن الحفاظ على أمن البيانات؛ لأن عملية التحديث تساهم في حل أي ثغرات قد تكون متواجدة بالنسخ القديمة بالإضافة لتوفير حماية أكثر فاعلية من الهجمات السيبرانية التي يتم تطويرها أيضًا بالمقابل.

8. تدريب الموظفين للحفاظ على أمن البيانات

تدريب الموظفين هي واحدة من الخطوات والممارسات الهامة لحماية أمن البيانات، والتي يجب أن تعتمدها الشركات.

ويرجع السبب في ذلك إلى قيام البعض من الموظفين بفتح روابط خارجية على سبيل المثال، أو تحميل برامج من جهات غير موثوقة مما قد يمثل خطورة على أجهزة وبيانات الشركة دون أن يكونون على علم بذلك. لذا يجب على الشركات توفير تدريبات لكافة الموظفين لتوعيتهم من خطورة تلك الممارسات وما يمكن أن تسببه، وتدريبهم على كيفية حماية البيانات.

9. استخدام جدران الحماية

جدران الحماية هي نظام يتم تفعيله من خلال برامج الموارد البشرية للحفاظ على أمن البيانات المحتفظ بها داخل الأنظمة السحابية. وتعمل هذه الجدران على منع أي هجمات سيبرانية أو أي دخول غير مصرح به لتلك البيانات وإرسال الإشعارات والتنبيهات عند حدوث أي من تلك الممارسات لاتخاذ اللازم ومنعها.

ختامًا:

يمكننا التأكيد على أن الاعتماد على استخدام برامج الموارد البشرية من الضروريات التي يجب على الشركات البدء والاستثمار فيها؛ وذلك لما توفره من مزايا ليس فقط على مستوى إدارة المهام الخاصة بعمل إدارة الموارد البشرية، ولكن أيضًا من أجل حماية أمن البيانات الخاصة بالموظفين والشركة والتأكد من عدم تعرضها للفقد أو السرقة وتفادي التعرض للاحتيال والابتزاز والحفاظ على سمعة الشركة وتعزيز ثقة الموظفين والعملاء وضمان استمرارية العمل.

وخلال هذا المقال، شرحنا ما هو أمن البيانات، وأهمية تأمين بيانات الشركات والمؤسسات، وكيف يمكن التأكد من أمن البيانات وسلامة المعلومات من خلال الاعتماد على برامج الموارد البشرية الاحترافية.